Menukaart afstemming tussen raden.pdf
Tekst van het document
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Eerste gang
Tweede gang
Derde gang
Organiseren van ontmoeting tussen raden
Organiseren van ondersteuning onderlinge afstemming: rol van de griffier
Inrichten infrastructuur voor onderlinge afstemming
Proces
Mild
Mild
Gezamenlijke informatie bijeenkomst
Onderlinge afstemming (bijv. in griffierskring)
Gelijktrekken vergaderdata
Politieke avonden, Regionale informatiebijeenkomsten RES
(twee)-Jaarlijkse regiodag
Regio Rivierenland, Regio West-Brabant, Samenwerking Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, Regio (RES) Foodvalley, Regio G&V
Regionale procesafspraken MRE
Regionale nota verbonden partijen
Regiopodia en regiocongressen, Raads en Statenledenconferentie, Regiotoer, Regionale raadsbijeenkomst
Regio Noordoost-Brabant
Overlegplatform proces
Regiogriffier
Regionale agendacommissie, Radenwerkgroep, Werkgroep regioambassadeurs, MRA Raadtafel
Drechtsteden, Noordkop, Achterhoek
Drechtsteden, Regio West-Brabant, Zeeland, Regio Noordoost-Brabant
Pittig
Pittig
Overlegplatform proces/inhoud
Adoptiegriffiers
Regio West-Brabant
Regionaal raadsinformatiesysteem (RRIS)
Regiocommissie, Klankbordgroep, Raadstafel21
Overlegplatform inhoud Raadskring, Regionale commissievergadering
Adviesplatform inhoud
Suggestie van het huis:
Regionale raadscommissie
Regioraad
Bekijk ook eens bijgevoegde three-pager voor een toelichting op de menukaart.
Via de links op deze pagina kunt u gemakkelijk én snel door ons gehele menu heen browsen.
Drechtraad, Achterhoek Raad
Inhoud
Deze menukaart is door Berenschot ontwikkeld in opdracht van BZK
Toelichting op de menukaart Afstemming tussen raden bij intergemeentelijke samenwerking
Toelichting op de menukaart Afstemming tussen raden bij intergemeentelijke samenwerking
Menu Waarom een menukaart? Afstemming tussen raden: met welk doel? Hoe afstemmen? Contextfactoren bij het organiseren van afstemming Voorwaarden voor succesvolle afstemming tussen raden
Waarom een menukaart? Het ministerie van BZK heeft recent onderzoeken uitgevoerd naar de knelpunten die gemeenten ervaren bij het toepassen van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de Gemeentewet. Een belangrijk knelpunt dat uit beide onderzoeken naar voren komt, is dat raadsleden het gevoel hebben onvoldoende invloed te kunnen uitoefenen op samenwerkingsverbanden. De crux voor meer invloed op en sterkere betrokkenheid bij de samenwerking, ligt in de verbinding tussen gemeenteraden onderling. De menukaart dient ter inspiratie en ondersteuning bij deze onderlinge afstemming.
Afstemming tussen raden: met welk doel? Veel gemeenteraadsleden hebben het gevoel dat zij weinig invloed kunnen uitoefenen op samenwerkingsverbanden. Ze benoemen de volgende knelpunten: • Ze hebben het gevoel te moeten “tekenen bij het kruisje”. Raadsleden ervaren onvoldoende grip op het regionale proces en op de uitkomsten daarvan; • Het indienen van een zienswijze of motie sorteert vaak weinig effect, omdat deze niet wordt gesteund door de andere deelnemers aan de samenwerking;
•
•
De mogelijkheden om de samenwerking te controleren, zijn onvoldoende. Raadsleden hebben het gevoel op grote afstand te staan, niet de juiste informatie te krijgen en onvoldoende bij te kunnen sturen; Er is soms sprake van onevenwichtigheid in de bestuurlijke verhoudingen, waardoor kleinere gemeenten nauwelijks invloed ervaren.
Voor een goede afstemming tussen gemeenteraden is het van belang om te achterhalen welke ambities de gemeenteraden hebben ten aanzien van het sturen op de samenwerking en welke knelpunten zij daarbij ervaren. En ook of de verschillende fracties die ambities en knelpunten op een soortgelijke manier inkleuren; “de raad” bestaat immers niet! Door die ambities en knelpunten met elkaar te bespreken, kunnen de raden gezamenlijk het doel van de onderlinge afstemming bepalen. Dat doel kan liggen in het verbeteren van processen, (meer) gezamenlijkheid ontwikkelen in de inhoud van de samenwerking, het verbeteren van de communicatie richting de raden, het vergroten van de impact van zienswijzen of moties, of een mengvorm.
Volgende pagina
Toelichting op de menukaart Afstemming tussen raden bij intergemeentelijke samenwerking
Menu Waarom een menukaart? Afstemming tussen raden: met welk doel? Hoe afstemmen? Contextfactoren bij het organiseren van afstemming Voorwaarden voor succesvolle afstemming tussen raden
Hoe afstemmen? De menukaart is opgebouwd uit drie ‘gangen’. Deze gangen staan voor de verschillende gradaties van afstemming tussen gemeenteraden: 1. Het organiseren van afstemming tussen raden 2. Het organiseren van ondersteuning: de rol van de griffier 3. Het inrichten van een gezamenlijke infrastructuur voor afstemming Elke gang kent een aantal ‘smaken’ - de wijze waarop een gang invulling kan krijgen. Er is telkens keuze tussen lichte of juist intensievere vormen. De infographic bevat per gang/smaak good practices afkomstig uit een regio. Deze good practices zijn uitgewerkt in de bijlage. Om de onderlinge uitwisseling van ideeën tussen regio’s te stimuleren, staat bij elke good practice een contactpersoon.
Contextfactoren bij het organiseren van afstemming Elke regio en elk samenwerkingsverband is uniek – zij kennen hun eigen historie, doelen en politieke dynamiek. Een eensluidend advies om in een bepaalde situatie altijd te kiezen voor een bepaalde vorm van afstemming tussen raden, is dan ook niet mogelijk. Wel zijn er bepaalde factoren die maken dat een gang of smaak meer of minder voor de hand ligt:
•
•
•
Bestuurlijke samenhang in de regio. In regio’s waar gemeenten steeds in dezelfde samenstelling samenwerken, ligt het voor de hand om de afstemming voor een aantal samenwerkingen tegelijk te organiseren. Bijvoorbeeld door het organiseren van een gezamenlijke bijeenkomst voor raden waar meerdere samenwerkingsverbanden worden besproken of door het vaststellen van een regionale nota verbonden partijen. In regio’s waar de samenstelling van samenwerkende gemeenten steeds wisselt, zal afstemming op het niveau van het samenwerkingsverband moeten worden georganiseerd. Vorm van het samenwerkingsverband. Samenwerkingsverbanden kennen verschillende vormen. In principe kunnen alle gangen en smaken bij elke samenwerkingsvorm worden georganiseerd, maar de formele status van de afstemming tussen gemeenteraden is wel verschillend, afhankelijk van de vorm van het samenwerkingsverband. Aantal deelnemers in het samenwerkingsverband. Soms is er sprake van een samenwerking tussen twee gemeenten, soms neemt een veelvoud van gemeenten deel aan de samenwerking. Dit maakt de samenstelling, scope en werkwijze van een afstemmingsgremium wezenlijk anders. Bij een groot aantal deelnemers is er vaak sprake van subregio’s waarbinnen (ook) wordt afgestemd.
Volgende pagina
Toelichting op de menukaart Afstemming tussen raden bij intergemeentelijke samenwerking
Menu Waarom een menukaart? Afstemming tussen raden: met welk doel? Hoe afstemmen? Contextfactoren bij het organiseren van afstemming Voorwaarden voor succesvolle afstemming tussen raden
Voorwaarden voor succesvolle afstemming tussen raden Uit voorgenoemde onderzoeken en gesprekken met good practice regio’s komen een aantal voorwaarden voor succesvolle afstemming tussen raden naar voren, ongeacht de regionale context: • Zorg voor een balans tussen gangen en smaken. Beschouw de menukaart in z’n geheel. Welke vorm van onderlinge ontmoeting past bij het gezamenlijk gestelde doel? Welke infrastructuur is daarvoor nodig? De ondersteuning door de griffiers is het centrale ingrediënt: zij zijn onmisbaar voor het organiseren en faciliteren van ontmoeting tussen de raden én voor het inrichten en onderhouden van een gezamenlijke infrastructuur. • Wees helder over formele taken/bevoegdheden. Uit het doel van de onderlinge afstemming volgen logische taken en bevoegdheden van een afstemmingsgremium en diens leden. Vaak bestaan hier bij deelnemers uiteenlopende beelden over. Ben je vertegenwoordiger namens de raad? Ben je een rapporteur? Adviseert het gremium aan de samenwerking namens de gemeenten? Heb je een formele positie in de gemeenschappelijke regeling? • Begin klein. Kies voor de samenwerkingsverbanden met de grootste maatschappelijke en financiële impact, in plaats van direct het geheel aan samenwerkingen te willen afdekken. Ontdek gezamenlijk of de gekozen vorm bevalt en breidt deze daarna eventueel uit. Zo bouw je samen aan het onderling vertrouwen.
•
•
•
•
Investeer in het contact met colleges en samenwerkingsverbanden. Door niet alleen formeel, maar ook informeel te spreken met de colleges en samenwerkingsverbanden over de ervaren knelpunten en wensen van de raden en over wat er speelt in de samenwerking, is het mogelijk om snel te schakelen. De griffiers kunnen hier de rol van oliemannetje vervullen. Besef dat afstemmen tijd kost. Onderlinge afstemming kost tijd, zeker in het begin. Terwijl het vaak niet direct resultaat oplevert. Het is van belang dat iedereen zich hiervan bewust is; anders raken mensen teleurgesteld en haken ze af. Zorg voor goede verbinding met individuele raden en fracties. Het risico bestaat dat een regionaal afstemmingsgremium de verbinding verliest met de individuele raden en fracties. Dit gaat ten koste van de effectiviteit van de afstemming en kan leiden tot vertraagde besluitvorming. Maak daarom (het liefst gezamenlijk) afspraken over de wijze waarop wordt teruggekoppeld aan de individuele raden en fracties. En tot slot: evalueer eens per jaar. Onderzoek periodiek of de gekozen vorm van afstemming ook het gewenste effect heeft en daadwerkelijk bijdraagt aan de ambities en het oplossen van de ervaren knelpunten.
Terug naar menu
Voorbeeldgerechten Best practices uit de regio’s
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Regio Rivierenland Afstemming tussen raden in de regionale agendacommissie, raadskring en onderlinge afstemming griffiers Gang 1 en 2: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Proces (gang 1) / Mild (gang 2)
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking
Korte beschrijving In regio Rivierenland werken acht gemeenten met elkaar samen op het gebied van de speerpunten economie & logistiek, recreatie & toerisme en agribusiness. Daarnaast werken zij nog samen op de projecten mobiliteit, wonen en duurzaamheid. De regionale agendacommissie Rivierenland houdt het overzicht over alle samenwerkingsdossiers en welke onderwerpen wanneer in de raden op de agenda staan. De agendacommissie adviseert het Algemeen Bestuur van Regio Rivierenland hierover, zodat zij weet hoe en wanneer de raden te betrekken. De agendacommissie bestaat uit twee vertegenwoordigers van elk van de tien gemeenteraden in Regio Rivierenland.
Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Huug Derksen (secretaris-directeur) hderksen@regiorivierenland.nl
Doel De regionale agendacommissie is opgericht omdat de raden beter en eerder willen sturen op belangrijke ontwikkelingen in Rivierenland. De agendacommissie maakt geen inhoudelijke keuzes, maar kijkt naar de wijze en het moment waarop de raden het beste bij de dossiers betrokken kunnen zijn.
Rechtsvorm samenwerking Openbaar lichaam (Wet gemeenschappelijke regelingen)
Kosten: N.v.t
Taken/bevoegdheden De agendacommissie heeft geen ‘formele’ taken en bevoegdheden: zij adviseert het AB.
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Regio Rivierenland Afstemming tussen raden in de regionale agendacommissie, raadskring en onderlinge afstemming griffiers Gang 1 en 2: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Proces (gang 1) / Mild (gang 2)
Menu Korte beschrijving Doel
Hoe werkt het? De regionale agendacommissie is een initiatief van de Regio Rivierenland en komt ongeveer twee keer per jaar bijeen. De vergadering wordt voorgezeten door de Regiovoorzitter, de burgemeester van Tiel. Bij de start (2015) werden raadsleden bij vergaderingen van de agendacommissie met name geïnformeerd door de samenwerking. Daar is later verandering in gekomen: leden van de agendacommissie adviseren nu ook over hoe de raden te betrekken. De vergaderingen van de agendacommissie worden door de directeur van de regio Rivierenland voorbesproken met de griffiers. Er zijn twee griffiers, vanuit de individuele gemeenten, die dit trekken.
Lessen en aandachtspunten Zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de agendacommissie. Hier helpt het dat het lijntje tussen de directeur van de samenwerking en de griffiers kort is. • Het risico bestaat dat de afstemming beperkt blijft tot twee vergaderingen per jaar. Een belangrijke randvoorwaarde voor succes is dat ook buiten de vergaderingen om het informele contact goed onderhouden wordt. • De rol van de voorzitter van de agendacommissie is belangrijk. Deze moet goed aanvoelen wat wel en niet besproken moet worden in de agendacommissie, gegeven haar rol en taak (adviseren over het proces, en niet de inhoud).
Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Huug Derksen (secretaris-directeur) hderksen@regiorivierenland.nl
Aansluiting andere ‘gangen’ • Sinds kort is er ook een Raadskring Regio Rivierenland. De raadskring is een initiatief van raadsleden en het doel van de raadskring is om een betere afstemming op de inhoud te zoeken. Er vindt geen besluitvorming in het gremium plaats. De Raadskring zit nog in de opstartfase. • Er vindt onderlinge afstemming plaats tussen de griffiers van de individuele raden.
Terug naar menu
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Samenwerking Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel Politieke avonden, radenwerkgroep, onderlinge afstemming griffiers Gang 1 en 2: Organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Proces en inhoud (gang 1) en Mild (gang 2)
Menu Korte beschrijving Doel
Korte beschrijving Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel werken sinds 2014 samen in de gemeenschappelijke Werkmaatschappij Achtkarspelen Tytsjerksteradiel. De radenwerkgroep wordt geïnformeerd over de voortgang van de samenwerking. De afstemming tussen de beide raden heeft een informeel karakter.
Doel Doel van de radenwerkgroep is om goed geïnformeerd te blijven over de voortgang van de samenwerking tussen beide gemeenten.
Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden
Rechtsvorm samenwerking Openbaar lichaam (Wet gemeenschappelijke regelingen)
Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Anna Dam (adjunct-griffier gemeente Tytsjerksteradiel) ADam@t-diel.nl
Kosten: N.v.t
Taken/bevoegdheden De radenwerkgroep heeft geen formele taken en bevoegdheden. Er zijn wel taken en bevoegdheden geformuleerd, namelijk: • Het voorbereiden van gezamenlijke raadsbijeenkomsten en andere activiteiten ter versterking van de beeldvorming van de raden over de vormgeving van gemeentelijke samenwerking en/of ten behoeve van de onderlinge binding. • Het op verzoek van één of beide raden bewaken van de kaderstellende en controlerende rol van de raden in het proces van de verdere samenwerking. • De werkgroep adviseert aan de beide gemeenteraden. De raden kunnen de werkgroep aanwijzingen geven.
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Samenwerking Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel Politieke avonden, radenwerkgroep, onderlinge afstemming griffiers Gang 1 en 2: Organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Proces en inhoud (gang 1) en Mild (gang 2)
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Hoe werkt het? In de radenwerkgroep zitten drie raadsleden per raad. De radenwerkgroep wordt ondersteund door de beide griffiers. De radenwerkgroep is gericht op het proces en heeft een informerend en informeel karakter. Een voorbeeld van een onderwerp dat wordt besproken, is de evaluatie van de ambtelijke samenwerking.
Lessen en aandachtspunten • Investeren in de onderlinge relatie tussen de raden, bijv. middels een gezamenlijke kerstborrel, is van belang voor de samenwerking. Eigenaarschap van het onderwerp bij raadsleden is van belang voor een goede afstemming.
Aansluiting andere ‘gangen’ • Er vindt afstemming tussen beide griffies plaats, o.a. over de vergaderdata. Er vinden jaarlijks 8 à 9 gezamenlijke politieke avonden plaats. Het karakter van deze avonden is informerend: de colleges ‘zenden’ en de raden ‘halen op’. De avonden worden goed bezocht. • Er is een gezamenlijke rekenkamercommissie.2 De onderzoeken die de rekenkamercommissie voor beide raden uitvoert, worden op elkaar afgestemd. Waar aanvankelijk altijd twee verschillende rapportages voor beide raden werd opgesteld, met nagenoeg dezelfde opbouw, wordt sinds een jaar door de rekenkamercommissie ook gekozen voor één rapport voor beide gemeenten, mits het onderwerp zich daar voor leent. Voordelen van een gezamenlijke rekenkamercommissie is dat het praktisch handig en goedkoper is. Ook geeft het de mogelijkheid om te ‘benchmarken’. Nadeel zou kunnen zijn dat de onderzoekswensen van beide raden met elkaar kunnen botsen maar in de praktijk is dat tot nog toe niet voorgekomen.
Terug naar menu
Anna Dam (adjunct-griffier gemeente Tytsjerksteradiel) ADam@t-diel.nl
² Nota bene: formeel is er sprake van twee rekenkamercommissies, maar de leden vormen samen een personele unie.
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Regio Gooi en Vechtstreek Werkgroep regioambassadeurs, regiopodia en regiocongressen
Gang 1: Organiseren ontmoeting raden Smaak: Proces
Menu Korte beschrijving Doel
Korte beschrijving De werkgroep regioambassadeurs Gooi en Vechtstreek kent twee leden namens iedere gemeenteraad. Zij attenderen de eigen raad en elkaar op (actuele) regiozaken en zijn sparringpartner voor bestuurders.3 De ontmoetingen tussen de regioambassadeurs hebben een informeel karakter.
Doel De regioambassadeurs fungeren als ‘oliemannetjes en -vrouwtjes’. Het doel van de regioambassadeurs is enthousiasmeren, attenderen en signaleren.
Taken/bevoegdheden De regioambassadeurs hebben geen formele taken en bevoegdheden. Er zijn wel opdrachten voor de raadsambassadeurs geformuleerd, namelijk: 4 •
•
•
Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden
Rechtsvorm samenwerking Openbaar lichaam (Wet gemeenschappelijke regelingen)
Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Signaleren van relevante ontwikkelingen over en voor de regionale samenwerking, die anders niet of onvoldoende worden opgemerkt en over wat wel/niet loopt in de samenwerking; Afstemming organiseren met de eigen gemeenteraad, tussen gemeenteraden en met portefeuillehouders daarvan, t.b.v. van goede regionale samenwerking van gemeenten in regio Gooi en Vechtsteek. Begeleiden van de portefeuillehouders bij de regionale samenwerking ten einde de legitimatie daarvan te versterken en open en transparante communicatie te bevorderen. [NB: deze rol is vooral van belang bij het vaststellen van een Regionale Samenwerkingsagenda bij de start van een nieuwe raadsperiode]
Volgende pagina
Kosten: Regiopodia kosten ca. 400 - 800 euro per keer voor 60 - 90 deelnemers. (interne locatie) Regiocongressen kosten ca. 10.000 per keer voor 150 – 200 deelnemers. (externe locatie)
Jaap-Jan Bakker (secretaris werkgroep regioambassadeurs) j.bakker@regiogv.nl
3 4
https://www.regiogv.nl/gemeenteraden/regioambassadeurs/ https://www.regiogv.nl/wp-content/uploads/2018/02/
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Regio Gooi en Vechtstreek Werkgroep regioambassadeurs, regiopodia en regiocongressen
Gang 1: Organiseren ontmoeting raden Smaak: Proces
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Jaap-Jan Bakker (secretaris werkgroep regioambassadeurs) j.bakker@regiogv.nl
Hoe werkt het? De regioambassadeurs halen bij de gemeenteraden op bij welke regionale thema’s de volksvertegenwoordigers betrokken willen worden. De regioambassadeurs zitten niet voor zichzelf maar vormen ‘de politieke antenne’ in de raad en in de regio.5 De centrale opdracht voor deze regioambassadeurs is om de betrokkenheid van raadsleden bij de regio Gooi en Vechtstreek te bevorderen. De regioambassadeurs samen vormen een werkgroep die 8x keer per jaar bijeenkomt. De werkgroep wordt ondersteund door de bestuurssecretaris die in dienst is van de regio Gooi en Vechtstreek. Een concreet voorbeeld van wat de werkgroep doet is het voorbereiden en invulling geven aan het programma van de Regiopodia en de Regiocongressen (zie aansluiting andere ‘gangen’). De regioambassadeurs worden geïnformeerd en er wordt gelegenheid geboden om aanbevelingen te doen over de processen die met de gemeenteraden worden doorlopen bij de uitwerking van regionale opgaven die zijn opgenomen in de Regionale samenwerkingsagenda. In de afgelopen jaren is gebleken dat de werkgroep als een waardevol instrument wordt ervaren waardoor de informatievoorziening en afstemming over regionale samenwerking is verbeterd.
De politiek inhoudelijke samenwerking blijft daarbij uitdrukkelijk aan de raden.6 Dit kan in de praktijk wel eens schuren, omdat het risico bestaat dat discussies over inhoud en proces elkaar gaan raken. Uitgangspunt is dat politieke discussies niet plaatsvinden in de werkgroep en hier wordt door de regioambassadeurs ook zorgvuldig op gelet.
Lessen en aandachtspunten • Soms is de houding van de regioambassadeurs te afwachtend. Dat hoeft niet altijd tot problemen te leiden, maar om het maximale uit de afstemming tussen raden te halen is het belangrijk dat de regioambassadeurs initiatief nemen en niet te afwachtend opereren. • De taak van de regioambassadeurs is afstemming over het proces; de scheiding tussen inhoud en proces moet constant worden bewaakt. • Raden werken niet altijd met elkaar samen om meer grip op de samenwerking te krijgen. Het risico bestaat dat raden vooral hun eigen grip als gemeente op de verbonden partij willen versterken, waardoor de collectiviteit soms ontbreekt.
Volgende pagina
⁵ https://www.regiogv.nl/wp-content/uploads/2018/09/ ⁶ https://www.regiogv.nl/wp-content/uploads/2018/09/
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Regio Gooi en Vechtstreek Werkgroep regioambassadeurs, regiopodia en regiocongressen, onderlinge afstemming griffiers Gang 1 en 2: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Proces en inhoud (gang 1) / Mild (gang 2)
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Jaap-Jan Bakker (secretaris werkgroep regioambassadeurs) j.bakker@regiogv.nl
Aansluiting andere ‘gangen’ • De regio Gooi en Vechtstreek organiseert Regiopodia, waarin steeds een inhoudelijk onderwerp uit de Regionale Samenwerkingsagenda centraal staat. Deze regiopodia zijn bedoeld voor de woordvoerders van onderwerpen die op de agenda staan. Vergaderingen vinden dan ook in een kleiner gezelschap plaats dan bijvoorbeeld de regiocongressen. De regiopodia hebben een belangrijke rol in de beeldvorming. Daarvoor is het van belang om de woordvoerders aan tafel te hebben. Een risico schuilt in de vrijblijvendheid van deelname aan de regiopodia. • De regio Gooi en Vechtstreek organiseert ook Regiocongressen om focus aan te brengen in de Regionale Samenwerkingsagenda of om met elkaar na te denken over de toekomstige ontwikkeling van het gebied. De raden kunnen voorafgaand aan het congres opgaven indienen die zij samen met de andere raden willen oppakken. Waar regiopodia een belangrijke rol spelen in de beeldvorming, is de gedachte dat Regiocongressen bij de doorontwikkeling van dit instrument een belangrijke rol kunnen spelen bij de oordeelsvorming. Aan deze regiocongressen kunnen alle raadsleden van de individuele raden deelnemen. Er heerst een zekere beduchtheid bij raadsleden tegen deze vorm. Een Regiocongres kan teveel ‘zenden’ worden of in het andere uiterste uitmonden in een “Poolse landdag”.
Als er gestemd wordt, dan bestaat het risico dat de grote gemeenteraden al snel de kleine gemeenteraden overvleugelen.
•
Het risico is dat de aanwezigheid van te veel mensen het constructieve gesprek bemoeilijkt en de discussie compliceren. Recent is de regionale samenwerking tussen de griffiers versterkt. In een gesprek die is gevoerd tussen de griffiers en de regioambassadeurs over de onderlinge taakverdeling is het accent in de taakstelling voor de Regioambassadeurs, nadat de Regionale Samenwerkingsagenda is vastgesteld, verlegd naar het kritisch signaleren richting de bestuurders en het enthousiasmeren van collega raadsleden. De griffiers zetten gezamenlijk met de bestuurssecretaris in op het zoveel mogelijk (gelijk)tijdig doorlopen van de raadsprocessen en procedures.
Terug naar menu
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Metropoolregio Amsterdam MRA Raadtafel Raads-en Statenledenconferentie
Gang 1: Organiseren ontmoeting raden Smaak: Proces
Korte beschrijving De MRA Raadtafel is een platform van raads- en Statenleden. Tijdens de bijeenkomsten van de Raadtafel wordt informatie gedeeld over de planning van grote projecten rondom de thema’s Economie, Ruimte en Mobiliteit. Doel van de bijeenkomst is om te weten te komen hoe en wanneer de raden en Staten worden geïnformeerd en of raden en Staten wensen of opvattingen kunnen indienen of het gesprek met het eigen college kunnen aangaan.
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten
Doel Doel van de MRA Raadtafel is om raads- en Statenleden van de verschillende MRA-deelnemers mee te laten denken over hoe volksvertegenwoordigers beter bij de samenwerking in de MRA kunnen worden betrokken, en hoe zij hun betrokkenheid en invloed (beter) kunnen aanwenden (informatief en van elkaar lerend).
Aansluiting andere ‘gangen’ Taken/bevoegdheden
Rechtsvorm samenwerking Informeel (convenant)
Arjen Overbeek
Kosten: N.v.t
(adviseur raden en Staten) a.overbeek@metropoolregioamsterdam.nl
Hoe werkt het? De bijeenkomsten van de MRA Raadtafel hebben het karakter van intervisiebijeenkomsten en worden 4 à 5 keer per jaar door de MRA georganiseerd. De raden en Staten vaardigen voor de bijeenkomsten ieder 1 à 2 deelnemers af. De meeste raden vaardigen een ‘vaste’ deelnemer af. Een enkele raad rouleert in het afvaardigen van deelnemers. In een vooroverleg bereiden de griffies van twee gemeenten, drie raadsleden en een Statenlid samen met de MRA-adviseur raden en Staten de bijeenkomsten van de MRA Raadtafel voor (zij doen een agendavoorstel voor MRA Raadtafel). De MRA raadtafel wordt ondersteund door een MRA-adviseur raden en Staten. De rol van deze adviseur is om het gesprek tijdens het vooroverleg en de Raadtafel te faciliteren, en de ‘lead’ voornamelijk bij de deelnemers te leggen. Tijdens bijeenkomsten van de Raadtafel wordt de planning van grote projecten rondom de thema’s Economie, Ruimte en Mobiliteit en de betrokkenheid van de raden en Staten daar bij besproken. De Raadtafel geeft geen advies aan en fungeert ook niet als klankbord voor het bestuur. Inhoudelijke discussies over de thema’s worden tijdens de bijeenkomsten van de Raadtafel niet gevoerd en de deelnemers weten in de praktijk ook de grens tussen inhoud en proces goed te bewaken.
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Metropoolregio Amsterdam MRA Raadtafel Raads-en Statenledenconferentie
Gang 1: Organiseren ontmoeting raden Smaak: Proces
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’ Taken/bevoegdheden
Arjen Overbeek (adviseur raden en Staten) a.overbeek@metropoolregioamsterdam.nl
Lessen en aandachtspunten • De MRA wordt soms gezien als een samenwerkingsverband van bestuurders. Hierdoor wordt de samenwerking door sommige raadsleden minder interessant gevonden en ontstaat er soms zelfs weerstand om aan bijeenkomsten van de Raadtafel deel te nemen. Het is daarom belangrijk continue het belang om raden bij de samenwerking te betrekken, te agenderen. Dit is een verantwoordelijkheid van de bestuurders binnen de MRA enerzijds en de griffies en de raads- en Statenleden van de individuele gemeenten en de provincie anderzijds. • Het succes van de afstemming staat of valt met het gevoel van eigenaarschap bij de raads- en Statenleden en de leden van de colleges. De betrokken griffies en de MRA-adviseur Raden en Staten faciliteren de gesprekken. • De invloed die raads- en Statenleden op de MRA hebben is het resultaat van meerdere afstemmingsmomenten binnen de eigen raden en Staten, in de eigen deelregio’s en op MRA-niveau. Dit betekent dat afstemming binnen de MRA Raadtafel niet plaatsvindt, omdat hierin slechts vertegenwoordigers zitten die het proces bespreken. De besluitvorming in de eigen raden en Staten en de afstemming binnen de eigen deelregio’s is cruciaal voor de uiteindelijke impact op MRA-niveau.
Waar dat wenselijk is faciliteert het ondersteunende MRA Bureau het gesprek op deelregionaal niveau, bijvoorbeeld door het regelen van sprekers voor bijeenkomsten.
Aansluiting andere ‘gangen’ • De MRA organiseert één keer per twee jaar een raads- en Statenledenconferentie. Tijdens deze bijeenkomsten staan inhoudelijke presentaties op het programma en gaan raads- en Statenleden in deelsessies en aan de hand van stellingen met elkaar in debat. Tijdens deze bijeenkomsten vindt bijvoorbeeld beeldvorming over het ‘verder brengen’ en uitvoeren van de MRA-agenda plaats. • De MRA organiseert één keer per twee jaar een MRA congres. Verschil met de raads- en Statenledenconferentie is dat het MRA congres een breder publiek trekt dan alleen raads- en Statenleden. Daarnaast staat tijdens het MRA congres primair de MRA-agenda centraal; tijdens het congres gaan de verschillende groepen (volksvertegenwoordigers, bestuurders, ambtenaren en Triple-helix) over deze MRA-agenda in gesprek. Doel van het MRA congres is dat bestuurders en volksvertegenwoordigers samen op MRA-niveau de ambities van de nieuwe MRA Agenda ‘verder brengen’ en uitvoeren.
Taken/bevoegdheden De MRA Raadtafel heeft geen ‘formele’ taken en bevoegdheden.
Terug naar menu
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Regio Foodvalley Regiocommissie Regiotoer en griffiersnetwerk Gang 1 en 2: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Proces en inhoud (gang 1) en Mild (gang 2)
Menu
Korte beschrijving De Regiocommissie bestaat uit twee raadsleden per gemeente. De Regiocommissie bespreekt regionale beleidsstukken en geeft een gezamenlijke reactie voor de behandeling in de raden. De Regiocommissie heeft geen besluitvormende bevoegdheid, maar adviseert aan de raden en het regiobestuur. In de Regiocommissie vindt ook afstemming plaats over de besluitvorming en de rol van de raad ten aanzien van Regionale Energiestrategie (RES).
Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het?
Doel Doel van de Regiocommissie is om aan de voorkant af te stemmen over wat er wanneer naar de raden gaat (proces) en om aan de achterkant af te stemmen over een inhoudelijke opvatting over regionale beleidsstukken (inhoud). De Regiocommissie wordt daarbij ondersteund door het Overleg van Griffiers en een ambtelijk adviseur van een van de griffies.
Lessen en aandachtspunten
Kosten: N.v.t
Taken/bevoegdheden De Regiocommissie heeft geen formele taken en bevoegdheden. Wel zijn er taken geformuleerd, namelijk: 7 • • • • • •
Aansluiting andere ‘gangen’
Rechtsvorm samenwerking Openbaar lichaam (Wet gemeenschappelijke regelingen)
Bevorderen van betrokkenheid van de raden, door bijv. informatiebijeenkomsten, adviezen e.a. Bevorderen en waar mogelijk uniformeren van totstandkoming gemeentelijke besluitvormingstrajecten Activeren van bestuurders m.b.t. hun verantwoordingsplicht (waar nodig) Activeren van bestuurders om mondelinge en schriftelijke informatie te verstrekken (waar nodig) Bevorderen van eenheid in de informatievoorziening aan de raden Bevorderen van het voorleggen en formuleren van uniforme raadsbesluiten
Volgende pagina
Gerrit Hagelstein (regiogriffier) gerrit.hagelstein@ede.nl 7
https://veenendaal.raadsinformatie.nl/
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Regio Foodvalley Regiocommissie Regiotoer en griffiersnetwerk Gang 1 en 2: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Proces en inhoud (gang 1) en Mild (gang 2)
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Gerrit Hagelstein (regiogriffier) gerrit.hagelstein@ede.nl
Hoe werkt het? Regiocommissie fungeert als intermediair tussen colleges en raden en tevens als klankbordgroep voor het regiobestuur. Het regiobestuur is het algemeen bestuur van de samenwerking. In de regiocommissie zitten in totaal 16 raadsleden en de commissie vergadert ca. vier keer per jaar. Voor de vergaderingen worden ook de griffier van de gastgemeente en een lid van het regiobestuur uitgenodigd. De commissie wordt ondersteund door een raadsadviseur vanuit de griffie Ede die één dag in de week bij de Regiocommissie gedetacheerd zit om deze te ondersteunen. Deze adviseur wordt aangestuurd door de voorzitter van de Regiocommissie. De commissie is aan de voor- (informatievoorziening) en achterkant (hoe moeten we naar dit stuk kijken?) aan zet, omdat zij aan de voorkant afstemt over wat er wanneer naar de raden gaat (proces) en aan de achterkant afstemt over een inhoudelijke opvatting over regionale beleidsstukken (inhoud). Raden kunnen in de regiocommissie bijvoorbeeld moties en amendementen op elkaar afstemmen, zodat raden gezamenlijk meer invloed kunnen uitoefenen op de koers van de regio Foodvalley.
Lessen en aandachtspunten • De taak en positionering van de Regiocommissie moeten helder zijn en door alle partijen worden erkend. • Belangrijk onderdeel van het succes is een goede, stevige voorzitter die wethouders kan aanspreken op gemaakte afspraken. • De opstelling van de betrokken wethouders ten opzichte van hun eigen raad is cruciaal voor het succes van de Regiocommissie: dit staat of valt met de bereidheid van wethouders om de Regiocommissie een platform te geven. • De rol van de twee raadsleden is ook van belang. Zij zijn toch een ‘’ambassadeur’’ van de samenwerking. Het is zoeken naar een manier waarmee zij ‘’namens’’ de raad kunnen opereren. Daartoe organiseren zij ieder op hun eigen manier de contacten met de raadsleden. Soms leggen zij ook verantwoording af voor activiteiten en/of besluiten van de Regiocommissie.
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Regio Foodvalley Regiocommissie Regiotoer en griffiersnetwerk Gang 1 en 2: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Proces en inhoud (gang 1) en Mild (gang 2)
Menu Korte beschrijving
Aansluiting andere ‘gangen’ • Jaarlijks wordt er voor raads- en collegeleden een Regiotoer Regio FoodValley georganiseerd.8 De laatste jaren is de regiotoer teruggebracht naar meer een werkbezoek voor gemeenten, maar de bedoeling is om weer terug te gaan naar het oorspronkelijke concept. In het oorspronkelijke concept gaan raads- en collegeleden namelijk ook op 2 of 3 bedrijfsbezoeken. Tijdens deze bezoeken leren raadsleden elkaar beter kennen, wat zorgt voor meer verbinding en mogelijkheden tot verdieping en afstemming
•
De regiocommissie wordt ondersteund door het griffiersnetwerk waarin de griffiers van alle deelnemende gemeenten zitten. De griffiers komen de week voor de regiocommissievergadering bijeen om de bijeenkomst voor te bespreken. De griffiers zijn ook vertegenwoordigd bij de regiocommissievergadering en kunnen daar hun adviezen toelichten waar het gaat om de procesarchitectuur van de besluitvorming. Ook de betrokkenheid van inwoners is een aandachtspunt daarbij: regionaal of per raad?
Terug naar menu
Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Gerrit Hagelstein (regiogriffier) gerrit.hagelstein@ede.nl 8
https://www.regiofoodvalley.nl/organisatie/raden https://regiotour.nl/
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Regio Foodvalley Regionale informatiebijeenkomsten RES
Gang 1: Organiseren ontmoeting raden Smaak: inhoud en proces
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Nicky Struijker Boudier (RES) nicky@buroboudier.nl
Korte beschrijving De project- en procesbegeleiders RES organiseren regionale informatiebijeenkomsten om inhoudelijke input over de totstandkoming van de RES op te halen bij de raden, Staten en het AB (waterschap).
Doel Doel van de regionale informatiebijeenkomsten bij de totstandkoming van de RES is om de raden, náást de informatie die zij via hun eigen bestuurders krijgen, extra informatie te geven. Verder om te toetsen hoe zij tegenover inhoud en proces staan. En tot slot om hen de gelegenheid te bieden elkaar te ontmoeten en om met elkaar (bijvoorbeeld moties en amendementen) af te stemmen.
Rechtsvorm samenwerking Informeel (NB. de RES Foodvalley maakt dus formeel géén onderdeel uit van het openbaar lichaam Foodvalley.) Kosten: N.v.t
Taken/bevoegdheden De regionale informatiebijeenkomsten (RES) hebben geen formele status.
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Regio Foodvalley Regionale informatiebijeenkomsten RES
Gang 1: Organiseren ontmoeting raden Smaak: inhoud en proces
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het?
Hoe werkt het? De beeld- en oordeelsvorming vindt plaats in de individuele raden, maar de regionale informatiebijeenkomsten bieden een extra gelegenheid voor informatieoverdracht en kennisdeling en voor (onderlinge) afstemming (bijv. ook over moties/ amendementen). Ook met bestuurders van provincies en waterschappen, die hiervoor ook steeds uitgenodigd worden. De besluitvorming vindt plaats in de individuele raden.
Lessen en aandachtspunten • De positionering van de regionale informatiebijeenkomsten moet helder zijn en door alle partijen worden gewenst en erkend. Daarbij is behulpzaam dat de bestaande Regiocommissie van Regio Foodvalley heeft afgesproken signalen te geven en te fungeren als klankbord, waar het gaat om de betrokkenheid van de raden. • De informatie aan raden moet niet beperkt blijven tot alleen de regionale informatiebijeenkomsten. Zij worden in eerste instantie door de eigen bestuurder geïnformeerd. Daarnaast worden griffiers en bestuurders door de projecten procesbegeleiders RES ook gefaciliteerd en ondersteund bij het informeren van gemeenteraden, provinciale staten en algemeen bestuur van waterschap, bijvoorbeeld door het bieden van standaardpresentaties of experts/ betrokkenen die een presentatie kunnen verzorgen tijdens lokale informele raadsbijeenkomsten. De gezamenlijke raads/staten/AB bijeenkomsten zijn een extra.
Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Nicky Struijker Boudier (RES) nicky@buroboudier.nl
Aansluiting andere ‘gangen’ • De griffiers denken regelmatig mee over het besluitvormingsproces in de raden. Een groepje vanuit Regiocommissie en griffiers fungeert als vooruitgeschoven post die extra actief het proces volgen.
Terug naar menu
Menukaart - Afstemming tussen raden -
GR de Bevelanden Raadsklankbordgroep van raadsleden
Gang 1: Organiseren ontmoeting raden Smaak: Proces en inhoud
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Patrick Simpelaar (voorzitter klankbordgroep) patrick.simpelaar@me.com
Korte beschrijving Vijf Zeeuwse gemeenten (Goes, Reimerwaal, Kapelle, Noord-Beveland en Borsele werken in GR De Bevelanden samen aan Werk, Inkomen & Zorg (WIZ), personeel en organisatie en informatie- en communicatietechnologie. In de klankbordgroep bij de GR hebben uit elke gemeenteraad twee of drie raadsleden zitting.
Doel Het doel van de klankbordgroep is om GR De Bevelanden (directie en/of het bestuur) te adviseren op proces en inhoud, waardoor de raden meer zicht krijgen op de samenwerking.
Rechtsvorm samenwerking Openbaar lichaam (gemeenschappelijke regeling)
Kosten: Het klankbordgroep-werk kost de raadsleden tijd (vergaderingen, leeswerk), bovenop de grote inspanning die het raadslidmaatschap sowieso al vraagt.
Taken/bevoegdheden De klankbordgroep heeft geen formele taken en bevoegdheden, maar een adviserende rol.
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
GR de Bevelanden Raadsklankbordgroep van raadsleden
Gang 1: Organiseren ontmoeting raden Smaak: Proces en inhoud
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het?
Hoe werkt het? In de vijf gemeenteraden wordt uitgevraagd wie er zitting wil nemen in de klankbordgroep. Waar mogelijk wordt rekening gehouden met de verhouding coalitie/oppositie, maar belangrijker is dat de klankbordgroepleden affiniteit hebben met regionale samenwerking. De leden kiezen een voorzitter uit hun midden. De klankbordgroep komt ca. vier keer per jaar bijeen. De directeur van GR De Bevelanden is bij deze bijeenkomsten aanwezig. De klankbordgroep adviseert zowel over het proces als de inhoud. Zo is er recent gesproken en geadviseerd over het verbeteren van de stukkenstroom zodat alle gemeenteraden informatie gelijktijdig ontvangen, en over de daadwerkelijke vertaling van de ‘couleur locale’ per gemeente. Recent heeft de klankbordgroep de griffies verzocht om te onderzoeken hoe ze het onderling afstemmen over moties en zienswijzen tussen de vijf gemeenteraden beter kunnen faciliteren.
•
•
•
•
De omvang van GR De Bevelanden (5 gemeenten) maakt dat een klankbordgroep goed te organiseren is. Voor grotere samenwerkingen kan dit lastig(er) zijn. Het succes van een dergelijk afstemmingsgremium is ook afhankelijk van de fase waarin de samenwerking zich bevindt. Een samenwerking in de opstartfase vraagt iets anders dan een samenwerking die al langer bestaat. Met de tijd – en resultaten – groeit het vertrouwen en kan ook de afstemming (verder) groeien. De leden van de klankbordgroep zien erop toe, gelet op de adviserende doelstelling, dat er tijdens de bijeenkomsten geen politiek wordt bedreven. Dat lukt aardig, omdat de setting van een klankbordgroepbijeenkomst anders is dan in de gemeenteraad De klankbordgroep heeft recent een inhoudelijke debatavond georganiseerd voor alle raden. Deze was druk bezocht. Dergelijke activiteiten helpen om elkaar beter te leren kennen, waardoor de verbinding makkelijker tot stand komt.
Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Patrick Simpelaar (voorzitter klankbordgroep) patrick.simpelaar@me.com
Lessen en aandachtspunten • Bij samenwerking geldt; onbekend maakt onbemind. De klankbordgroep fungeert als schakel tussen de GR en de raden; door de raadsleden mee te nemen in de inhoud en de GR te adviseren over hoe processen slimmer in te richten, ontstaat bij de raden meer draagvlak voor de samenwerking.
Aansluiting andere ‘gangen’ • De GR organiseert zelf ook raadsinformatieavonden. • De GR stuurt nieuwsbrieven aan de raden.
Terug naar menu
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Metropoolregio Eindhoven (MRE) Raadstafel21 Regionale procesafspraken Gang 1 en 3: organiseren ontmoeting raden / inrichten infrastructuur Smaak: Proces en inhoud (gang 1) / Mild (gang 3)
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten
Korte beschrijving De Raadstafel21 is een overlegplatform van raadsleden van 21 gemeenten in de Metropoolregio Eindhoven. Informatie-uitwisseling, kennisdeling en vervullen van de ambassadeursrol naar de eigen gemeenteraad zijn de belangrijkste functies die de leden vervullen. De Raadstafel21 heeft geen besluitvormende bevoegdheden.
Doel Het doel van de Raadstafel21 is: Het in positie brengen van gemeenteraadsleden, zodat zij hun kaderstellende en controlerende rol in de samenwerking kunnen vervullen. Vergroten van de betrokkenheid van gemeenteraadsleden bij de regionale opgaven.
Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten
Ton van Happen (voorzitter Raadstafel21) t.v.happen@geldrop-mierlo.nl
Taken/bevoegdheden Contact
Taken/bevoegdheden De Raadstafel21 heeft geen formele taken en bevoegdheden. De Raadstafel21 fungeert als: • schakel tussen gemeenteraden en Metropoolregio; • sparringpartner voor de portefeuillehoudersoverleggen (poho), cq voorzitter en vicevoorzitter van het poho; • de verbinder tussen bestuur en raad in de eigen gemeente: raadstafelleden geven adviezen aan de raad en de portefeuillehouders t.b.v. het bevorderen van de informatie-uitwisseling; • actieve inbreng bij de voorbereiding en evaluatie van de halfjaarlijkse metropoolconferenties.
Rechtsvorm samenwerking Openbaar lichaam (Wet gemeenschappelijke regelingen)
Ton Pulles (procesmanager regionale samenwerking ) t.pulles@metropoolregioeindhoven.nl
Helmi Leijen
Aansluiting andere ‘gangen’
Kosten: N.v.t
(secretariaat) h.leijen@metropoolregioeindhoven.nl
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Metropoolregio Eindhoven (MRE) Raadstafel21 Regionale procesafspraken Gang 1 en 3: organiseren ontmoeting raden / inrichten infrastructuur Smaak: Proces en inhoud (gang 1) / Mild (gang 3)
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden
Hoe werkt het? De Raadstafel21 bestaat uit twee raadsleden per gemeente (42 raadsleden totaal) die vier keer per jaar bijeen komen. Tijdens de vergaderingen van de Raadstafel21 komen (vice-)voorzitters van het portefeuillehoudersoverleg langs om te vertellen over de voortgang op de inhoudelijke dossiers. Er vindt uitwisseling plaats over inhoud en proces. De raadsleden koppelen dit vervolgens terug aan de eigen raden. De input van Raadstafel21 wordt meegenomen in het verdere regionale proces. Verder wordt de Raadstafel21 ondersteund door de procesmanager regionale samenwerking van de MRE. Dit is iemand die ambtelijk de vergaderingen voorbereidt in samenspraak met voorzitter en vice-voorzitter van Raadstafel21. Een administratief medewerker van MRE zorgt voor agendering en verslaglegging.
Contact Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Lessen en aandachtspunten • Door de Raadstafel21 is de bewustwording van bestuurders vergroot om raadsleden beter en vooraan mee nemen in het regionale proces. Grote voordeel van de Raadstafel21 is dat het een zekere druk legt op bestuurders om de gemeenteraad tijdig en actief te betrekken.
•
•
•
Invulling van de ambassadeursrol betekent in de praktijk dat raadsleden een soort raadsrapporteur voor de individuele gemeenten zijn. Dat is van meerwaarde, omdat als er een paar raadsleden zijn die bovenop de materie zitten kennis ontwikkelen (ook van het proces) en andere raadsleden daarover ook kunnen bijpraten. Er is soms onduidelijkheid over waar de Raadstafel21 precies over gaat. Formalisering van taken en bevoegdheden kan deze onduidelijkheid mogelijk wegnemen. Voor een goede borging is het van belang om de taak en functie van de Raadstafel21 in de gemeenschappelijke regeling ook formeel vast te leggen. Door de onderlinge contacten tussen raadsleden uit de 21 gemeenten neemt het vertrouwen in het belang van regionale samenwerking toe.
Aansluiting andere ‘gangen’ Binnen de MRE zijn er regionale procesafspraken gemaakt.
Terug naar menu
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Agenda Netwerk Noordoost (ANNO) Regionale commissievergadering Noordoost-Fryslân Gang 1: Organiseren ontmoeting raden Smaak: inhoud
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking
Korte beschrijving Agenda Netwerk Noordoost (ANNO) is een samenwerking tussen de gemeenten in Noordoost Fryslân, de provincie en Wetterskip Fryslân. Binnen ANNO werken de partijen aan een Regiodeal. De Regiodeal is een samenwerking tussen Rijk en regio (zowel overheden als bedrijven en maatschappelijke organisaties) om de kracht van de regio te versterken. In de regionale commissievergadering Noordoost Fryslân, waarin alle politieke fracties vanuit de individuele raden, Staten en AB (Wetterskip) door één afgevaardigde per fractie vertegenwoordigd zijn, wordt besproken wat men van de plannen omtrent de regiodeal vindt. Alle politieke partijen komen in de vergadering in één fractie te zitten.
Doel Het doel van de regionale commissievergadering is gezamenlijke afstemming over de inhoud van de Regiodeal en gelijksoortige vaststelling in de eigen gremia zonder toename van de bestuurlijke drukte.
Rechtsvorm samenwerking Informeel (samenwerkingsagenda zonder juridische entiteit)
Kosten: N.v.t
Kosten Taken/bevoegdheden Aansluiting andere ‘gangen’
Taken/Bevoegdheden De regionale commissievergadering heeft geen formele taken en bevoegdheden.
Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten
Aansluiting andere ‘gangen’ • N.v.t. Tieneke Clevering (lobbyist en adviseur bij ANNO) t.clevering@fryslan.frl
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Agenda Netwerk Noordoost (ANNO) Regionale commissievergadering Noordoost-Fryslân Gang 1: Organiseren ontmoeting raden Smaak: inhoud
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Aansluiting andere ‘gangen’ Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten
Tieneke Clevering (lobbyist en adviseur bij ANNO) t.clevering@fryslan.frl
Hoe werkt het? De regionale commissievergadering is vergelijkbaar met een reguliere commissievergadering en wordt minimaal 2 keer per jaar georganiseerd. Er worden geen besluiten genomen: dat gebeurt binnen het eigen gremium. De regionale commissievergadering werkt dus als een beeld- en oordeelsvormend orgaan en heeft een informeel karakter. Alle fracties en partijen regelen zelf hun afvaardiging naar de commissie. Sommige fracties lukt het om één vertegenwoordiger te laten spreken vanuit alle individuele raadsfracties van een bepaalde politieke partij. Gegeven het totaal aantal raadsleden is ervoor gekozen enkel raadsleden, Statenleden en AB-leden uit te nodigen en geen fractievolgers of schaduwfractieleden. Iedereen is overigens vrij om plaats te nemen te nemen op de publieke tribune. Tijdens de vergadering kunnen de fracties aangeven wat men van de plannen omtrent de regiodeal vindt en kan men vragen stellen aan de trekkers van de businesscases. Deze trekkers zijn soms wethouders, maar er zijn ook bestuurlijke trekkers vanuit maatschappelijke organisaties, bedrijven en onderwijsinstellingen. Ook wordt de regionale commissievergadering gebruikt voor andere onderwerpen dan de regiodeal die te maken hebben met de regionale samenwerkingsagenda (een verzameling van regionale opgaven).
Lessen en aandachtspunten • Er is bewust geen samenwerking in het kader van de Wgr georganiseerd, omdat dit een negatieve associatie bij de volksvertegenwoordigende gremia heeft. Voordeel is dat de besluitvorming hierdoor in de individuele volksvertegenwoordigende gremia belegd blijven. Dit zorgt voor een gevoel van grip. Nadeel kan zijn dat er hierdoor wel twee keer vergaderd moet worden en dit soms dubbelop is. Als er namelijk overeenstemming is tussen alle fracties in de regionale commissievergadering dan voelt het soms gekunsteld dat de besluitvorming nog in de individuele volksvertegenwoordigende gremia moet plaatsvinden. Het komt overigens niet vaak voor dat fracties in de eigen gremia afwijkend besluiten van de standpunten die in de regionale agendacommissie zijn ingenomen. Een belangrijke basis hiervoor is het onderlinge vertrouwen. • In de regionale commissievergadering wordt aan raden gevraagd om over de eigen gemeentegrenzen heen te kijken. Dit vinden raadsleden in de praktijk wel eens spannend, maar het lukt de raden over het algemeen goed. Wat helpt is dat de Regiodeal aanspreekt en er veel geld mee gemoeid is. Dit maakt het interessant voor volksvertegenwoordigers en hierdoor is de opkomst bij regionale commissievergaderingen ook altijd goed. • Voor een goed verloop van de regionale commissievergadering is een voorzitter met autoriteit onontbeerlijk.
Terug naar menu
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Noordkop Regionale raadscommissie Regiogriffier Gang 1 en 2: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Inhoud (gang 1) / Pittig (gang 2)
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden
Korte beschrijving De vier gemeenteraden van Den Helder, Hollands Kroon, Schagen en Texel werken samen in de Regionale Raadscommissie Noordkop (RRN). Deze commissie is ingesteld om via afstemming tussen raden een grotere stem te hebben in meerdere samenwerkingsverbanden. De Regionale Raadscommissie is dus niet voor één samenwerkingsverband ingesteld.
Doel Doel van de samenwerking is: 1. Grip hebben op en sturing geven aan regionale samenwerking 2. De strategische positie van de Kop van Noord-Holland versterken richting provincie en rijk ontmoeten en om met elkaar (bijvoorbeeld moties en amendementen) af te stemmen.
Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
John Hagens (Commissiegriffier Regionale Raadscommissie Noordkop) j.hagens@denhelder.nl
Rechtsvorm samenwerking Verschillende samenwerkingsverbanden waaraan dezelfde gemeenten deelnemen. De Regionale Raadscommissie startte met de advisering aan de raden voor de vier grote gemeenschappelijke regelingen zoals de GGD, de Veiligheidsregio, de Omgevingsdienst en het Regionaal Archief. Inmiddels is het aantal onderwerpen waarover de Regionale Raadscommissie zicht buigt uitgebreid met de Gesubsidieerde Arbeid en de Regionale Energie Strategie (RES).
Kosten: N.v.t
Taken/bevoegdheden De Regionale Raadscommissie heeft in een verordening haar taken en bevoegdheden vastgelegd. De commissie heeft als taak: A. te adviseren over de thema’s van de ‘Kop Werkt’. Dit is een regionaal stimuleringsprogramma van de vier Kopgemeenten Texel, Den Helder, Hollands Kroon en Schagen en de provincie Noord-Holland; B. te adviseren over de gemeenschappelijke regelingen die de vier gemeenten aangaan; C. te adviseren over onderwerpen, die ter besluitvorming in alle vier de raden worden voorgelegd; D. het houden van beeldvormende vergaderingen.
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Noordkop Regionale raadscommissie Regiogriffier Gang 1 en 2: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Inhoud (gang 1) / Pittig (gang 2)
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
John Hagens (Commissiegriffier Regionale Raadscommissie Noordkop) j.hagens@denhelder.nl
Hoe werkt het? De Regionale Raadscommissie wordt gemiddeld zo’n zes tot acht keer per jaar georganiseerd en bestaat uit één lid van iedere fractie uit de individuele raden. Dit is overigens afhankelijk van de zich aandienende onderwerpen met name waar het beeldvormende bijeenkomsten betreft. Zo kan er bij de raden behoefte bestaan om in regionaal verband uitleg te krijgen. In dat geval wordt er een extra bijeenkomst georganiseerd. De commissieleden worden door de raden op voordracht van de fracties benoemd; zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. In de Regionale Raadscommissie kunnen raadsleden moties en amendementen indienen en er vindt besluitvorming plaats over adviezen. De voorzitters van de raden zijn per toerbeurt voorzitter van de vergadering van de commissie. Er is een regiogriffier die de Regionale Raadscommissie ondersteunt. Er is ook een agendacommissie ingesteld en deze commissie heeft tot taak om de agenda van de Regionale Raadscommissie vast te stellen. In de agendacommissie zitten twee raadsleden per gemeente, de griffiers, de coördinerend gemeentesecretaris en de regiogriffier. Bij elk agendapunt geeft de agendacommissie aan of de behandeling informerend, meningsvormend en adviserend van aard is. De leden van de agendacommissie hebben elk één stem in de agendacommissie.
De regiogriffier stelt in samenspraak met de voorzitter van de agendacommissie de agenda voor de bijeenkomst op en
neemt deel aan het gesprek, adviseert en notuleert. De coördinerend gemeentesecretaris die ook deelneemt aan de gesprekken van de agendacommissie zorgt en borgt de regionale afstemming met zijn drie andere collega-gemeentesecretarissen over de in de RRN te bespreken agendapunten en te behandelen onderwerpen.
Lessen en aandachtspunten • De ervaring leert dat een intensieve samenwerking leidt tot wederzijds begrip, waardoor men elkaar ook meer gunt. • Een risico van intensieve afstemming is dat sommige raadsleden te snel willen gaan, terwijl er ook raadleden zijn voor wie het allemaal juist te snel gaat. Daarom is het belangrijk om in gezamenlijkheid het juiste tempo/de juiste toon te zoeken en om iedereen goed mee te nemen. De agendacommissie speelt hierin een belangrijke rol. • Randvoorwaarde voor succes is de motivatie van de leden van de Regionale Raadscommissie: alleen wanneer zij energie willen steken in de afstemming, gaat het vliegen.
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Noordkop Regionale raadscommissie Regiogriffier Gang 1 en 2: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning Smaak: Inhoud (gang 1) / Pittig (gang 2)
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het? Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
John Hagens (Commissiegriffier Regionale Raadscommissie Noordkop) j.hagens@denhelder.nl
Aansluiting andere ‘gangen’ • De regiogriffier ondersteunt de Regionale Raadscommissie. Zijn/haar taken zijn, het verlenen van bijstand aan de commissie, het ondersteunen van de voorzitter en het verzorgen van een besluitenlijst van de vergaderingen. Wanneer de leden van de commissie technische vragen hebben over de toegezonden vergaderstukken dan richten zij zich hiervoor tot de regiogriffier. De regiogriffier is aangewezen door de griffiers van de individuele raden en wordt betaald door de vier gemeenten gezamenlijk. De vier griffiers hebben aanvankelijk in de eerste twee jaren van het bestaan van de RRN bij toerbeurt de vergaderingen begeleid. Omdat dit veel extra werk met zich meebracht is besloten om een aparte eigen commissiegriffier voor de RRN aan te stellen. De commissiegriffier is daarmee dus een persoon die zich uitsluitend bezig houdt en kan houden met de bijeenkomsten van de RRN. Het betreft een deeltijdfunctie waarbij de loonkosten van deze persoon naar rato van de omvang van de vier gemeenten worden verdeeld.
• •
De regiogriffier is voor 18 uur per week in dienst van de vier deelnemende gemeenten. Naast de Regionale Raadscommissie die op de inhoud is gericht, is er ook een agendacommissie die op het proces gericht is.
Terug naar menu
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Drechtsteden Afstemming tussen raden in de Drechtraad Regiogriffier en Regionaal raadsinformatiesysteem Gang 1, 2 en 3: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning / inrichten infrastructuur Smaak: Inhoud (gang 1) / Pittig (gang 2 en 3)
Menu Korte beschrijving Doel Rechtsvorm samenwerking
Korte beschrijving De Drechtraad vormt het algemeen bestuur van de Drechtsteden. De Drechtsteden is een samenwerkingsverband tussen 7 gemeenten. Dat is een bijzonderheid in bestuurlijk Nederland: de Drechtsteden vormen het enige openbare lichaam waarvan het algemeen bestuur bestaat uit raadsleden.
Doel Drechtsteden heeft tot doel draagvlak te creëren voor een evenwichtige ontwikkeling van het gebied. De Drechtraad is binnen de Drechtsteden belast met het algemeen bestuur, waaronder begrepen kaderstelling en toezicht.
Kosten Taken/bevoegdheden Hoe werkt het?
Rechtsvorm samenwerking Openbaar lichaam (Wet gemeenschappelijke regelingen)
Lessen en aandachtspunten Aansluiting andere ‘gangen’
Kosten: N.v.t Joke Heijmans (regiogriffier) J.Heijmans@drechtsteden.nl
Taken/bevoegdheden Leden van de Drechtraad hebben, vanuit de GR, het recht van initiatief, amendement, vragen en interpellatie. De onderwerpen waarop deze taken en bevoegdheden betrekking hebben zijn: • Sociaal (sociale zekerheid en - ontwikkeling, sociale werkvoorziening, kennisinfrastructuur, sport en cultuur) • Bestuurlijke – en netwerkontwikkeling • Staf- en ondersteunende diensten, beheer basisregistraties en de bedrijfsvoering • Sociaal-geografisch onderzoek • De uitvoering van de belastingheffing en -invordering
Volgende pagina
Menukaart - Afstemming tussen raden -
Drechtsteden Afstemming tussen raden in de Drechtraad Regiogriffier en Regionaal raadsinformatiesysteem Gang 1, 2 en 3: organiseren ontmoeting raden / organiseren ondersteuning / inrichten infrastructuur Smaak: Inhoud (gang 1) / Pittig (gang 2 en 3)