4. Adviesrapport Radar

Vaststellen en uitzetten subsidie-uitvraag De subsidieregeling moet antwoord geven op de maatschappelijke opgaves en recht doen aan de impact. Subsidieaanvragen formuleren eigen outcomes, output en activiteiten. Acties: a) De geformuleerde maatschappelijke opgaves met daarbij behorende impact zijn het kader voor de partners om een aanvraag op te schrijven. Formuleer een uitvraag die zorgt dat partners zich focussen op deze opgaves. Je kunt het formuleren van de gewenst outcomes, output en activiteiten onderdeel laten zijn van de subsidieaanvraag van de partners. b) Beleg een sessie met de raad waarin eventuele keuzes/vraagstukken voorgelegd kunnen worden (denk aan voorzieningenniveau versus levensvatbaarheid). 28

Onderzoek en advies herijking subsidiebeleid- Gemeente Hollands Kroon - april 2023

RadarAdvies | bedreven in beter samenleven

c) Maak een duidelijke interne planning voor het stellen van vragen, eventuele mogelijkheid tot sparren/toelichting op de regeling. d) Werk aan een afwegingskader om helder te maken op basis waarvan subsidie wel/niet toegekend wordt. e) Zorg dat alle maatschappelijke partners/organisaties in de gemeente een bericht krijgen over de regeling. Maak hiervoor gebruik van jullie netwerk, gemeentelijke communicatie en eventueel nieuwe manieren van communiceren. f) Beoordeel aanvragen en ken subsidies toe. Resultaat: - Een duidelijke subsidieregeling. - Subsidieverstrekking aan maatschappelijke organisaties. Stap 4.

Monitoring & evaluatie Monitoring en evaluatie vindt op twee niveaus plaats, namelijk op 1) het niveau van de algehele subsidieregeling en 2) het niveau van de maatschappelijke organisaties en de projecten die door hen uitgevoerd worden. Acties: a) Stel met elkaar vast wat gemonitord gaat worden. Betrek partners hier ook bij. Zorg dat sturing plaatsvindt op outcomes (en dus niet op output of activiteiten). b) Stel met elkaar ook een intern monitoringsplan op; welke onderdelen van de regeling worden geëvalueerd en door wie? Resultaat: - Een monitorings- en evaluatieplan.

Algemene randvoorwaarden inrichting subsidieproces: ▪ ▪ ▪

Voldoende capaciteit Commitment van team, organisaties, samenwerkingspartners en maatschappelijke organisaties Volledige informatie, ook van partners

Voor verdere uitwerking: ▪

Gedetailleerde planning en procesbeschrijving voor daadwerkelijk uitzetten van subsidieregeling. Denk hierbij aan de volgende punten: o Betrekken communicatie o Instructies voor aanvragen (bijvoorbeeld een video, uitgewerkt praktijkvoorbeeld, inloopspreekuur, één persoon als vraagbaak) 29

Onderzoek en advies herijking subsidiebeleid- Gemeente Hollands Kroon - april 2023

RadarAdvies | bedreven in beter samenleven

o ▪ ▪ ▪

Deadlines; wanneer aanvragen doen? Hoe vaak? Wanneer vindt gunning plaats? Keuzes maken met betrekking tot subsidieplafond Uitwerken type subsidies, onderscheid in incidenteel, activiteiten, budget, investering, etc. Verdere uitwerking van monitoring en evaluatie; denk aan creatieve manieren van verantwoording, ontwikkelen van real time dashboard, etc.

30

Onderzoek en advies herijking subsidiebeleid- Gemeente Hollands Kroon - april 2023