Raadsbesluit Overeenkomst accountantsdienstverlening.pdf

Voorstel raad Nummer

C.11

Contact en vragen via

griffie@hollandskroon.nl

Portefeuillehouder

n.v.t.

Datum raadsvergadering 16 februari 2023

Datum B&W-besluit n.v.t.

Onderwerp Overeenkomst accountantsdienstverlening Kern van het voorstel Met Qconcepts is (na een Europese aanbesteding) met ingang van 1 juli 2021 een overeenkomst voor de accountantsdienstverlening aangegaan. Qconcepts heeft per 1 juli 2023 de overeenkomst accountantsdienstverlening opgezegd. Dit vanwege het feit dat de door Qconcepts ingezette medewerkers overgaan naar een ander bedrijf (ETL Assurance & Overheidsaccountants). Qconcepts kan daardoor de afgesproken dienstverlening niet meer leveren. In opdracht van de auditcommissie is uitgezocht welke mogelijkheden er bestaan om de dienstverlening te waarborgen. Op basis van alle ingewonnen adviezen komt de auditcommissie tot het voorliggende voorstel.

Voorgesteld besluit De auditcommissie stelt de gemeenteraad voor: 1. In te stemmen met het verlenen van goedkeuring aan Qconcepts om de uitvoering van de overeenkomst tot 1 juli 2023 uit te besteden aan ETL Assurance & Overheidsaccountants (onder voorwaarde dat sprake is van dezelfde personele bezetting en condities als aangegaan tijdens de aanbesteding in 2020); 2. ETL Assurance & Overheidsaccountants te benoemen als accountant vanaf 1 juli 2023 voor 1 jaar met een verlengingsoptie van 12 maanden; 3. Mandaat te verlenen aan de auditcommissie om het Programma van Eisen, de selectiecriteria en de weging daarvan voor de noodzakelijke Europese aanbesteding voor een accountant vanaf 1 juli 2025 (of eerder, indien de overeenkomst met ETL Assurance & Overheidsaccountants t.z.t niet wordt verlengd) vast te stellen (met als voorwaarde het bepaalde in de Controleverordening in acht te nemen).

Pagina

1/5

Wettelijke grondslag Gemeentewet, Controleverordening, Aanbestedingswetgeving De gemeenteraad besluit: conform besloten Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 16 februari 2023. Griffier

Sjaak Vriend HK 20-02-2023

Voorzitter

A. van Dam 21-02-2023

Aanleiding Op 28 januari 2021 heeft u na een Europese aanbesteding besloten met ingang van 1 juli 2021 de opdracht voor accountantsdienstverlening te gunnen aan Qconcepts (in dat stadium nog “Bureau A”). Dit betreft een contract voor drie jaar met zeven opties voor een verlenging van steeds een jaar. Qconcepts zegt per 1 juli 2023 de overeenkomst accountantsdienstverlening op. Dit vanwege het feit dat de door Qconcepts ingezette medewerkers overgaan naar een ander bedrijf (ETL Assurance & Overheidsaccountants, hierna: ETL) en Qconcepts daardoor de afgesproken dienstverlening niet meer kan leveren. Door de auditcommissie is onderzocht of de mogelijkheid bestaat het contract onder dezelfde condities over te dragen aan ETL gelet op de door de gemeente geïnvesteerde tijd in de relatie met de betrokken medewerkers en het belang van continuïteit. Op basis van de ingewonnen adviezen is gebleken dat met instemming van de gemeenteraad overdragen van het contract door Qconcepts aan ETL niet tot de mogelijkheden behoort. Art. 2.163f Aanbestedingswet maakt contractovername in de zin van art. 6:159 BW in twee gevallen mogelijk: - met een herzieningsclausule; - door middel van rechtsopvolging De in de algemene voorwaarden opgenomen herzieningsclausule is te algemeen geformuleerd gelet op de jurisprudentie hieromtrent in het kader van het aanbestedingsrecht.

Ook is geen sprake van rechtsopvolging in de zin van genoemd artikel.

Pagina

2/5

Het is wel toegestaan de uitvoering van de overeenkomst door Qconcepts te laten uitbesteden aan ETL (met goedkeuring van de gemeente). Voor het lopend jaar is het wenselijk hiervoor goedkeuring te geven. Omdat contractovername (vanaf 1 juli 2023) niet mogelijk is, blijven er feitelijk twee mogelijkheden over: 1. een nieuwe Europese aanbesteding 2. het sluiten van een overeenkomst voor een kortere periode, opdat een Europese aanbesteding op korte termijn niet noodzakelijk is. Er is onvoldoende tijd beschikbaar om een Europese aanbesteding zorgvuldig voor te bereiden. ETL is bereid onder dezelfde voorwaarden (met dezelfde personele bezetting) als Qconcepts een contract voor maximaal twee jaar (een jaar met een verlengingsmogelijkheid van een jaar) aan te gaan. Dit biedt ruimte om een nieuwe Europese aanbesteding zorgvuldig voor te bereiden. Het aangaan van een contract voor maximaal twee jaar is toegestaan omdat de waarde daarvan onder de drempel voor Europese aanbestedingen blijft. Van belang is ook dat dit contract onder dezelfde voorwaarden als met Qconcepts wordt aangegaan.

Beoogd bestuurlijk/maatschappelijk doel/effect Voorzien in accountantsdienstverlening. Motivering per voorgesteld besluit 1. Goedkeuring uitbesteding uitvoering contract (tot 1 juli 2023) Art. 4.3 van de Algemene Inkoop Voorwaarden biedt de mogelijkheid om de overeenkomst door derden te laten uitvoeren. Dat is geen contractovername, maar in feite besteedt Qconcepts de opdrachten aan een derde uit. De overeenkomst met Qconcepts blijft van kracht. Qconcepts blijft feitelijk opdrachtnemer. Bovendien blijft Qconcepts verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de opdracht, maar laat de werkzaamheden door ETL Assurance & Overheidsaccountants uitvoeren. Als oorspronkelijke opdrachtnemer factureert Qconcepts de gemeente. Qconcepts draagt dan zorg voor de betaling van ETL. De gemeente moet hiervoor schriftelijk goedkeuring geven. Op grond van het Mandaatbesluit griffier van 13 oktober 2022 is de griffier bevoegd deze goedkeuring namens de gemeente te geven. De griffier zal dit doen als uw raad daarmee instemt. Voorgesteld wordt in te stemmen met het geven van bedoelde goedkeuring. 2.

ETL Assurance & Overheidsaccountants te benoemen als accountant (vanaf 1 juli 2023) De gemeenteraad wijst op grond van artikel 213 Gemeentewet een of meer accountants aan, belast met de controle van de jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De daartoe strekkende overeenkomst wordt aangegaan voor een jaar, met een verlengingsoptie van 12 maanden. Krachtens mandaat en volmacht is de griffier bevoegd te besluiten de

Pagina

3/5

overeenkomst met 12 maanden te verlengen. Dit besluit zal hij nemen in overleg met en met instemming van de auditcommissie. NB Na het van kracht worden van een wetswijziging hieromtrent geeft het college de accountantsverklaring af, die door de accountant op juistheid wordt beoordeeld. 3. mandaat aan de auditcommissie om de nieuwe Europese aanbesteding voor te bereiden In artikel 2 van de Controleverordening gemeente Hollands Kroon is bepaald dat: - de raad voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vaststelt. - de raad, ingeval van een Europese aanbesteding de selectiecriteria en de bijbehorende weging per criterium vaststelt. Voorgesteld wordt aan de auditcommissie het mandaat te verlenen om de aanbestedingsstukken (Programma van Eisen, selectiecriteria en de bijbehorende weging per criterium) voor de nieuwe Europese aanbesteding vast te stellen. Het vorige Programma van Eisen c.a. is door de auditcommissie voorbereid en door de raad (zonder discussie) vastgesteld op 3 september 2020. Met dit mandaat kan in de te volgen (aanbesteding) procedure tijd worden gewonnen.

Kanttekeningen en risico’s (incl. argumenten) Aan dit voorstel liggen meerdere extern juridisch adviezen ten grondslag. Alternatieven (incl. argumenten) Het contract met Qconcepts eindigt op 1 juli 2023. Omdat het personeel reeds in dienst is getreden van ETL kan Qconcepts de afgesproken dienstverlening niet meer leveren. Naast het toestaan van uitbesteding in het lopend contractjaar bestaat er feitelijk geen (aanvaardbaar) alternatief voor het lopende contractjaar. Er resteert onvoldoende tijd om een nieuwe Europese aanbesteding voor 1 juli 2023 af te ronden. Om een zorgvuldige aanbesteding te kunnen voorbereiden is het sluiten van een contract voor één jaar (met de mogelijkheid met een jaar te verlengen) een (aanvaardbaar) alternatief. Financiële gevolgen Kosten/opbrengsten Dekking binnen begroting

Geen kosten en geen opbrengsten. Programma: Dienstverlening Cluster: Bestuur

Geen dekking binnen begroting

Dekkingsvoorstel: n.v.t.

Fiscale gevolgen

n.v.t.

Toelichting:

Pagina

4/5

Communicatie Het besluit van de raad wordt gecommuniceerd met Qconcepts en ETL Assurance & Overheidsaccountants. Op basis van dit raadsbesluit worden de benodigde vervolgstappen uitgevoerd. Bijlagen -

Pagina

5/5