Raadsvoorstel - 595403 - financiele, controle en onderzoeksverordening.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp Datum collegebesluit

De financiële -, controle- en onderzoeksverordening 31 oktober 2023

Zaaknummer

595403

Portefeuillehouder

H.J. Scholten

Medewerker

Janssen, R.P.G. (René)

Doel Het vaststellen van drie wettelijk verplichte verordeningen. Daarmee zijn deze verordeningen weer actueel en zijn deze afgestemd op een wijziging die doorgevoerd is in de Gemeentewet. Voorstel 1. De Financiële verordening Hof van Twente 2023 vast te stellen 2. De Controleverordening Hof van Twente 2023 vast te stellen 3. De Onderzoeksverordening 2023 vast te stellen Argumenten Algemeen De voorliggende verordeningen en de strekking van dit raadsvoorstel zijn besproken in het overleg van de auditcommissie op 16 oktober 2023. De nieuwe verordeningen borduren voort op de oude verordeningen, maar zijn daar waar nodig geactualiseerd op basis van de gangbare praktijk en nieuwe (wettelijke) regelingen. Daarbij is uiteraard ook gebruik gemaakt van de modelverordeningen van de VNG. Per verordening zijn onderstaand de belangrijkste aandachtspunten en wijzigingen ten opzichte van de oude verordeningen aangegeven. 1.1 Financiële verordening Hof van Twente 2023 vaststellen a. De wijziging van de Gemeentewet betekent dat vanaf 2023 het college een rechtmatigheidsverantwoording moet afleggen aan de raad. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is door het Rijk mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en burgemeester en wethouders, over de (financiële) rechtmatigheid.

Het doel hiervan is om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Het is daarnaast de verwachting dat dit een kwaliteitsimpuls zal geven aan de interne processen en beheersing, zodat burgemeester en wethouders kunnen steunen op een adequaat functionerend systeem. Ook is de verwachting dat er meer vooruitgekeken gaat worden naar het oplossen van onrechtmatigheden, omdat burgemeester en wethouders ook beheersmaatregelen moeten formuleren. De praktijk zal moeten uitwijzen op welke wijze deze wetswijziging inderdaad een impuls geeft aan de kaderstelling en controle door de raad en hoe dit in de onderlinge samenwerking tot uiting komt.

b. De rechtmatigheidsverantwoording door het college is vastgelegd in paragraaf 3 van de voorliggende verordening. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. c. De raad stelt de verantwoordingsgrens vast. De verantwoordingsgrens is het bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De rechtmatigheidsverantwoording is een nieuwe werkwijze voor zowel de gemeente als de accountant. Dat brengt met zich mee dat werkwijzen zich nog moeten uitkristalliseren en de uitleg van regelingen gaandeweg de controles nader geduid moeten worden. Daarom is, in overleg met de accountant, het voorstel de verantwoordingsgrens op 3% te stellen. Dit is de maximale grens die op grond van de wettelijke eisen is toegestaan. d. De raad stelt de rapportagegrens vast. De rapportagegrens is het bedrag waarboven afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) in de paragraaf bedrijfsvoering nader worden toegelicht.

Het voorstel is deze vast te stellen op 3,3% van de verantwoordingsgrens. Het bedrag van de rapportagegrens bij de rechtmatigheidsverantwoording door het college is dan even hoog als de rapporteringstolerantie die voor de accountantscontrole geldt voor de getrouwheid. e. Autorisatie van budgetten In artikel 5 van de verordening is vastgelegd dat de raad met het vaststellen van de begroting de budgetten autoriseert. Dat wil zeggen dat het college gerechtigd is deze budgetten in te zetten. Volgens deze systematiek werd al gewerkt, maar deze werkwijze is nu expliciet vastgelegd in de verordening. f.

Consulteren raad bij privaatrechtelijke rechtshandelingen Op grond van artikel 169 Gemeentewet informeert het college, bij het aangaan van verplichtingen die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeente, vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. In artikel 6 van de verordening 2017 is deze wettelijke bepaling nader ingevuld door bedragen op te nemen waarboven daar sprake van zou zijn. Nadeel van het opnemen van die bedragen is, dat daarmee het risico bestaat dat daardoor onvoldoende aandacht is voor politiek gevoelige onderwerpen, waarbij de uitgaven onder die bedragen blijven of dat er juist onderwerpen worden gemeld waarvan de uitgaven de genoemde bedragen overstijgen (bijvoorbeeld investeringen in de openbare ruimte die gedekt worden vanuit beschikbare gestelde budgetten), maar die min of meer "going concern" zijn. Daarom stellen wij voor artikel 6 van de oude verordening (de nadere invulling) niet op te nemen in de verordening 2023. Uiteraard blijven wij de raad consulteren overeenkomstig de wettelijke verplichting zoals die voortvloeit uit artikel 169 van de Gemeentewet

g. De Financiële verordening Hof van Twente 2017 intrekken. Immers de Financiële verordening 2023 vervangt de Financiële verordening 2017. 2.1 Controleverordening Hof van Twente 2023 vaststellen a. In de controleverordening zijn de aspecten met betrekking tot de accountantscontrole geregeld.

b. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording van het college getrouw is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van burgemeester en wethouders, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld als het college rapporteert dat er in strijd is gehandeld met de aanbestedingsregels voor een bedrag dat in de oude situatie boven de goedkeuringstolerantie zou zijn uitgekomen, maar wel correct in de boekhouding is verwerkt, dan zal de accountant in de nieuwe situatie toch een goedkeurende verklaring afgeven. c. In 2016 is het controleprotocol, met daarin de goedkeuringstoleranties (1% voor fouten en 3% voor onzekerheden) en de rapporteringstolerantie (10% van de goedkeuringstolerantie), vastgesteld. De elementen van dat controleprotocol zijn ingevoegd in de nieuwe controleverordening 2023.

De goedkeuringstoleranties en de rapporteringstolerantie zijn daarbij ongewijzigd gebleven. d. De Controleverordening Hof van Twente 2016 en het Controleprotocol intrekken Immers de Controleverordening 2023 vervangt de Controleverordening 2016 in zijn geheel. Tevens zijn de elementen van het Controleprotocol 2016 ingevoegd in de Controleverordening 2023. Daardoor kan het Controleprotocol 2016 komen te vervallen. 3.1 Onderzoeksverordening Hof van Twente 2023 vaststellen a. In aanvulling op de onderzoeksverordening 2016 is in de nieuwe onderzoeksverordening opgenomen dat het college aan het begin van ieder jaar overleg voert met de auditcommissie over het onderwerp van de door het college te verrichten onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. Hierdoor wordt de controlerende rol van de raad, via de auditcommissie, bij deze onderzoeken versterkt. b. Onderzoeksverordening Hof van Twente 2016 intrekken Immers de Onderzoeksverordening 2023 vervangt de Onderzoeksverordening 2016 in zijn geheel. Risico’s Uit de nieuwe verordening vloeien geen risico's voort. Alternatieven De raad kan besluiten in de Controleverordening lagere goedkeurings- en andere porteringstoleranties vast te stellen en/of in de Financiële verordening lagere verantwoordings- en andere rapportagegrenzen vast te stellen. Vervolg De door de raad vastgestelde verordeningen worden gepubliceerd.

De vastgestelde verordeningen vormen het kader voor de raad, het college en de accountant voor het opstellen van stukken in het kader van de budgetcyclus.

Burgemeester en wethouders van Hof van Twente, de secretaris, de burgemeester,

drs. D. Lacroix Bijlage(n) Geen

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM