9.2 Memo Toetsingskamer bestuurlijke reactie rapport BMC.pdf

Memo Onderwerp

Datum

Bestuurlijke reactie rapport Organisatieontwikkeling gemeente Hollands Kroon Aan

8 september 2020 Van

Toetsingskamer

College/A. van Dam

Doel

Informeren

Beste leden van de Toetsingskamer, In opdracht van u heeft BMC een onderzoek uitgevoerd naar de organisatieontwikkeling van Hollands Kroon. Effectiviteit, efficiëntie en een eenduidig beeld van buiten over de organisatieontwikkeling was het onderwerp van het onderzoek. U heeft ons uitgenodigd om een bestuurlijke reactie op het rapport te geven. De aanleiding voor het onderzoek is de vraag hoe goed de gemeente Hollands Kroon het doet na een periode van ongeveer zeven jaar waarbij ook is gekeken of de organisatie daadwerkelijk effectief en efficiënt is. Het rapport is opgebouwd uit verzamelde beelden naar verschillende rollen van de gemeente. Als college zijn wij te spreken over het feit dat er op een brede manier onderzoek is gedaan. Uit het onderzoek is een positief beeld naar voren gekomen, wat ons eigen beeld, over hoe we invulling geven aan de verschillende rollen, versterkt. In de rapportage zijn verschillende aandachtspunten beschreven, waarin wij ons herkennen. Hieronder onze reactie op verschillende, in onze ogen de belangrijkste, aandachtspunten. Neemt niet weg dat de door ons nu niet genoemde punten ook onze aandacht hebben, houden en herkenbaar zijn. Aandachtspunten Verbeteren contact tussen politiek en organisatie In het rapport is beschreven dat er tussen de gemeenteraad en de organisatie nog altijd relatief weinig directe communicatie en uitwisseling plaatsvindt.

De afgelopen jaren is de gemeenteraad op alle politiek gevoelige dossiers tijdig en volledig via het college door de organisatie geïnformeerd met memo’s. Als organisatie zijn wij er scherp op dat het hoogste orgaan altijd goed geïnformeerd blijft. Daarnaast zijn er

Pagina

1/3

regelmatig beeldvormende bijeenkomsten waarbij medewerkers aan de gemeenteraad belangrijke informatie verstrekken over bepaalde onderwerpen. Gemeenteraadsleden hebben via deze manier de mogelijkheid om rechtstreeks vragen te stellen aan de medewerker. Ook worden bij verschillende beeldvormende bijeenkomsten (afhankelijk van het onderwerp) werkgroepen ingesteld met daarin raadsleden en medewerkers waardoor ook in de voorbereiding meer onderling contact is en de verwachtingen over en weer worden besproken. Samen met de griffie willen we de samenwerking verder versterken en uitbouwen. Vanwege COVID-19 is de ketenpartnerdag waarvoor de raadsleden ook waren uitgenodigd niet doorgegaan. Dit soort laagdrempelige momenten willen we meer organiseren om elkaar meer te betrekken bij ieders rol en belevingswereld. Verbeteren politiek-bestuurlijke sensitiviteit We zijn als college en organisatie ons ervan bewust dat de kwaliteit van de raadsvoorstellen niet altijd voldoende is. Sinds vorig jaar geven wij intern de training ‘Hoe schrijf je een DT-, college- en raadsvoorstel. Inmiddels hebben daar meer dan 100 medewerkers aan deelgenomen. Doel van deze training is de kwaliteit van de voorstellen te verhogen. Daarnaast is er een nieuwe training Bestuurlijke sensitiviteit ontwikkeld voor alle medewerkers die werken bij de gemeente Hollands Kroon.

Deze wordt vanaf oktober klassikaal aangeboden in de Hollands Kroon Academie. Doel van deze training is medewerkers te laten zien hoe het politiek-bestuurlijke speelveld eruit ziet en welke rol je als medewerker hebt bij de advisering aan college en raad. Ook de collegeleden werken aan deze training mee. Uiteraard is deze training corona-proof. Aandacht voor implementatie en borging Één van de kernwaarden van de gemeente Hollands Kroon is innovatie. Dit betekent dat de organisatie graag wil vernieuwen op kleine en grote dossiers. Er lopen dan ook diverse projecten. Wij zijn ons ervan bewust dat bij het afronden van een project de implementatie en borging beter kan en moet. Dit is dan ook een aandachtspunt bij de verdere organisatieontwikkeling. Dienstverlening Hollands Kroon heeft dienstverlening hoog in het vaandel staan. Daarom is en blijft dit een aandachts- en ontwikkelpunt in een snel veranderende wereld. Focus ligt daarbij op het welzijn van iedereen. Vooral ook

Pagina

2/3

van onze inwoners en externe partijen. Het is ook de reden geweest om in de organisatieontwikkeling Focus 2023 hier vol op in te zetten. Organisatievisie Focus 2023 In 2018 is de organisatie gestart met de voorbereiding van Focus 2023. Een organisatie is altijd in ontwikkeling en daarom is met Focus ingezet op de verdere doorontwikkeling van de organisatie. Geen omvangrijke visie maar kort en bondige kaders, doelstellingen en uitgangspunten. De conclusies uit het BMC rapport sluiten aan bij de speerpunten voor de komende jaren: partner in de regio, verbeterde dienstverlening en zichtbaarheid van resultaten voor inwoners, raad en andere partners. Tot slot Als college nemen we al deze aandachtspunten mee. Op 24 november is een besloten beeldvormende vergadering gepland over de organisatie. Wij nemen u dan graag mee in onze eigen acties en visie rondom de organisatieontwikkeling. Graag gaan wij dan ook met de raad in gesprek over de uitkomsten van het onderzoek als u dat wenst. Want alleen door met elkaar in gesprek te gaan kunnen we samen werken aan de gemeente die we voor ogen hebben: een organisatie met excellente dienstverlening waarbij iedereen te spreken is.

Pagina

3/3