Bijlage 8 Onderzoek kostendekkendheid leges
Tekst van het document
ONDERZOEK KOSTENDEKKENDHEID LEGES
Inhoud Inleiding .................................................................................................................................................................3 1.
Belang vaststellen kostendekkendheid..........................................................................................................4 1.1
Kostprijsberekening methode...............................................................................................................5
1.2
Kruissubsidiëring...................................................................................................................................6
1.3
Uitvoering onderzoek ...........................................................................................................................6
1.4
Toerekenbare kosten............................................................................................................................7
1.5
Niet-toerekenbare kosten.....................................................................................................................7
2.
Berekening kostendekkendheid ....................................................................................................................8 Titel 1 algemene dienstverlening...................................................................................................................8 Titel 2 dienstverlening vallend onder fysieke leefomgeving/omgevingsvergunning.....................................9 Titel 3 Dienstverlening vallend onder Europese Dienstenrichtlijn...............................................................10
3.
Conclusie......................................................................................................................................................11
Bijlage 1 Uitsplitsing kosten per hoofdstuk .........................................................................................................12 Bijlage 2 Wet en regelgeving ...............................................................................................................................15
-2-
Onderzoek kostendekkendheid leges
Inleiding Voor u ligt een rapportage over de kostendekkendheid van leges van gemeente Hollands Kroon. In deze rapportage vindt u de nadere uitwerking van het onderzoek naar de kostendekkendheid van leges. Jaarlijks ontvangt u bij de vaststelling van de tarieven deze rapportage waarmee inzicht wordt gegeven in de mate van de kostendekkendheid van de leges. In samenwerking met kostendekkendheid.nl en diverse deelnemende gemeenten wordt de komende jaren meer onderzoek verricht naar de kostendekkendheid van de leges. We doen dit met als doel een hogere kwaliteit van de legesproducten (snellere dienstverlening), meer transparantie en tegen lagere kosten. Het doel van het onderzoek was: •
te controleren of de legesverordening aan de wettelijke eisen van maximaal 100% kostendekkendheid voldoet
•
aanbevelingen te geven betreffende de bedrijfsvoering in het kader van de legesverordening.
•
Inzicht te krijgen in de tijdbesteding van de diverse processen.
•
Inzicht te krijgen in verschillen met andere gemeenten.
In dit rapport wordt ingegaan op de kostendekkendheid van de leges van de gemeente Hollands Kroon. De aanbevelingen betreffende de bedrijfsvoering zijn bij de samenstelling van de legesverordening met de betreffende vak afdelingen besproken en waar mogelijk direct doorgevoerd.
-3-
Onderzoek kostendekkendheid leges
1. Belang vaststellen kostendekkendheid De toenemende vraag naar politieke en publieke verantwoording van tarieven is een belangrijke reden om over te gaan tot een beter systeem van kostprijsberekening. Dit betekent dat het tarief dat voor een product wordt gerekend op een inzichtelijke manier samengesteld moet worden uit de kosten en baten zoals opgenomen in de primitieve begroting en daarnaast uit de beleidsinhoudelijke keuzes die gemaakt worden. Kortom: het maakt de afwegingen over de hoogte van tarieven inzichtelijk en het maakt daarmee het besluitvormingsproces helder. Niet alleen voor de gemeente zelf maar ook voor de burger. Pas wanneer gemeenten duidelijk maken hoe tarieven tot stand gekomen zijn, is een tariefvergelijking van diverse gemeente mogelijk. Als niet duidelijk is hoe een tarief tot stand gekomen is en hoeveel van de toe te rekenen kosten betaald worden uit de algemene middelen levert de onderlinge vergelijking van tarieven niet het gewenste inzicht op. Zolang de maximale kostendekkendheid van 100% niet bereikt is, is er ruimte voor verhoging van tarieven. Daarbij mogen de in de tarieventabel voorkomende wettelijk voorgeschreven maximale tarieven niet verhoogd worden. Bij een keuze voor het verhogen van de tarieven is het niet noodzakelijk om alle tarieven te verhogen. Ook is het niet noodzakelijk om tarieven met hetzelfde percentage te verhogen.
Zolang de maximale kostendekkendheid van het geheel (per titel) niet overschreden wordt, kan per tarief besloten worden of en met hoeveel procent het tarief verhoogd wordt. Het vaststellen van de tarieven in de Legesverordening is een bevoegdheid van de Raad. Omdat de toe te rekenen kosten grotendeels gebaseerd zijn op jurisprudentie is een exact 100% kostendekkende legesverordening risicovol. Wanneer nieuwe jurisprudentie tot een wijziging in de toe te rekenen kosten leidt, kan de kostendekkendheid overschreden worden. Door iets onder het toegestane maximum te blijven wordt dit risico opgevangen.
-4-
Onderzoek kostendekkendheid leges
1.1
Kostprijsberekening methode
Om de kostprijs van de diverse producten (zoals paspoorten, bouwvergunningen etc..) te berekenen worden veelal de onderstaande twee rekenmethode gebruikt: -
Kostenplaatsmethode
-
Activity Based Costing method (ABC methode)
Deze methoden worden ook beschreven in de handleiding kostentoerekening 2016 van de VNG. Voor dit onderzoek is gekozen voor de ABC methode omdat in onze ogen dit de beste en meest transparante methode is. Bij deze methode worden alle handelingen om te komen tot een prestatie onderzocht en vervolgens vermenigvuldigd met een uur prijs van een behandelend ambtenaar. Hieronder een (fictief) voorbeeld:
Tarief voor het in behandeling nemen van een graafmelding (klein werk < 25 m1 tracé) Handeling:
Uur
Uurtarief
Totaal:
0,17
€ 92,00
€ 15,64
Inboeken en afhandelen van de aanvraag in MOOR
0,08
€ 92,00
€ 7,36
Goedkeuren melding en toestemming (digitaal) versturen
0,08
€ 92,00
€ 7,67
0,10
€ 92,00
€ 9,20
Beoordelen van de (digitale) melding (volledigheid + technische haalbaarheid)
(Digitaal) opmaken en versturen factuur (clustering meerdere meldingen) Bijdrage digitaal registratiesysteem (afschrijving + jaarlijks
€ 30,60
tarief) Totaal:
0,43
Totaal:
€ 70,46
Zodoende worden van alle producten inzichtelijk gemaakt wat de gemiddelde tijdsbelasting is en hoeveel producten er verkocht worden. De komende jaren kan deze informatie regionaal gebruikt worden om processen met elkaar te vergelijken en om te komen tot verbetering ervan. Voor de kostenplaatsmethode is niet gekozen, omdat bij deze methode wordt gewerkt met “totaal” toe te rekenen afdelingsuren, welke globaler van opzet is en lastig te verdedigen is bij een eventueel bezwaar en beroepsprocedure. -5-
Onderzoek kostendekkendheid leges
1.2
Kruissubsidiëring
Wanneer er sprake is van veel verschillende tarieven in een verordening zoals bij leges, hoeft de maximale kostendekkendheid niet per tarief te gelden. Zolang het maximum van 100% voor het geheel niet overschreven wordt kan dit per tarief wel gelden. Door kruissubsidiëring is het mogelijk om de ‘winst’ van bepaalde producten te gebruiken om het ‘verlies’ op andere producten te dekken. Uitzonderingen kruissubsidiëring Op het uitgangspunt van verordenings brede kruissubsidiëring bestaan enkele uitzonderingen: 1.
de Europese Dienstenrichtlijn beperkt de mogelijkheden voor kruissubsidiëring bij leges die samenhangen met bedrijfsactiviteiten tot een cluster van samenhangende vergunningen
2.
de wetgeving over de omgevingsvergunning gaat ervan uit dat alleen binnen de omgevingsvergunning kruissubsidiëring kan worden toegepast en niet met dienstverlening erbuiten
1.3
Uitvoering onderzoek
De primitieve begroting is de basis voor de berekening van het onderzoek kostendekkendheid leges. Ook is gebruik gemaakt is van de “Handreiking kostentoerekening leges en tarieven” (opgesteld in opdracht van het ministerie van Binnenlandse zaken) en van het kostenmodel van de VNG. Er is geen wettelijk voorgeschreven lijst van toe te rekenen kosten en baten. Er zijn uitsluitend richtlijnen, waarvan een groot deel voortvloeit uit jurisprudentie.
-6-
Onderzoek kostendekkendheid leges
1.4
Toerekenbare kosten
Er mogen alleen kosten worden toe gerekend die direct met de dienstverlening samenhangen. Tot de toe te rekenen kosten behoort onder andere: o
Directe loonkosten
o
Overheadkosten*
o
Directe materiaalkosten
o
Perceptiekosten (kosten heffen en invorderen)
o
Kosten bezwaar en beroep gericht tegen de belastingheffing of belastinginvordering
o
Kosten oninbaarheid
o
Kosten kwijtschelding
o
BTW kosten
o
Voorlichtingskosten, voor zover niet samenhangend met beleidsvoorbereiding en beleidsvaststelling.
o
Kosten met betrekking tot handhaving, toezicht en controle mits het hier de eerste controle op het nakomen van vergunningsverlening betreft of specifiek samenhangt met de verleende dienst zoals de milieucontrole bij afvalstoffenheffing
* Definitie overheadkosten volgens de “notitie overhead van de commissie BBV”: Overheadkosten zijn de kosten die verhaald mogen worden welke weliswaar niet rechtstreeks samenhangen met de verleende dienst, maar wel in enig verband hiermee staan. 1.5
Niet-toerekenbare kosten
De kosten die niet direct met de dienstverlening samenhangen mogen niet doorberekend worden. Het gaat hierbij om onder meer: o
Kosten voor beleidsvoorbereiding
o
Kosten met betrekking tot handhaving, toezicht en controle, tenzij het om de bij toerekenbare kosten genoemde uitzonderingen gaat
o
Kosten van inspraak- en bezwaarprocedures, met uitzondering hetgeen bij toerekenbare kosten genoemd wordt
-7-
Onderzoek kostendekkendheid leges
2.
Berekening kostendekkendheid
Titel 1 algemene dienstverlening
Titel 1 Algemene dienstverlening
Kosten Opbrengsten Kostendekking
hoofdstuk
1
Burgerlijke stand
€ 40.270
€ 55.514
137,85%
hoofdstuk
2
Reisdocumenten
€ 384.446
€ 306.465
79,72%
hoofdstuk
3
Rijbewijzen
€ 197.582
€ 154.555
78,22%
hoofdstuk
4
€ 8.815
€ 12.142
137,74%
hoofdstuk
5
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
6
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
7
Bestuursstukken
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
8
Vastgoed informatie
€ 742
€ 461
62,13%
hoofdstuk
9
Overige bestuurszaken
€ 12.452
€ 11.171
89,71%
hoofdstuk
11 Huisvestingswet
€ 8.942
€ 1.295
14,48%
hoofdstuk
12 Leegstandswet
€ 132
€ 139
105,30%
hoofdstuk
13
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
14 Winkeltijdenwet
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
15 Kansspelen
€ 733
€ 1.766
240,93%
hoofdstuk
16 Telecommunicatiewet
€ 73.426
€ 96.675
131,66%
hoofdstuk
17 Verkeer en vervoer
€ 70.509
€ 32.485
46,07%
hoofdstuk
18 Algemeen
€0
€0
0,00%
€ 798.049
€ 672.668
84,29%
Verstrekkingen in het kader van de basisregistratie personen Verstrekkingen uit het Kiezersregister Verstrekkingen op grond van Wet Bescherming persoonsgegevens
Marktstandplaatsen en ventvergunningen
Kostendekking Titel 1 Lasten
De lasten zoals in de begroting zijn opgenomen zijn niet altijd voor 100% toerekenbaar. Een deel van de kosten kan niet direct in verband gebracht worden met de uitgevoerde dienst. Dit zijn bijvoorbeeld de kosten van handhaving of bezwaar en beroep betreffende de vergunning. De volgende lasten (niet limitatief) zijn in de berekening meegenomen, waarbij uitgegaan is van het toerekenbare deel: 1. Apparaatskosten (bestaat uit directe loonkosten verhoogd met percentage overheadkosten); -8-
Onderzoek kostendekkendheid leges
2. Kosten voor Bijzonder ambtenaren van de burgerlijke stand (trouwen); 3. Trouwboekjes; 4. Afdrachten aan het rijk; 5. Kosten van druk- en bindwerk; 6. Aankoopkosten van gehandicapten parkeerkaarten en medische indicatie.
Toelichting: Bij titel 1 is weinig ruimte om de tarieven te verhogen omdat de opbrengsten voornamelijk veroorzaakt worden door paspoorten en rijbewijzen. Deze tarieven zijn momenteel gelijk aan de maximaal toegestane hoogte.
-9-
Onderzoek kostendekkendheid leges
Titel 2 dienstverlening vallend onder fysieke leefomgeving/omgevingsvergunning
Titel 2 Fysieke leefomgeving / omgevingsvergunning hoofdstuk
1
Begripsomschrijvingen
hoofdstuk
2
Vooroverleg
hoofdstuk
3
Omgevingsvergunning
hoofdstuk
4
hoofdstuk
Kosten Opbrengsten Kostendekking €0
€0
0,00%
€ 184.224
€ 22.820
12,39%
€ 1.069.802
€ 1.193.296
111,54%
Vermindering
€0
€0
0,00%
5
Teruggaaf
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
6
Intrekking omgevingsvergunning
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
7
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
8
€ 26.807
€ 55.204
205,93%
hoofdstuk
9
€0
€0
0,00%
€ 1.280.833
€ 1.271.320
99,26%
Wijziging omgevingsvergunning als gevolg van wijziging project Bestemmingswijzigingen zonder activiteiten In deze titel niet benoemde beschikkingen
Kostendekking Titel 2 Lasten
De lasten zoals in de begroting zijn opgenomen zijn niet altijd voor 100% toerekenbaar. Een deel van de kosten kan niet direct in verband gebracht worden met de uitgevoerde dienst. Dit zijn bijvoorbeeld de kosten van handhaving of bezwaar en beroep. De volgende lasten (niet limitatief) zijn in de berekening meegenomen, waarbij uitgegaan is van het toerekenbare deel: 1. Apparaatskosten (bestaat uit directe loonkosten verhoogd met percentage overheadkosten); 2. Kosten welstandscommissie; 3. Publicatie in de staatscourant.
Toelichting De kostendekking van titel 2 is net onder de 100% kostendekkendheid en hoewel er getoetst wordt op de gehele verordening wordt u geadviseerd om onder deze grens te blijven. Het is namelijk goed mogelijk dat de jurisprudentie wijzigt m.b.t. kruissubsidiering met als gevolg een toename van bezwaar en beroepsprocedures. De komende jaren wordt er onderzoek gedaan om te komen tot een snellere dienstverlening met als gevolg een lagere kostenpost wat een drukkend effect heeft op de kostendekkendheid. - 10 -
Onderzoek kostendekkendheid leges
- 11 -
Onderzoek kostendekkendheid leges
Titel 3 Dienstverlening vallend onder Europese Dienstenrichtlijn
Titel 3 Europese dienstenrichtlijn
Kosten Opbrengsten Kostendekking
hoofdstuk
1
Horeca
€ 33.942
€ 13.996
41,24%
hoofdstuk
2
Organiseren evenementen of markten
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
3
Prostitutiebedrijven
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
4
Huisvestingswet 2014
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
5
Leefmilieuverordening
€0
€0
0,00%
hoofdstuk
6
Marktstandplaatsen
€ 4.700
€ 2.693
57,30%
hoofdstuk
7
Winkeltijdenwet
€ 150
€ 86
57,33%
hoofdstuk
8
€ 1.551
€ 1.291
83,24%
€ 40.343
€ 18.066
44,78%
In deze titel niet benoemde vergunning, ontheffing of andere beschikking
Kostendekking Titel 3 Lasten
De lasten zoals in de begroting zijn opgenomen zijn niet altijd voor 100% toerekenbaar. Een deel van de kosten kan niet direct in verband gebracht worden met de uitgevoerde dienst. Dit zijn bijvoorbeeld de kosten van handhaving of bezwaar en beroep. De volgende lasten zijn in de berekening meegenomen, waarbij uitgegaan is van het toerekenbare deel (zie verder in de bijlage). 1. Apparaatskosten (bestaat uit directe loonkosten verhoogd met percentage overheadkosten)
Toelichting Titel 3 is een klein onderdeel van de legesverordening wat voor een grootdeel bestaat uit evenementenvergunningen. Vanwege de maatschappelijke betekenis ervan is dit bij veel gemeente niet kostendekkend.
- 12 -
Onderzoek kostendekkendheid leges
3. Conclusie
Recapitulatie Titel 1, 2 en 3
Kosten Opbrengsten Kostendekking
Kostendekking Titel 1
€ 798.049
€ 672.668
84,29%
Kostendekking Titel 2
€ 1.280.833
€ 1.271.320
99,26%
Kostendekking Titel 3
€ 40.343
€ 18.066
44,78%
€ 2.119.225
€ 1.962.054
92,58%
Kostendekking totale tarieventabel
De kostendekkendheid van gemeente kostendekkendheid.nl voldoet aan de wettelijk gestelde eisen. Eventueel is er ruimte om de tarieven van titel 2 te verhogen, echter wordt u geadviseerd om hiervan af te zien i.v.m. een mogelijke toename van beroepsprocedures.
- 13 -
Onderzoek kostendekkendheid leges
Bijlage 1 Uitsplitsing kosten per hoofdstuk Titel 1 algemene dienstverlening Totale
Totale
Titel 1 Algemene dienstverlening
Taakveld
Overhead
Kosten Opbrengsten
Kostendekking
hoofdstuk 1
Burgerlijke stand
€ 33.412
€ 6.858
€ 40.270
€ 55.514
137,85%
hoofdstuk 2
Reisdocumenten
€ 328.446
€ 56.000 € 384.446
€ 306.465
79,72%
hoofdstuk 3
Rijbewijzen
€ 160.063
€ 37.519 € 197.582
€ 154.555
78,22%
€ 6.048
€ 2.767
€ 8.815
€ 12.142
137,74%
€0
€0
€0
€0
0,00%
€0
€0
€0
€0
0,00%
€0
€0
€0
€0
0,00%
Verstrekkingen in het hoofdstuk 4
kader van de basisregistratie personen
hoofdstuk 5
Verstrekkingen uit het Kiezersregister Verstrekkingen op
hoofdstuk 6
grond van Wet Bescherming persoonsgegevens
hoofdstuk 7
Bestuursstukken
hoofdstuk 8
Vastgoed informatie
€ 626
€ 116
€ 742
€ 461
62,13%
hoofdstuk 9
Overige bestuurszaken
€ 11.201
€ 1.251
€ 12.452
€ 11.171
89,71%
hoofdstuk 11 Huisvestingswet
€ 5.990
€ 2.952
€ 8.942
€ 1.295
14,48%
hoofdstuk 12 Leegstandswet
€ 104
€ 28
€ 132
€ 139
105,30%
€0
€0
€0
€0
0,00%
€0
€0
€0
€0
0,00%
€ 577
€ 156
€ 733
€ 1.766
240,93%
hoofdstuk 16 Telecommunicatiewet
€ 52.487
€ 20.939
€ 73.426
€ 96.675
131,66%
hoofdstuk 17 Verkeer en vervoer
€ 54.435
€ 16.074
€ 70.509
€ 32.485
46,07%
€0
€0
€0
€0
0,00%
€ 144.660 € 798.049
€ 672.668
84,29%
hoofdstuk 13
Marktstandplaatsen en ventvergunningen
hoofdstuk 14 Winkeltijdenwet hoofdstuk 15 Kansspelen
hoofdstuk 18 Algemeen Kostendekking Titel 1
- 14 -
€ 653.389
Onderzoek kostendekkendheid leges
Titel 2 dienstverlening vallend onder fysieke leefomgeving/omgevingsvergunning
Totale Titel 2 Fysieke leefomgeving / omgevingsvergunning
Totale Opbrengs Taakveld Overhead
Kostendek
Kosten
ten
king
€0
€0
0,00%
€ 39.120 € 184.224
€ 22.820
12,39%
€
€
hoofdstuk 1
Begripsomschrijvingen
hoofdstuk 2
Vooroverleg
€ 145.104
hoofdstuk 3
Omgevingsvergunning
€ 846.289 € 223.513
hoofdstuk 4
Vermindering
€0
€0
€0
€0
0,00%
hoofdstuk 5
Teruggaaf
€0
€0
€0
€0
0,00%
€0
€0
€0
€0
0,00%
€0
€0
€0
€0
0,00%
€ 19.047
€ 7.760
€ 26.807
€ 55.204
205,93%
€0
€0
€0
€0
0,00%
€
€
hoofdstuk 6 hoofdstuk 7 hoofdstuk 8 hoofdstuk 9
Intrekking omgevingsvergunning Wijziging omgevingsvergunning als gevolg van wijziging project Bestemmingswijzigingen zonder activiteiten In deze titel niet benoemde beschikkingen
€0
€ Kostendekking Titel 2
- 15 -
1.010.440
€0
€ 270.393
Onderzoek kostendekkendheid leges
1.069.802 1.193.296
1.280.833 1.271.320
111,54%
99,26%
Titel 3 Dienstverlening vallend onder Europese Dienstenrichtlijn
Totale Totale Opbrengs
Kostendek
Titel 3 Europese dienstenrichtlijn
Taakveld Overhead
Kosten
ten
king
hoofdstuk 1
€ 26.735
€ 7.207
€ 33.942
€ 13.996
41,24%
€0
€0
€0
€0
0,00%
hoofdstuk 2
Horeca Organiseren evenementen of markten
hoofdstuk 3
Prostitutiebedrijven
€0
€0
€0
€0
0,00%
hoofdstuk 4
Huisvestingswet 2014
€0
€0
€0
€0
0,00%
hoofdstuk 5
Leefmilieuverordening
€0
€0
€0
€0
0,00%
hoofdstuk 6
Marktstandplaatsen
€ 3.702
€ 998
€ 4.700
€ 2.693
57,30%
hoofdstuk 7
Winkeltijdenwet
€ 118
€ 32
€ 150
€ 86
57,33%
€ 1.222
€ 329
€ 1.551
€ 1.291
83,24%
€ 31.777
€ 8.566
€ 40.343
€ 18.066
44,78%
In deze titel niet benoemde hoofdstuk 8
vergunning, ontheffing of andere beschikking
Kostendekking Titel 3 Samenvatting titel 1,2 en 3
Totale Totale Opbrengs Kostendekk Recapitulatie Titel 1, 2 en 3
Taakveld Overhead
ten
ing
Kostendekking Titel 1
€ 653.389 € 144.660 € 798.049 € 672.668
84,29%
€
Kostendekking Titel 2
1.010.440
Kostendekking Titel 3
€ 31.777 €
Kostendekking totale tarieventabel
- 16 -
1.695.606
€ 270.393 € 8.566 € 423.619
Onderzoek kostendekkendheid leges
Kosten €
€
1.280.833 1.271.320 € 40.343
€ 18.066
€
€
2.119.225 1.962.054
99,26% 44,78% 92,58%
- 17 -
Onderzoek kostendekkendheid leges