2. Controleprotocol 2024

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON

1. Inleiding De gemeenteraad heeft aan ETL Assurance & Overheidsaccountants de opdracht verstrekt de accountantscontrole zoals opgenomen in artikel 213 van de Gemeentewet en de Controleverordening voor de gemeente Hollands Kroon uit te voeren. In dit Controleprotocol 2024 worden een aantal controleaspecten op hoofdlijnen vastgelegd ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole. Object van controle is de jaarrekening 2024 en het daarbij behorende gevoerde financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hollands Kroon.

Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2024 van de gemeente Hollands Kroon. Onderdeel van dit Controleprotocol is de bijlage Normenkader rechtmatigheid 2024 en de Kadernota rechtmatigheid 2023 die door de Commissie BBV is uitgebracht. In de bijlage Normenkader rechtmatigheid is een inventarisatie van de wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Hollands Kroon opgenomen. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven wordt de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht op het afgeven van een oordeel over: -

-

de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; de getrouwe weergave van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording waarin het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties zijn gepresenteerd en in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; de rechtmatige weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet. De accountant geeft een oordeel over het rechtmatig tot stand komen van de specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet;

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON -

-

de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle wordt rekening gehouden met e nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet en de uitgangspunten en standpunten van de Commissie BBV, de bepalingen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren controlewerkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ”.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten in de jaarrekening en de som van de onzekerheden in de jaarrekening aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is de basis van de af te geven controleverklaring. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves van de gemeente. Voor de goedkeuringstolerantie stelt de raad de volgende wettelijke minimumeisen:

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON Strekking controleverklaring: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking >1%<3%

Oordeelonthouding -

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Op basis van de Programmabegroting 2024 (totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves € 142,5 miljoen) van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan door de accountant geconstateerde fouten in de jaarrekening van € 1.425.000 en een totaal aan door de accountant geconstateerde onzekerheden van € 4.275.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Dit is een indicatieve berekening omdat het percentage niet wordt toegepast op de lasten van de programmabegroting, maar op de werkelijke lasten van de jaarrekening. Voor de rapportering van de accountant in het verslag van bevindingen gelden rapporteringstoleranties. De hieronder vermelde rapporteringstolerantie is van toepassing. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zouden de rapporteringstoleranties dan gelijk zijn aan de goedkeuringstoleranties. De raad vindt dit niet wenselijk. Om goede invulling te geven aan zijn controlerende taak, maar tegelijk niet teveel in details te treden, kiest de raad ervoor om voor de controle van de jaarrekening 2024: -

Voor de rapporteringstolerantie als maatstaf te hanteren dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 100.000 rapporteert. Dit is niet afhankelijk van het begrotingstotaal; De rapportering te laten plaatsvinden op het niveau van de programma’s van de begroting.

Het is overigens wel de regel dat de door de accountant geconstateerde fouten, mede onder impuls van de nieuwe accountancyvoorschriften, worden gecorrigeerd in de jaarrekening. In dat geval bevat de door de raad vast te stellen jaarrekening dan geen ongecorrigeerde fouten meer. De accountant rapporteert in ieder geval de fouten en onzekerheden boven de rapporteringstolerantie. Het is aan de accountant in hoeverre ook andere (eventueel gecorrigeerde) fouten worden gerapporteerd.

4. Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden 9 rechtmatigheidscriteria onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt in het bijzonder aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria:

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON • • •

Het begrotingscriterium; Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); Het voorwaardencriterium.

Begrotingscriterium Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV. In de Kadernota is vermeld dat begrotingsonrechtmatigheden (beleidsmatig en/of financieel) moeten worden geautoriseerd door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar door de raad worden vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het lopende jaar is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. De financiële beheershandeling die deze afwijking van de begroting veroorzaakt, kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de raad zoals geregeld in de Gemeentewet. Het bepalen welke begrotingsonrechtmatigheden al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. De raad bepaalt zelf op welk niveau de budgetten in de begroting en investeringen worden geautoriseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de financiële verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet. Het is aan de raad om te bepalen in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn.

Het is van belang dat college en raad eenduidige afspraken maken op welke wijze begrotingsonrechtmatigheden in de nieuwe situatie benaderd worden. Deze afspraken zijn vastgelegd in de financiële verordening. Het begrotingscriterium betekent dat de baten, lasten en balansmutaties passen binnen de door de raad vastgestelde begroting. In de Financiële verordening 2023 zijn in de artikelen 5 en 12 hierover nadere regels opgenomen. Deze regels zijn bedoeld om het budgetrecht van de raad te respecteren. Het budgetrecht van de raad is verankerd in de Gemeentewet. In artikel 189 lid 1 is opgenomen dat “Voor alle taken en activiteiten brengt de raad jaarlijks op de begroting de bedragen die hij daarvoor beschikbaar stelt, alsmede de financiële middelen die hij naar verwachting kan aanwenden.”

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Gemeenten moeten een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik hebben. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Het Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium heeft betrekking op het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik door in de desbetreffende verordeningen bepalingen op te nemen over het toetsen en controleren op juistheid en volledigheid van gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden wordt geregeld aangeduid met het plegen van fraude om

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Misbruik van overheidsregelingen moet echter wel duidelijk worden onderscheiden van fraude waarbij één of meerdere medewerkers van de organisatie betrokken zijn. Bij het bestrijden van misbruik passen beheersmaatregelen zoals misbruikpreventie, handhaving, misbruik en fraudeopsporing en sancties. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassen en actualisering wet- en regelgeving. Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden moeten deze gelden door de gemeente worden teruggevorderd. Als in de jaarrekening van de gemeente geen terugvordering is verantwoord, is sprake van een getrouw beeld fout die niet wordt opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, omdat er dan ook sprake is van een getrouw beeld fout in de jaarrekening.

Wanneer misbruik van overheidsgelden is geconstateerd en een terugvordering (met eventueel een boete) is opgelegd blijft staan dat misbruik van overheidsgelden heeft plaatsgevonden. Indien de omvang van dit misbruik samen met andere financiële rechtmatigheidsfouten bij de gemeente de verantwoordingsgrens heeft overschreden - moet dit misbruik van overheidsgelden worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het is aan de gemeente om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. De gemeente beziet in de eerste plaats welke eisen de wet- en regelgeving stelt ten aanzien van M&O, wat daarin is geregeld omtrent de handhaving en hoe zich dat heeft vertaald naar de opzet van de interne organisatie. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Een mogelijk uitgangspunt hiervoor is het opstellen van een gemeentelijke nota M&O. Het is overigens niet verplicht om voor het voeren van het M&O-beleid een overkoepelende nota vast te stellen. Het M&O-beleid moet voldoende actueel zijn en voldoende zijn afgestemd op de meest recente wetgeving en de praktijk. Het college dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O beleid ook feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen werken. De basis daarvoor ligt in belangrijke mate bij de uitkomsten van de intern uitgevoerde controles en evaluaties.

Wanneer het college concludeert dat het M&O-beleid (op onderdelen) niet actueel is en/of dat er geen M&O-beleid bestaat of het M&O-beleid feitelijk niet wordt nageleefd dan vermeldt het college dit in de paragraaf bedrijfsvoering. Daadwerkelijke afwijkingen als gevolg van misbruik worden, voor zover deze niet het getrouwheidsaspect raken, betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd. In het dagelijks taalgebruik is het gebruikelijk misbruik en oneigenlijk gebruik ook als fraude te bestempelen, denk hierbij aan een term als ‘bijstandsfraude’ of aan ‘fraude’ met vergunningen. Dit type fraudes valt nadrukkelijk onder het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Het gaat hier om derden die misbruik maken van (gemeentelijke) regelingen. Dit misbruik en oneigenlijk gebruik moet wel duidelijk worden onderscheiden van fraude in het kader van de controle van de jaarrekening door de accountant. De accountant heeft een

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON verantwoordelijkheid met betrekking tot fraude in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit type fraudes omvat opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Een voorbeeld is het betalen van valse facturen waarbij één of meerdere personen binnen de gemeente betrokken zijn. Dit type fraudes is een onderdeel van de getrouwheidsverklaring van de accountant en wordt daarom niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Als de gemeente deze fraude op een juiste manier heeft verwerkt in de jaarrekening, dan kan deze toegelicht worden in de paragraaf bedrijfsvoering, maar er is geen verplichting. De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering. De raad stemt in om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering. De raad heeft de keuze tussen het vaststellen van een overkoepelende Beleidsnota M&O of om regels en beheersmaatregelen ter voorkoming en bestrijding van M&O op te nemen in de betreffende verordeningen.

De raad besluit om regels en beheersmaatregelen ter voorkoming en bestrijding van M&O in de betreffende verordeningen op te nemen. Dit betreffen extern georiënteerde regels en beheersmaatregelen jegens derden. Daarnaast is een intern georiënteerde bepaling opgenomen in de Financiële verordening 2023. In artikel 13 lid 2 is hierover het volgende opgenomen: het college stuurt op het breed toepassen van de kernwaarden in de organisatie. Van werknemers wordt verwacht dat zij bij hun werk de kernwaarden altijd in acht nemen. Dit wordt met het afleggen van de eed/ belofte bevestigd. Door het college en de directie wordt organisatie breed gestuurd op houding en gedrag. Dat past bij de bestuursfilosofie van Hollands Kroon.

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheerhandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het toetsen van de aspecten recht, hoogte en duur wordt de minimumvariant genoemd. Naast de drie aspecten van de minimumvariant worden de volgende aanvullende aspecten onderscheiden: termijnen, bevoegdheden, administratieve bepalingen, doelgroep, grondslagen, normbedragen en overige formele vereisten (waaronder bewijsstukken). De minimumvariant aangevuld met de overige aspecten wordt de uitgebreide variant genoemd. De raad stemt in met de minimumvariant. Dat betekent dat alleen recht, hoogte en duur bij de rechtmatigheidsverantwoording wordt betrokken. Dit is vastgelegd in artikel 11 van de Financiële verordening 2023. Daarin is vermeld dat de eisen/voorwaarden afkomstig zijn uit diverse wet- en regelgeving en betrekking hebben op tenminste aspecten als recht, hoogte en duur.

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON

5. Reikwijdte accountantscontrole toetsing rechtmatigheidsverantwoording De accountantscontrole op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording voor het kalenderjaar 2024 is limitatief gericht op: 5.1 De naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van het “Normenkader rechtmatigheid 2024” is opgenomen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheerhandelingen betreffen of kunnen betreffen; 5.2 De naleving van de volgende kaders: - de begroting; - de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet); - de controleverordening (artikel 213 Gemeentewet); - de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a Gemeentewet); - en de overige kaders zoals opgenomen in de kolom ‘Regelgeving intern financieel’ van het “Normenkader rechtmatigheid 2024”,voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheerhandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan bepalingen, die hoogte, recht en duur van financiële beheerhandelingen betreffen. In verband hiermee vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, recht en duur van financiële beheerhandelingen.

6. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een Managementletter uitgebracht aan de directie, met een afschrift aan het college en de auditcommissie.

Accountantsverslag In overeenstemming met de Gemeentewet wordt over de controle een Accountantsverslag uitgebracht aan de raad (voorzien van advies van de auditcommissie) en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het Accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt.

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium en M&O-criterium). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het accountantsverslag. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid ten aanzien van specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 november 2024

Griffier J.M.M. Vriend

Sjaak Vriend 22-11-2024

Bijlagen: • Communicatie en periodiek overleg • Rapportagemomenten

Burgemeester A. van Dam A. van Dam (Rian) 22-11-2024

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON

Bijlage Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Aantal per jaar Raad

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De raad ontvangt de bevindingen van de eindejaarscontrole. De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de auditcommissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming betreffende de nadere invulling van de controleopdracht. Dit wordt gecombineerd met het preauditgesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. De managementletter wordt ook gedeeld en besproken. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle worden tussentijds teruggekoppeld naar de auditcommissie. Daarnaast worden de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief Accountantsverslag) besproken in de auditcommissie.

Auditcommissie

Griffier

Directie, Concerncontroller en medewerkers van team financiën, team financieel beheer en team effect

Toelichting

Periodiek

Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking (ook als adviseur van de auditcommissie). Informeel is er voortgangsoverleg naar behoefte. De leden van de directie, de Concerncontroller en de medewerkers van de teams Financiën, Financieel beheer en Effect zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-auditgesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept Managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept Accountantsverslag). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON Organisatie

Binnen de organisatie zal, in het kader van de controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.

Portefeuillehouder Financiën

Bespreking bevindingen interim-controle (op basis van de concept Managementletter) en eindejaarscontrole (op basis van het concept Accountantsverslag).

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

Op verzoek verschijnt de accountant in de vergaderingen van college, auditcommissie en/of gemeenteraad.

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2024 VAN DE GEMEENTE HOLLANDS KROON

Bijlage Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Accountantsverslag

Na afronding van de controle van de jaarrekening

Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie als gevolg van controleverordening en de feitelijke bevindingen.

Raad, met eventueel de daarbij behorende reactie van het college

Controleverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening

Het oordeel van de accountant over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft in overeenstemming met verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Raad

Managementletter

Na afronding van de interimcontrole

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten over de processen en procedures (beheersingsstructuur) en beheersing specieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.

Directie, voorzien van ambtelijke reactie, aan college. De managementletter wordt ook ter informatie verstuurd aan auditcommissie/ raad.

Digitaal verzegeld door Zynyo B.V. Datum: 22-11-2024 17:09 CET Document ID: ba738f0a-e15d-40a8-9388-568b4f347b2e