C.5 Raadsvoorstel krediet interne verbouwing Kroondomein

Voorstel raad Nummer

Contact en vragen via

C.5

Technischevragen@hollandskroon.nl

Portefeuillehouder

M.J. Versluis

Datum raadsvergadering 21 september 2023

Datum B&W-besluit 5 september 2023

Onderwerp Krediet interne verbouwing Kroondomein Kern van het voorstel Om onze dienstverlening aan inwoners te verbeteren, gaan we de medewerkers van team Dienstverlening en Persoonsinformatie verhuizen. Zij gaan van de vestiging ‘Samen Doen’ aan de Sportlaan in Anna Paulowna, naar het Kroondomein. Om dat mogelijk te maken moet er een kleine aanpassing gedaan worden in en aan het Kroondomein. Hiervoor vragen we de raad om een investeringskrediet beschikbaar te stellen. De investering kan vrijwel budgettair neutraal verlopen. Voorgesteld besluit Het college van burgemeester en wethouders stelt de gemeenteraad voor: 1.

een investeringskrediet van € 565.000 beschikbaar te stellen voor de verbouwing van het Kroondomein;

2.

de kapitaallasten van ca € 20.000 te verwerken in de begroting 2025.

Wettelijke grondslag N.v.t.

Pagina

1/5

De gemeenteraad besluit:

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 september 2023.

Griffier

Voorzitter

Aanleiding Er is onderzoek gedaan (bijlage 1) bij teams Dienstverlening en Persoonsinformatie, in het kader van het verbeteren van onze dienstverlening, in lijn met het Coalitieakkoord 2022 – 2026. Deze teams werken op de locatie ‘Samen Doen’ aan de Sportlaan in Anna Paulowna. In dit gebouw zat voorheen een kleuterschool en is voor deze teams als werkomgeving is ingericht. De locatie ‘Samen Doen’ is sterk verouderd en is geen onderdeel van ons strategisch vastgoed. De locatie staat dan ook al geruime tijd op de nominatie om te worden verkocht als woningbouwlocatie. Er is daarom besloten om beide teams onder te brengen in het Kroondomein. Dit zorgt naast een verbetering van de dienstverlening ook voor een organisatorische efficiëntieslag. Om dit tot uiting te brengen moet een kleine aanpassing worden gedaan in en aan het Kroondomein. Beoogd bestuurlijk/maatschappelijk doel/effect 1. Met het huisvesten van de teams Dienstverlening en Persoonsinformatie op het Kroondomein wordt de samenwerking en dienstverlening verbetert tussen de organisatie, maar ook voor inwoners. De baliefunctie die op Samen Doen al aanwezig was, wordt verplaatst naar het Kroondomein. Dit gebouw is al bekend als ‘gemeentehuis’ en hiermee is de gemeente zichtbaarder en meer benaderbaar voor onze inwoners. 2.

Persoonsdocumenten, zoals identiteitsbewijzen en rijbewijzen mogen alleen op het Kroondomein worden afgeleverd. Als spoeddocumenten na de verhuizing ook uitgegeven kunnen worden in het Kroondomein, zorgt dit voor een efficiëntieslag van de afgifte van deze documenten. 3. Door het afstoten van de locatie ‘Samen Doen’, ontstaat er na de sloop van het gebouw de mogelijkheid om woningbouw te realiseren op deze locatie.

Pagina

2/5

Motivering per voorgesteld besluit Verbouwing Kroondomein De verbouwing is nodig om de teams Dienstverlening en Persoonsinformatie te kunnen huisvesten in het Kroondomein. Hiermee verbeteren we onze de dienstverlening. Het wordt voor inwoners duidelijker (en toegankelijker) waar onze dienstverlening wordt geleverd. Daarnaast verwachten we dat de onderlinge samenwerking tussen teams/de organisatie verbetert omdat alle werkzaamheden onder één dak plaatsvinden. Deels werken de teams al op het Kroondomein. Hiervoor is een tijdelijke ruimte ingericht. Dit heeft onderlinge samenwerking al verbeterd. Om de werkzaamheden structureel goed uit te kunnen voeren, zijn goed ingerichte werkplekken noodzakelijk. Naast deze verbetering van de dienstverlening, houden we vast aan onze filosofie om zoveel als mogelijk en waar dat kan onze inwoners op te zoeken en vinden zoveel mogelijk afspraken digitaal plaats. Ontwerp voor de aanpassingen Een architect heeft een ontwerp (bijlage 1) en calculatie gemaakt. Een deel van de begane grond wordt verbouwd, waarbij er ook een verbeterslag wordt gemaakt in de toegankelijkheid van de entree voor mindervaliden. Daarnaast wordt met de aanstaande herinrichting van de Burgemeester Mijnlieffstraat (planning sept-nov ’23), aan de zijkant van het Kroondomein, ook een mindervalide parkeerplaats gerealiseerd die openbaar te gebruiken is.

Bij de entree van het gebouw wordt een balie gemaakt en wordt de wachtruimte verbeterd, waarbij de openstelling van de balie tijdens kantooruren is. De medewerker die achter de balie komt te zitten, komt uit het huidige personeelsbestand. Niet alleen is dit een verbetering van de dienstverlening voor de betrokken teams, ook inwoners met vragen en inwoners op afspraak worden door deze aanpassingen beter ontvangen en bediend. In het plan worden zo veel mogelijk bestaande materialen hergebruikt. De verbouw zal in materiaal en uitvoering aansluiten bij de vorm en stijl van het bestaande Kroondomein, ook zal die visie uitgedragen worden in de ruimten die worden aangepakt tijdens de verbouwing. Aangezien er bouwkundige werkzaamheden worden uitgevoerd, is ervoor gekozen om ook direct een aantal verbeteringen/ noodzakelijke aanpassingen door te voeren op he gebied van geluidsoverlast, klimaatbeheersing en voor het voeren van privacygevoelige gesprekken. Investeringskrediet Uw raad wordt gevraagd om een investeringskrediet van € 565.000,-. De investering komt ten laste van de algemene middelen. Daar tegenover staat een besparing van de huidige exploitatielast van de locatie ‘Samen

Pagina

3/5

Doen’ van ca. € 20.000,- zodat deze investering vrijwel budgettair neutraal verloopt. Daarmee is er dekking in de begroting. Veiligheid medewerkers Om de veiligheid van de medewerkers te garanderen zitten de ruimten waar inwoners worden ontvangen, achter het huidige toegangssysteem genaamd ‘Salto’. De aangepaste entree is met de routering en situering van deuren en sloten (Salto) erop gericht dat mensen niet kunnen zwerven door het gebouw. Daarnaast gaan medewerkers zoveel als mogelijk gebruik maken van de entree aan de zijkant van het gebouw (bij het fietsenhok). Planning Als u akkoord gaat met het beschikbaar stellen van het investeringskrediet, beginnen we de 2e helft van november 2023 met de verbouwing. De planning is om eind februari 2024 klaar te zijn. Kanttekeningen en risico’s (incl. argumenten) De kostenraming is actueel en de prijzen in de markt zijn momenteel stabiel, dit kan bij landelijke/ wereldwijde instabiliteit een onzekere factor zijn. Overlast voor de organisatie wordt tot een minimum beperkt, maar er kan niet worden voorkomen dat er toch enige overlast door gebruikers wordt ervaren. Dit met name in de vorm van tijdelijk verplaatsen teams/personen, de bereikbaarheid van sommige ruimten en in mindere mate geluid/trilling tijdens de werkzaamheden. Uiteraard kan onze organisatie ook thuiswerken en in het bestuurscentrum. Alternatieven (incl.

argumenten) Niet van toepassing. Financiële gevolgen Kosten Dekking binnen begroting Geen dekking binnen begroting

€ 565.000,(waaruit een kapitaallast voortvloeit van ca. € 20.000,-). Programma: Dienstverlening Cluster: Organisatie Dekkingsvoorstel: De investering komt ten laste van de algemene middelen. Daar tegenover staat een besparing van de huidige exploitatielast van de locatie “Samen

Pagina

4/5

Doen” van ca. 20k zodat deze investering vrijwel budgettair neutraal verloopt. Daarmee is er dekking in de begroting. 86,50% compensabele BTW BCF (Btw-compensatiefonds) Fiscale gevolgen

9,95% verrekenbare BTW 3,55% kostenverhogende BTW

Toelichting: in de kadernota 2024 is al een bedrag van € 550.000,- opgenomen voor deze interne verbouwing. In de laatste raming komen we ca. € 15.000,- hoger uit. onderdeel

kosten

bouwkosten

432.000

overhead

65.000

terreinherstel

49.000

btw kostenverhogend

19.000

totaal

565.000

Jaarlijkse kapitaallasten van ca. € 20.000,- met een gemiddelde afschrijving van 26 jaar. Communicatie Alle betrokkenen worden rechtstreeks geïnformeerd. Bijlagen 1. Onderzoek en tekeningen interne verbouwing KD

Pagina

5/5