Bijlage 5. Communicatie asfaltdossier GEHEIM - geanonimiseerde versie Openbaar gemaakt dd 13-2-2025

Communicatie asfaltdossier

Het zogenaamde asfaltdossier is een onderzoek naar integriteit en mogelijke fraude. Dat betekent dat de rapportage hierover grotendeels vertrouwelijk is. In essentie is het rapport alleen bedoeld voor de opdrachtgever, het college van de gemeente Hoogeveen, en via haar aan partijen aan wie zij verantwoording schuldig is. Het rapport komt derhalve in zijn geheel, in vertrouwelijkheid, naar het college, de accountant van de gemeente Hoogeveen en de gemeenteraad van Hoogeveen. Ambtelijk opdrachtgever is de gemeentesecretaris en de uitvoering van het onderzoek is opgedragen aan de gemeentecontroller. Ook zij krijgen ambtshalve beschikking over het volledige onderzoeksrapport. De partijen die in het onderzoek betrokken zijn, zowel de betrokken ambtenaar als de betrokken externe partij, hebben recht om op de hoogte te worden gesteld van de conclusies uit het rapport. Een samenvatting van bevindingen en conclusies wordt opgesteld om met hen te worden gedeeld. Deze samenvatting wordt ook gedeeld met de direct leidinggevenden van de betrokken ambtenaar. Aan de hand hiervan kan de leidinggevende ook -mondeling- de collega’s in het team en anderen die op enige wijze in het onderzoek betrokken zijn (zijn gehoord of anderszins om informatie verzocht) informeren over de afronding van het onderzoek.

Eenzelfde geldt voor de medewerkers die vanuit business control en juridische control bijgedragen hebben aan het onderzoek. Zij worden door de gemeentecontroller mondeling geïnformeerd over de belangrijkste bevindingen en conclusies, opdat ook zij geïnformeerd zijn over de afronding van de werkzaamheden waaraan zij hebben bijgedragen. Over eventuele bevindingen ten aanzien van risico- en procesbeheersing wordt de komende maand een separaat rapport van bevindingen met aanbevelingen opgesteld, dat via de gemeentecontroller van Hoogeveen met de SWO controller en de verantwoordelijke managers wordt gedeeld opdat aan de aanbevelingen opvolging kan worden gegeven.