2. Huidige klachtenregeling (27 september 2012)

KLACHTENREGELING behandeling van klachten over de raad, de griffier en de griffiemedewerkers gemeente Hollands Kroon

ALGEMEEN De wettelijke procedure en eisen voor de klachtenregeling staan beschreven in hoofdstuk 9.1 Algemene wet bestuursrecht. Die voorschriften moeten dus altijd naast dit stappenplan worden geraadpleegd. Deze klachtenprocedure heeft betrekking op de wijze waarop de raad, de griffier, of een griffiemedewerker zich tegenover iemand heeft gedragen. Een gedraging is een handelen of een nalaten. Het gaat niet om klachten over gebreken, onderhoud openbare ruimte, niet over beleid en ook niet over genomen besluiten of plannen waartegen bezwaar of beroep mogelijk is. Klachtencoördinator Het college heeft een klachtencoördinator aangesteld. Uit praktische overwegingen coördineert deze klachtencoördinator ook de klachten over de raad, de griffier of de griffiemedewerkers. Ontvangen klachten moeten dus bij deze coördinator worden aangeleverd. De klachtencoördinator toetst de klacht op ontvankelijkheid en begeleidt het informele traject. De klachtencoördinator treedt op als contactpersoon richting de externe ombudsfunctionaris. Ook zorgt hij voor de wettelijk voorgeschreven jaarlijkse verslaglegging en publicatie van de klachtenafhandeling over het afgelopen jaar. Stukken over klachten worden vertrouwelijk behandeld en vertrouwelijk gearchiveerd. DE PROCEDURE De ontvangst van de klacht Klachten kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend. Zij doorlopen dezelfde procedure.

Als het nodig is voor de behandeling helpt de klachtencoördinator de klager om de mondelinge klacht schriftelijk vast te leggen. De klachtencoördinator bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk aan de klager en degene(n) tot wie de klacht is gericht en informeert hen over de procedure (informeel en eventueel formeel traject). De informele behandeling Een informele behandeling van de klacht staat voorop. Het doel is immers er samen uit te komen en niet daarvoor per se een procedure te volgen. Daarom krijgen de klager en de beklaagde, voordat een formeel traject start, de gelegenheid om de klacht binnen twee weken na ontvangst informeel af te handelen. Uiteraard kan dit alleen als de klager daaraan wil meewerken. Zo niet, dan start de formele behandeling. Als de klager meedeelt tevreden te zijn met de informele afdoening, bevestigt de beklaagde dit resultaat schriftelijk aan de klager en aan de klachtencoördinator. Als de klacht de raad betreft voorziet een medewerker van de griffie in de administratieve ondersteuning op dit punt; bij klachten over de griffier vervult het bestuurssecretariaat deze rol. De formele behandeling Als de informele behandeling niet naar tevredenheid van de klager is verlopen, of wanneer de klager hier niet aan wil meewerken, stuurt de klachtencoördinator het klaagschrift (of een op schrift vastgelegde

mededeling over een mondelinge klacht) en de daarbij overgelegde stukken onmiddellijk door naar de klachtbehandelaar. De klachtbehandelaar neemt de behandeling dan verder over. Overzicht klachtbehandelaars Klachten naar aanleiding van gedragingen van: 1. de raad worden behandeld door de voorzitter van de raad; De afdoening van klachten tegen de raad gebeurt door de raad zelf; 2. de griffier worden behandeld en afgedaan door de werkgeverscommissie van de griffier; 3. een medewerker van de griffie worden behandeld en afgedaan door de griffier. De procedure van behandeling en afdoening verloopt daarna als volgt. 1. De klachtbehandelaar bevestigt aan de klager en de beklaagde dat de procedure wordt voortgezet met de formele behandeling van de klacht. 2. De beklaagde wordt in de gelegenheid gesteld om zijn mening over de klacht schriftelijk mee te delen aan de klachtbehandelaar. 3. De klachtbehandelaar hoort de klager en de beklaagde. Dit gebeurt in elkaars aanwezigheid, tenzij de klachtbehandelaar beslist dat daartegen overwegende bezwaren bestaan. Zowel de klager als de beklaagde kan zich daarin laten bijstaan door een persoon naar zijn keuze. Zonodig kunnen getuigen worden gehoord; ambtenaren die daarvoor worden opgeroepen moeten daaraan gevolg geven. 4. Als de klacht de raad betreft treedt de voorzitter van de raad zowel op als behandelaar als vertegenwoordiger van de raad. 5.

De klachtbehandelaar maakt een verslag van dit horen en geeft zijn bevindingen en conclusies. De conclusies moeten op alle aspecten van de klacht ingaan en gemotiveerd zijn. Daarmee doet de klachtbehandelaar een uitspraak namens de raad over de klacht en de behoorlijkheid van de gedraging. Gaat het om een klacht over de raad dan moet het verslag van de behandelaar door de raad worden beoordeeld en neemt de raad zelf de beslissing op de klacht. 6. De klachtbehandelaar stelt de klager binnen 6 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, het oordeel daarover, alsmede van de eventuele conclusies die hij daaraan verbindt. Hij kan de termijn met ten hoogste vier weken verdagen. 7. Hij vermeldt bij welke ombudsvoorziening en binnen welke termijn de klager een verzoekschrift kan indienen als bedoeld in Hoofdstuk 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht. 8. Tenslotte meldt hij de zaak af bij de klachtencoördinator.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 27 september 2012

Griffier

Voorzitter