C.9 Raadsvoorstel Controleverordening Normenkader en Controleprotocol 2023
Tekst van het document
Voorstel raad Nummer
C.9
Contact en vragen via
Technischevragen@hollandskroon.nl
Portefeuillehouder
M.J. Versluis
Datum raadsvergadering
Datum B&W-besluit
23 november 2023
31 oktober 2023
Onderwerp Controleverordening, Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur, Normenkader rechtmatigheid 2023 en Controleprotocol 2023 Kern van het voorstel De Wet versterking decentrale rekenkamers leidt tot een nieuwe, aangepaste Controleverordening en Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur. In april 2024 start de accountant met de controle op de jaarrekening 2023. Het Normenkader rechtmatigheid en Controleprotocol geven kaders om de interne en externe controle uit te voeren. Om heldere afspraken te maken welke kaders hierbij betrokken worden, wordt dit expliciet vastgelegd in het Normenkader en het Controleprotocol. Met het Normenkader geeft de gemeente een volledig overzicht van de relevante wet- en regelgeving over het jaar 2023. Voorgesteld besluit Het college van burgemeester en wethouders stelt de gemeenteraad voor: 1. de Controleverordening gemeente Hollands Kroon 2023 vast te stellen; 2. de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente Hollands Kroon 2024 vast te stellen; 3. het Normenkader rechtmatigheid 2023 vast te stellen; 4. het Normenkader rechtmatigheid 2023 van toepassing te laten zijn op de verslagjaren 2023 en 2024; 5. het Controleprotocol 2023 vast te stellen; 6.
voor het jaar 2023 voor wat betreft de rechtmatigheidscontrole van het sociaal domein, in te stemmen met het toepassen van het ‘landelijk accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en
Pagina
1/7
Jeugdwet zorg in natura’ en de daarin voor zorgaanbieders opgenomen uniforme rechtmatigheidsvereisten. Wettelijke grondslag -
Artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet
-
Wet versterking decentrale rekenkamers
-
Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado)
-
Kadernota rechtmatigheid 2023 Commissie BBV
-
Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet)
De gemeenteraad besluit:
Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 23 november 2023.
Griffier
Voorzitter
Aanleiding In april 2024 start de accountant met de controle op de jaarrekening 2023. Om heldere afspraken te maken welke kaders hierbij betrokken worden, worden deze vooraf vastgesteld. De samenhang tussen de hierna toegelichte controleverordening, het controleprotocol, het normenkader en de 213a verordening is als volgt: -
De controleverordening bevat regels die de raad oplegt aan het college voor de getrouwheids- en rechtmatigheidscontrole van de organisatie. Dit is gebaseerd op artikel 213 van de Gemeentewet. Het college heeft vervolgens een norm nodig om de controles uit te voeren. Deze norm wordt, als nadere invulling van de controleverordening, in de vorm van een normenkader door de raad vastgesteld. De controleverordening wordt eens per vier jaar geactualiseerd, het normenkader ieder jaar. Daarom wordt deze los aangeboden.
-
Het controleprotocol bevat uitgangspunten die de raad de accountant meegeeft ten aanzien van de accountantscontrole. De raad is immers opdrachtgever van de accountant. Uit het controleprotocol
Pagina
2/7
blijkt dat de accountant onder andere controleert of het college het normenkader goed heeft toegepast. -
De verordening 213a bevat regels over de uitvoering van de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken. Dit is gebaseerd op artikel 213a van de Gemeentewet en staat los van de hiervoor genoemde stukken.
Beoogd bestuurlijk/maatschappelijk doel/effect 1. Het Normenkader en het Controleprotocol geven richtlijnen voor de controle op de jaarrekening; 2. De jaarrekeningcontrole biedt meer rechtszekerheid over de uitgaven en ontvangsten; 3. De jaarrekeningcontrole versterkt de controlerende taak van de raad; 4. De rechtmatigheidsverantwoording door het college vervangt de controleverklaring van de accountant over de rechtmatigheid en beoogten stimuleert het inhoudelijk debat tussen het college en de raad over de uitkomsten en resultaten van de rechtmatigheidscontroles en de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording; 4. De jaarrekeningcontrole geeft richting voor verbetering van de interne regelgeving; 5. De controle op doelmatige en doeltreffende bestedingen blijft geborgd. Motivering per voorgesteld besluit Ad 1 Controleverordening De Wet versterking decentrale rekenkamers bevat onder meer de verplichting om vanaf verslagjaar 2023 de rechtmatigheidsverantwoording door het college op te nemen in het Jaarverslag. De wet leidt onder meer tot enkele wijzigingen van artikel 213 Gemeentewet. Artikel 213 bepaalt dat de raad bij verordening regels vaststelt voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Zo regelt de verordening het aanwijzen van de accountant en de reikwijdte van de accountantsverklaring.
De wijzigingen in artikel 213 zijn gering. Door de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording beperkt de controle op de rechtmatigheid door de accountant zich tot de specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet. Dat betreffen voornamelijk door het rijk beschikbaar gestelde uitkeringen waarvan het rijk de gemeente verplicht deze als Sisa-bijlage (Single Information Single Audit) te verantwoorden in de jaarrekening en de accountant opdracht te geven deze uitkeringen te controleren op rechtmatige besteding. De geringe wijzigingen in artikel 213 Gemeentewet leiden tot een geactualiseerde Controleverordening. De bepalingen en normen,in de Controleverordening, door de raad vastgesteld op 1 maart 2012, zijn zoveel als mogelijk overgenomen in de geactualiseerde Controleverordening. De verschillen ten opzichte van de Controleverordening, door de raad vastgesteld op 1 maart 2012, worden hierna opgesomd:
Pagina
3/7
1.
invoering rechtmatigheidsverantwoording;
2.
adviezen van de Commissie BBV;
3.
actualisatie van de schrijfstijl en gehanteerde werkwijze en werkafspraken tussen accountant en de gemeentelijke organisatie;
4.
de Managementletter die ter informatie aan de raad wordt voorgelegd.
Ad 2 Verordening 213a doeltreffendheid en doelmatigheid De Gemeentewet behandelt de verplichtingen van het college en raad over doelmatigheid en doeltreffendheid van gevoerd beleid. In artikel 213a van de Gemeentewet is het volgende hierover opgenomen: 1. Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. 2. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. 3. Het college stelt de rekenkamer tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt haar een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid. Hollands Kroon beschikt over een verordening waarin dit wetsartikel verankerd is. Deze is geactualiseerd op basis van de modelverordening van de VNG en wordt nu aan u aangeboden. De wijzigingen zijn inhoudelijk beperkt en betreffen vooral een concretisering van de onderzoeksintensiteit (artikel 2.1), duiding wat het onderzoeksplan moet omvatten (artikel 3) en meer uitleg over het onderzoeksverslag en plan van verbetering (artikel 5). Ad 3 Normenkader rechtmatigheid 2023 De accountant controleert de jaarrekening op getrouwheid en rechtmatigheid.
Om de accountant in staat te stellen de financiële rechtmatigheid te controleren dient de gemeenteraad jaarlijks het Normenkader rechtmatigheid vast te stellen. In de bijlage Normenkader rechtmatigheid 2023 zijn de externe wet- en regelgeving en de interne regelgeving financieel opgenomen. Daarbij zijn alle relevante raadsbesluiten opgenomen die vanaf 15 september 2022 tot en met 21 september 2023 zijn genomen. Daarnaast is gekeken naar de raadsagenda’s van de resterende maanden van 2023 of deze onderwerpen bevatten die in het Normenkader moeten worden opgenomen. Dit is wel het geval. Het raadsvoorstel gedateerd op 19 oktober 2023 met betrekking tot de Tweede bestuursrapportage 2023 en een aantal raadsvoorstellen met betrekking tot nieuwe, aangepaste en geactualiseerde verordeningen en nota’s ten aanzien van de financiële functie en een eventueel raadsvoorstel met betrekking tot de slotwijziging (laatste bijstelling van de begroting 2023) zijn alvast als aanvulling in het Normenkader opgenomen. Mochten er relevante
Pagina
4/7
raadsbesluiten worden genomen die nu nog niet bekend zijn en die in het Normenkader 2023 moeten worden opgenomen dan worden deze als aanvulling op het Normenkader 2023 aan de raad ter vaststelling voorgelegd. Het Normenkader 2023 bevat ten opzichte van het Normenkader 2022 geen inhoudelijke verschillen. Op verzoek van de accountant is de kolom “interne regelgeving niet financieel” niet in het Normenkader 2023 opgenomen. De accountant concentreert de controle op de jaarrekening immers op de lasten, baten en balansmutaties. De niet financiële interne regelgeving valt buiten de scope van de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording. Ad 4 Normenkader rechtmatigheid 2023 van toepassing laten zijn op verslagjaar 2023 en 2024 Op advies van de accountant stelt het college de raad voor het Normenkader rechtmatigheid 2023 ook van toepassing te laten zijn op verslagjaar 2024. Dat stelt het college formeel in staat de rechtmatigheid van de lasten, baten en balansmutaties vanaf 1 januari 2024 te toetsen totdat het geactualiseerde Normenkader rechtmatigheid 2024 in november 2024 door de raad wordt vastgesteld. De uitgangspunten en opzet van het Normenkader rechtmatigheid 2023 zijn afgestemd met de accountant. Ad 5 Controleprotocol 2023 In het Controleprotocol 2023 zijn afspraken opgenomen die de gemeenteraad, als opdrachtgever, maakt met de accountant, als opdrachtnemer.
In het Controleprotocol 2023 geeft de gemeenteraad onder meer de reikwijdte aan van de rechtmatigheidstoetsing en de goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Het Controleprotocol 2023 bevat ten opzichte van het Controleprotocol 2022 een aantal inhoudelijke verschillen: 1. de inwerkingtreding met ingang van verslagjaar 2023 van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Deze verantwoording vervangt de controleverklaring over de rechtmatigheid; 2. de accountant verwerkt de toetsing van de rechtmatigheidsverantwoording in de controleverklaring over de getrouwheid; 3. de accountant is verplicht specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiëleverhoudingswet te controleren op rechtmatigheidsaspecten; 4. de accountant is verplicht de inhoud van de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV toe te passen. De inhoud van de Kadernota verschilt op vele onderdelen ten opzichte van voorgaande Kadernota’s. De inhoud van het Controleprotocol 2023 is ook afgestemd met de accountant.
Pagina
5/7
Ad 6 Landelijk accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet De voor de rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving is opgenomen in het Normenkader rechtmatigheid 2023. De Kadernota rechtmatigheid 2023 en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants bieden gemeenten de mogelijkheid voor het jaar 2023 het Landelijk accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet toe te passen. Het protocol bevat uniforme rechtmatigheidseisen voor de zorgaanbieders die de administratieve lasten voor zowel gemeenten als zorgaanbieders beperken. Het Landelijk accountantsprotocol is de afgelopen jaren niet gewijzigd. 1. De jaarrekeningcontrole heeft een wettelijke grondslag en geeft richting aan een verbetering van de bedrijfsvoering; 2. Uniforme rechtmatigheidseisen voor het jaar 2023 sociaal domein beogen de administratieve lasten voor zowel gemeenten als zorgaanbieders te beperken. Kanttekeningen en risico’s (incl. argumenten) N.v.t. Alternatieven (incl. argumenten) n.v.t. Financiële gevolgen Kosten/opbrengsten Dekking binnen begroting Geen dekking binnen begroting
Geen kosten en geen opbrengsten. Programma: Cluster: Dekkingsvoorstel:
Fiscale gevolgen Toelichting: Communicatie Na het raadsbesluit wordt de accountant als opdrachtnemer geïnformeerd over de nieuwe, aangepaste Controleverordening en het vastgestelde Normenkader en Controleprotocol 2023. Bijlagen 1. Controleverordening gemeente Hollands Kroon 2023 2. Normenkader 2023
Pagina
6/7
3. Controleprotocol 2023 4. Landelijk accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo Jeugdwet 5. Kadernota rechtmatigheid 2023 Commissie BBV 6. de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur gemeente Hollands Kroon 2024
Pagina
7/7