Bijlage A1 - Position paper - aanbesteding asfaltonderhoud

Aanbesteding asfaltonderhoud Hoogeveen Maart 2023

Aanleiding Bij de werkzaamheden in relatie tot de jaarrekening 2022, de daaraan gerelateerde accountscontrole en op te stellen Sisa verantwoording werd geconstateerd dat, met het betrekken van de voorgenomen bestedingen in 2023 voor het asfaltonderhoud Hoogeveen, waar één aannemer voor werd ingeschakeld, we de grens zouden overschrijden waarbij we Europees hadden moeten aanbesteden. Dit zou kunnen leiden tot een afkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening 2022 met betrekking tot de rechtmatigheid van handelen. De eerste bevinding is onder de aandacht gebracht van de directie SWO en de betreffende portefeuillehouders, welke vervolgens de opdracht hebben gegeven om (1) direct een onderzoek te starten naar de juistheid van de eerste conclusie, (2) te onderzoeken of er nog mogelijkheden zijn om deze onrechtmatigheid te voorkomen en zo ja, die maatregelen dan uit te voeren en (3) aanbevelingen te formuleren die leiden tot verdere beheersmaatregelen die in de SWO moeten worden ingevoerd c.q. verder moeten worden aangescherpt waarmee we ook op dit terrein verder in control komen en blijven.

1. Onderzoek Totstandkoming overeenkomst Er heeft in 2019 een meervoudig onderhandse aanbesteding plaatsgevonden voor het asfaltonderhoud in Hoogeveen. Bureau Hollema uit Rolde is betrokken geweest bij het opstellen van de aanbestedingsstukken. Het aanbestedingsdossier is compleet. Uit de stukken blijkt dat de overeenkomst is aangegaan voor de periode van 1 september 2019 tot en met 1 september 2021. Met het recht om de overeenkomst maximaal 2x met 1 jaar te verlengen tot maximaal 1 september 2023. De overeenkomst betreft in dit geval het getekende bestek. Dit is gangbaar in dit type aanbestedingen. In 2019 heeft de gunning plaatsgevonden op de (fictieve) inschrijvingsstaten van 4 partijen. Het gunningscriterium is de laagste prijsaanbieding, in dit geval de betrokken aannemer, met een inschrijvingsstaat van €1.120.000. Op het moment van aanbesteden (augustus 2019) was niet duidelijk wat de totale opdrachtwaarde over 4 jaar zou zijn. Dit is te verklaren doordat er jaarlijks door een derde partij (Roelofs Wegenbouw) een “analyse” plaatsvindt op het asfalt waarbij wordt aangegeven welk asfalt onderhoud dient te krijgen.

Opdrachtwaarde en procedure In 2019 was de drempelwaarde voor een Europese aanbesteding €5.548.000. Bij de keuze voor juiste aanbestedingsprocedure wordt gebruikgemaakt van drempelbedrag dat gold op het moment van aanbesteden. In dit geval dus het bedrag van €5.548.000 De beleidsregels schrijven het volgende voor (bron: PIANo): Bedraagt de geraamde waarde van uw opdracht minder dan de Europese drempelbedragen, dan zijn Europese procedures niet verplicht. De Aanbestedingswet 2012 kent specifieke regels voor opdrachten onder de drempel. Als u niet verplicht bent een Europese procedure toe te passen, kunt u een nationale procedure met voorafgaande bekendmaking of een (meervoudige) onderhandse procedure volgen.

Uitgaande van de drempelbedragen op het moment van aanbesteden en de werkelijke uitgaven tot en met 2022 (€5.424.322 excl. Btw) was er ook achteraf geen sprake van een aanbesteding plichtige opdracht en is een meervoudig onderhandse gevoerde aanbesteding daarmee als rechtmatig aan te merken. Conclusie: de overeenkomst is rechtmatig tot stand gekomen.

2. Correctiemaatregelen Uitvoering overeenkomst Verlengingen Er heeft 2 maal een verlenging plaatsgevonden waarbij 1 schriftelijk en 1 mondeling is verstrekt. Mondelingen verlengingen zijn in deze casu ook rechtsgeldig.

Indexatie De betrokken aannemer heeft in maart ’23 een brief verstuurd naar de gemeente Hoogeveen met het voorstel om de financiële gevolgen van de oorlog in Oekraïne door te voeren in de prijzen van de lopende contracten. De gemeente heeft hier mondeling akkoord op gegeven en mede door het betalen van de facturen heeft er acceptatie plaatsgevonden. Mondelingen toezeggingen zijn rechtsgeldig en hiermee zijn de indexaties terecht uitbetaald, De betrokken aannemer is in kennis gesteld van ons voornemen om de opdrachtverlening voor 2023 in te trekken en heeft per mailbericht aangegeven hiermee in te stemmen. We dienen dit nog te formaliseren middels een schriftelijke kennisgeving conform mandaatregeling waarin we tevens kenbaar maken de voorgenomen werkzaamheden in 2023 en verder conform de geldende aanbestedingsregels opnieuw op de markt zullen brengen. Gevolg hiervan zal zijn dat de betreffende werkzaamheden in 2023 pas kunnen worden uitgevoerd als er een rechtsgeldige overeenkomst tot stand is gekomen met een geschikt bevonden uitvoerder.

3. Aanbevelingen Hoewel uit het onderzoek blijkt dat we uiteindelijk conform de vigerende wet- en regelgeving hebben gehandeld blijkt dat we gedurende de uitvoering continue moeten monitoren of we nog binnen de geldende spelregels handelen en blijven. De spend analyses die continue, ook gedurende het jaar door het team Interne Audit worden uitgevoerd hebben een repressief karakter. En hoewel bij de initiële gesprekken en voorbereiding de inkoopadviseurs worden betrokken is het zaak dat deze adviseurs ook worden geconsulteerd bij tussentijdse aanvullingen en/of wijzigingen van de oorspronkelijke overeenkomst. Dit vraagt om een proactieve en signalerende actie van de zijde van de contractverlener, die verder gaat dan alleen het invullen van een daartoe strekkend (inkoop-)formulier. Of ter zake en op dat moment ook een juridische toets nodig is valt uit te sluiten indien op voorhand onze eigen inkoop en leveringsvoorwaarden van toepassing zijn verklaard. Het verdient aanbeveling om bij tussentijdse verlening, wijziging en/of uitbreiding van de overeenkomst ook de financiële consequenties te laten voorzien van een advies van de financieel adviseurs in afstemming met de medewerker Interne Audit. De aanbevelingen worden gedeeld met de verantwoordelijke eenheidsmanager en teamleiders en onder de aandacht gebracht in de managementteam vergaderingen van alle eenheden binnen de SWO.