Bijlage 1. Memo Rekenkamer Hollands Kroon - Rekenkamerrapport Accommodatiebeleid

Memo Onderwerp

Datum

Aan

Van

Rapport Accommodatiebeleid

Doel

Gemeenteraad

17 februari 2025 Rekenkamer Hollands Kroon

Besluitvorming

Geachte leden van de raad, De rekenkamer heeft onderzoek laten doen naar het accommodatiebeleid van de gemeente Hollands Kroon. Het onderzoeksbureau Drijvers & Partners heeft dit onderzoek uitgevoerd. De voortgang van het onderzoek is regelmatig besproken in de begeleidingscommissie rekenkamer. Volgens de procedure is het conceptrapport in december uitgezet voor een ambtelijke reactie en in januari voor de bestuurlijke reactie. In de bestuurlijke reactie geeft het college, met enkele kanttekeningen en nuancering, aan dat de aanbevelingen worden onderschreven. Bijgaand ontvangt u het rapport accommodatiebeleid en de bestuurlijke reactie ter behandeling in uw raadsvergadering van 25 februari 2025. De rekenkamer is daarbij aanwezig voor een toelichting en eventuele vragen. De belangrijkste conclusies en aanbevelingen zijn hieronder kort weergegeven. I. Centrale vraag De centrale vraag van dit rekenkameronderzoek is: “Op welke wijze kan het gemeentelijk accommodatiebeleid worden geherstructureerd om een evenwicht te vinden tussen duurzaamheid, toegankelijkheid, en economische efficiëntie, met inachtneming van de dynamische behoeften van de gemeenschap en de specifieke vereisten voor binnen- en buitenfaciliteiten?” Er is geen noodzaak het gemeentelijk accommodatiebeleid te herstructureren om evenwicht te vinden tussen duurzaamheid, toegankelijkheid en economische efficiëntie.

Duurzaamheid en toegankelijkheid worden geborgd door: • De beleidsdoelen van het duurzaamheidsbeleid SMART-C1 op te stellen en het uitgangspunt dat beleid haalbaar en betaalbaar aan wordt gehouden; • De beleidsdoelen in het toegankelijkheidsbeleid SMART-C te formuleren en uit te voeren, waarmee inhoudelijk minimaal het juridisch kader wordt gedekt. Het accommodatiebeleid moet wél worden geherstructureerd voor de economische efficiëntie, vooral met inachtneming van de dynamische behoeften van de gemeenschap en specifieke vereisten voor de faciliteiten, en wel op de volgende manier:

1 De overheid moet duidelijke ambities hebben. Dat is nodig om vast te stellen wat nodig is (in termen van tijd, mensen,

middelen in geld) om de beleidsdoelen te realiseren. Daarom moeten beleidsdoelen SMART-C geformuleerd zij: specifiek, meetbaar, afgestemd, realistisch, tijdgebonden en consistent. Bron: Handleiding Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek, p48

Rekenkamer Hollands Kroon

• •

•

Bij het herstructureren moet het participatiebeleid worden gevolgd, die eerst doeltreffend moet worden gemaakt door de beleidsdoelen SMART-C te formuleren en de kwaliteit van de PDCA-cyclus op orde is; Ook dient een 0-meting te worden uitgevoerd naar de maatschappelijke behoefte aan accommodaties en afgezet te worden tegen het huidige aanbod. De uitkomst hiervan moet worden meegenomen in aanvullend beleidskader die het mogelijk maakt bestaande en nieuwe accommodaties te ontwikkelen aan de hand van relevante trends en ontwikkelingen. Dit zal dan vertaald moeten worden in SMART-C doelstellingen met een deugdelijke PDCA-cyclus; Vooruitlopend hierop kan, voor de accommodaties waar de gemeente de financiële verantwoordelijkheid draagt voor een deel van het groot onderhoud, een toetsingskader worden opgesteld.

II. Deelvragen 1. Duurzaamheidsaspecten Welke duurzaamheidsprincipes kunnen het beste geïntegreerd worden in het gemeentelijk accommodatiebeleid om zowel op korte als lange termijn milieuvoordelen en kostenefficiëntie te garanderen? Hierbij kan gekeken worden naar energieverbruik, materiaalgebruik, en levenscyclusanalyse van accommodaties. Het huidig gevoerde duurzaamheidsprincipe, de Trias Energetica, kan het beste gevoerd worden om zowel op korte als lange termijn milieuvoordelen en kostenefficiëntie te garanderen. Uitgangspunt hierbij is dat de maatregelen haalbaar en betaalbaar zijn. Hierbij moeten de beleidsdoelen SMART-C worden geformuleerd, de PDCA-cyclus conform plan worden uitgevoerd en in het duurzaamheidsbeleid met levenscyclusanalyses voor de gemeentelijke accommodaties worden gewerkt. Aanbevelingen: 1) Formuleer de beleidsdoelen in het duurzaamheidsbeleid SMART-C om de doeltreffendheid te borgen en voer het PDCA-cyclus conform opzet uit. 2) Werk in het duurzaamheidsbeleid met levenscyclusanalyses voor de gemeentelijke accommodaties. 2.

Toegankelijkheid Hoe kan de toegankelijkheid van gemeentelijke accommodaties worden verbeterd voor diverse gebruikersgroepen, inclusief mensen met een beperking, ouderen, en jongeren, om inclusiviteit en gelijke kansen te bevorderen? Wanneer beleidsdoelen in het toegankelijkheidsbeleid SMART-C worden geformuleerd en uitgevoerd waarmee inhoudelijk minimaal het juridisch kader wordt gedekt, wordt de toegankelijkheid van gemeentelijke accommodaties verbeterd voor diverse gebruikersgroepen, inclusief mensen met een beperking, ouderen, en jongeren, om inclusiviteit en gelijke kansen bevorderd en wordt voldaan aan het juridisch kader. Aanbeveling: 3) Formuleer beleids- en subdoelen in het toegankelijkheidsbeleid SMART-C om de doeltreffendheid te borgen.

Pagina

2/4

Rekenkamer Hollands Kroon

3. Financiële haalbaarheid Op welke manier kunnen de financiële modellen voor het beheer en onderhoud van gemeentelijke accommodaties worden geoptimaliseerd om financiële duurzaamheid te waarborgen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit en beschikbaarheid van de voorzieningen? De financiële modellen voor het beheer en onderhoud van accommodaties in gemeentelijk bezit voldoen aan het normenkader. Dit is niet het geval voor de accommodaties die niet in gemeentelijk eigendom zijn. Door middel van het opstellen van een toetsingskader voor groot onderhoud, renovatie en vervanging is dit voor de buitensportaccommodaties te borgen. Daarnaast moeten de contractueel vastgelegde financiële verantwoordelijkheid gebaseerd zijn op geactualiseerde cijfers. Tenslotte is het nodig om een register aan van het maatschappelijk vastgoed, minimaal met de accommodaties waar de gemeente (financieel) mee verbonden is, aan te maken. Verwerk in dit register (minimaal) de liggende overeenkomsten. Voor de ontwikkeling van de overige accommodaties voorziet het accommodatiebeleid niet Aanbevelingen: 4) Stel een toetsingskader voor groot onderhoud, renovatie en vervanging op die gericht is op de financiële duurzaamheid en kwaliteit van de buitensportvoorzieningen. 5) Baseer de contractueel vastgelegde financiële verantwoordelijkheid op geactualiseerde cijfers.

6) Maak een register aan van het maatschappelijk vastgoed, minimaal met de accommodaties waar de gemeente (financieel) mee verbonden is. Verwerk in dit register (minimaal) de liggende overeenkomsten. Suggestie: Maak een register aan voor al het maatschappelijk vastgoed en neem daarin op, daar waar van toepassing, rechten van opstal, bruikleenovereenkomsten, verzekeringspolissen, afspraken groenbeheer, duurzaamheidsrapportage, toegankelijkheidsrapportage enz. 4. Veranderende gemeenschapsbehoeften Hoe kan het accommodatiebeleid flexibel worden ontworpen om in te spelen op de veranderende behoeften en verwachtingen van de gemeenschap, bijvoorbeeld door demografische verschuivingen, veranderende sport- en recreatievoorkeuren, en nieuwe sociale dynamieken? Het accommodatiebeleid is reeds flexibel, het zet de samenleving in positie om de maatschappelijke voorzieningen blijvend aan te kunnen laten sluiten bij de veranderende behoeften en verwachtingen. Echter, aanvullend bestuurlijk kader is nodig om de ontwikkeling van bestaande en nieuwe accommodaties mogelijk te maken, waarin minimaal wordt opgenomen dat ontwikkelingen ondersteund moeten worden door de relevante trends en ontwikkelingen. Dit zal dan vertaald moeten worden in SMART-C doelstellingen net een deugdelijke PDCA-cyclus.

Aanbeveling: 7) Stel een bestuurlijk kader op voor de ontwikkeling van bestaande en nieuwe accommodaties, waarbij geborgd wordt dat de relevante trends en ontwikkelingen worden meegenomen. Suggestie: Onderzoek of het nodig is om de eigenaren van de maatschappelijke accommodaties bestuurlijk en uitvoerend (verder) te ondersteunen om hun kennis en kunde op peil te houden.

Pagina

3/4

Rekenkamer Hollands Kroon

5. Binnen- versus buitenaccommodaties Welke specifieke strategieën zijn effectief voor het beheer van binnen- en buitenaccommodaties, rekening houdend met hun unieke uitdagingen en mogelijkheden, zoals weersinvloeden, ruimtelijke beperkingen, en gebruikspatronen? Om specifieke strategieën te kunnen opstellen die effectief zijn voor het beheer van accommodaties, rekening houdend met de relevante uitdagingen en mogelijkheden, is het nodig dat er een 0-meting plaatsvindt waarin de maatschappelijke behoefte aan accommodaties afgezet wordt tegenover het huidige aanbod. De uitkomst van deze meting kan worden meegenomen in de kaders zoals opgenomen in de beantwoording van deelvraag 4, waarbij geborgd wordt dat de relevante trends en ontwikkelingen worden meegenomen. Aanbeveling: 8) Voer een 0-meting uit naar de maatschappelijke behoefte aan accommodaties. Zet vervolgens de bestaande accommodaties tegenover deze behoefte. Neem de uitkomst van deze meting mee in aanbeveling 7. 6. Stakeholdersbetrokkenheid Hoe kunnen de belangen en input van stakeholders, waaronder gebruikers, buurtbewoners, lokale ondernemingen, en maatschappelijke organisaties, effectief worden geïntegreerd in het accommodatiebeleid om draagvlak en tevredenheid te maximaliseren? De belangen en input van stakeholders kunnen effectief worden geïntegreerd in het accommodatiebeleid door het participatiebeleid te volgen.

Voorwaarde voor een doeltreffend participatiebeleid is dat de doelen SMART-C worden geformuleerd, waarin minimaal doelen gericht op het als transparant ervaren worden van het participatiebeleid door alle betrokkenen en het adequaat communiceren van het participatiebeleid naar alle betrokkenen zijn opgenomen, en de kwaliteit van de PDCA-cyclus op orde is. Aanbeveling: 9) Formuleer de beleidsdoelen SMART-C met daarin minimaal doelen gericht op het als transparant ervaren worden van het participatiebeleid door alle betrokkenen en het adequaat communiceren van het participatiebeleid naar alle betrokkenen.

Hoogachtend, T.S. Blom Rekenkamer Hollands Kroon

Pagina

4/4