22.1 RB gunning accountantsdienstverlening (1).pdf

Voorstel raad Nummer

22

Contact en vragen via

Technischevragen@hollandskroon.nl

Portefeuillehouder

De raad

Datum raadsvergadering 28 januari 2021 Onderwerp aanbesteding accountantsdienstverlening Kern van het voorstel Het huidige contract voor de accountantsdienstverlening met BDO Audit & Assurance B.V. verloopt met ingang van het boekjaar 2021. Inmiddels heeft er een aanbesteding plaatsgevonden die met succes heeft geleid tot een voorlopige gunning aan ‘Bureau A’. Voordat er definitief gegund kan worden, moet uw raad hierover een besluit nemen.

Voorgesteld besluit De gemeenteraad van de gemeente Hollands Kroon besluit de opdracht voor accountantsdienstverlening te gunnen aan ‘Bureau A’. Wettelijke grondslag Gemeentewet artikel 213, Controleverordening gemeente Hollands Kroon.

Openbaarheid documenten Het voorstel bevat niet-openbare documenten Op grond van:  bedrijfs- en fabricagegevens

Pagina

1/4

raad besluit: Conform

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 januari 2021.

Griffier Martine Klaassen Bos

Voorzitter

29-01-2021 A. van Dam 31-01-2021

Aanleiding De raad heeft op 26 september 2019 besloten in te stemmen met een contractverlenging met de huidige accountant voor het verslagjaar 2020. Vanaf het verslagjaar 2021 moet de raad opnieuw een accountant benoemen na een aanbesteding. Het benoemen van de accountant is een bevoegdheid van de raad. De voorbereidende documenten voor de aanbesteding van de accountantsdienstverlening zijn vastgesteld in de raad van 3 september 2020. Op basis van de aanbesteding zijn drie offertes ontvangen en vervolgens drie presentaties gegeven. Deze offertes en presentaties zijn beoordeeld door een beoordelingscommissie bestaande uit: -

twee leden van de auditcommissie;

-

directeur bedrijfsvoering (alleen presentaties);

-

deskundigen vanuit gemeentelijke organisatie;

-

de griffier.

Beoogd bestuurlijk/maatschappelijk doel/effect Het doel is het contracteren van een accountant voor de verslagperiode over de jaren 2021 tot en met 2023 met zeven opties tot verlenging van een jaar. Motivering per voorgesteld besluit -

Gezien de omvang van de opdracht is een Europese aanbesteding uitgevoerd. De contractduur betreft drie jaar met zeven opties voor een verlenging van ieder een jaar. Er wordt rekening gehouden met de

Pagina

2/4

veranderende wetgeving waarbij de rechtmatigheidsverklaring vanaf 2021 moet worden afgegeven door het college. -

Met deze werkwijze voldoet de gemeente aan de wettelijke plicht om middels een accountantscontrole de jaarrekening te laten controleren en daarmee gevolg te geven aan de controlerende rol van de raad.

-

De offertes en presentaties zijn beoordeeld. In de bijlage bij dit advies is een geanonimiseerd beoordelingsverslag opgenomen. Dit verslag is vertrouwelijk en dient dat ook nà het raadsbesluit te blijven.

-

Op basis van deze scores concludeert en adviseert de beoordelingscommissie dat ‘Bureau A’ de beste inschrijving heeft gedaan op basis van de beste prijs/kwaliteit verhouding voor de nieuwe accountantsdienstverlening. Dit geldt voor zowel de kwaliteit van de offerte als voor de aanneemsom. De beoordelingscommissie stelt daarom voor de accountsdienstverlening te gunnen aan 'Bureau A".

Kanttekeningen en risico’s (incl. argumenten) De opdracht is op 17 december 2020 voorlopig gegund aan ‘Bureau A’. Binnen een periode van 20 kalenderdagen na de voorlopige gunning heeft geen enkele inschrijver een gerechtelijke procedure aangespannen dan wel een definitief voornemen daartoe kenbaar heeft gemaakt. Dit betekent dat er kan worden overgegaan tot definitieve gunning van de opdracht.

Alternatieven (incl. argumenten) De opdracht niet gunnen aan ‘Bureau A’. Dit brengt grote juridische risico’s met zich mee: het is een afwijking van de procedure en de opzet ervan zoals vastgesteld door de raad op 3 september 2020. Er moet opnieuw een aanbesteding in de markt worden gezet. Dit brengt een risico met zich mee voor de controle van boekjaar 2021. Er is geen sprake van bijzondere situaties die een afwijking rechtvaardigen. Het gevolg hiervan kan zijn dat één van de inschrijvers een rechtszaak aanspant. Financiële gevolgen Kosten/opbrengsten Dekking binnen begroting

nee Programma: Dienstverlening Cluster: Bestuur

Geen dekking binnen begroting

Niet van toepassing.

Fiscale gevolgen

Niet van toepassing.

Toelichting:

Pagina

3/4

De jaarlijkse lasten voor de te benoemen accountant passen binnen het gereserveerde budget. Het geoffreerde bedrag ligt beneden het gestelde jaarlijkse maximum van 80.000 euro.

Communicatie -

De betrokken accountantskantoren, de inschrijvers op de aanbesteding accountantsdientverlening, zijn geïnformeerd over de uitkomsten van het beoordelingsproces tijdens de voorlopige gunning van de opdracht.

-

Publicatie van de gunning vindt plaats na het raadsbesluit via de voorgeschreven aanbestedingskanalen zoals de wettelijk voorgeschreven Tenderned. TenderNed is het online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. De gemeente Hollands Kroon publiceert daar haar Europese aanbestedingen met gebruikmaking van de online aanbestedingstool Negometrix.

-

De bijlage, het beoordelingsverslag, dient ook nà het raadsbesluit vertrouwelijk te blijven.

Bijlagen Geen Bijlagen niet-openbaar GEHEIM Het beoordelingsverslag

Pagina

4/4 Digitally signed by Zynyo B.V. Date: 2021.01.31 13:49:00 CET Document ID: 4cdd0941-c20a-49eb-a2ba-945df9b8bb08