Raadsvoorstel - 1042693 - Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv).pdf

Raadsvoorstel Onderwerp Datum collegebesluit

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk Verkeer (Wmebv) 16 december 2025

Zaaknummer

1042693

Portefeuillehouder

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM

Team

Serviceteam, Burgerzaken en Communicatie

Voorstel 1. Het ‘Aanwijzings- en delegatiebesluit digitale kanalen Hof van Twente 2025 ’ vaststellen 2. De bevoegdheid tot het aanwijzen van alle kanalen delegeren aan het college van burgemeester en wethouders. Doel Bestuursbesluit Voldoen aan de Wmebv door het vaststellen van het aanwijzingsbesluit digitale kanalen. Daarnaast wordt gevraagd de bevoegdheid tot het aanwijzen van alle kanalen te delegeren aan het college van B&W. De bevoegdheid voor de meeste kanalen ligt al bij het college. Het recht op digitaal verkeer en de zorgplicht betekent dat analoge kanalen – zoals de telefoon en een afspraak aan de balie – behouden blijven en worden aangevuld met digitale kanalen. De zorgplicht is op 1 januari 2024 ingegaan en een overzicht is voor de volledigheid bijgevoegd. Aanleiding en probleemstelling De communicatie tussen inwoners en de gemeente is vastgelegd in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Sinds 2004 geldt binnen deze wet de regeling ‘elektronisch bestuurlijk verkeer’, waarin regels zijn opgenomen voor digitale communicatie tussen inwoners, bedrijven en overheden. Met de komst van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) wordt deze digitale communicatie verder verbeterd. Vanaf 1 januari 2026 krijgen inwoners en ondernemers het recht om alle formele zaken digitaal met de gemeente af te handelen. De wet bevat ook een zorgplicht.

Deze verplicht gemeenten om toegankelijk te zijn én te blijven voor inwoners die minder digitaal vaardig zijn. De zorgplicht geldt sinds 1 januari 2024. Samen met het recht op digitaal verkeer betekent dit dat de traditionele contactkanalen, zoals telefonisch contact of een afspraak aan de balie, behouden blijven en worden aangevuld met digitale mogelijkheden. In de praktijk doen we dit al en met het document ‘zorgplicht’ leggen we dit nu officieel vast. De digitale kanalen dienen door alle bestuursorganen, ieder voor zover het zijn eigen bevoegdheid betreft, te worden aangewezen. Om die reden wordt u dit, vanuit praktisch oogpunt, aangeboden in een gecombineerd college- en raadsbesluit.

Argumenten 1.1 De Wmebv verplicht gemeenten om digitale kanalen aan te wijzen voor formele berichten Op dit moment is het nog niet voor elk product of elke dienst mogelijk om digitaal contact op te nemen of digitaal een aanvraag in te dienen. Toch verwachten inwoners in deze tijd dat zij hun zaken online kunnen regelen. De Wmebv voorziet in een wijziging (afdeling 2.3) van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), zodat formeel berichtenverkeer ook langs de digitale weg mogelijk wordt en juridisch gelijkwaardig is aan papieren communicatie. Hiermee krijgen inwoners het recht om formele berichten digitaal met de gemeente uit te wisselen. 1.2 We streven naar uniforme digitale dienstverlening voor inwoners Waar we producten of diensten digitaal aanbieden op onze website, gebeurt dat nu nog niet overal op dezelfde manier. Dat kan verwarrend zijn voor inwoners. In onze ‘Waarden in dienstverlening’ staat dat inwoners, ondernemers en andere betrokkenen mogen rekenen op duidelijke, toegankelijke en betrouwbare dienstverlening. Een uniforme digitale aanpak hoort daarbij. Ons uitgangspunt is dat we voor elk product of elke dienst een specifiek webformulier ontwikkelen. Wanneer dat niet mogelijk of passend is, gebruiken we een generiek webformulier. Als ook dat geen optie is, dan is het gemeentelijke e-mailadres (info@hofvantwente.nl) het aangewezen digitale contactkanaal.

1.3 We willen alle producten en diensten digitaal aanbieden, tenzij De Wmebv verplicht gemeenten om digitale kanalen beschikbaar te stellen voor formele berichten. In Hof van Twente kiezen we ervoor geen onderscheid te maken tussen formele en informele berichten. Dat betekent dat we in principe alle producten en diensten digitaal willen aanbieden, tenzij er een gegronde reden is om dat niet te doen. 1.4 Inwoners willen weten hoe zij digitaal kunnen aanvragen of contact kunnen opnemen Per product of dienst maken we op onze website en in onze brieven duidelijk hoe inwoners contact kunnen opnemen of een aanvraag kunnen doen. In het aanwijzingsbesluit worden alle producten en diensten opgenomen, samen met het bijbehorende digitale kanaal. 1.5 De Wmebv verbetert de digitale dienstverlening voor inwoners De Wmebv stelt aanvullende eisen aan elektronische communicatie, die de digitale dienstverlening voor inwoners verder verbeteren. De wet waarborgt dat inwoners: • een digitale ontvangstbevestiging krijgen van hun elektronische bericht aan de overheid; • recht hebben op een afschrift van de ingevoerde gegevens in een webformulier; • een bericht of notificatie ontvangen zodra er een reactie of update is; • niet worden verplicht om onnodige gegevens in te vullen in een webformulier; • bij een storing gebruik kunnen maken van een verlengde indieningstermijn.

Daarnaast zorgen webformulieren ervoor dat aanvragen direct bij de juiste medewerker of het juiste team terechtkomen. Dit maakt het interne proces efficiënter en vergemakkelijkt het terugvinden van ingediende aanvragen door inwoners. Hof van Twente neemt deze eisen als uitgangspunt bij de verdere implementatie van de Wmebv. 1.6 Borging binnen de Planning & Control-cyclus De bijlage bij het aanwijzingsbesluit wordt aangevuld met nieuwe webformulieren. Deze bijlage is op dit moment nog niet compleet: er zijn ongeveer 481 processen waarvoor een digitaal kanaal moet worden aangewezen. Het bouwen en inrichten van webformulieren vraagt tijd en aandacht. Daar wordt nu en in de komende periode veel energie in gestoken. Om de voortgang goed te borgen, vullen we de bijlage periodiek aan met nieuwe digitale kanalen en informeren u hierover.

2.1 De raad is op de hoogte van de manier waarop we minder digitaal vaardige inwoners helpen Het is belangrijk dat de gemeenteraad, in haar controlerende rol, goed op de hoogte is van hoe we inwoners ondersteunen die moeite hebben met digitale middelen. Zo blijft duidelijk op welke manier we invulling geven aan de zorgplicht en hoe we ervoor zorgen dat iedere inwoner mee kan doen, digitaal én persoonlijk. 2.2 Inwoners hebben de mogelijkheid ondersteuning te krijgen in het contact met de gemeente Niet alle inwoners kunnen even goed digitaal meekomen. De Wmebv verplicht gemeenten om passende ondersteuning te bieden bij zowel digitaal als niet-digitaal berichtenverkeer. Dat betekent dat we vastleggen hoe we inwoners ondersteunen die moeite hebben met digitale communicatie en welke vormen van hulp zij kunnen krijgen. 2.3 Overzicht van ondersteuning voor wie er digitaal niet uitkomt De zorgplicht beschrijft wat we als gemeente doen om inwoners te helpen die digitaal vastlopen. Daarin staan zowel bestaande vormen van ondersteuning als uitbreidingen die we de komende tijd toevoegen. Waar dat logisch is, blijven we ook de niet-digitale dienstverlening verbeteren met nieuwe mogelijkheden.

2.4 Onze dienstverlening is persoonlijk, duidelijk, respectvol en betrouwbaar Deze waarden vormen de kern van onze ‘Uitgangspunten dienstverlening’ en zijn ook richtinggevend voor hoe we de zorgplicht invullen. We sluiten aan bij wat inwoners nodig hebben en bieden persoonlijke hulp waar dat gewenst of nodig is. De samenleving verandert in hoog tempo. Digitalisering, nieuwe wetgeving en de veranderende rol van de overheid vragen om een flexibele en toekomstgerichte manier van werken. Voor Hof van Twente betekent dit dat we onze inwoners centraal stellen. We sluiten aan bij wat inwoners nodig hebben en bieden ondersteuning. Digitaal waar het kan, persoonlijk waar het nodig is. 3.1 Efficiënte uitvoer van de Wmebv Om efficiënt en effectief uitvoer te kunnen geven aan de Wmebv wordt het geadviseerd om de bevoegdheid tot aanwijzen van elektronische kanalen over te dragen aan het college. Financieel Dit besluit heeft geen directe financiële consequenties. Maar zoals ook bij de risico's is benoemd dient er voor de verdere invulling en implementatie van de Wmebv in de organisatie binnen de teams voldoende tijd en middelen te (kunnen) worden vrijgemaakt om aan de wettelijke verplichtingen en onze eigen waarden te voldoen. Communicatie Dit is een wettelijke verplichting. Over het besluit wordt via de openbare besluitenlijst gecommuniceerd. Intern worden betrokken collega's geïnformeerd.

Participatie Voor het vaststellen van het aanwijzingsbesluit is een participatietraject niet noodzakelijk. Voor het continu verbeteren van de webformulieren adviseren wij echter wel om een dergelijk traject op te starten. Risico’s Voor de verdere invulling en implementatie van de Wmebv in de organisatie dient binnen de teams voldoende tijd en middelen te (kunnen) worden vrijgemaakt om aan de wettelijke verplichtingen en onze eigen waarden te voldoen.

Alternatieven Het ontbreken van een formeel aanwijzingsbesluit in het kader van de Wmebv leidt tot een juridisch kwetsbare digitale dienstverlening. Concrete gevolgen kunnen onder meer zijn: • ongeldigheid van digitale aanvragen; • gemiste termijnen; • onzekerheid bij inwoners; • onvoldoende naleven zorgplicht. Vervolg Het aanwijzingsbesluit wordt op de gebruikelijke online platforms gepubliceerd, zoals overheid.nl. Daarnaast kunnen inwoners per product of dienst op de website van de gemeente Hof van Twente lezen hoe zij deze digitaal kunnen aanvragen. De bijlage bij het aanwijzingsbesluit, waarin de aangewezen digitale kanalen per product of dienst staan vermeld, is nog niet volledig. Deze wordt daarom doorlopend bijgewerkt en na iedere actualisatie opnieuw gepubliceerd.

Burgemeester en wethouders van Hof van Twente, de secretaris, de burgemeester,

mr. ing. J. Eshuis

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM

Bijlage(n) 1. Aanwijzingsbesluit Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer