C.6 Raadsvoorstel Financiële verordeningen en nota's 2023

Voorstel raad Nummer

Contact en vragen via

C.6

Technischevragen@hollandskroon.nl

Portefeuillehouder

M. Versluis

Datum raadsvergadering 21 september 2023

Datum B&W-besluit 5 september 2023

Onderwerp Financiële verordeningen en nota’s Kern van het voorstel De financiële verordening en enkele nota's die betrekking hebben op de financiën dateren grotendeels van een jaar of vijf geleden en zijn daarmee toe aan een update. Door het vaststellen van geactualiseerde documenten zijn deze weer helemaal bij de tijd en weerspiegelen ze de huidige manier van werken. Het primaat van de raad is leidend geweest bij het opstellen van de wijzigingen. Voorgesteld besluit Het college van burgemeester en wethouders stelt de gemeenteraad voor: 1.

de Financiële verordening Hollands Kroon 2023 vast te stellen;

2.

de Beleidsnota activeren en afschrijven Hollands Kroon 2023 vast te stellen;

3.

de Nota borgstellingen en geldleningen Hollands Kroon 2023 vast te stellen;

4.

het Financieringsstatuut Hollands Kroon 2023 vast te stellen.

Wettelijke grondslag Gemeentewet en Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

Pagina

1/5

De gemeenteraad besluit:

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 september 2023.

Griffier

Voorzitter

Aanleiding De financiële verordening en enkele nota's die betrekking hebben op de gemeentelijke financiën dateren grotendeels van enkele jaren geleden. Intussen zijn juridische termen veranderd, is regelgeving aangepast en werken we anders. Daarnaast doet de accountant jaarlijks aanbevelingen en suggesties hoe we onze regelgeving kunnen optimaliseren. Het is daarom noodzakelijk de verordeningen en nota's tegen het licht te houden en waar nodig te actualiseren. De nu voorliggende verordening en nota's geeft sturing aan onze financiële processen. Later in het jaar volgen nog: •

Verordening art. 213 (controleverordening)

•

Verordening art. 213a (onderzoeken)

•

Nota reserves en voorzieningen

Beoogd bestuurlijk/maatschappelijk doel/effect Door het actualiseren van onze verordening en nota's werken we volgens de laatste wettelijke eisen en bepalingen. Motivering per voorgesteld besluit Het vaststellen van de geactualiseerde verordening en nota's zorgt ervoor dat we onze financiële processen hebben ingericht naar de laatste wettelijke eisen en bepalingen. Het primaat van de raad waar het gaat om het financieel beleid is leidend geweest bij het redigeren van de gewijzigde artikelen en teksten. Hieronder vindt u per verordening en nota wat de belangrijkste verschillen zijn met de huidige verordening en nota's en waar keuzes of expliciete besluiten zijn te nemen. Wat niet genoemd wordt, wordt niet gewijzigd.

Pagina

2/5

Financiële verordening Aanleiding: aanbevelingen accountant; nieuw beleid voor treasury en borgstellingen. In het algemeen gaat deze verordening uit van grotere eenheden. De raad verdiept zich niet meer in taakvelden, maar stuurt op clusters. Daarmee verbonden zijn ook hogere drempelbedragen opgenomen voor toelichting op afwijkingen of het motiveren van incidentele budgetten. Hiermee voelt de raad zich niet geroepen om al te ver af te dalen in de details en kan zich daarvoor verlaten op het college. Het primaat van de raad wordt hiermee versterkt. Hieronder een aantal artikelen die in het bijzonder aandacht vragen. Artikel 3: Incidentele baten en lasten >100.000 worden apart toegelicht. Dit stelt de raad in staat om zich een oordeel te vormen over nut en noodzaak van deze uitgaven en inkomsten. Artikel 5: Raad autoriseert baten en lasten per cluster, niet meer per taakveld. Daarbij wordt gesteld dat overschrijdingen >50K worden verantwoord; dat is nu >25K per taakveld. Ook stelt de huidige verordening dat de raad zijn autorisatie doet op het niveau van programma’s én taakvelden. Deze dubbeling is er uitgehaald. Het nut hiervan is dat binnen clusters efficiënter budgetten met elkaar kunnen worden uitgewisseld of gecompenseerd, en dat daarmee de organisatie flexibeler kan opereren bij het realiseren van de gemeentelijke ambities.

Ook wordt voorkomen dat veel aandacht uitgaat naar kleine afwijkingen. Bijkomend voordeel is dat hiermee minder snel tegen de grens van onrechtmatigheid wordt aangelopen. De aanbeveling van de accountant om de autorisatie op programmaniveau te leggen is niet overgenomen. Artikel 8: Hier wordt de actieve informatieplicht vanuit het college besproken. Dit zegt dat de raad wordt geïnformeerd bij aankopen van meer dan € 250.000, bij het aangaan van risicovolle verplichtingen en het verstrekken van borgstellingen of kapitaal aan instellingen en ondernemingen. Hoe en op welk moment de raad wordt ingelicht is aan het college. De gedachte hierbij is dat het weliswaar gaat om een bevoegdheid van het college, maar dat de raad actief wordt geïnformeerd over majeure ontwikkelingen die mogelijk de financiële positie van de gemeente kunnen raken. Artikel 10: In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college aan de raad over afwijkingen groter dan 1%. Wettelijk gezien is er de keus tussen 1 en 3%; 1% sluit aan bij de huidige situatie. Door vaststelling van de verordening besluit de raad expliciet tot deze 1%. Gevolg hiervan is dat de accountant bij zijn controle kan aansluiten bij deze verantwoordingsgrens.

Pagina

3/5

Artikel 10: In de paragraaf Bedrijfsvoering bij de jaarstukken worden afwijkingen (realisatie vs. begroot) toegelicht groter dan € 100.000. Dit bedrag staat los van de rapportagegrens als hierboven genoemd; is in feite aanvullend. Bedoeling hiervan is dat het college transparant is over grote afwijkingen. In de huidige verordening staat niet een dergelijke bepaling. De artikelen 10 t/m 13 gaan over de rechtmatigheidsverantwoording door het college aan de raad. De criteria waarover expliciet wordt gerapporteerd worden genoemd en uitgewerkt. Artikel 14: Verwijst naar de nota Activeren en afschrijven. Die moet redactioneel, niet inhoudelijk, worden geüpdatet. Deze nota staat eveneens op de agenda en laat geen beleidswijzigingen zien. Het nut hiervan is dat deze weer aansluit op de nieuwe Financiële verordening. Artikel 17: Gaat over kostprijsberekening en verwijst naar het onderscheid tussen directe kosten en overhead. Dit artikel stelt dat directe kosten moeten worden toegerekend aan gemeentelijke taken. Dit geldt ook voor de medewerkers die actief zijn in het primaire proces. Dat onderscheid is nooit aangebracht in de administratie. Dit artikel geeft een globale methodiek die (naderhand) kan worden uitgewerkt in een aparte nota. Ambtelijk is een projectgroep bezig te kijken of dit nog bij de begroting 2024 kan worden gerealiseerd.

Het voldoen aan dit stukje regelgeving heeft een forse impact op de ambtelijke organisatie waar het gaat om het budgetbeheer en het sturen op de personele kosten. Artikel 29: Registergoederen worden minimaal eens per 4 jaren geïnventariseerd en gecontroleerd. Het nut ervan is dat we controleren of onze activa nog daadwerkelijk bestaan en in ons bezit zijn. Diverse artikelen: elke 4 jaar wordt een nota Grondbeleid gemaakt, een nota Onderhoud kapitaalgoederen, een rioleringsplan en een nota Reserves en voorzieningen. Gekozen is voor een uniforme termijn waar die voorheen verschilde. Het profijt ervan is dat we in elke raadsperiode een dergelijk stuk laten vaststellen.. Nota activeren en afschrijven Nota borduurt voort op de bestaande nota en kent inhoudelijk geen wijzigingen. Nota borgstellingen en geldleningen Nota is aangepast aan de huidige en juiste juridische terminologie, waardoor garantstelling is vervangen door borgstelling. Ook wordt heel helder aangegeven waar de grens ligt voor een gemeentelijke inbreng.

Pagina

4/5

Voor borgstelling geldt: nee, tenzij en dan een aantal criteria. Voor een verzoek om geld uit te lenen geldt: nee. Financieringsstatuut Het treasurystatuut heet nu Financieringsstatuut. Het document beschrijft in detail alles wat speelt rond financieel- en geldbeheer. Dit document vormt een kwaliteitsimpuls ten opzichte van het huidige treasurystatuut en geeft handvatten voor een optimaal geldbeheer. Kanttekeningen en risico’s (incl. argumenten) Door een al aangekondigde wijziging van de wet Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) moet een deel van onze verordeningen/nota's volgend jaar opnieuw worden aangepast. Alternatieven (incl. argumenten) Niet van toepassing. Financiële gevolgen Kosten/opbrengsten Dekking binnen begroting Geen dekking binnen begroting

Geen kosten en geen opbrengsten. Programma: Cluster: Dekkingsvoorstel:

Fiscale gevolgen Toelichting: Communicatie Na vaststelling worden de verordening en nota's gepubliceerd op de wettelijk voorgeschreven wijze. Bijlagen 1. De Financiële verordening Hollands Kroon 2023; 2. De Beleidsnota activeren en afschrijven Hollands Kroon 2023; 3. De Nota borgstellingen en geldleningen Hollands Kroon 2023; 4. Het Financieringsstatuut Hollands Kroon 2023;

Pagina

5/5