Beantwoording technische vragen CDA Toekomstvaste informatievoorziening SWO

Beantwoording technische vragen CDA-fractie over: Toekomstvaste informatievoorziening SWO •

Op welke wijze wordt geborgd dat de inverdieneffecten ook gerealiseerd worden, afgezet tegen de zekerheid dat de prijsontwikkeling binnen ICTgerelateerde hardware en ontwikkelingen snel gaan?

In algemene zin is in het voorstel beschreven dat door standaardisering en digitalisering van processen redelijkerwijs inverdieneffecten zijn te verwachten. Het grootste deel daarvan zal worden gerealiseerd bij vakafdelingen. Toegelicht is ook dat geen harde uitspraken zijn te doen over de precieze omvang daarvan en de bekende onzekerheden zijn beschreven. De inverdieneffecten zijn overigens niet gebonden aan prijsontwikkelingen van hard- en software. •

Op welke wijze wordt geanticipeerd op de snelle ontwikkelingen binnen de ICT, gezien de doorlooptijd van de implementatie van de beoogde plannen?

Het tempo van de ontwikkelingen is hoog. Het bijhouden daarvan is gemiddeld genomen al een grote opgave voor een organisatie. Het voorstel voorziet in het bijhouden van de ontwikkelingen onder andere door uitbreiding van de formatie met een aantal strategische functies. •

Wat zijn de totale kosten van externe inhuur op het geheel aan kosten om het beoogde resultaat te behalen?

In het kostenoverzicht wordt uitgegaan van ‘eigen mensen’, derhalve is niet uitgegaan van inhuur. In de risicoparagraaf is daar een opmerking over gemaakt. Het is tevoren niet of nauwelijks in te schatten welke formatie al dan niet ingehuurd moet worden. •

Kosten zijn geraamd op prijspeil 2023, zonder jaarlijkse indicatie, zonder licentiekosten die stijgen, zonder investering op duurzame deskundigheidsbevordering medewerkers, zonder kosten personele consequenties… hoe realistisch zijn de kosten? Hoe groot is het risico dat dit heel veel hoger uitvalt? Hoe borgen we dat dit niet gebeurt met al die verschillende externe inzet?

Er is begroot op prijspeil 2023, dat is ook benoemd in de risicoparagraaf. De reden is dat redelijkerwijs en zonder te speculeren niet goed in te schatten is wat de prijsontwikkelingen zullen zijn de komende jaren. Dit zal – mede – afhankelijk zijn van de algemene prijsontwikkelingen maar ook gevoed worden door schaarste in de markt. •

De programmamanager moet alles overzien en krijgt enkele projectleiders op onderdelen. Hoe ziet de structuur eruit om dit te borgen? Wie is opdrachtgever/eigenaar? Wat wordt hiernaast nog gevraagd van de aanwezige capaciteit? Vormt de inzet van bestaande capaciteit een risico op uitval? Etc. Is hier een risicoanalyse op gemaakt?

Het voorstel is om te werken met een programmamanager en daaronder diverse (deel)projectleiders. De precieze uitwerking in structuur, aanpak en capaciteit zal onderdeel zijn van de programmaopdracht van de directie aan de programmamanager. Daar over valt in dit stadium geen antwoord op te geven in de gevraagde detaillering. •

Op welke wijze worden de direct betrokken en overige medewerkers van SWO meegenomen in het geheel van deze transitie? Hoe voorkomen we onrust/ruis/nog meer uitval? Is de OR al gevraagd om advies?

De OR is om advies gevraagd bij de formulering van de adviesvraag aan M&I en partners. Het thans voorliggende adviesrapport van M&I en partners is niet advies plichtig op grond van de WOR. Vanzelfsprekend is het M&I rapport door de bestuurder wel ter beschikking gesteld aan de OR. Indien de uitvoering uiteindelijk consequenties mocht hebben op het personele vlak wordt de OR formeel betrokken. Verder zijn medewerkers geïnformeerd middels een informatiebijeenkomst, zijn alle stukken te weten het raadsvoorstel alsmede het adviesrapport ter beschikking gesteld en is een vragenuur georganiseerd naar aanleiding van de stukken. Een en ander heeft niet geleid tot onrust in enigerlei vorm waaronder ziekteverzuim. •

Gaan inwoners iet merken van deze transitie?

De SWO organisatie wordt gefaciliteerd in het realiseren van de digitale transformatie of liever digitale reparatie. Het beoogde effect daarvan is dat de dienstverlening en communicatie met inwoners effectief en efficiënt digitaal kan plaatsvinden. Verder wordt dan voldaan aan wettelijke verplichtingen op grond van bijvoorbeeld de WMBEV. •

Is men erop voorbereid wat dit in de beeldvorming naar buiten kan brengen?

Deze vraag behoeft verheldering. Onduidelijk is wat bedoeld wordt. Wie is ‘men’ in deze en op welke beeldvorming bij wie wordt gedoeld? •

Is team communicatie aangesloten voor het ontwikkelen van een communicatieplan?

Ook deze vraag behoeft verdere toelichting. Op welk communicatieplan wordt gedoeld? •

Zijn er mogelijke subsidies aan te spreken voor (delen van) dit grootschalige project?

Voor zover bekend zijn hier geen subsidieregelingen voor. •

Dan bij alternatieven nog aangeven dat die er zijn. Hoe dan? Of is de continuïteit van de gemeente in het gedrang?

Theoretisch zijn er altijd alternatieven al was het maar in de vorm van het niet of slechts gedeeltelijk uitvoeren van de voorstellen. Het adviesrapport laat over de staat van de informatievoorziening van de SWO ten opzichte van een gemiddelde gemeente echter weinig aan duidelijkheid te wensen over. Wij zien daarin weinig tot geen ruimte voor andere mogelijkheden dan het advies over te nemen zoals voorgesteld ten einde het noodzakelijk niveau van Informatievoorziening te realiseren. M&I beschrijft overigens wel wat de gevolgen zijn van het niet uitvoeren van de voorstellen. •

11 sporen worden genoemd in het onderzoek. Worden deze ook geprioriteerd opgepakt? Is hier een risicoanalyse op gemaakt?

Het onderzoek is breed opgezet, verwezen wordt naar de paragraaf inzake de scope. Het traject om te komen tot een gemiddeld niveau van informatievoorziening bij een gemeentelijk organisatie van vergelijkbare omvang als de SWO is beschreven in 11 samenhangende sporen uitgezet in de tijd. Hierin zit zoals gezegd samenhang en logische onderlinge volgorde. •

Heeft deze status mogelijke risico’s voor de gemeente als het gaat om inkomsten vanuit bijvoorbeeld gemeentefonds?

Deze vraag behoeft verduidelijking. Welke status wordt bijvoorbeeld bedoeld en op welke risico’s wordt gedoeld in relatie tot het gemeentefonds?

•

Nergens wordt gesproken over de samenhang met bijvoorbeeld de reis van de medewerker, arbeidsmarktcommunicatieplannen, er is niet een Strategisch personeelsplan?

In het programma wordt de verbinding wordt gelegd met HR en recruitment zodat hr beleid op gebied van werving en opleidingen mee-ontwikkelt met de stappen die gezet worden in het programma. Het opstellen van een strategisch personeelsplan is ook opgenomen als onderdeeldeel van een van de sporen. Eerst zal een koers moeten worden vastgesteld. De bijbehorende personele bezetting is daar dan een logisch gevolg van.

Tiendeveen, 24 sep. 24 Haaije Feenstra-Paas