Bijlage 2. Bestuurlijke reactie rekenkameronderzoek Vergunningen 20260108, DEF

Bestuurlijke reactie Onderwerp

Datum

Aan

Van

Onderzoek Vergunningen

Doel

Rekenkamer

20 januari 2026 College/A. van Dam en M. Versteeg

Informeren

Beste leden van de rekenkamer, Op 26 november 2025 ontvingen wij het rapport Nota van Bevindingen Vergunningen Hollands Kroon van Ipsos I&O, waarin de onderzoeksvraag: Verloopt het proces van vergunningverlening door de gemeente Hollands Kroon doelmatig, doeltreffend, rechtmatig en naar tevredenheid van de aanvragers? is beantwoord en waarover aanbevelingen zijn gedaan. We danken uw rekenkamer en Ipsos voor dit rapport en de gelegenheid die u gegeven heeft om ambtelijk nog te kunnen reageren op de conceptrapportage. Wij begrepen dat de rapportage vooral tot stand is gekomen door interviews, wat een feitencheck mogelijk wat bemoeilijkt. Maar de aandachtspunten en aanbevelingen zijn helder. Bij deze geven wij graag onze bestuurlijke reactie. Algemene indruk Wij herkennen ons in de conclusies en onderschrijven dat de VTH-cyclus aandacht behoeft. We vinden het fijn dat ook erkend wordt dat er ook externe factoren zijn die uitvoering van het VTH-beleid compliceren. De opgaven worden groter, de invoering van de Omgevingswet bleek een “verbouwing met de winkel open” en de arbeidsmarkt is ingewikkeld. Het onderzoek richt zich specifiek op vergunningverlening in de periode van 1 januari 2024 tot 1 februari 2025.

We willen opmerken dat in 2025 al weer volgende stappen zijn gezet om te komen tot verdere verbetering van processen en dienstverlening, die ook aansluiten bij de aanbevelingen die in het rapport worden gedaan. In het kort: •

We maken weer onderscheid tussen een Algemeen Plaatselijke Verordening en de Verordening Fysieke Leefomgeving.

•

Capaciteit van vergunningverlening wordt op orde gebracht.

•

De Uitvoerings- en Handhavingsstrategie wordt geëvalueerd en bijgesteld.

Pagina

1/5

•

Een coördinator en teamleider zijn aangesteld voor sturing op kwaliteitsbewaking, termijnen en

•

doorlooptijden. Duur van de gemiddelde doorlooptijd is afgenomen en zit nu binnen wettelijke termijnen.

•

We zijn gestart met het meten van klanttevredenheid.

•

Er is meer en eerder persoonlijk contact met aanvragers en adviseurs, onder andere door de mogelijkheid van het indienen van een conceptaanvraag en het openen van een vragenloket bouwen.

Reactie op conclusies en aanbevelingen Op basis van de beantwoording van de onderzoeksvraag wordt een aantal aanbevelingen gedaan. In deze schriftelijke reactie reageren wij op deze aanbevelingen en zoomen we in op thema’s die verband houden met de betreffende aanbeveling. We beperken ons in onze reactie tot de scope van het onderzoek, aanvragen omgevingsvergunningen en vergunningen, meldingen en ontheffingen op grond van de voormalige APV (Nu VFL) en Alcoholwet. In het rapport wordt gesteld dat er een discussie loopt over een mogelijke terugkeer van de APV. Inmiddels is duidelijk dat er een nieuwe APV komt. De eerste versie hiervan is aan de gemeenteraad aangeboden voor besluitvorming. Een volledig herziening van de Verordening Fysieke Leefomgeving (VFL) en APV volgt medio 2026. Ten aanzien van de capaciteit merken wij op dat het ontbreken van capaciteit ook bij andere gemeenten een knelpunt is en dergelijke functies lastig in te vullen zijn. Maar we zien verbetering. In 2025 moesten we, om onze dienstverlening te kunnen continueren, de aanvragen adequaat op te pakken en de achterstand weg te werken, in eerste instantie ingezet op het inhuren van verschillende disciplines zoals vergunningverlening en ruimtelijke ordening. Inmiddels werken we aan solide basis van vergunningverleners met een dienstverband en flexibele schil op basis van inhuur.

Aanbeveling 1: Beoordeel als gemeenteraad kritisch de doelen en de gewenste prestaties die het college van B&W in de uitvoeringsprogramma’s stelt. Kijk daarbij goed naar de onderbouwing van de doelen. Kan het college hard maken dat de doelen (zoals het halen van de wettelijke termijnen) te halen zijn? Stuur indien nodig bij. De Omgevingswet stelt dat het college bevoegd is tot het vaststellen van de Uitvoerings- en Handhavingsstrategie en de daarin vast te stellen doelen en ambities.

Pagina

2/5

Het college levert jaarlijks een uitvoeringsprogramma VTH én een jaarverslag. Deze documenten geven inzicht in taakuitvoering, resultaten en eventuele bijsturing. De raad kan het college op basis van deze documenten bijsturen of nieuwe accenten vragen. Door VTH beleid beter te verbinden aan de P&C-cyclus kan het college in de begroting ook voorstellen doen voor (financiering van) het VTH-programma en kan de raad daar op sturen. In 2026 gaan we de Uitvoerings- en Handhavingsstrategie evalueren en bijstellen. De raad wordt om wensen en bedenkingen gevraagd bij de strategische keuzes. Op deze manier kan de gemeenteraad zijn controlerende en kader stellende rol uitvoeren. Aanbeveling 2: Maak als college van B&W (meer) werk van de monitoring van de prestaties. Voor de monitoring wordt gebruikgemaakt van drie systemen: Openwave, KIS en Sharepoint. Uit deze systemen kunnen prestaties gehaald worden (aantal aanvragen, doorlooptijd etc.). Het klopt ook dat we pas bij het jaarverslag VTH deze informatie verzamelen. Ook hier geldt dat een stevigere verankering in de P&C-cyclus maakt dat informatie op meer momenten in het jaar de gemeenteraad zal bereiken. Een coördinator en teamleider zorgen voor kwaliteitsbewaking en inzicht in termijnen en doorlooptijden.

Overigens niet alleen voor vergunningverlening, maar ook voor toezicht en handhaving, waarmee we sturing in de gehele VTH-keten verbeterd hebben en daarmee meer kwaliteit en productie in de hele keten bereiken. Door op deze manier meer sturing te organiseren kunnen we het VTH uitvoeringsprogramma steviger borgen in de organisatie. Het Uitvoeringsprogramma wordt leidend voor de werkzaamheden en we kunnen bijsturen waar nodig, zowel op prioritering als op capaciteit. Door deze sturing organiseren we ook de informatiepositie voor ons college (en de gemeenteraad). Aanbeveling 3: Doe als gemeente structureel onderzoek naar tevredenheid en de wensen en verwachtingen van de aanvragers en (derde) belanghebbenden. Betrek daarbij of de gevolgde werkwijzen aansluiten bij de verwachtingen en of de wens om een regelluwe gemeente ook tot uitvoer komt in de ervaring van inwoners (zowel aanvragers als omwonenden). In de rapportage wordt het volgende gesteld: De gemeente Hollands Kroon wil graag als ‘regelluwe’ gemeente een initiatief meer tegemoetkomen. Als met regelluw wordt bedoeld dat wij een faciliterende en uitnodigende benadering kiezen voor het mogelijk maken van initiatieven uit de samenleving, dan onderschrijven we dat. Dat dit niet betekent dat we daarmee kunnen afwijken van wettelijke procedures en eisen, onderschrijven we ook.

Als met regelluw wordt bedoeld dat we ook beperkt beleid hebben op grond waarvan we initiatieven toetsen, dan onderschrijven we dat niet.

Pagina

3/5

Met bijvoorbeeld de Woonvisie, de Omgevingsvisie en de Nota Omgevingskwaliteit liggen richtinggevende uitspraken en strategische kaders vast op basis waarvan we initiatieven toetsen. Met die kaders streven we er naar dat aanvragers aan de voorkant beter weten waar ze aan toe zijn en wat wij wenselijk en niet wenselijk vinden, zodat daarna procedures ook beter kunnen verlopen. We zijn inmiddels gestart met het meten van klanttevredenheid van aanvragers aan de hand van enquêtes. Feedback uit de enquêtes zijn (en worden) vertaald naar acties om de dienstverlening verder aan te laten sluiten bij verwachtingen van inwoners. Uit de feedback kwam onder andere terug dat doorlooptijden lang zijn, het online proces als ingewikkeld wordt ervaren, meer persoonlijk contact gewenst is, en termijnen vaak werden overschreden. Door de achterstanden die zijn ontstaan hebben wij helaas te maken gehad met lange(re) doorlooptijden. Overigens, de achterstand die we hadden, van zo’n 150 aanvragen, is inmiddels ingelopen. Aan elke aanvraag is een behandelaar gekoppeld. Inmiddels betekent dit dat we eerder in contact staan met de aanvrager, er minder wisselend contact is en meer persoonlijk contact ontstaat, wat ook bijdraagt aan verbeterde communicatie met een initiatiefnemer. Dit is een punt waarop we blijven streven naar verbetering. Ook zien we effect in doorlooptijden.

Deze sluiten gemiddeld inmiddels aan bij wettelijke termijnen. Om nog beter te kunnen sturen op de doorlooptijden is een ‘ontvankelijkheidsoverleg’ ingesteld. In dit overleg worden nieuwe aanvragen kort besproken en verdeeld. Binnen 2 weken dient de aanvraag opgepakt te zijn en de ontvankelijkheidstoets te zijn uitgevoerd. In het overleg wordt hierop teruggekeken en bijgestuurd waar nodig. In de rapportage wordt nog gesteld dat de gemeente liever het contact via een digitaal kanaal laat gaan (pagina 7 van de rapportage). Inmiddels is eind 2025 ook de nieuwe dienstverleningsvisie vastgesteld met als belangrijk uitgangspunt dat onze dienstverlening persoonlijk en digitaal moet zijn. We bieden keuzevrijheid in hoe een inwoner contact met ons kan opnemen: via de telefoon, website, post of in een persoonlijk gesprek. We proberen vragen zoveel mogelijk meteen te beantwoorden, bij het eerste contact. Afgelopen jaar hebben wij al gewerkt aan een opzet voor een vragenloket waar inwoners terecht kunnen met ‘eenvoudige’ vragen met betrekking tot bouwen, verbouwen etc. In januari 2026 is het loket geopend, waarmee ook een (eerste) invulling is gegeven aan dit uitgangspunt. Daarnaast hebben wij de mogelijkheid voor het indienen van een conceptaanvraag opengezet. Dit is een voorlopige, niet‑definitieve aanvraag die een initiatiefnemer indient voordat de formele aanvraag wordt ingediend.

Pagina

4/5

Het idee is dat de aanvrager een plan kan laten toetsen, bespreken of laten verkennen door de gemeente, zonder dat alle stukken volledig hoeven te zijn. Dit helpt om risico’s, knelpunten en vragen vooraf helder te krijgen. De prognose was dat we zo’n 50 aanvragen binnen zouden krijgen. Dat zijn er in 2025 zo’n 100 geweest. Dus dit voorziet in een behoefte. Met beiden nieuwe vormen van dienstverlening verwachten we ook meer zicht te krijgen op trends en behoeften. Ten slot zien we dat de bijeenkomst ook “Bouwend Hollands Kroon” in 2025 is gewaardeerd. In deze bijeenkomst zijn wij met professionals in de bouwwereld in gesprek geweest om hen te laten weten wat nodig is voor een duidelijke en volledige aanvraag en hoe het proces binnen Hollands Kroon verloopt. In die bijeenkomst ontvangen we ook feedback en konden professionals hun verwachtingen kenbaar maken. En vanuit de samenwerking met het Ondernemersloket ontvangen we ook waardevolle feedback vanuit bedrijven. Ondernemers weten dit loket goed te vinden. Ten slotte Wij danken de Rekenkamercommissie voor het onderzoek en de rapportage. Het bevat bruikbare aanbevelingen om onze interne processen en onze dienstverlening verder te verbeteren. Wij hopen dat deze eerste bestuurlijke reactie u het vertrouwen geeft dat we continue werken aan het verbeteren van de VTH-dienstverlening.

Pagina

5/5