Raadsvoorstel MJOP gemeentelijke gebouwen (775382).pdf

Raadsvoorstel Onderwerp Datum collegebesluit

Meerjaren onderhoudsplanning gemeentelijke gebouwen 2025-2034 26 november 2024

Zaaknummer

775382

Portefeuillehouder

H.J. Scholten

Medewerker

Meijer, P. (Patrick)

Doel Vaststellen van de Meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) voor de gemeentelijke gebouwen 2025-2034 waarbij de gebudgetteerde onderhoudskosten worden opgenomen in de voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen. Voorstel 1. De Meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) gemeentelijke gebouwen 2025-2034 vaststellen. Argumenten Doel Een belangrijk aspect in het beheren van het gemeentelijk vastgoed is het periodiek (eens per 4 jaar) vaststellen van structurele onderhoudskosten d.m.v. meerjaren onderhoudsplanning (MJOP). Het MJOP is de onderlegger voor het opbouwen van de voorziening groot onderhoud voor komende jaren van het gemeentelijk vastgoed. Algemeen kader De opgebouwde voorziening voor de Reggehof en het Gemeentehuis is door het ontbreken van actuele plannen in 2024 vrij gevallen. De installaties van de Reggehof zijn in 2024 vervangen waarmee deze locatie technisch is verduurzaamd. Het Gemeentehuis en de Grotestraat 86 (o.a. Salut) worden in 2025 verduurzaamd waarbij installaties worden vervangen en het gasverbruik sterk zal verminderen. De overige gemeentelijke gebouwen zijn beoordeeld en de panden die in eigendom zijn en naar verwachting de komende 10 jaar worden door geëxploiteerd zijn opgenomen in deze voorziening. Het planmatig onderhoud voor de selectie van deze panden is opgenomen in de voorziening.

Financieel kader De benodigde structurele storting vanaf 2025 is bepaald door het benodigde niveau van de voorziening over een periode van 10 jaar (€ 7.032.000 zie bijlage het vast te stellen MJOP van Thero.) te verminderen met de verwachte beginstand op 1-1-2025 van € 1.577.000. Daarmee is de totaal benodigde storting € 548.000 per jaar. De budgettaire consequenties zijn alin de begroting verwerkt onder nieuw beleid punt 2b. Instemmen met dit voorstel heeft dus geen budgettaire consequenties tot gevolg. Zoals uit MJOP blijkt heeft Thero in totaal aan lasten € 7.628.000 geraamd voor de periode 2025-2034. In werkelijkheid bedraagt de last voor onze gemeente € 7.032.000, dat is dus € 596.000 lager dan de Thero raming. Dit verschil ontstaat doordat we het deel van de terugvorderbare BTW niet hebben meegenomen in de storting. Dat zijn immers geen lasten voor de gemeente.

Opname In 2024 heeft Thero (onafhankelijke partij) in opdracht van ons een nieuwe opname gedaan van het benodigde onderhoud voor de komende 10 jaar van alle gemeentelijke gebouwen. Dit is de onderlegger voor het opgestelde MJOP 2025-2034. Het MJOP heeft betrekking op het planmatig onderhoud. Correctief onderhoud (storingen, onvoorziene defecten) maken hier geen onderdeel van uit. Vanuit de BBV-regels mogen deze onderwerpen niet gedekt worden uit de voorziening. Bij planmatig onderhoud gaat men uit van een theoretische cyclus van het onderhoud in combinatie met een herhaal inspectie. Op deze wijze wordt het startjaar van onderhoud bepaald, terwijl de inspectie het exacte moment van uitvoering aangeeft. Het is gebruikelijk een onderhoudsperiode van 10 jaar inzichtelijk te maken, die elke 4 jaar wordt geactualiseerd. Per pand hebben we de opname kritisch beoordeeld. Hierbij zijn verschuivingen van kosten (in tijd) doorgevoerd op basis van bij ons bekende toekomstplannen van de verschillende locaties. Bijzonderheden in MJOP De kosten van het planmatig onderhoud voor enkele locaties zijn opgenomen in een beperkte jaarlijkse reserve om onvoorziene noodreparaties uit te voeren. Dit hebben we gedaan bij panden waarbij de verwachting nu is dat we deze niet langjarig door exploiteren in de huidige vorm.

Dit geldt voor:  de openbare werken in Markelo (kantoor, kazerne en werkplaats)  de Kaasfabriek; jaarlijks post opgenomen voor onderhoud en instandhouding.  Woningen; op dit moment ingezet voor OSA Duurzaamheid Het verduurzamen van de panden is maatwerk per pand. De ambitie, visie en het gebruik (nu en de toekomst) bepalen welke maatregelen zinvol en haalbaar maken. Op basis van de herziene gebouwenvisie (gereed Q1 2025) worden deze plannen per locatie uitgewerkt. Wettelijke verplichting Met de instandhouding volgens het MJOP voldoet de gemeente aan de verplichte duurzaamheidseisen. De gebouwenbeheervisie, ambitie en de op komst zijnde ‘ravijnjaren’ voor de gemeente maakt dat er kritisch en gebouw specifiek naar de duurzaamheidsambities moet worden gekeken. Risico’s 1. Verandering in het gebruik van de locaties, leegstand of aanpassingen aan de opstallen kan impact hebben op het onderhoud. 2. De opnames op locatie hebben visueel plaats gevonden. Verborgen gebreken of niet zichtbare problemen kunnen impact hebben op het onderhoud. Alternatieven Het alternatief is om geen MJOP vast te stellen. Er is dan geen voorziening beschikbaar voor het uitvoeren van planmatig onderhoud. De resterende voorziening valt dan vrij in de algemene reserve. Iedere maand zal er bepaald moeten worden hoeveel geld er nodig is voor het uitvoeren van onderhoud.

Vervolg Voor het gemeentelijk vastgoed wordt de gebouwbeheervisie en de duurzaamheidsambitie vastgelegd in Q1 2025. Burgemeester en wethouders van Hof van Twente, de secretaris, de burgemeester, drs. D. Lacroix

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM

Bijlage(n) 1. Totaaloverzicht inclusief BTW-correctie