Memo werkgroep bestuurlijke vernieuwing d.d. 9 december 2024

Memo Onderwerp

Datum

Aan

Van

Vergadermodel

Doel

Gemeenteraad

9 december 2024 Werkgroep bestuurlijke vernieuwing

Informeren

Geachte leden van de raad, Gesprek met de raad op 4 april 2024 Op 4 april jl. is de werkgroep bestuurlijke vernieuwing met uw raad in gesprek geweest. Aan de hand van een aantal vragen is gesproken over wat er goed gaat en wat verbetering behoeft. Het gaat daarbij (vooral) om de ervaringen met de wijze van vergaderen, de rol van de raad e.d. De rode draad vanuit de verschillende gesprekken komt op het volgende neer:

• • • •

• • • • •

• • •

Raad wil wel actiever zijn maar ziet/ervaart daarbij de nodige beperkingen Meer beeldvorming/gesprek met inwoners aan het begin van het proces Goede Lange Termijn Agenda over een langere periode is daarbij van groot belang Gedachtenwisseling tussen college en raad (consultatie) in openbaarheid, tenzij. Dit kan wensen en bedenkingenprocedure zijn, maar ook bespreken/vaststellen startnotitie of bespreken concept document (70/80% versie). Consultatie raad door college niet meer in een BOT memo? BOT memo openbaar tenzij…. (pas agenderen als avondvullend programma) BOT memo alleen voor technische verdieping? BOT overleg portefeuillehouder. Doel was raad meenemen in hetgeen speelt in een portefeuille. Dat moet opzet zijn, niet het bevragen van de raad. Bij belangrijke thema’s door raad laten vaststellen van ontwerp; Inspraak ziet dan op door raad vastgesteld ontwerp en moet raad alleen nog reacties inwoners afwegen. Nu vaak te laat in het proces. Op belangrijke thema’s ook evalueren. Wat zijn de ervaringen, wat ging goed/minder goed? Noodzaak bij te sturen? Gebruik oordeelsvorming om argumenten te wisselen. Bij belangrijke onderwerpen die discussie meenemen voor afweging en besluitvorming dus niet direct na oordeelsvorming. Een goede vergadering begint met een goede voorbereiding (stukken goed bestuderen).

Pagina

1/8

Verzoek aan de griffier om met een voorstel te komen Op 17 juli 2024 heeft de werkgroep bestuurlijke vernieuwing de griffier gevraagd met een voorstel te komen op basis van de opgehaalde input met daarbij aandacht voor: - zoveel mogelijk schrappen om meer ruimte in de agenda te krijgen - vooraf informatie in plaats van presentatie tijdens BOT memo/informatiesessie college. Door vooraf in te lezen win je tijd. Meerdere sessies (in groepen)? Of kan komen te vervallen? - meerwaarde klankbordgroepen? - BOT portefeuillehouders: wat wil de raad weten (dus invulling niet overlaten aan alleen college) en efficiënter inrichten (meer uitdiepen in plaats van 10 minuten oppervlakkig). Deze voorstellen zijn op 16 september 2024, 28 oktober 2024 en 9 december 2024 besproken en hebben geleid tot dit memo aan uw raad om u te informeren over de door de werkgroep voorgestelde aanpassingen in de werkwijze. Lange Termijn Planning Voor wat betreft de wensen vanuit de raad om meer in gesprek te gaan met inwoners aan de voorkant van het proces, is een goede Lange Termijn Planning (LTP) van belang. Dit helpt ook om -indien gewenstkaders aan de voorkant aan het college mee te geven. Vanuit de griffie wordt regelmatig via de bestuursadviseur hiervoor aandacht gevraagd.

Inmiddels is binnen de organisatie afgesproken dat ook de programmaregisseurs een nadrukkelijke(re) rol hebben bij het tijdig vullen en up to date houden van de LTP. Het voorstel is de bespreking van de LTP in het presidium een meer prominente plaats te geven. De LTP komt maandelijks aan de orde in het presidium. Toegelicht moet worden waarom -indien aan de orde- een voorstel is vertraagd. Tevens is het voorstel aan de hand van de begroting te bespreken welke onderwerpen (ook) op de LTP moeten komen (om vanuit de raad hier desgewenst meer op te kunnen sturen). In het presidium zal de griffier aan de hand van de LTP periodiek aandacht vragen voor de gewenste wijze van behandeling van de voor de raad van belang zijnde thema’s. BOT memo’s Voor wat betreft de gemaakte opmerkingen m.b.t. openbaarheid, het door het college consulteren van de raad en de meerwaarde van de BOT memo’s het volgende. Het college geeft invulling aan haar actieve informatieplicht door de raad via memo’s te informeren. Afspraak is dat een dergelijk memo kan worden geagendeerd voor het BOT memo (in principe in beslotenheid) indien de raad de behoefte heeft om deze te bespreken. In de praktijk komt dit niet vaak voor. In een enkel geval is een BOT memo gehouden nadat politieke vragen waren gesteld. Dit is tegelijkertijd een alternatief.

Als een memo aanleiding geeft tot vragen, is het stellen van politieke vragen mogelijk. Dit kan eerst schriftelijk en op basis van eventuele vervolgvragen gevolgd worden door een interpellatiedebat in de raad (oordeelsvormende deel). De keuze kan ook zijn te kiezen voor een interpellatiedebat (zonder het stellen van schriftelijke vragen vooraf). Die keuze ligt voor de hand bij een

Pagina

2/8

actueel onderwerp. De hiervoor geschetste instrumenten zien vooral op oordeelsvorming, terwijl het gesprek met het college ook beeldvormend kan zijn. De mogelijkheid moet blijven bestaan om met het college van gedachten te wisselen zonder dat al sprake is van oordeelsvorming. Dus naast vorenstaande inzet van instrumenten blijft de mogelijkheid bestaan een onderwerp beeldvormend te bespreken met het college. Overigens bestaat de mogelijkheid daartoe ook in het BOT portefeuillehouder. Mocht na een dergelijk overleg de behoefte bij het college bestaan de raad (bestuurlijk) te consulteren, dan gelden de hierna genoemde mogelijkheden. In dit verband wordt ook expliciet gewezen op de mogelijkheid om tijdens een raadsvergadering inlichtingen te vragen over actuele onderwerpen. In het RvO (artikel 7.8) is opgenomen dat een verzoek om inlichtingen uiterlijk 72 uur van te voren moet worden gedaan. Om in te kunnen spelen op de actualiteit, zou deze termijn overigens kunnen worden verkort tot 24 uur. Het voorstel is het RvO in die zin aan te passen. Afspraak is dat in een memo het college kan aangeven dat zij de raad wil consulteren (door concreet een aantal vragen voor te leggen). Dit memo wordt dan sowieso geagendeerd voor het BOT memo (in principe in beslotenheid). Indien het college behoefte heeft om de raad te consulteren, zijn er echter andere mogelijkheden.

Dit kan: - door een start- of uitgangspuntennotitie aan de raad voor te leggen (eventueel vast te stellen door de raad). - NB bij majeure projecten geeft dit ook invulling aan de kaderstellende rol van de raad; - door een conceptversie van een beleidsdocument ter bespreking voor te leggen in het oordeelsvormende deel van de raadsvergadering; - door een concept besluit in het oordeelsvormende deel van de raadsvergadering voor wensen en bedenkingen voor te leggen. Resumerend kan de conclusie zijn dat het BOT memo komt te vervallen. In plaats daarvan komt: - het stellen van schriftelijke vragen/interpellatiedebat/verzoek om inlichtingen in het oordeelsvormende deel van de raad indien de raad vragen heeft over een memo of actualiteiten - Het consulteren van de raad door het college via een start- of uitgangspuntennotitie, het voorleggen van een concept versie aan de raad (oordeelsvormend) of het volgen van de wensen en bedenkingenprocedure - het houden van een beeldvormende vergadering met het college. Hiervoor worden regulier data gereserveerd in de vergaderkalender. Ook bestaat de mogelijkheid een onderwerp te agenderen

Pagina

3/8

voor het BOT portefeuillehouder. Voor door de raad vast te stellen beleidsdocumenten geldt dat deze door het college worden voorbereid. Indien inspraak/participatie aan de orde is, kan de raad voor de meer majeure onderwerpen op basis van de LTP het verzoek doen (via het presidium) het ontwerp eerst door de raad te laten vaststellen, alvorens hieromtrent de inspraak/participatie te starten. Daarmee wordt bij de meer majeure onderwerpen voorkomen dat de raad bij de vaststelling het beleidsdocument gaat amenderen, terwijl de inspraak/participatie al heeft plaatsgevonden. Het voordeel van de voorgestelde werkwijze is dat de raad bij de meer majeure onderwerpen bij de vaststelling van het ontwerp kan aangeven wat ze wel/niet wil (eventueel door te amenderen), en dat bij de vaststelling alleen nog wordt bezien of aanpassing wenselijk is naar aanleiding van de inspraak/participatie. In theorie kunnen dan weer zaken terugkomen, die de raad bij de vaststelling van het ontwerp als niet wenselijk heeft beoordeeld. De inspraak/participatie kan dan dus ook nog leiden tot een eventuele heroverweging van een eerder ingenomen standpunt. En daarmee wordt aan de inspraak/participatie beter invulling gegeven. BOT portefeuillehouder Voor wat betreft het BOT portefeuillehouder wordt voorgesteld deze te handhaven, maar efficiënt(er) in te richten.

Het idee is primair dat de raad door de portefeuillehouder wordt meegenomen in zijn/haar portefeuille (ook onderwerpen die niet op de raadsagenda komen). Voor de portefeuillehouder is daarnaast van belang om te weten waar de belangstelling van de raad naar uit gaat. Dus vanuit de raad kan ook aangegeven worden over welke onderwerpen zij met de portefeuillehouder in gesprek wil (zoals ook hiervoor reeds aangegeven). De inrichting van de avond door het college is vormvrij, waarbij het uitgangspunt is dat er sprake moet zijn van interactie en voldoende tijd om een onderwerp goed uit te diepen. Goede ervaringen zijn opgedaan met (maximaal) 3 sessies van 20-30 minuten. Mocht na een gedachtewisseling de behoefte bij het college bestaan de raad (bestuurlijk) te consulteren, dan gelden de hiervoor weergegeven mogelijkheden. Het overleg met de portefeuillehouder is niet perse gebonden aan één portefeuillehouder (onderwerp vanuit de raad en/of actualiteit kan een rol spelen). Beeldvormende vergadering Door het vervallen van het BOT memo kan een avond in de maand gereserveerd worden voor een beeldvormende vergadering met inwoners/externe partijen (initiatief raad) of een beeldvormende vergadering met het college op verzoek van raad, college of een derde partij (via het college).

Presentaties in de diverse overleggen met de raad Voorafgaand aan een overleg worden achtergrondinformatie en eventuele presentaties geruime tijd vooraf gedeeld, zodat de bijeenkomst effectief kan worden benut. Eventuele inleidingen/presentaties kunnen daardoor kort zijn (maximaal 10 minuten).

Pagina

4/8

Klankbordgroepen Leefbaarheid & Bedrijvigheid en Vitaliteit &Dienstverlening Vanwege de decentralisaties in het sociaal domein en de invoering van de Omgevingswet zijn de klankbordgroepen Sociaal Domein en Omgeving in het leven geroepen. Sinds dit jaar is het aandachtsgebied uitgebreid en heten de klankbordgroepen Leefbaarheid & Bedrijvigheid en Vitaliteit & Dienstverlening. Het idee daarbij was de klankbordgroepen ook een meer inhoudelijke rol te geven ter voorbereiding op de raadsvergaderingen. De ervaringen verschillen per klankbordgroep. Het is wenselijk de rol en functie van deze klankbordgroepen te bespreken. De rol van de klankbordgroepen als aanjager (en voorbereider) van beeldvormende vergaderingen kan blijven bestaan. Hiertoe kan dan de LTA in de klankbordgroepen worden besproken. Voor het overige is het voorstel om binnen de klankbordgroep (met de ambtelijke ondersteuning) te bespreken welke rol/functie zij voor zichzelf zien en het is aan de klankbordgroep om hieraan invulling te geven.. Daarbij geldt wel als randvoorwaarde dat voor het delen van informatie een memo aan de raad de voorkeur geniet, zodat de gehele raad is/wordt geïnformeerd. In de klankbordgroep zou dan wel een inhoudelijke verdieping kunnen plaatsvinden.

Tevens geldt de randvoorwaarde dat het consulteren door het college van de raad met de gehele raad moet plaatsvinden (de wijze waarop zie hiervoor). De voorbereiding hierop kan verdiepend weer wel in de klankbordgroep plaatsvinden. Deze klankbordgroepen worden medio 2025 (opnieuw) geëvalueerd. Overigens is het voorstel de klankbordgroepen qua naamgeving te wijzigen: Sociaal domein en Fysiek domein. Klankbordgroep raadscommunicatie De klankbordgroep raadscommunicatie komt, zo is de afspraak, tweemaal per jaar bij elkaar. Onderwerp van gesprek is de invulling van de taak raadscommunicatie. Voor de afgelopen periode was ook een “apart” communicatieplan opgesteld. Door de griffier is al eerder aangegeven dat dit plan op termijn wordt opgenomen in het griffieplan (mede gelet op de wijzigingen in de formatie). Gelet daarop ligt het in de rede de invulling van deze taak ook te bespreken in de werkgeverscommissie en niet langer apart in een klankbordgroep. Het voorstel is de klankbordgroep raadscommunicatie op te heffen. Klankbordgroep Cultuur Het voorstel is deze klankbordgroep te behouden totdat de Cultuurvisie is uitgerold. Deze klankbordgroep wordt eveneens medio 2025 (opnieuw) geëvalueerd.

Klankbordgroep Asielopvang Tijdelijk is een klankbordgroep Asielopvang in het leven geroepen. Deze wordt vooral gebruikt als sparringpartner voor het college en om (een deel van) de raad in vertrouwen mee te nemen in de diverse

Pagina

5/8

processen. Gelet op de huidige ervaringen, wordt voorgesteld deze klankbordgroep te continueren, zolang daar behoefte aan bestaat. Openbaarheid Uitgangspunt is dat in de openbaarheid wordt vergaderd. Voor wat betreft beslotenheid is het voorstel aan te sluiten bij de uitzonderingen, die gelden op grond van de Wet open overheid (artikel 5) voor wat betreft het openbaar maken van informatie. Deze wet kent absolute uitzonderingen (geen belangenafweging) en relatieve uitzonderingen (op basis van afweging van belangen). Bij absolute uitzonderingen moet gedacht worden aan: - bedrijfs- en fabricagegegevens die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; - privacy (zoals verwoord in het betreffende artikel).

Bij relatieve uitzonderingen moet gedacht worden aan: - de economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieu-informatie slechts voor zover de informatie betrekking heeft op handelingen met een vertrouwelijk karakter; - de opsporing en vervolging van strafbare feiten; - de inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; - de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; - de bescherming van andere dan hiervoor genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens; - de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage; - het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen. Dit betekent dat per vergadering beoordeeld moet worden of één van deze uitzonderingen van toepassing is. In zijn algemeen kan gesteld worden dat dit geldt voor het seniorenconvent, het BOT portefeuillehouder en beeldvormende vergaderingen, indien vertrouwelijke informatie van derde partijen aan de orde komt of beslotenheid gewenst is om het goed functioneren van het gemeentebestuur te kunnen borgen (denk bijvoorbeeld aan het voorkomen van maatschappelijke onrust indien de informatie voortijdig openbaar wordt). Alle overige overleggen zijn dus openbaar, tenzij.

Openbaarheid commissies Op bestuurscommissies is de regeling omtrent de openbaarheid van vergaderingen van de raad van overeenkomstige toepassing (artikel 83, lid 4 jo. artikel 19, lid 2 artikel 23, leden 1 tot en met 5 Gemeentewet). Deze vergaderen dus openbaar en de vergadering beslist of met gesloten deuren moet

Pagina

6/8

worden vergaderd. De vergadering wordt ook openbaar aangekondigd. In Hollands Kroon kennen we de volgende bestuurscommissies: de auditcommissie en de werkgeverscommissie. In artikel 7, lid 1 van de verordening op de werkgeverscommissie is geregeld dat de vergaderingen in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid worden gehouden. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn volgens lid 2 in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in principe niet openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat geen sprake is van een dergelijk belang. De verordening op de werkgeverscommissie is voor wat betreft de openbaarheid derhalve in strijd met de Gemeentewet en dient te worden aangepast. Dezelfde conclusie moet ook worden getrokken voor de Verordening op de auditcommissie, waarin in artikel 6, lid 6 is bepaald dat de vergaderingen van de commissie niet openbaar zijn, tenzij de commissie anders bepaalt. Digitaal of fysiek Raadsvergaderingen moeten fysiek plaatsvinden. Dat geldt ook voor het raadscafé en in principe ook voor beeldvormende vergaderingen. Als het overleg besloten is, is digitaal minder of niet gewenst.

Wat de werkgroep betreft, zouden echter meer overleggen digitaal kunnen plaatsvinden, zoals de auditcommissie en de begeleidingscommissie Rekenkamer nu al doen. Raadsvergadering op twee avonden (indien nodig) Overigens is gelet op vorenstaande het wenselijk dat voor een raadsvergadering twee avonden gereserveerd -blijven- staan (de donderdag en de dinsdag daarna) Gevolgen voor invulling vergadermodel (nog bespreken) Resumerend leidt dit voorstel tot het volgende: - Raad in principe 1x per maand (uitzonderingen zijn juni en november) op donderdag en (indien nodig) de daaropvolgende dinsdag - Presidium in principe 1x per maand op dinsdag (eventueel voor een ander overleg uit) - Auditcommissie en Rekenkamer 1x per maand digitaal tenzij (woensdagmiddag) - BOT portefeuillehouder 1x per maand - Beeldvormende vergadering 1x per maand (naar behoefte) - Raadscafé 1x per maand - Klankbordgroepen L&B (Fysiek domein) en V&D (Sociaal domein) naar behoefte - RRN en agendacommissie in principe 1x per 2 maanden - Raadsrapporteurs (vooralsnog) digitaal tweemaal per jaar (januari en mei)

Pagina

7/8

-

Werkgeverscommissie 1x per kwartaal Werkgroep bestuurlijke vernieuwing 1x per kwartaal Commissie klankbordgesprekken minimaal 1x per jaar Overleg Asielopvang (naar behoefte)

Uitgaande van de vaste vergaderavonden voor de gehele raad (dinsdag en donderdag) zijn voor de maandelijks terugkerende vergaderingen in principe per maand 8 avonden beschikbaar. Ingevuld zijn er in principe maximaal 5. In principe, want geldt niet voor juni en november.

Pagina

8/8