Raadsvoorstel nota waardering en afschrijving vaste activa.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp Datum collegebesluit

Nota waardering en afschrijving vaste activa 2022 10 januari 2023

Zaaknummer

372980

Portefeuillehouder

H.J. Scholten

Medewerker

Kloosterboer, E. (Erik)

Doel Actualisatie van de nota afschrijvingsbeleid 2017. Voorstel 1. De nota waardering en afschrijving vaste activa 2022 vaststellen inclusief de (meerjarige) gevolgen van het versneld afschrijven van een groot aantal activa. Argumenten 1.1. De nota waardering en afschrijving vaste activa dient te worden geactualiseerd. De huidige nota dateert uit 2017 en daarnaast heeft de Commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) een notitie materiële vaste activa gepubliceerd in 2020. Hierop wordt nu de nota geactualiseerd. 1.2. De accountant constateert dat we niet de afschrijvingstermijnen conform ons eigen beleid hanteren. In beginsel was het uitgangspunt om voor de bestaande activa de van toepassing zijnde afschrijvingstermijnen te handhaven door het opnemen van de volgende formulering in de nota: "Voor de bestaande activa blijven de afschrijvingstermijnen van toepassing, zoals opgenomen in het overzicht van geactiveerde kapitaaluitgaven". Zo is tot nu toe ook altijd omgegaan met de eerdere actualisaties van de nota. Eventuele wijzigingen werden toegepast op de nieuwe investeringen en niet met terugwerkende kracht op de bestaande activa. De accountant heeft aangegeven hiermee niet akkoord te kunnen gaan op basis van de BBV-voorschriften. In het accountantsverslag van 12 oktober 2022 bij de jaarrekening 2021 heeft onze accountant een aantal aanbevelingen gedaan.

Een daarvan is relevant voor de tot op heden gehanteerde afschrijvingstermijnen. Een deel van de door de gemeente in praktijk gehanteerde afschrijvingstermijnen stemt niet overeen met de afschrijvingstermijnen in de nota waardering en afschrijving vaste activa. Het betreft met name activa van vóór de gemeentelijke herindeling in 2001. Het gaat dus om investeringen die door de 5 voormalige gemeenten zijn gedaan en de door hen daarbij gehanteerde afschrijvingstermijnen. Die waren langer dan de door Hof van Twente nadien in beleid vastgelegde afschrijvingstermijnen. De interpretatie die onze huidige accountant Stolwijk-Kelderman geeft, in tegenstelling tot de voorgaande accountantskantoren, is dat zodra er nieuwe afschrijvingstermijnen in beleid worden vastgelegd deze ook dienen te gaan gelden voor alle in het (verre) verleden genomen investeringsbesluiten. Dit leidt ertoe dat in dit geval eenmalig de resterende waarde van een aantal oude investeringen dient te worden afgeboekt ten laste van 2022. Strikt genomen is die interpretatie juist, maar feit is dat wij sinds de gemeentelijke herindeling de afschrijvingstermijnen van oude investeringen altijd ongemoeid hebben gelaten.

Geadviseerd is dit te betrekken bij de voorliggende actualisatie van de nota en de werkelijke afschrijvingstermijnen daar integraal op aan te passen. Op dat moment is de omvang van de afwijking niet gekwantificeerd. Inmiddels hebben wij dat wel in kaart gebracht. Opties De volgende 3 opties hebben we onderzocht welk uitgangspunt het meest realistisch is: 1. Praktijk aanpassen aan het beleid. 2. Beleid aanpassen aan de praktijk. 3. Combinatie tussen praktijk en beleid. Naast het aandachtspunt van de accountant is ook kritisch gekeken naar de te hanteren afschrijvingstermijnen. Bij de investeringen in nieuwbouw van permanente gebouwen en renovatie en uitbreiding permanente gebouwen is een langere gebruiksduur te verwachten door de ontwikkelingen in de bouwtechnieken. 1.3 Wat betekent dit in de praktijk? De afschrijvingstabel (bijlage 1 van de nota) is kritisch bekeken. Wij zijn van mening dat voor een aantal activa de afschrijvingstermijnen op basis van een langere gebruiksduur verlengd kunnen worden. Dit geldt met name voor: 1. Nieuwbouw permanente gebouwen (40 naar 60 jaar). 2. Renovatie en uitbreiding permanente gebouwen (20 naar 40 jaar). Motivatie voor het wijzigen van deze afschrijvingstermijnen is dat de gebruiksduur van deze gebouwen/activa langer is als we kijken naar duurzaamheid en functionaliteit. 1.4. Wat is budgettaire impact van optie 3.

De integrale toepassing van de werkelijke afschrijvingstermijnen van alle bestaande activa op basis van de vastgestelde afschrijvingstermijnen heeft een directe impact in 2022. Dit geldt ook als er geen nieuwe nota wordt vastgesteld. We moeten namelijk de aanbevelingen van de accountant opvolgen. De ontstane situatie rechtvaardigt het echter ook om nog weer eens kritisch te bezien of op grond van realistische inschattingen en ervaringen sommige afschrijvingstermijnen in ons beleid ook weer wat verlengd kunnen worden. De aanpassingen van de voorgestelde afschrijvingstermijnen die nu in de nota als voorstel zijn verwerkt beperken de impact op de jaarrekening 2022 voor een deel. Dit komt met name door verlenging van de gebruiksduur van de permanente gebouwen. Het gevolg betreft een incidenteel versnelde afschrijving die consequentie heeft op de jaarrekening 2022, de meerjarenbegroting en het weerstandsvermogen. Indicatie effect in 2022 en meerjarige gevolgen:  Voor 2022 een budgettair nadeel van € 1,5 miljoen.  Voor de jaren 2023 t/m 2025 een budgettair nadeel van respectievelijk: € 308.000, € 88.000 en € 34.000.  In 2026 en 2027 een budgettair voordeel van respectievelijk € 30.000 en € 165.000. 1.5. Welke wijzigingen hebben wij aangebracht. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige nota 2017 zijn in de tabel in bijlage 3 benoemd.

De voornaamste wijzigingen zijn: toevoeging activeren sloopkosten, verhoging omvang minimale activeringsbedrag, kortere afschrijvingstermijn bovenlaag kunstgrasvelden, langere afschrijvingstermijn voor een deel van de gebouwen en specificatie afschrijvingstermijnen automatisering. Risico’s 1. De aannames qua termijnen bij optie 3 zijn gebaseerd op de kennis van nu. 2. Impact optie 1 en 2. 3. Accountant zal bij geen aanpassing dit als een rechtmatigheidsfout zien. Dit betekent dat in 2022 en de daarop volgende jaren wij geen goedkeurende accountsverklaring krijgen.

Argumenten bij risico 2: Ad 2.1. Praktijk aanpassen aan het beleid betekent versnelde afschrijving van € 3,5 miljoen in plaats van € 1,5 miljoen. Ad 2.2. Beleid aanpassen aan de praktijk. Een volledige neutrale uitwerking is niet mogelijk omdat in de praktijk niet alle investeringen eenduidig zijn verwerkt. Met name doordat de oude afschrijvingstermijnen vanuit de voormalige gemeenten zijn gehandhaafd. En nadien het beleid is gewijzigd voor nieuwe investeringen. Alternatieven Het BBV heeft de status van wetgeving en heeft in de toepassing voorrang op eigen gemeentelijke regels. De praktijk dient aan te sluiten bij de eigen vastgestelde regels. De afschrijvingstermijnen niet actualiseren en handhaven conform de bestaande nota. Vervolg Na vaststelling van de nota waardering en afschrijving vaste activa 2022 wordt deze volgens de regels die gelden voor gemeentelijke beleidsregels gepubliceerd.

Burgemeester en wethouders van Hof van Twente, de secretaris, de burgemeester,

drs. D. Lacroix

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM

Bijlage(n) 1. 20230207 Nota waardering en afschrijving vaste activa 2022