Raadsvoorstel - 1039417 - Delegatie en aanwijzing Woo, Who en AVG.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp

Delegatie en aanwijzing Woo, Who en AVG

Datum collegebesluit

18 november 2025

Zaaknummer

1039417

Portefeuillehouder

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM

Team

Beleid & Advies

Voorstel 1. Het behandelen van verzoeken, op grond van de Wet open overheid (Woo), gericht aan de gemeenteraad, delegeren aan het college van burgemeester en wethouders Hof van Twente 2. Het "Delegatiebesluit 2008" intrekken. 3. Het behandelen van verzoeken, op grond van Algemene verordening gegevens bescherming (AVG), gericht aan de gemeenteraad, delegeren aan het college van burgemeester en wethouders Hof van Twente; 4. Het behandelen van verzoeken, op grond van de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who), gericht aan de gemeenteraad, delegeren aan het college van burgemeester en wethouders Hof van Twente; 5. Het aanwijzen van de griffie als contactpersoon, bedoeld in artikel 4.7 van de Wet open overheid, voor de gemeenteraad Hof van Twente. 6. Het aanwijzen van het webformulier "Woo-verzoek" te vinden op https://www.hofvantwente.nl als enige elektronische wijze van verzending van Wooverzoeken aan de gemeenteraad; Doel Bestuursbesluit Het rechtmatig, effectief en efficiënt handelen op het gebied van de Woo, AVG en Who. Aanleiding en probleemstelling Om efficiënt en effectief te kunnen besluiten in het geval van een verzoek op grond van de Wet open overheid (Woo), de Algemene verordening gegevens bescherming (AVG) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) stellen wij voor om bevoegdheden van de raad over te dragen aan het college van burgemeester en wethouders.

Daarnaast adviseren wij u om een contactpersoon, een wettelijke verplichting volgend uit artikel 4.7 van de Wet open overheid, aan te wijzen. Tot slot adviseren wij om het webformulier "Woo-verzoek", te vinden op de website van de gemeente aan te wijzen als enige elektronische wijze voor het indienen van Woo-verzoeken naast de mogelijkheid om een Woo-verzoek per post of mondeling in te dienen. Argumenten 1.1 Wet open overheid (Woo)-verzoeken De Wet open overheid is de opvolger van de Wet openbaarheid van Bestuur (Wob). Uit artikel 4.1 van de Woo volgt dat eenieder een verzoek om publieke informatie kan richten aan een bestuursorgaan. Een zogenaamd Woo-verzoek. Dit kan ook bij de gemeenteraad. Documenten die berusten bij de gemeenteraad vallen ook onder de Woo, dit geldt ook voor raadscommissies. Informatie die berust onder individuele raadsleden en tussen raadsleden onderling valt niet onder de Woo.

Wanneer een Woo-verzoek wordt ontvangen heeft het bestuursorgaan in beginsel vier weken de tijd om een besluit te nemen op dat verzoek. Gelet op de vergaderfrequentie van de raad en in verband met specifieke kennis van de Woo waar het college over beschikt is het advies om de bevoegdheid om te beslissen op Woo-verzoeken te delegeren aan het college. 1.2 Kennisgeving Woo-verzoeken Om zicht te houden op afgehandelde Woo-verzoeken gericht aan de raad zal het college de raad op de hoogte stellen van het genomen besluit. Dit gebeurt door middel van de P&C cyclus in het jaarverslag. 1.3 Verstrekking van documenten Woo-verzoeken De griffie verstrekt namens de gemeenteraad de bij de gemeenteraad berustende documenten aan het college als een verzoek op grond van de Wet open overheid dat nodig maakt. 2.1 Intrekken Delegatiebesluit 2008 Onder de voorloper van de Woo, de Wob, was het behandelen van Wob-verzoeken gedelegeerd aan het college. Geadviseerd wordt om dit delegatiebesluit in te trekken. 3.1 AVG-verzoeken De AVG is de Europese verordening ter bescherming van persoonsgegevens en standaardiseert de verwerking van persoonsgegevens. Volgend uit de Algemene verordening gegevens bescherming (AVG) kan een persoon een AVG-verzoek doen aan een organisatie.

Voorbeelden hiervan zijn het verzoek tot inzage, waarbij personen aan een organisatie vragen welke persoonsgegevens van hen verwerkt worden, en het verzoek tot verwijdering van gegevens, waarbij een persoon kan vragen om verwijdering van persoonsgegevens. Vanwege de praktische uitvoerbaarheid en de beschikbaarheid van specifieke kennis is het wenselijk om deze bevoegdheden te delegeren aan het college. 3.2 Kennisgeving AVG-verzoeken Om zicht te houden op de afgedane AVG-verzoeken gericht aan de raad, zal het college de raad periodiek op de hoogte stellen van de aantallen AVG-verzoeken gericht aan de raad. Dit gebeurt door middel van de P&C cyclus in het jaarverslag. 3.3 Verstrekking van gegevens AVG-verzoeken De griffie verstrekt namens de gemeenteraad de bij de gemeenteraad berustende gegevens aan het college als een verzoek op grond van de AVG dat nodig maakt. 4.1 Who-verzoeken De Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) is bedoeld om de openheid en het hergebruik van gegevens, die door organisaties met een publieke taak worden beheerd, te verbeteren. Personen kunnen, volgens de Who, een verzoek indienen om hergebruik van informatie mogelijk te maken. Als deze informatie vervolgens geleverd wordt, moet deze in een open en machineleesbaar formaat aangeboden worden. De verzochte open data wordt gepubliceerd op data.overheid.nl.

Mocht zo'n verzoek bij de raad worden ingediend dan is het vanwege de praktische uitvoerbaarheid en de beschikbaarheid van specifieke kennis te adviseren om deze bevoegdheid aan het college te delegeren. 4.2 Kennisgeving Who-verzoeken Om zicht te houden op een afgehandeld Who-verzoek gericht aan de raad, zal het college de raad op de hoogte stellen van het genomen besluit. 5.1 Contactpersoon Wet open overheid Artikel 4.7 van de Woo stelt dat ieder bestuursorgaan een contactpersoon aanwijst ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. Dit geldt dus ook voor de raad. Het advies is om de griffie aan te wijzen als contactpersoon omdat zij het beste zicht hebben op documenten die onder de gemeenteraad berusten.

6.1 Aanwijzing elektronische verzending Woo-verzoeken Als wij geen keuze maken staat het iedereen vrij om een Woo-verzoek elektronisch in te dienen via een digitaal kanaal naar keuze. Het zou de afhandeling van Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn van vier weken bemoeilijken als een verzoek naar elk emailadres van onze organisatie, per WhatsApp of ander digitaal kanaal zou kunnen worden verstuurd. Daarom stellen wij voor om het webformulier "Woo-verzoek" op de website van onze gemeente open te stellen voor onze inwoners voor het indienen van verzoeken op grond van de Woo en daarmee andere digitale kanalen af te sluiten. Naast het webformulier blijft het altijd mogelijk om verzoeken op grond van de Woo per post of mondeling in te dienen. Communicatie Op de website vermelden dat Woo-verzoeken elektronisch alleen via het Woo-webformulier ingediend kunnen worden en niet per mail, Whats -app of ander digitaal kanaal. Elektronisch ingediende Woo verzoeken die niet via het Woo-webformulier worden ingediend, worden niet in behandeling genomen. Op de Website vermelden dat er één loket is voor het indienen van AVG-verzoeken voor zowel raadsverwerkingen als collegeverwerkingen. Risico’s Het gevolg van delegatie is het overdragen van een bevoegdheid waarbij de verantwoordelijkheid ook wordt overgedragen.

Mocht het college een besluit nemen op een bij de raad ingediend Woo-verzoek, dan ligt de verantwoordelijkheid bij het college en niet meer bij de raad. Alternatieven Het niet vaststellen van het delegatiebesluit en beide aanwijsbesluiten. Dit heeft tot gevolg dat beslistermijnen in de knel kunnen komen, dat de raad niet aan de wet voldoet of dat verzoeken niet effectief en efficiënt worden behandeld. Vervolg De diverse besluiten dienen te worden gepubliceerd in het elektronisch gemeenteblad op overheid.nl.

Burgemeester en wethouders van Hof van Twente, de secretaris, de burgemeester,

mr. ing. J. Eshuis

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM

Bijlage(n) 1. Delegatiebesluit Woo, AVG en Who Hof van Twente 2. Aanwijsbesluit contactpersonen Wet open overheid gemeenteraad 3. Aanwijsbesluit raad Hof van Twente elektronische wijze van verzending voor verzoeken op grond van de Wet open overheid