04-18 besluitenlijst raad GEHEIM - geanonimiseerde versie openbaar gemaakt dd 13-2-2025

Besluitenlijst Raadsvergadering 18 april 2024 GEHEIM (Openbaar gemaakt bij raadsbesluit van 13 februari 2025)

Griffie, 19 april 2024

GEHEIM

GEHEIM

PAGINA 2 VAN 5

Besluitenlijst 4.

Besloten informerende ronde (Raadzaal)

Aanwezig: A.V.B. Vos (voorzitter), H. Baalman, J. Bauer, E.M. Blenkers-Noordzij, W. Dekker, M. van Dijk, S.M. van Eck, H. Feenstra-Paas, J. de Goede, J. van der Heide, H.M. Hooijer-Everts, A.L.N. Jansen-Brandsema, A. Kleine, R. Klok, W.E. Kramer, K. Kroezen, K.M. Meesters, S. van der Meulen, L. Otten, C. Özbilir, J.M. Pomper, H. Pullen-Muis, B. van Rijn, M.E. Rutgers, L. Schonewille, A.A. Sieders, J. van der Sleen, G.G.J. Walda, A. de Weerd en C. Elken-van Mierlo (griffier). Verder aanwezig: de opvolgend raadsleden R. Dijkstra, S. de Laat, H.J. Martens, F. El Masoudi, D. Schipper, R.A. Strijker, G.P. Verstegen en B. Wolleswinkel, Burgemeester M. Breukelman, de wethouders R. Bisschop, D.D. Reneman, A.M. Tuit, J. Westendorp en N. Wind, J. Mulder (gemeentesecretaris), G.R. Bekendam (griffiemedewerker) en P.L.A. Vermast (raadsadviseur). Afwezig: A.T. Bisschop-Hiemstra, K. van Hoorn. 4.1

Opening De voorzitter opent de vergadering en wijst op de geheimhouding.

4.2

Onderwerp -

4.3 Asfalt dossier Wethouder Reneman brengt de raad op de hoogte dat er onderzoek wordt gedaan naar een onregelmatigheid binnen de ambtelijke organisatie en de boekhouding van de gemeente Hoogeveen. Het onderzoek gaat over drie zaken: 1. Onrechtmatigheid in een aanbesteding. Bij het raamcontact over 2023 zijn er vraagtekens over de rechtmatigheid daarvan. De vraag is of dit raamcontract wel of niet Europees had moeten worden aanbesteed. 2. Onderzoek naar facturen die door de aannamer in 2023 zijn gestuurd voor werkzaamheden die in 2024 zouden worden uitgevoerd. 3. Vorige week bleek dat er een opdrachtbrief voor de aannemer voor een raamcontract over 2024 door de directie van de SWO is getekend. Over de mogelijke onrechtmatigheid was al discussie sinds begin 2023. Maar dit kwam in een ander licht te staan toen werd ontdekt dat er eind 2023 facturen zijn gestuurd voor werkzaamheden die pas in 2024 zouden worden uitgevoerd. Dit is ongeveer 6 weken geleden bekend geworden. Dat is heel zorgwekkend, omdat een aannemer die verkeerde facturen stuurt valsheid in geschrifte pleegt. Het roept ook de vraag op of medewerkers van de SWO hier persoonlijk voordeel uit hebben gehaald of er iets voor terug kregen. Door de SWO is daar onderzoek naar ingesteld.

Toen vorige week ook nog bleek dat er een opdrachtvertrekking aan de aannemer boven tafel kwam die getekend was door de directie van de SWO verloor het college het vertrouwen in de lijnorganisatie.

GEHEIM

GEHEIM

PAGINA 3 VAN 5

Want hoe kan een dergelijke opdrachtvertrekking bij de directie op tafel komen als er al twee rode vlaggen bij een bedrijf staan? Heeft de directie dan wel alle informatie op tafel gekregen voordat er een handtekening onder de opdrachtbrief voor het raamcontract over 2024 werd gezet? Het college heeft het onderzoek daarom naar zich toe getrokken en is nu opdrachtgever zodat er snel duidelijkheid komt. De werkhypothese van het onderzoek is dat er géén malversaties hebben plaatsgevonden door medewerkers van de SWO. Tot nu toe zijn er ook geen aanwijzingen dat dit wel het geval zou zijn. Maar het betekent wel dat er deels forensisch onderzoek wordt gedaan. Want helder moet worden dat er vertrouwen kan zijn in de lijnorganisatie en dat de informatie wel goed op tafel komt. Wel moet het veilig blijven voor medewerkers, maar moeten we wel streng optreden. Dit onderzoek moet voor 13 mei 2024 worden afgerond. Dit i.v.m. de jaarrekeningcontrole. Eventuele onrechtmatigheden en uitsluiting van persoonlijk gewin moeten dan duidelijk zijn. De resultaten van het onderzoek moet door de accountant worden meegenomen in de jaarrekeningcontrole. Als dit niet helder is, levert dit risico op voor de planning van de jaarrekening. De gemeentesecretaris geeft aan dat hij zich afvraagt hoe hij met zijn collega secretaris heeft kunnen tekenen.

Ze hebben vragen gesteld of het om het project ging waar onduidelijkheid was over de facturen. Dat zou niet het geval zijn geweest. Dus hebben ze wel getekend en dat had niet moeten gebeuren. Hij is het er mee eens dat het onderzoek nu bij het college ligt zodat alles objectief onderzocht kan worden. Sinds 2023 zijn we bezig om de werkwijzen binnen deze eenheid te professionaliseren, maar ondanks de ingezette verbeteringen is het toch nog mis gegaan. Onderzoek Wethouder Reneman is de bestuurlijk trekker van dit onderzoek met wethouder Wind als zijn secondant. De aannemer werkt volledig mee aan het onderzoek en heeft de bedragen van de onterechte facturen uit 2023 alweer teruggestort. Ze erkennen dat het is gegaan zoals aangegeven en begrijpen dat dit niet goed was. Daarnaast zijn alle overige werkzaamheden van dit bedrijf on hold gezet tot de uitkomsten van het onderzoek duidelijk zijn. Als na 13 mei a.s. helder is dat er geen malversaties hebben plaatsgevonden kan het opdrachtgeverschap van het onderzoek terug naar de gemeentesecretaris. Het forensisch onderzoek wordt uitgevoerd door recherchebureau Hoffmann onder regie van het college. Als de werkhypothese niet blijkt te kloppen wordt het een onderzoek dat groter zal zijn dan nu het geval is en ook zeker langer zal gaan duren. Naast forensisch onderzoek doen onze eigen controller en de SWO-controller onderzoek.

Het forensisch onderzoek gaat op dit moment over zes medewerkers. Medewerkers hebben aangegeven dat deze werkwijze vaker is voorgekomen, maar toen ging het niet om deze hoge bedragen. De vraag is of er hierbij sprake is geweest van persoonlijk gewin of dat er een geitenpaadje is bewandelend vanuit de gedachte de samenleving een dienst te bewijzen. Medewerkers zijn openhartig (biechtprocedure ingezet) en werken mee aan het onderzoek. Er zijn geen medewerkers op non-actief GEHEIM

GEHEIM

PAGINA 4 VAN 5

gezet op dit moment. Afhankelijk van het verloop van het onderzoek kan dit alsnog gebeuren. In de casus van de facturen ging het om werkzaamheden die eind 2023 uitgevoerd hadden zullen worden, maar door slecht weer werden uitgesteld naar 2024. Deze zijn via valse facturen terecht gekomen op het budget van 2023 en dat had nooit mogen gebeuren. Daarmee is het budgetrecht van de raad geschonden. De gelden die over waren hadden moeten vrijvallen naar de algemene reserve en in 2024 opnieuw moeten worden opgevoerd. Dat de aannemer deze facturen zo heeft verstuurd is valsheid in geschrifte, omdat de werkzaamheden die betaald werden nog niet waren uitgevoerd. De werkhypothese is dat medewerkers dit op deze wijze hebben willen ‘oplossen’ om snelheid in het project te houden en de samenleving een dienst te bewijzen. Als er forensisch echter niet kan worden uitgesloten dat er intern voordeel is behaald moet het college aangifte doen. Als openbaar bestuur kan het college gedwongen zijn aangifte te doen als er valsheid in geschrifte heeft plaats gevonden. Dat geldt voor de eigen medewerkers, maar óók richting de aannemer. Het is dan aan het OM of er daadwerkelijk vervolging zal gaan plaatsvinden. Die kunnen gezien de omstandigheden ook de keuze maken om te seponeren. We richten ons nu eerst op de interne situatie en gaan daarna verder met de aannemer.

Er is aan de aannemer nog niet specifiek gemeld dat het zou gaan om valsheid in geschrifte. Voor de raad wordt geprobeerd om alles af te ronden voor het einde van de controle op de jaarrekening en zodat er voordien helderheid is. Het totale contract met de aannemer over 2023 gaat over 2 miljoen. Het is nog onduidelijk of dit Europees aanbesteed had moeten worden of niet. Mogelijk gaat dit ook nog jaren terug. Het onderzoek richt zich nu op 2023, maar afhankelijk van de resultaten moeten we ook de jaren daarvoor nog onderzoeken. Bij de valse facturen ging het om € 84.000 en € 154.000 euro die inmiddels weer aan de gemeente zijn teruggestort. Melding en cultuur De melding over de valse facturen is vanuit de eigen organisatie gekomen. De budgetbeheerder van de afdeling heeft het aangekaart bij de manager. De manager heeft vervolgens melding gedaan bij de directie. Daar is het college blij mee, want het hoort bij de professionalisering en cultuurverandering in de organisatie waaraan hard gewerkt wordt. Onderdeel van de cultuurverandering is dat er in het verleden heel veel binnen de SWO geregeld werd zonder dat er veel georganiseerd en vastgelegd was met elkaar. Als je als medewerker niet beter weet dat er zo gewerkt wordt is het wellicht ook uit goede intenties geweest zoals het gegaan is. Wethouder Reneman geeft aan dat hij weet van meer vergelijkbare gevallen.

Die spelen niet in Hoogeveen maar in De Wolden. Er is nog een lange weg te gaan binnen deze organisatie. Er wordt hard gewerkt aan de professionalisering op dit gebied. Dat kan leiden tot meer incidenten. We willen meer grip krijgen. Het vierogen principe is nu dwingend ingevoerd en de casus heeft grote impact op de medewerkers. GEHEIM

GEHEIM

PAGINA 5 VAN 5

De SWO en De Wolden Deze casus wordt niet gedeeld met de gemeenteraad van De Wolden omdat dit het budgetrecht van de gemeenteraad van Hoogeveen raakt. Niet die van de gemeente De Wolden. Al voelt het voor het college ongemakkelijk, omdat het wel de SWO-organisatie raakt en het college van Hoogeveen nu de SWO onderzoekt. Het college van De Wolden is wel op de hoogte van de situatie en het onderzoek. Binnen het SWO-bestuur zal nader worden gesproken over hoe in de toekomst met dit soort situaties wordt omgegaan. Communicatie Na het on hold zetten van de werkzaamheden van de aannemer hebben inwoners een brief ontvangen met de mededeling dat de werkzaamheden tot nader order zijn uitgesteld. In deze brief staat ook een telefoonnummer dat ze kunnen bellen voor meer informatie. Degene die de inwoners te woord staat lijkt er ook niet goed raad mee te weten. De kans is dus groot dat de pers hier lucht van krijgt en onderzoek gaat doen. De vraag is of het college niet actief moet gaan communiceren hierover, zodat de regie behouden blijft. Wethouder Wind geeft aan hierover na te denken.

Reneman zegt toe: • De opdracht voor het onderzoek, inclusief de offerte van recherchebureau Hoffmann, onder geheimhouding ter inzage te leggen bij de griffie na besluitvorming in het college d.d. 23 april 2024.

GEHEIM