Memo raad 2022-11-01 beëindiging GGiD.pdf

Memo Onderwerp

Datum

Beëindiging GGiD Aan

2 november 2022 Van

Gemeenteraad

College/M.M.J. van Gent

Doel

Informeren

Beste leden van de raad, Met deze brief informeren wij u over de actuele stand van zaken ten aanzien van de ontwikkeling van het digitale dossier voor de jeugdgezondheidzorg in onze regio. Aanleiding hiervoor is het besluit van de algemeen besturen van de drie GGD’en Hollands Noorden, Twente en regio Utrecht om te stoppen met het digitale kinddossier GGiD. Achtergrond Vanaf 2008 bestaat er voor gemeenten een wettelijke verplichting om binnen de Jeugdgezondheidszorg gegevens digitaal vast te leggen. In 2015 zijn wij gestart met de eerste voorbereiding om te komen tot een nieuw digitaal dossier voor de jeugdgezondheidzorg. Dit was noodzakelijk omdat het einde van het bestaande DDJGZ (MLCAS genaamd) in zicht was. De leverancier van het huidige digitale dossier gaf destijds aan het systeem niet verder te zullen ontwikkelen. Het was daardoor niet langer mogelijk om functionaliteiten toe te voegen en op termijn wordt ook het onderhoud voor het regulier functioneren van dit digitaal dossier gestaakt. De GGD’en Hollands Noorden, regio’s Utrecht en Twente werken sinds 2016 in gezamenlijkheid aan een eigentijds dossierapplicatie voor de jeugdgezondheidszorg; het GGiD. In 2015/2016 is door de drie GGD’en de ambitie neergelegd voor een eigentijdse dossierapplicatie.

Ook lag er de bestuurlijke gedragen ambitie, met oog op de ontwikkelingen in het sociale domein (decentralisaties), voor een systeem dat proces- en beslissingsondersteunend, flexibel, toekomstbestendig en innovatief is. Om zo in te kunnen spelen op de aan verandering onderhevige omgeving van de GGD’en. Deze applicatie moet ervoor zorgen dat professionals beter toegerust zijn en overal toegang hebben tot dossiers. Daarnaast moet het digitale dossier het mogelijk maken voor ouders en/of kinderen om toegang te hebben tot onderdelen van het dossier. Belangrijke criteria zijn ‘kwaliteit

Pagina

1/4

van de dienstverlening’ en ‘goed passende ondersteuning voor de professional’. De GGD’en Hollands Noorden, regio’s Utrecht en Twente werken sinds 2016 in gezamenlijkheid aan een eigentijds dossierapplicatie voor de jeugdgezondheidszorg; het GGiD. De markt voor dergelijke applicaties bood op dat moment nog geen product dat voldeed aan de wensen en eisen van de GGD’en om het werkproces van de jeugdgezondheidszorgprofessional te ondersteunen. Verloop van het digitaal dossier voor de jeugdgezondheidzorg Zoals aangegeven verloopt het proces om te komen tot een nieuw digitaal dossier voor de jeugdgezondheidszorg zeer moeizaam. In de afgelopen jaren werd de implementatie van het digitale dossier diverse keren uitgesteld omdat hetgeen door de leverancier ter oplevering werd aangeboden, in de ogen van de GGD’en nog niet gebruiksklaar was. Begin 2021 is met behulp van externe deskundigen een bindend adviesprocedure opgestart over een tweetal geschilpunten van het op te leveren eindproduct. Het gezamenlijk aangevraagd bindend advies heeft echter, anders dan verondersteld, geen sluitend antwoord gegeven op het verschil van inzicht tussen leverancier en GGD’en over de functionaliteit en kwaliteit van het GGiD. In 2021 leidden diverse opleverpogingen helaas nog steeds niet tot een product dat in de ogen van de GGD’en aan de overeenkomst voldeed.

In 2021 en 2022 zijn de GGD’en met hulp van hun juridisch adviseurs op zoek gegaan naar middelen om de leverancier ertoe te bewegen haar verplichtingen na te komen. In maart 2022 is daarom een aanvraag voor een voorlopig deskundigenbericht ingediend bij de rechtbank. De mondelinge behandeling van de aanvraag diende op 17 mei 2022. Een voorlopig deskundigenbericht is een middel om objectief door de rechtbank vast te laten stellen wat de status is van de afgeleverde werkzaamheden. Ook dit bood geen oplossing om te komen tot een werkbaar dossier. Met de uitspraak van de rechter in juli 2022 was er nog altijd geen duidelijkheid hoe te komen tot een werkbaar dossier en is het geschil met de leverancier over het dossier niet opgelost. Met de leverancier is continu intensief overleg geweest over zowel de financiële verplichtingen van partijen als de inhoud van een plan van aanpak voor afronding van de nog resterende werkzaamheden, om te komen tot een werkend GGiD overeenkomstig de verleende opdracht. Gedurende het ontwikkeltraject zijn onder meer externe toetsingen gedaan op o.a. kwaliteit, functionaliteit, privacy, rechtmatigheid etc. Daar waar nodig heeft bijsturing plaats gevonden. Met de leverancier is echter een blijvend verschil van inzicht ontstaan over de kwaliteit en functionaliteit van het GGiD. Daarmee is tevens een impasse ontstaan.

Pagina

2/4

Voor de GGD’en is en blijft het van groot belang dat de jeugdgezondheidsprofessionals goed toegerust zijn om hun werk te kunnen doen. Daarvoor hebben zij een goed digitaal kinddossier nodig. Stand van zaken De ontwikkeling van het digitale dossier is nu op een punt beland waar een duidelijke keuze over stoppen of doorgaan niet langer kan worden uitgesteld. Tot en met het voorjaar 2020 was er ondanks de tegenslagen steeds voldoende vertrouwen in een goede afloop van het programma. Het vertrouwen werd in de loop van de tijd minder doordat interventies niet alsnog tot het gewenste resultaat leidden. Vanaf halverwege 2020 zijn diverse stevige interventies gedaan om de samenwerking te verbeteren en oplevering van het GGiD alsnog te realiseren. Dit heeft niet geresulteerd in een werkbaar dossier en heeft ertoe geleid dat er inmiddels onvoldoende vertrouwen is dat op afzienbare termijn een werkbaar dossier kan worden opgeleverd met de huidige leverancier. De afgelopen periode is gebruikt om verschillende mogelijkheden te onderzoeken en voorbereidingen te treffen voor het instellen van (juridische) maatregelen om alsnog te komen tot een werkbaar systeem dat de professionals helpt bij hun werk. Op basis van de beschikking van de rechtbank is een hoger beroep voorbereid en 4 oktober jl.

ingediend, opdat op termijn – na de uitspraak van het gerechtshof – alsnog een voorlopig deskundigenbericht plaats kan vinden. Daarbij speelt mee dat de grenzen van rechtmatigheid inmiddels in zicht zijn. Om aan de aanbestedingseisen te kunnen blijven voldoen, is een nieuwe aanbesteding en het sluiten van nieuwe overeenkomsten binnen afzienbare termijn noodzakelijk. Bovendien is inmiddels de markt voor dergelijke applicaties verder ontwikkeld en zijn er momenteel applicaties op de markt die naar verwachting wel voldoen aan de wensen en eisen van de GGD’en om het werkproces van de jeugdgezondheidszorgprofessional te ondersteunen.

Gevolgen voor bedrijfsvoering Het werk van de GGD’en kan vooralsnog doorgaan met het huidige MLCAS systeem zolang wordt gewerkt aan het verkrijgen van een nieuw digitaal dossier. Een nieuwe aanbesteding is daarom ook vanuit dit punt noodzakelijk. Daarmee is in elk geval continuïteit van de bedrijfsvoering gewaarborgd. Gezien de ontstane impasse zijn de werkzaamheden ten aanzien van de ontwikkeling van het digitale GGiD dossier stil komen te liggen. Enkel de strikt noodzakelijke werkzaamheden lopen door (zoals

Pagina

3/4

juridische werkzaamheden en werkzaamheden om de huidige situatie m.b.t. GGiD in banen te leiden). De drie regio’s zijn gezamenlijk opdrachtgever voor het GGiD en dragen op die manier ook gezamenlijk risico. Financiële consequenties Omdat de gedane investering in het GGiD niet in gebruik wordt genomen is het vanuit boekhoudregels (Besluit Begroting en Verantwoording) vereist om de totale investeringen in het GGiD ineens af te schrijven. Daarnaast zijn kosten gemoeid met het doen van een nieuwe aanbesteding. Rekening gehouden moet worden met incidentele kosten zoals het aangaan van een aanbestedingstraject, juridische kosten en implementatiekosten. Wat de financiële consequenties zijn voor gemeenten is verschillend per deelnemende GGD. Vervolgstappen Gezien het hierboven geschetste verloop van het dossier hebben de algemene besturen van de drie GGD’en besloten te stoppen met het GGiD. De directeuren Publieke gezondheid van de drie GGD’en hebben van het algemeen besturen de opdracht gekregen stappen te zetten die nodig zijn om aan dit besluit uitwerking te geven. In het licht van de aanbesteding was en is het van belang de vervolgstappen zorgvuldig vorm te geven. Dit om te voorkomen dat eventuele vervolgstappen de economische, juridische en/of financiële positie van de GGD-en daarin schaden.

Openbaarmaking van de informatie zou zowel de positie van de leverancier als de GGD- en kunnen schaden en daarmee de uitkomst van het proces ongewenst kunnen beïnvloeden. Om uiteindelijk tot een bestuurlijk besluit te kunnen komen over de wijze waarop contractafwikkeling kan plaatsvinden is geheimhouding essentieel. Alle benodigde informatie om tot dit besluit te komen betreft bedrijfsgevoelige (zowel voor GGD-en als leverancier) informatie. Definitieve besluitvorming hierover in het algemeen bestuur is voorzien later dit jaar. Zodra nadere informatie kan worden verstrekt over de afronding van het digitale dossier GGiD ontvangt u die nadere informatie.

Pagina

4/4