C.6 Wijziging Verordening auditcommissie

Voorstel raad Nummer

Contact en vragen via

C.6

griffie@hollandskroon.nl

Portefeuillehouder

A. van Dam

Datum raadsvergadering

Datum B&W-besluit

30 januari 2025

-

Onderwerp Wijziging Verordening auditcommissie gemeente Hollands Kroon 2018 Kern van het voorstel Gebleken is dat de verordening auditcommissie gemeente Hollands Kroon 2018 voor wat betreft de vergaderingen strijdig is met het uitgangspunt van openbaar, tenzij. Tevens is gebleken dat de regeling in de verordening vanwege het bepaalde in de Gemeentewet leidt tot een onwerkbare situatie en dat de tekst van de verordening op gespannen voet staat met het bepaalde in de Gemeentewet. Voorgesteld besluit Het presidium stelt de gemeenteraad voor: de Verordening tot eerste wijziging van de Verordening auditcommissie gemeente Hollands Kroon 2018 vast te stellen. Wettelijke grondslag Artikel 84 Gemeentewet

Pagina

1/4

De gemeenteraad besluit: Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 januari 2025. Griffier

Burgemeester,

Aanleiding De werkgroep bestuurlijke vernieuwing heeft op 9 december 2024 een memo gezonden aan de gemeenteraad inzake het vergadermodel. Op basis van dit memo is op 19 december 2024 besloten het Reglement van Orde te wijzigen. Dit memo is vervolgens besproken in het presidium van 14 januari 2025. Voor wat betreft de openbaarheid van commissies wordt in het memo van de werkgroep geconstateerd dat de verordeningen op de auditcommissie en werkgeverscommissie strijdig zijn met het bepaalde in de Gemeentewet, omdat het bestuurscommissies op grond van artikel 83 van de Gemeentewet zijn. Deze conclusie is voor wat betreft de werkgeverscommissie juist. Separaat wordt u voorgesteld de verordening op de werkgeverscommissie te wijzigen. Echter, de conclusie is niet juist voor wat betreft de auditcommissie. Dit is namelijk geen bestuurscommissie op grond van artikel 83 Gemeentewet, maar een andere (advies) commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet. Op grond van artikel 84, lid 3 van de Gemeentewet regelt de raad de openbaarheid van de vergaderingen van de door de raad ingestelde commissie. Op vergaderingen van de commissie met gesloten deuren is artikel 23, vierde en vijfde lid van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Dit betekent dat als met gesloten deuren wordt vergaderd een verplichting tot geheimhouding geldt omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. Deze geheimhoudingsplicht blijft gelden totdat deze door de raad wordt opgeheven (lid 4). Lid 5 geeft dan nog regels omtrent de verslaglegging van een besloten vergadering.

Pagina

2/4

In het memo van de werkgroep wordt als uitgangspunt gehanteerd dat in de openbaarheid wordt vergaderd. Voor wat betreft beslotenheid doet de werkgroep het voorstel aan te sluiten bij de uitzonderingen, die gelden op grond van de Wet open overheid (artikel 5) voor wat betreft het openbaar maken van informatie. Gelet hierop geldt in zijn algemeenheid dat er geen reden is voor de auditcommissie om in beslotenheid te vergaderen. Gelet op de voor de auditcommissie van toepassing zijnde bepalingen in de Gemeentewet, moet daarnaast vergaderen in de openbaarheid uitgangspunt zijn. De regeling omtrent geheimhouding als met gesloten deuren wordt vergaderd, is niet werkbaar. Tenslotte worden de adviezen van de auditcommissie openbaar, voordat de gemeenteraad vergadert.

Beoogd bestuurlijk/maatschappelijk doel/effect Een regeling voor de werkwijze van de auditcommissie die werkbaar is en recht doet aan het uitgangspunt van openbaarheid. Motivering per voorgesteld besluit Wijziging artikel 6, lid 6 In artikel 6, lid 6 van de huidige verordening is geregeld dat de auditcommissie niet openbaar vergadert, tenzij de commissie anders bepaalt. Deze tekst wordt gewijzigd: de vergaderingen van de commissie zijn openbaar en de commissie kan besluiten met gesloten deuren te vergaderen, indien daartoe gelet op de betrokken belangen aanleiding bestaat. Wijziging artikel 6, lid 8 In artikel 6, lid 8 van de huidige verordening is geregeld dat verslagen van niet-openbare vergaderingen als vertrouwelijk stuk ter kennis wordt gebracht aan de raad, het college en de interne adviseurs. Deze regeling is niet in overeenstemming met de voor de auditcommissie geldende bepalingen in de Gemeentewet inzake geheimhouding indien niet in het openbaar wordt vergaderd. Dit lid komt dan ook te vervallen. Wijziging artikel 7, lid 2 In artikel 7, lid 2 van de huidige verordening is geregeld dat de voorzitter van de auditcommissie op verzoek van de raad een toelichting in de raadsvergadering geeft. Daarbij wordt bepaald dat vertrouwelijke mededelingen in een besloten vergadering worden gedaan. Dit laatste moet komen te vervallen.

De gemeenteraad vergadert in de openbaarheid en kan besluiten -ter vergadering- om de deuren te sluiten. In de verordening op de auditcommissie kan daarover dus niets bepaald worden.

Pagina

3/4

Kanttekeningen en risico’s (incl. argumenten) Het niet wijzigen van de verordening maakt dat de verordening op onderdelen in strijd is met de uitgangspunten omtrent openbaarheid en het bepaalde in de Gemeentewet.

Alternatieven (incl. argumenten) Financiële gevolgen Kosten/opbrengsten Dekking binnen begroting Geen dekking binnen begroting

Geen kosten en geen opbrengsten. Programma: Cluster: Dekkingsvoorstel:

Fiscale gevolgen Toelichting: nvt Communicatie Het besluit van de raad wordt op de wettelijk voorgeschreven wijze bekend gemaakt. Bijlagen 1. Verordening tot eerste wijziging van de Verordening auditcommissie gemeente Hollands Kroon 2018 2. Huidige tekst Verordening auditcommissie gemeente Hollands Kroon 2018

Pagina

4/4