Bijlage 7. Relatie met reeds in gang gezette verbetertrajecten GEHEIM - Openbaar gemaakt dd 13-2-2025

BIJLAGE 7: RELATIE MET IN GANG GEZETTE VERBETERTRAJECTEN Binnen de nu onderzochte organisatie-eenheid waren eerder onrechtmatigheden in inkoop- en aanbestedingsprocedures geconstateerd. Hierop is in 2023 door de eenheidsleiding in afstemming met de directie een verbeterproces in gang gezet. Dat betreft onder andere het beschrijven van processen, het verbeteren van de hanteerbaarheid van financiële processen en het professionaliseren van de inkoop met externe expertise. Daarbij wordt gewerkt aan procesbeschrijvingen met betrekking tot werken in de openbare ruimte met een heldere beschrijving van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Deze beschrijvingen gebeuren door extern deskundigen en worden samen opgebouwd met onze medewerkers en daarmee ontstaat bewustzijn, maar ook eigenaarschap, dus draagvlak bij de medewerkers. Dit ontbrak eerder allemaal. En als exemplarisch voorbeeld: als het gaat om budgetbeheer heeft in een ander taakveld de betreffende budgethouder 50 kostenplaatsen te beheren. Inmiddels is dit teruggebracht tot 4. Zodat focus, transparantie, maar ook tijdswinst ontstaat in de keten van deze projectleiders en in de hele financiële keten. Voorts wordt er gewerkt aan geactualiseerde beheerplannen. Deze waren vaak gedateerd waardoor vaak niet tijdig onderkent wordt dat er vervangingen/verbeteringen nodig zijn .

Wat weer tot gevolg heeft dat “last minute” aanbestedingen moeten worden gedaan en dan het risico ontstaat dat er pragmatisch keuzes worden gemaakt die niet rechtmatig blijken te zijn. Maar gedateerde beheerplannen betekent ook dat dat weinig samenhang wordt gezocht en fragmentatie in de vervangingsoplossingen. Door te actualiseren kan er proactief in plaats van reactief gewerkt gaat worden. En ook aan onderliggend beleid openbare ruimte dat het beleidskader voor de beheerplannen vormt voor zowel de gemeente Hoogeveen als De Wolden wordt gewerkt, waaraan ook de wethouders van beide gemeenten en de externe omgeving hebben meegedaan. Het resultaat wordt een ontwikkeld en vastgesteld collectief kader in plaats van individuele ambtelijke ontwikkelde kaders bij gebrek aan die collectieve kaders. Dit leidt tot helderheid, begrenzing, transparantie, geen energieverlies binnen de teams. En deze aanpak vindt niet alleen binnen beheer en projecten plaats, maar ook in de keten vergunningverlening/stedenbouw/ruimtelijke ordening etc. wordt deze aanpak nu doorgevoerd. Vanuit de Versterking financiële functie is al eerder ingezet op heldere rollen, taken en verantwoordelijkheden in de financiële kolom en aanvullend binnen de afdelingen m.b.t. bijvoorbeeld het proces van ontwerp tot facturering en betaling.

In de financiële kolom is dat nu geïmplementeerd, organisatie breed werken we nu aan het laten landen binnen de afdelingen.