Bijlage 6. Overzicht gezette stappen directie SWO en college Hoogeveen GEHEIM - Openbaar gemaakt dd 13-2-2025

BIJLAGE 6: OVERZICHT GEZETTE STAPPEN Aanleiding om uw raad op 18 april mondeling te informeren was dat er een casus speelde waarvan de raad weet moest hebben. Het betreft asfaltwerkzaamheden, de aanbesteding ervan, maar belangrijker nog, het tijdstip van facturering. Deze gebeurtenissen hebben gevolgen voor de jaarrekening 2023 en de afwikkeling ervan had ook implicaties op de planning van de jaarrekeningcontrole 2023 van de gemeente Hoogeveen kunnen hebben. Inmiddels weten we dat dankzij stevige inspanningen van onze organisatie, het college en niet in laatste plaats onze accountant de planning niet meer in gevaar komt. De inhoudelijke bevinding van de accountant over dit onderwerp in het kader van de jaarrekeningcontrole gaat u terugvinden in zijn verslag van bevindingen bij de jaarrekening. De feiten m.b.t. asfaltwerkzaamheden 2023 en eerste onderzoek De eerste melding kwam vanuit de eigen organisatie eind februari van de betreffende budgethouder bij diens leidinggevende, het afdelingshoofd beheer openbare ruimte. Er zou sprake zijn geweest van facturering en betaling van asfaltwerkzaamheden die eind 2023 waren gepland binnen de gemeente Hoogeveen. De budgethouder heeft dit aanvankelijk geaccordeerd en facturering en betaling heeft daarna plaatsgevonden.

Maar de budgethouder ontdekte later dat de werkzaamheden niet uitgevoerd waren en heeft toen alsnog melding gemaakt bij de direct leidinggevende. De leidinggevende heeft dit aan de eenheidsmanager Fysieke Leefomgeving gemeld die dit aan de tweehoofdige directie van de SWO gemeld heeft. De directie heeft vervolgens een aantal sporen ingezet: • nadere analyse door de gemeentecontroller Hoogeveen op de feiten (zie bij de raadsbrief bijgevoegd memo van de controller met de stand van zaken tot nu toe, bijlage 1); • position paper op te stellen door de afdeling bedrijfsvoering om de proceskant te analyseren t.a.v. de interne beheersing (hoe heeft dit kunnen gebeuren zonder dat het eerder opgemerkt is vanuit audit/control en wat te doen om dit in de toekomst te voorkomen). De directie heeft verder aan de eenheidsmanager FLO verzocht om met de betrokken medewerker(s) die de factuur voor akkoord tekenden te spreken over de feiten en ook de motivatie van handelen. De directie heeft de wethouder bedrijfsvoering per direct geïnformeerd. In samenspraak heeft de directie het afdelingshoofd Beheer en Projecten (de leidinggevende van de medewerker die de factuur ten onrechte betaalbaar heeft gesteld) verzocht om contact op te nemen met de aannemer om de betaalde factuur te crediteren. In tweede instantie heeft de directie ook de inhoudelijk betrokken portefeuillehouder geïnformeerd.

Het gesprek van de eenheidsmanager FLO met de medewerker in kwestie leverde het navolgende beeld op. Zijn intentie was, nu de werkzaamheden in 2023 wegens slechte weersomstandigheden niet konden worden uitgevoerd, om de middelen van het begrotingsjaar 2023 beschikbaar te houden voor uitvoering begin 2024. Daartoe had betrokkene aan de aannemer gevraagd alvast een factuur te sturen en heeft die betaalbaar gesteld. Medewerker verklaarde dat dit in het verleden wel vaker als werkwijze is gedaan.

De eenheidsmanager FLO heeft betrokkene gemeld dat hiervoor andere procedures gevolgd dienen te worden en dat dit ontoelaatbaar is. Het afdelingshoofd Beheer en Projecten heeft contact opgenomen met de betreffende aannemer. De uitkomst was dat de aannemer een creditnota heeft gezonden en zich bereid verklaarde alle medewerking te verlenen aan (eventueel) nader onderzoek. In opdracht van de directie heeft het afdelingshoofd Beheer en Projecten per direct aan alle betrokken projectleiders verboden deze handelwijze nog toe te passen. Dit is door het afdelingshoofd op een tweetal momenten expliciet gedaan. De directie heeft de twee portefeuillehouders in kwestie opnieuw bijgepraat over de constateringen en op 26 maart is ook het college door de wethouder bedrijfsvoering ingelicht. In diezelfde week is melding gedaan bij de accountant over de, vanuit de eigen organisatie gebleken bevindingen, in verband met de lopende controle jaarrekening 2023 en mogelijke financiële onrechtmatigheid. De accountant vroeg bij die gelegenheid om te onderzoeken of t.a.v. deze aannemer meer situaties in 2023 hebben gespeeld. Inmiddels hebben weten we dat dit bij deze aannemer bij ons de enige casus is.

Op verzoek van de directie is in deze weken door de eenheidsmanager FLO en het afdelingshoofd Beheer en Projecten ook een gesprek gevoerd met alle projectleiders binnen de afdeling om te horen of de werkwijze vaker is toegepast. Tevens is aangekondigd dat er nog een formeel onderzoek zou volgen. Alle betrokkenen werkten mee. De gesprekken bevestigden de lezing van de betrokken medewerker. Tegelijk gaf deze bevinding nog onvoldoende scherp inzicht in de reikwijdte van deze praktijk, van dit geitenpaadje. Reden om nader onderzoek in te stellen. Opdrachtverstrekking voor werkzaamheden in 2024 Het bedrijf waar we het over hebben heeft een lange werkrelatie met ons. Zij hebben een raamcontract in het verleden gewonnen en toen dat contract in 2023 weer op de markt kwam wonnen zij de aanbesteding wederom. Hun werd asfaltwerkzaamheden voor 2024 en 2025 gegund. Uit die gunning vloeit een opdrachtbrief voor werkzaamheden in 2024 voort die, vanwege de omvang van het bedrag, door de directie dient te worden ondertekend. Begin april van dit jaar werd aan de gezamenlijke directie daarom, conform de geldende ondertekeningsprocedures m.b.t. ondertekening van opdrachten, een opdrachtbevestiging voorgelegd voor uit te voeren asfaltwerkzaamheden door dit bedrijf in het jaar 2024.

De directie heeft alvorens te tekenen bij het afdelingshoofd Beheer openbare ruimten navraag gedaan of dit de uitgestelde werkzaamheden van 2023 betrof. Dit bleek niet het geval. En heeft daarbij ook de vraag gesteld of dit dezelfde wegvakken betrof die in 2023 niet waren uitgevoerd, als dubbele checkvraag. Ook dit bleek niet het geval. De opdracht voor werkzaamheden in 2024 is vervolgens door de directie ondertekend, ook in de wetenschap dat het bedrijf in de afgelopen weken alle medewerking had toegezegd m.b.t. nader onderzoek op de handelwijze 2023 en omdat het nu 2024 betrof. Kort erna bleek de directie bij eigen navraag, dat de aanbesteding voor deze werkzaamheden in 2024 eind 2023 was gegund, maar niet rechtmatig tot stand was

gekomen. Op dat moment heeft de directie per direct de wethouder bedrijfsvoering en de accountant geïnformeerd. In overleg is besloten het bedrijf te vragen de aangekondigde werkzaamheden 2024 per direct stil te leggen en daar heeft het bedrijf zijn medewerking aan gegeven. En ook de wethouder openbare ruimte is hierover geïnformeerd inclusief de consequenties. Het college is hierover door beide wethouders aansluitend geïnformeerd en de accountant door de directie. Het bedrijf heeft overigens de werkzaamheden per direct gestaakt. In het college is gesanctioneerd dat de opdracht tot nader onderzoek door de wethouders bedrijfsvoering en openbare ruimte wordt overgenomen nu de interne beheersing er ook toe heeft geleid dat stukken ter ondertekening aan de directie zijn voorgelegd, wat formeel mogelijk correct was, maar gelet op het al lopende onderzoek naar het bedrijf anders getaxeerd had moeten en kunnen worden. Nader onderzoek naar de feiten Omdat we een concreter zicht wilden krijgen op alle feiten, handelingen en gelopen processen hebben we het initiatief genomen om, aanvullend op de informatie die er al lag, nader onderzoek te doen. Deze onderzoeken zijn in hun opzet (en later in hun conclusie) afgestemd met de accountant. Het gaat om twee onderzoekssporen: • Een analyse van de interne beheersing m.b.t.

de ondertekende opdracht voor werkzaamheden van 2024 om de integriteit van de lijn te beoordelen. Dit onderzoek is uitgevoerd door de controller van de SWO (zie bij de raadsbrief bijgevoegde bijlage 2 voor zijn bevindingen). • Onderzoek naar de vraag of de onregelmatige ambtelijke handelingen te goeder trouw waren (uitsluiten van kwade trouw en persoonlijke verrijking). Dit heeft geleid tot een onderzoek uitgevoerd door bureau Hoffmann (zie bij de raadsbrief bijgevoegde bijlage 3 voor het rapport). Aangifte verplichting Door een samenloop van incidenten hebben we de afgelopen tijd een aantal keer gestaan voor de vraag of bepaalde onregelmatige gedragingen moeten worden aangegeven bij Justitie. In bepaalde gevallen is het bij wet zelfs verplicht om aangifte te doen. Wij wilden weten of dat ook in dit geval zo was. Hierover hebben wij ons laten adviseren door onze juristen en ook een externe deskundige geraadpleegd. Tevens hebben wij over deze vraag contact gehad met onze accountant om ook diens visie hierop te geven.