Bijlage 3. Bestuurlijke reactie Rekenkamerrapport Accommodatiebeleid

Bestuurlijke reactie Onderwerp

Datum

Aan

Van

onderzoek accommodatiebeleid

Doel

Rekenkamer

28 januari 2025 College/M.M.J. van Gent

Informeren

Beste leden van de rekenkamer, De toetsingskamer heeft Drijver en Partners gevraagd om onderzoek te doen naar de wijze waarop het gemeentelijk accommodatiebeleid kan worden geherstructureerd om een evenwicht te vinden tussen duurzaamheid, toegankelijkheid en economische efficiëntie, met inachtneming van de dynamische behoeften van de gemeenschap en de specifieke vereisten voor binnen – en buitenfaciliteiten. We zijn blij met het uitgebreide- en zorgvuldig opgestelde rapport. Wij zijn een lerende organisatie en ervaren het onderzoek en de aanbevelingen als nuttig. Bij deze geven wij graag onze bestuurlijke reactie. Algemene indruk Wij herkennen ons in uw conclusie en onderschrijven dat het accommodatiebeleid herstructurering nodig heeft om (economische) efficiëntie te waarborgen. Daarbij is het van groot belang dat rekening wordt gehouden met de dynamische behoeften van onze gemeenschap en de specifieke vereisten voor de diverse faciliteiten. Reactie op conclusie en aanbevelingen Op basis van de beantwoording van de vragen worden een aantal aanbevelingen gedaan. In deze schriftelijke reactie reageren wij niet per aanbevelingspunt maar beperken wij ons op de thema’s die genoemd worden.

Duurzaamheid “Formuleer de beleidsdoelen in het duurzaamheidsbeleid SMART-C om de doeltreffendheid te borgen en voer het PDCA-cyclus conform opzet uit.” “Werk in het duurzaamheidsbeleid met levenscyclusanalyses voor de gemeentelijke accommodaties.” We delen de opvatting dat het wenselijk is om de beleidsdoelen in het duurzaamheidsbeleid SMART-C te formuleren en de PDCA-cyclus conform opzet uit te voeren. Er is een nieuwe programma Duurzaamheid

Pagina

1/6

in voorbereiding, waarin dit een belangrijk aandachtspunt is. Wij hechten veel belang aan de duurzaamheid van materialen. Het is onderdeel van duurzaam inkopen, dat we in de organisatie zo ver mogelijk doorvoeren. We onderzoeken of we dit voor de gemeentelijke accommodaties verder kunnen aanscherpen, bijvoorbeeld met levenscyclus-analyses Een aanvulling op het onderzoek: de gemeenteraad heeft op 19 december 2024 de Lening toekomstbestendig maatschappelijk vastgoed vastgesteld. Accommodatie-eigenaren en huurders of gebruikers kunnen daar gebruik van maken. De rente bedraagt 0% en de gemeente betaalt de afsluitkosten. Toegankelijkheid ''Formuleer beleids- en subdoelen in het toegankelijkheidsbeleid SMART-C om de doeltreffendheid te borgen.'' In het tweede en derde kwartaal van 2025 wordt er opnieuw gewerkt aan de invulling en evaluatie van de Lokale Inclusie Agenda (LIA), zoals ook is benoemd onder het hoofdstuk ' Effecten en evaluatie' in het document. In deze aangepaste versie van de LIA zetten wij de acties die genoemd worden om in concrete beleids- en subdoelen, die we SMART-C formuleren. Zo borgen wij de doeltreffendheid van de LIA en voldoen we aan het juridisch kader.

Financiële haalbaarheid “Stel een toetsingskader op voor groot onderhoud, renovatie en vervanging die gericht is op financiële duurzaamheid en kwaliteit van de buitensportvoorzingen.” “Baseer de contractueel vastgelegde financiële verantwoordelijkheid op actuele cijfers.” “ Maak een register aan van het maatschappelijk vastgoed, minimaal met de accommodaties waar de gemeente (financieel) mee verbonden is.” Wij onderschrijven de conclusie dat de financiële modellen voor beheer en onderhoud van gemeentelijke accommodaties voldoen aan het normenkader en dat dit niet het geval is voor accommodaties die niet in gemeentelijk eigendom zijn. Tegelijkertijd willen wij benadrukken dat het noodzakelijk is om duidelijk te maken dat groot onderhoud, renovatie en vervanging van accommodaties die niet in gemeentelijk eigendom zijn, niet onder de financiële verantwoordelijkheid van de gemeente vallen. Het actuele accommodatiebeleid heeft als doel “vertrouwen op eigen kracht en verantwoordelijkheid’. Wij ondersteunen het voorstel om de contractueel vastgelegde financiële verantwoordelijkheden te baseren op geactualiseerde cijfers. Een actueel en compleet register van het maatschappelijk vastgoed, inclusief de accommodaties waarmee de gemeente een financiële betrokkenheid heeft, is daarbij

Pagina

2/6

onmisbaar. Het opnemen van de relevante overeenkomsten in dit register is daarbij een logische en noodzakelijke stap. Tot slot merken wij op dat het accommodatiebeleid geen invulling geeft aan de ontwikkeling van overige accommodaties. Wij zien het als een aandachtspunt om bij een toekomstige actualisatie van het beleid ook dit aspect mee te nemen, zodat voor alle betrokkenen helder is welke uitgangspunten en verantwoordelijkheden gelden. Veranderende gemeenschapsbehoeften “Stel een bestuurlijk kader op voor de ontwikkeling van bestaande en nieuwe accommodaties, waarbij geborgd wordt de relevante trends en ontwikkelingen meegenomen worden”. Wij onderschrijven de conclusie dat het van belang is om ontwikkelingen in het accommodatiebeleid helder, concreet en duidelijk te beschrijven. Een transparante en gestructureerde aanpak is belangrijk om de samenleving in positie te brengen en maatschappelijke voorzieningen blijvend aan te laten sluiten op veranderende behoeften en verwachtingen. Wij benadrukken daarbij dat niet alle beleidsdoelstellingen zich lenen om volledig in SMART-C (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden en Consistent) doelstellingen te worden vertaald. Ook zijn niet alle toekomstige ontwikkelingen altijd te voorzien. Voor bepaalde beleidsvragen en -situaties blijft een vorm van maatwerk noodzakelijk.

Dit maatwerk zorgt ervoor dat het beleid voldoende flexibiliteit behoudt om in te kunnen spelen op lokale en specifieke omstandigheden, zonder afbreuk te doen aan de ambitie om een duidelijke en meetbare sturing te bieden. Daarnaast ondersteunen wij het belang van een deugdelijke PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act). Het continue verbeteren en bijsturen op basis van trends, ontwikkelingen en behaalde resultaten draagt bij aan een toekomstbestendig en adaptief accommodatiebeleid. In het toekomstig accommodatiebeleid is het van belang dat in het aanvullende bestuurlijke kader expliciet aandacht wordt besteed aan de balans tussen meetbare doelstellingen en de noodzakelijke ruimte voor maatwerk. Binnen- versus buitenaccommodaties “Voer een 0-meting uit naar de maatschappelijke behoefte aan accommodaties. Zet vervolgens de bestaande accommodaties tegenover deze behoefte.” Wij zijn het eens met de conclusie dat een 0-meting naar de maatschappelijke behoefte aan accommodaties van toegevoegde waarde kan zijn voor toekomstige beleidskaders. Deze meting kan waardevolle inzichten bieden om het huidige aanbod van accommodaties af te zetten tegen de feitelijke behoefte in onze gemeenschap.

Pagina

3/6

Het is belangrijk dat stichtingen en verenigingen zich realiseren dat deze uitkomsten kaderstellend zijn: ze vormen de basis voor beleidskeuzes. Hierin schuilt een risico, aangezien niet alle specifieke situaties of nuances van individuele stichtingen en verenigingen volledig kunnen worden meegenomen. We moeten ervoor waken dat een 0-meting niet per definitie uitsluitsel geeft over de levensvatbaarheid, toekomstbestendigheid en eventueel toekomstige maatschappelijke doelen. We zullen dit nadrukkelijk communiceren en belanghebbenden betrekken in het proces om draagvlak te creëren en verwachtingen te managen. Vooruitlopend op de omgevingsvisie en de eventuele 0-meting passen wij het huidige beleid op enkele punten aan om direct in te spelen op actuele ontwikkelingen en behoeften. Deze wijzigingen leggen een solide basis voor het vervolgtraject. Wij blijven ons inzetten voor een toekomstbestendige en evenwichtige inzet van maatschappelijke accommodaties, waarbij we de belangen van onze gemeenschap centraal stellen.

Stakeholdersbetrokkenheid “Formuleer de beleidsdoelen SMART-C met daarin minimaal doelen gericht op het als transparant ervaren worden van het participatiebeleid door alle betrokkenen en het adequaat communiceren van het participatiebeleid naar alle betrokkenen.” Wij onderschrijven de aanbeveling dat openheid en transparantie in het participatieproces van groot belang zijn. Een effectief participatiebeleid draagt bij aan het creëren van draagvlak en tevredenheid bij alle betrokken stakeholders. Wij beschikken al over een participatiebeleid dat de basis vormt voor hoe wij betrokkenheid organiseren en faciliteren. De vraag is nu hoe wij participatie specifiek kunnen integreren binnen het accommodatiebeleid. Het accommodatiebeleid richt zich primair op het gebruik en de inzet van (gemeentelijke) gebouwen en ruimtes, zoals sporthallen, buurthuizen en scholen. Het ondersteunt verenigingen, stichtingen en clubs bij het optimaal benutten van deze voorzieningen. Wij erkennen dat participatie een belangrijk instrument is om tot een breed gedragen accommodatiebeleid te komen. Door gebruikers, inwoners en maatschappelijke organisaties actief te betrekken, willen wij ervoor zorgen dat het beleid aansluit bij de behoeften van de gemeenschap. Wij streven ernaar dit proces zodanig vorm te geven dat het participatiebeleid als transparant en toegankelijk wordt ervaren door alle betrokkenen.

Pagina

4/6

Om dit te realiseren zullen wij: 1. Adequate communicatie borgen, zodat alle stakeholders tijdig en begrijpelijk worden geïnformeerd over hun rol, de mogelijkheden tot input, en hoe hun inbreng wordt verwerkt. 2. Stakeholdersbetrokkenheid structureel inbedden in het proces van beleidsvorming en evaluatie van het accommodatiebeleid. Wij blijven ons inzetten voor een evenwichtig en transparant beleid waarin de belangen en input van stakeholders zorgvuldig worden meegenomen, en waarbij we tegelijkertijd onze verantwoordelijkheid voor het efficiënt en doelmatig gebruik van gemeentelijke accommodaties blijven waarborgen. Vervolg proces Op basis van het rapport van de toetsingskamer, de historische informatie die eerder is opgehaald, en de gesprekken met stichtingen en verenigingen, werken wij aan een eerste opzet voor een herijking van het huidige accommodatiebeleid. In deze herijking pakken wij direct een aantal eerste verbeterpunten aan. Deze richting bespreken wij in maart tijdens een beeldvormende vergadering. Dit moment biedt ons de gelegenheid om de laatste inzichten en aandachtspunten vanuit de betrokken partijen op te halen. Deze input verwerken wij vervolgens in het beleid, dat wij ter besluitvorming aan de raad voorleggen. De uitkomsten van de vast te stellen omgevingsvisie geven input en kaders over het vormen van een 0meting.

Deze uitkomsten van de omgevingsvisie vormen het startpunt voor de verdere vormgeving van het accommodatiebeleid. Met dit proces borgen wij een zorgvuldig traject waarin zowel verbeteringen op korte termijn worden gerealiseerd als een stevige basis wordt gelegd voor de verdere ontwikkeling van een gedragen en effectief accommodatiebeleid. Ten slotte Wij danken de Rekenkamercommissie voor het onderzoek naar het accommodatiebeleid. Het accommodatiebeleid is voor ons belangrijk als kader voor de besluitvorming over gemeentelijke accommodaties. Wij faciliteren met onze accommodaties een groot deel van alle sport, welzijn, cultuur en zorg. We realiseren ons dat het herijken van uitgangspunten voor het opstellen van nieuw accommodatiebeleid positieve, maar ook negatieve effecten kan hebben voor betrokken partijen. Hierdoor zijn participatie en zorgvuldigheid bij het traject naar nieuwe accommodatiebeleid van groot

Pagina

5/6

belang. Naast betrokken partijen wordt ook de raad betrokken bij de totstandkoming van nieuw accommodatiebeleid.

Pagina

6/6