ANONIEM 15. Bijlage 6 bij SamenTwente met Aanbiedingsbrief vaststelling jaarstukken 2023, begroting 2025 en wijziging begroting 2024 SamenTwente (geanonimiseerd) (3).pdf
Tekst van het document
op
bestuurlijke trekkers effectief samengewerkt. Er is een een zorgaanbieder. Ook is er een in-kind systematiek
afrekening ingevoerd.
Wat hebben
we
hiervoor
O
gedaan?
|
hebben er indien nodig extra overleggen plaatsgevonden op de (geanonimiseerd) thema’s. Dit geldt zowel ambtelijk als bestuurlijk. Dit was nodig om tijdige besluitvorming mogelijk te maken, waar de bestaande besluitvormingsroutes niet altijd passend waren. Daarnaast is het AO Jeugd geëvalueerd. Hier is een strategisch AO uit voortgekomen. De afrekening op in-kind is eind 2023 uitgevoerd. Hierbij zijn er verschillen In 2023
gebleken 5.
tussen
Jeugdbeschermingstafels
bij (geanonimiseerd) | als integraal
onderdeel
van
de
zorgketen
gedwongen
—
Wat hebben we bereikt? Er wordt nog gewerkt aan de ambitie om de Jeugdbeschermingstafels (JBT) bij (geanonimiseerd) als integraal onderdeel van de zorgketen te laten zijn. In functionele zin zijn de JBT integraal onderdeel van de zorgketen. Formeel gezien is het echter nog onduidelijk of er vanuit regionaal perspectief juridische borging moet plaatsvinden. Landelijk gezien is de positie van JBT in het toekomstscenario ook nog niet helder. Tot slot geldt dat er binnen SamenTwente nog wordt gewerkt aan AVG-aspecten in relatie tot de JBT.
|
Wat hebben we hiervoor gedaan? Er is in 2023 gestart met het verder opzetten en hierbij aan de ontwikkeling van een website en
1.
2.
_ Indicatoren Meerjarenperspectief
mn
(geanonimiseerd)
Inkooptrajecten
professionaliseren van de bedrijfsvoering van de JBT. Denk huisstijl. Hier moet in 2024 vervolg aan worden gegeven.
Begroot Duidelijkheid op opdrachtformulering, werkwijze/rol, besluitvorming en een verstevigde formatie en middelen t.b.v. uitvoer (geanonimiseerd) kerntaken
Strategisch inkoopdocument Jeugdhulp als basis voor vervolg inkooptrajecten per 2023
Werkelijk Door het werkplan en door verscherping van de tekst in de gemeenschappelijke regeling
SamenTwente, ontstaat
meer
duidelijkheid rondom opdracht, werkwijze en besluitvorming. De beoogde basisformatie is niet
gerealiseerd. Het
strategisch inkoopdocument
is
| opgeleverd en fase 2 van de inkoop is afgerond.
fase 3.
<Alnhoudsopgave
O
gemeenten.
kader.
Nr.
Status
Er is in 2023
gestart
met
Status
O ©
| Programmaverantwoording | ng
3.
Bestuurlijke
Bestuurders zijn toegerust om besluiten te kunnen nemen omtrent (geanonimiseerd) kerntaken. Borging bestuurlijke
en
ambtelijke samenwerking
aanspreekpunten/ ambassadeurschap op (geanonimiseerd) GR tekst geactualiseerd en ondersteunend aan
ee
De GR tekst is geactualiseerd en zal in 2024 ingaan. Tot die tijd is er een herenakkoord afgesproken.
| Voor de diverse basistaken van (geanonimiseerd) |
| zijn bestuurlijk trekkers aangewezen wat
leidt tot
eigenaarschap.
uitvoeringspraktijk.
(geanonimiseerd) ih.k.v. opdrachten en Organisatie financiën helder Lean en mean proces
besluitvorming
| Versteviging Jeugdbeschermingstafels in | In 2023 zijn de de ketensamenwerking vanuit een solide verstevigd, | Jeugdbeschermingstafels doordat er is gewerkt aan een solide
Jeugdbeschermingstaf 4.
els
positie bij (geanonimiseerd) Door gemeenten gevraagde
doorontwikkeling/uitbreiding onderzoeken. 5.
Contractmanagement
Op basis van de regiovisie en strategische inkoop hernieuwde focus strategische regionale aanbieders
op
|
Jeugdhulp. Inrichten
contractmanagement /leveranciersmanagement op basis
6.
Data
gedreven
werken
|
met het monitoren van diverse zorgaanbieders die in financiële problemen zaten en waarvan behoud
van
van
nieuwe overeenkomsten. Contractbeheer en contractmanagement geborgd voor 2023 en 2024 als Samen 14 opdracht Herijkte indicatoren op basis van de strategische inkoop en inkoopafspraken. Separate trajecten t.b.v. datagedreven contractmanagement.
positie bij (geanonimiseerd) De door de gemeenten gevraagde doorontwikkeling/uitbreiding is in 2023 beëindigd. De reguliere taken voor contractmanagement konden niet altijd worden uitgevoerd in verband
van
|
van
belang is vanwege het borgen de zorgcontinuïteit.
De monitors
van Kennispunt Twente zijn opgeleverd. Kennispunt Twente heeft de inkoopwerkgroepen ondersteund met overzichten en verdiepende analyses die helpen in het maken van keuzes voor de inkoop in 2025.
Wat heeft het gekost? Overzicht
van
Bedragen
in
Totaal
x
baten
lasten
€ 1.000
incl. mutaties
<Alnhoudsopgave
en
(geanonimiseerd) Baten
reserves
Begroting
Realisatie Lasten
na
Begroting
wijzigin Saldo
Baten
Lasten
voor
wijziging Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Programmaverantwoording 3. 3Veilig Thuis Twente Inleiding In 2023 heeft Veilig Thuis Twente (VTT)meer meldingen ontvangen dan ooit. Dit is het vierde jaar op rij dat het aantal meldingen toeneemt. Ook het aantal adviezen is toegenomen. Hiermee heeft VTT meer inwoners in een onveilige situatie kunnen helpen. Het is vooralsnog onduidelijk wat de oorzaak is van deze toename. Deels kan dit het gevolg zijn van toenemende bekendheid van VTT. Bijvoorbeeld als gevolg van activiteiten die zijn uitgevoerd in het kader van de visie op aanpak huiselijk geweld en kindermishandeling. Ook kan het zo zijn dat er daadwerkelijk meer huiselijk geweld en kindermishandeling plaatsvindt. We zien dat zowel de aard van de problematiek als de bron ervan in de afgelopen jaren nauwelijks veranderd is. Medio 2022 zijn, ondanks de aanscherping van werkprocessen en verhoging van de formatie in 2020, wachtlijsten ontstaan. In 2023 zijn deze wachtlijsten verder toegenomen. Om dit te keren heeft in 2023 tot twee keer toe een wachtlijstaanpak plaatsgevonden. De eerste keer vanaf 1 juni uit eigen reserves. De tweede keer vanaf de zomer uit een incidentele subsidie uit de DUVO-middelen door centrumgemeente Enschede. Met behulp van deze investeringen is het gelukt om de wachtlijsten sterk te laten slinken. Er is nog wel een kleine wachtlijst bij de backoffice.
In 2022 en ook in de eerste maanden van 2023 was het verzuim erg hoog. Dit zorgde samen met de toename van de meldingen voor een zeer hoge werkdruk. In 2023 is sterk gestuurd op verzuimreductie en is geïnvesteerd in stabiliteit in de afdeling. Dit heeft ertoe geleid dat het verzuim over heel 2023 is gedaald naar 7,85%, maar dit cijfer wordt nog sterk beïnvloed door het begin van het jaar. In het vierde kwartaal bedroeg het verzuim 5,15%. Er gaat de komende jaren veel veranderen in de kind-en gezinsbescherming. In 2023 is het landelijke programma ‘Toekomstscenario kind-en gezinsbescherming’ vastgesteld. VTT heeft in dec ’22 en januari ’23 geparticipeerd in een tweetal werksessies, gevolgddoor een projectgroep, waarbij de contouren voor het toekomstscenario in Twente zijn geschetst. Vanaf februari 2023 zijn ook de gemeentes betrokken bij het geheel als onlosmakelijke partner in het geheel. Dit heeft geleid tot een Plan van Aanpak met drie pilots, waarbij samenhang werd gezocht met de aanpak m. b. t. gefaseerde ketensamenwerking voor veiligheid en risico gestuurdezorg. Half juni is geconstateerd dat het qua capaciteit en (wettelijke)kerntaken van de Gecertificeerde Instellingen(GI’s), Raad van de Kinderbescherming (RvdK)en VTT in samenhang met arbeidsmarktkrapte niet haalbaar is om, zoals beoogd in september, te starten met de pilots.
Winst van het traject was dat alle partijen elkaar op inhoud leken te vinden. Helaas is het daarna, mede door het vertrek van de projectleider stil blijven staan. In 2024 zal dit een vervolg krijgen. Aanvullend op de te verwachten veranderingen in de kind-en gezinsbescherming, realiseert Veilig Thuis Twente zich dat dit slechts betrekking heeft op een deel van onze (kern)taken en werkzaamheden. Veilig Thuis Twente richt zich op geweld in afhankelijkheidsrelaties, waarmee onze werkzaamheden gericht zijn op het herstellen van veiligheid in situaties van 0 tot 100 jaar. Kindermishandeling en geweld in gezinssituaties zijn slechts een deel van ons werk. Naast onze participatie en samenwerking met ketenpartners in het Toekomstscenario, zullen we ook aandacht blijven houden voor alle overige problematieken en leeftijdsgroepen en de ontwikkelingen op die vlakken. Kaderstellende beleidsnota’s
Beleidsnota “Samenwerkingsafspraken gemeenten regio Twente-Veilig Thuis Twente” 2020
◄Inhoudsopgave
Vastgesteld door AO VTT
Datum vaststelling 21-11-2019
25
Programmaverantwoording Realisatie ambities Veilig Thuis Twente voert de haar toegewezen wettelijke-en maatwerktaken uit, met als maatschappelijke opdracht: " Het stoppen van alle vormen van geweld in afhankelijkheidsrelaties en/of het verminderen van de schadelijke gevolgen hiervan en de veiligheid(duurzaam) te borgen." Hierbij stellen we ons ten doel deze maatschappelijke opdracht kwantitatief en kwalitatief goed uit te voeren. " Kwaliteit op Tijd:" 1.
2. 3. 4. 5.
6. 7.
Status
○
Wachtlijstvrij te werken en voldoende flexibiliteit (buffer) op te bouwen die het mogelijk maakt om bij fluctuaties van het aantal meldingen en adviesvragen, of bij onverwachte uitval van medewerkers toch zonder wachtlijst te kunnen werken én de wettelijkedoorlooptijden te behalen. Binnen de landelijk vastgestelde doorlooptijden te werken.
● ○
Dit betreft de volgende taken: De wettelijke taken van Veilig Thuis De (regionale) maatwerktaken zoals afgesproken met de 14 Twentse gemeenten in het document " samenwerkingsafspraken." De taken die voortvloeien uit de vastgestelde Producten en Diensten Catalogus (PDC's) en de aangepaste werkprocessen, in goede samenwerking met de 14 gemeenten uitvoeren. De eisen die door het Rijk en de Inspectie gesteld zijn/worden: o. a. medewerkers voldoen aan de eisen van de beroeps registraties (SKJ), NVO NIPO etc. ), en 24 uurs inzet vertrouwensarts. We hebben een vereiste kwaliteitscertificering, in ons geval de ISO certificering.
Wat hebben we bereikt? In 2023 is er niet wachtlijstvrij gewerkt. In de jaren 2020 t/m 2023 is de instroom van meldingen toegenomen met 31%. De formatie is hierin niet meegegroeid. Dewerkwijze en hierin geborgde flexibiliteit heeft het mogelijk gemaakt nog enige tijd de hogere instroom aan te kunnen ten koste van activiteiten in de keten gericht op voorlichting, deskundigheidsbevordering en van Geweld Afhankelijkheidsrelaties. doorontwikkeling het Expertisepunt in Ondersteuningstrajecten aan andere professionals zijn minder aangeboden. De grenzen aan de groei en de interne flexibiliteit zijn overschreden. Daarnaast merken we in aanhoudende mate de vraag van extern in de keten,naar voorlichting en deskundigheidsbevordering en de wens om intensievere samenwerking om het geweld te stoppen. De landelijk vastgestelde doorlooptijden zijn niet behaald. Doordat wachtlijsten ontstonden werden de doorlooptijden ook langer. Ter illustratie, van de binnenkomende meldingen was in 2023 51% binnen de wettelijke termijn van 7 dagen van een triagebesluit voorzien. Voor de diensten was dat respectievelijk 73% voor de dienst voorwaarden & vervolg. Voor de dienst onderzoek is 32% binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Deze beide diensten hebben een wettelijke termijn van 70 dagen. De tijd dat een casus staat te wachten op de wachtlijst om opgepakt te worden,wordt hierbij meegeteld.
De wettelijke doorlooptijden vanaf het moment dat het op naam is van een collega en daarmee onder handen,zijn wel goed en wordt grotendeels wel behaald voor beide diensten. Het is in 2023 niet gelukt om de regionale maatwerktakenzoals afgesproken met de 14 Twentse gemeenten in het document “samenwerkingsafspraken”volledig te realiseren. Na de zomer van 2022 zijn deze afgeschaald. Dit raakt de samenwerking tussen VTT en ketenpartners, bijvoorbeeld doordat VTT niet meer in staat was om gedragswetenschappelijke ondersteuning te bieden aan gemeenten, onvoldoende aan kon sluiten bij multidisciplinaire onderzoeken en weinig voorlichting kon geven in bijvoorbeeld onderwijs en andere ketenpartners. VTT heeft gewerktvolgens de vastgestelde werkprocessen. Hierover vindt afstemming met gemeenten plaats. Er is voldaan aan de opleidingseisen, zoals gesteld door de inspectie. Voor de vertrouwensartsen bestaat een piket tot 22:00 uur, het is niet haalbaar een 24/7 bereikbaarheid te organiseren. Oorzaak is onder meer het landelijke tekort aan vertrouwensartsen. VTT heeft in 2023 devereiste kwaliteitscertificering niet behaald. Dit is het gevolg van hoge werkdruk, het ontbreken van een beleidsmedewerker en het ontbreken van een kwaliteitsadviseur.
Wat hebben we hiervoor gedaan? In 2023 is tot twee keer toe een wachtlijstaanpak ingezet, waardoor de wachtlijsten bij VTT aan het einde van het jaar geminimaliseerd waren. Dit lukte dankzij de inzet van extra capaciteit. In
◄Inhoudsopgave
26
Programmaverantwoording
-
-
juni is er een eerste wachtlijstaanpak ingezet. Hierin is er door eigen medewerkers extra gewerkt en is een gedetacheerde medewerker ingezet. Dit is gefinancierd vanuit de financiële reserves. De tweede keer, vanaf de zomer, heeft VTT een incidentele subsidie uit de DUVO-middelen vanuit centrumgemeente Enschede ontvangen. Op basis van deze subsidie zijn extra medewerkers ingezet via detachering. Zonder deze extra inzet zouden de wachtlijsten steeds verder opgelopen zijn. In de tweede helft van 2023 zijn de regionale maatwerktaken gedeeltelijk weer opgepakt, maar niet in volle omvang. De inzet GW is sinds de zomer weer opgestart, qua capaciteit ongeveer 50% van de inzet vóór hettemporiseren. Voorlichtingen worden zeer beperkt uitgevoerd en aansluiten bij MDO's doet VTT op inschatting van de noodzaak in een specifieke casus. Eind 2023 is gestart met het maken vaneen Plan van Aanpak voor de kwaliteitscertificering in 2024. Naar verwachting worden de vacatures van beleidsmedewerker en kwaliteitsadviseur in het eerste kwartaal van 2024 vervuld.
Indicatoren 1. Wachtlijstvrij werken
Begroot VTT werkt wachtlijstvrij
2.
VTT handelt adviezen in 1 dag af en groeit door naar een percentage van 80% op alle meldingen/overige diensten de wettelijk gestelde doorlooptijden
3.
4.
Werken binnen de landelijk vastgestelde doorlooptijden op de adviezen (1 dag), op het uitvoeren van de veiligheidstaxatie op elke binnen gekomen melding en op het uitvoeren van de vervolgdiensten (binnen 10 weken) en de nieuw ingerichte dienst monitorzaken(1,5 jaar). In afstemming met een extern bureau hebben we als realistische norm vastgesteld 80% van alle meldingen en vervolgdiensten binnen de wettelijke termijnen te behalen. Doorontwikkeling van de werkprocessen en PDC's in afstemming en samenwerking met de lokale teams van de 14 gemeenten
Samenwerkingsafspraken 14 gemeenten Twente en VTT worden jaarlijks geëvalueerd en aangescherpt. Knelpunten worden op uitvoeringsniveau besproken en opgelost.
◄Inhoudsopgave
Continue proces ingericht van bijstelling op werkprocessen daar waar nodig
Evaluaties en afstemming met 14 gemeenten is geborgd evenals de contacten /evaluatie tussen de verschillende contacten vanuit de uitvoering VTT en gemeenten.
Werkelijk Wachtlijsten gedurende het gehele jaar, maar door twee keer een specifieke wachtlijstaanpak is het gelukt aan het einde van het jaar vrijwel wachtlijstvrij te zijn. Hieraan heeft de incidentele subsidie van de centrumgemeente sterk bijgedragen. Meldingen t/m triagebesluit: 51% binnen wettelijke termijn, voorwaarden & vervolg: 73% binnen de wettelijke termijn, onderzoek: 32% binnen de wettelijke termijn. Dit is een gevolg van de verhoogde instroom en de ontstane wachtlijsten.
Binnen de Backoffice en het Crisisinterventie-team is er de werkgroep Doorontwikkeling. Hierbij wordt o. a. gekeken naar de doorontwikkeling van werkprocessen en de PDC's. In deze doorontwikkeling worden de knelpunten en evaluatiepunten uit evaluaties met de 14 gemeenten meegenomen. Naast de 14 gemeenten worden hierbij echter ook punten meegenomen van andere belangrijke ketenpartners als politie, Raad voor de Kinderbescherming en GI's, GGZ, onderwijs, e. d. Evaluatie heeft nog niet in alle gemeenten en op alle niveaus plaatsgevonden. Afstemming over voortgang heeft plaatsgevonden in het ambtelijk overleg Huiselijk Geweld en Kindermishandeling, onder meer door het delen en bespreken van de Bestuursrapportages(beleidsmatig) en de kwartaalrapportages (operationeel). Deze kwartaalrapportage is in 2023 aangepast en meer toegespitst op de individuele gemeenten.
27
Programmaverantwoording 5.
6.
7.
Gestructureerde periodieke scholing en deskundigheidstrainingen faciliteren Versterken samenwerking in straf en zorg keten
Borging van jaarlijkse actualisering van het scholingsplan
Gerealiseerd.
Doorontwikkeling programma onderdelen ketenpartners strafketen
Borging kwaliteitsmanagementsysteem/ Borging certificering ISO 9001
Borging van kwaliteitsmanagementsysteem/ certificering
VTT is onderdeel van het Regionale Netwerk Zorg en Straf. Daarnaast is VTT zichtbaar in de Expertgroep Zorg Veiligheid Straf en is zij onderdeel van de Stuurgroep ZVS. Niet gerealiseerd, zie toelichting in bovenstaande tekst.
Wat heeft het gekost? Overzicht van baten en lasten Veilig Realisatie Thuis Twente Bedragen in x € 1. 000 Baten LastenSaldo Programma excl. Overhead 3. 093 5. 887 -2. 794 Overhead 8 875 -867 Subtotaal incl. Overhead 3. 101 6. 762-3. 661 Treasury 0 0 0 Gemeentelijke bijdrag 3. 101 0 3. 101 Subtotaal incl. algemene dekkingsmidde6l. e2n02 6. 762 -560 Mutaties reserves 0 0 0 Totaal incl. mutaties reserves 6. 202 6. 762 -560
◄Inhoudsopgave
Begroting na wijziging
Begroting voor wijziging
Baten 3. 054 0 3. 054 0 3. 101 6. 155 0 6. 155
Baten 2. 497 0 2. 497 0 3. 289 5. 786 0 5. 786
Lasten 5. 457 698 6. 155 0 0 6. 155 0 6. 155
Saldo -2. 403 -698 -3. 101 0 3. 101 0 0 0
Lasten 4. 990 796 5. 786 0 0 5. 786 0 5. 786
Saldo -2. 493 -796 -3. 289 0 3. 289 0 0 0
28
| Programmaverantwoording | ng
3.4 Bestuur
en
Ondersteuning
inleiding Via
dit
wordt de bedrijfsvoerings-dienstverlening programma (PIOFJACH) verzorgd voor de drie van SamenTwente voor de coalities en voor het Recreatieschap Twente. VTT, organisaties (GGD, (geanonimiseerd) We leveren expertise op het gebied van personeel & organisatie, financiën & inkoop, bestuur & concern, communicatie, facilitair & huisvesting, juridische zaken en informatiemanagement & technologie. De medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering leveren een actieve bijdrage aan de organisatieonderdelen van SamenTwente, die aan de lat staat voor gezonde, veilige en vitale inwoners in Twente. Dit doen wij door nauw en op gelijkwaardig niveau samen te werken met onze opdrachtgevers, competenties en vaardigheden van medewerkers gericht te ontwikkelen en een werkcultuur te creëren en behouden waarin het gezond (samen)werken is voor iedereen. Ook in 2023 hebben er zich weer veel ontwikkelingen voor gedaan binnen de afdeling Bedrijfsvoering, binnen de vastgestelde financiële kaders. Met de uitdagingen op de arbeidsmarkt die al spelen en die zeker nog groter zullen worden, is de afdeling HR verder geprofessionaliseerd. Zo is er nu expliciete aandacht en capaciteit voor recruitment en arbeidsmarktcommunicatie. Tegelijk is de kwetsbaarheid op het gebied van Informatiebeveiliging & Privacy ook in 2023 meermaals naar voren gekomen.
Zo is de organisatie niet in staat te voldoen aan een NEN7510 certificering en de BIO, zoals geëist wordt vanuit landelijke regels en wetgeving. De aanwezige capaciteit is niet voldoende voor de going-concern, laat staan voor het op orde brengen van deze kaders. Wat de afdeling positief stemt, is dat de bestaande werkprocessen gericht zijn op het ondersteunen van de primaire processen van SamenTwente en daar ook een ondersteuning is ontstaan die doet wat minimaal mag worden verwacht. Het formaliseren en inzichtelijk maken van die uitvoering behoeft alleen aandacht, zodat daarop verder kan worden gebouwd. Zeker nu ontwikkelingen in brede zin steeds sneller gaan. De afdeling Bedrijfsvoering is ook in 2023 verder gegroeid, deels nog door corona activiteiten maar ook door de groei van de coalitions of the willing (vrijwillige samenwerkingen van de Twentse gemeenten die rechtspersoonlijkheid en bedrijfsvoeringsdiensten afnemen van SamenTwente) zoals Twentse Koers of nieuwe bijkomende taken bij de primaire processen. Ook vanuit landelijk perspectief zien wij daarin continue groei. Omdat Bedrijfsvoering een brede primaire organisatie ondersteunt, spelen er daardoor altijd vraagstukken. Tot op heden weet de afdeling de formatie daarop in te vullen. Door creatief nieuwe taken te combineren is de afdeling in staat hierop efficiency te winnen en middelen doelmatig in te zetten.
Als laatste heeft de afdeling ook in 2023 regionaal haar rol weten te pakken. Actieve deelname in regionale initiatiefnemer werkgroepen, deelname aan gezamenlijke inkooptrajecten, op onderwerpen als en de daarin zoeken en ook het van een bindende factor tussen informatieveiligheid samenwerking zijn veel ketenpartners, laten zien waar een gemeenschappelijke regeling extra toegevoegde waarde in de regio kan hebben, vanuit inhoud en vanuit Bedrijfsvoering. Kaderstellende beleidsnota's Beleidsnota
Controleverordening Financiële verordening Van weerstandsvermogen tot reserves en voorzieningen Fraude beheerssystematiek en —-analyse Regio Twente Nota afschrijving en rente Treasurystatuut Notitie rechtmatigheidsverantwoording Intern controleplan Gemeenschappelijke Regeling SamenTwente
Programmabegroting
<Alnhoudsopgave
Vastgesteld door Algemeen bestuur Algemeen bestuur
Datum vaststelling 13 december 2023 13 december 2023
Algemeen
bestuur
7 maart
2018
Algemeen
bestuur
7 maart
2018
Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen
bestuur bestuur bestuur Bestuur AB en deelnemende Colleges van B&W Twentse gemeenten met
toestemming
van
raden Algemeen bestuur
2018 november 2015 2 maart 2022 14 december 2023 8 juli 2021 De regeling wordt op dit moment aangepast en we verwachten per 1 juli 2024 een gewijzigde regeling te hebben. 7 maart
11
de
Medio juli
Programmaverantwoording Realisatie ambities Status
1. Professioneel en deskundig werken Wat hebben we bereikt? Het professioneel en deskundig werken vanuit Bestuur & Ondersteuning is ook in 2023 weer verbeterd: Vaststellen en invullen van nieuwe functies gericht op veranderde dienstverlening en veranderende externe factoren zoals de arbeidsmarkt. Basis gevormd voor een strategische personeelsplanning bij delen van de organisatie om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen. Een door het CMT vastgestelde HR-strategie gericht op de 3 pijlers Organisatie, Leiderschap en Medewerker inclusief een vertaling naar een HR-agenda. Eerste plannen voor een verbeterd werkgeversmerk SamenTwente voor een betere zichtbaarheid in de regio. Verbeterde processen rondom Informatiebeveiliging, -management en Privacy en een beschreven visie en vastgesteld beleid.
●
○ ○
Wat hebben we hiervoor gedaan? Om de hiervoor benoemde resultaten te bereiken, is daar het volgende voor gedaan: Het aanstellen van een arbeidsmarkt marketeer en een recruiter. In het begin van 2023 incidenteel geïnvesteerd op recruitment door middel van incidentele inhuur. Naast het aanstellen van specifiek gewenste functies zijn er meerdere collega's vanuit de corona projectorganisatie overgestapt naar de reguliere organisatie. Daardoor heeft SamenTwente meer jonge medewerkers aan zich kunnen binden. Structureel werven van een nieuwe strategisch HR-adviseur. In de regionale en landelijke samenwerking is de afdeling Bedrijfsvoering nauw betrokken bij verschillende onderwerpen zoals Informatiebeveiliging, Inkoop & Aanbesteding, Strategische Bedrijfsvoering en HR & Personeelszaken. Incidentele inzet om processen en procedures beter op orde te krijgen, waarop verder kan worden gebouwd. 2. In control zijn en relevante processen optimaliseren
Status
Wat hebben we bereikt? Ook in 2023 zijn processen verder geoptimaliseerd en is de organisatie in control gebleven: Een doorhet CMT vastgestelde I-visie en vastgesteld Informatiebeveiligings en Privacy beleid. Een door het CMT vastgesteld Plan van Aanpak ‘Uitlijnen Business & IT’. Beschikbaarheid van capaciteit zal mede de snelheid bepalen. Organisatie breedaanwijzen van een beperkte groep operationeel inkopers en contractmanagers. Naleving van het inkoopbeleid en hetcontractmanagementkomt hierdoor meer in control.
○ ● ○
Wat hebben we hiervoor gedaan? Om dit te bereiken is in 2023 het volgende gedaan: Prioritering van werkzaamheden om eerst de visie en het beleid vorm te geven,voordat tot concrete actie is overgegaan. Vastgesteld welke uitdagingen en projecten voor de komende jaren op de planning staan om de digitalisering verder vorm te geven en steeds effectiever en efficiënter te kunnen werken. Organisatie breedis hier samen naar gekeken. Denk aan een moderne werkplek, vernieuwde telefonie, een digitaal platform en een meer digitale manier van samenwerking. Nadat inkoopbeleid en het contractmanagementbeleid zijn vastgesteld, zijn concrete rollen ten behoeve van het uitvoeren van dit beleid vastgesteld. Er zijn echter ook onderdelen die gepland waren en in 2023 niet zijn behaald: De gewenste inhaalslag op de DPIA's voor heel SamenTwente is nog niet volbracht. Deels doordat er onvoldoende formatieruimte is,maar anderzijds ook omdat dit de primaire processen belast en daarom tijd nodig heeft. Bewustwording op onderdelen als Informatiebeveiliging en Privacy heeft nog onvoldoende aandacht gehad. Voordat dit concreet mogelijk is, was eerst een vastgesteld beleid nodig. Daarnaast dient dit
◄Inhoudsopgave
30
Programmaverantwoording tijdig te worden gepland voor de primaire processen naast de uitvoerende werkzaamheden in het primaire proces. Vertrek van specialisten op voorgaande onderdelen hebben ook geleid tot een vertraging in het behalen van de gestelde ambities. De verdere uitwerking en formalisering van de in-, door-en uitstroomprocessen dienen nog nader te worden uitgewerkt. 3. Impact als bedrijfsvoering zichtbaar maken
Status
Wat hebben we bereikt? In 2023 zijn op deze ambitie de volgende doelen bereikt: Implementatie en oplevering van een nieuwe BI tool met verschillende dashboards. Een herziene en door het CMT vastgestelde P&C cyclus. De samenwerking met gasten als Kennispunt Twente en Twentse Koers is verder geprofessionaliseerd door gezamenlijk herziene DVO's. Dit is ook gedaanmet de GR Recreatieschap. Dit moet leiden tot een beter afgestemde dienstverlening die ook financieel beter is te verantwoorden.
●
○ ○
Wat hebben we hiervoor gedaan? Om de gestelde doelen te bereiken is het volgende gedaan: Samen met een externe partner is na een aanbesteding de nieuwe BI tool gekozen. Daarna is de afdeling in gesprek gegaan met de operationele afdelingen om te komen tot de gewenste managementinformatie. Daarnaast zijn ook meer generieke dashboards zoals HR en financiën uitgewerkt. Op basis van gewijzigde landelijke regelingenen gewenste aanpassingen lokaal,is naar de P&C cyclus gekeken. Daarin zijn de wensen van gemeenten, bestuur, management en uitvoering zoveel als mogelijk meegenomen. Het jaar is gestart met een ontwikkelingenbrief en vervolgens is besluitvorming hiervan vertaald in de begroting. In 2023 hebben we ook tussentijdse Bestuursrapportages opgesteld(twee in plaats van één). Periodieke overleggen tussen management van Bedrijfsvoering, Kennispunt Twente, Twentse Koers en de GR Recreatieschap. Tevens ingevoerd jaarlijks evaluatiemoment tussen de partijen. Logischerwijs brengt dit ook nieuwe vraagstukken rondom verantwoordelijkheid en dekking met zich mee, maar samen wordt de kwaliteit hierop verder verbeterd. Aandachtspunt is nog wel dat de organisatie nog niet in staat is geweest (en ook niet op korte termijn zal zijn) om volledig te voldoen aan richtlijnen en wetgeving als de Wet open overheid, NEN7510 en de NIS2.
Dit krijgt wel aandacht en stap voor stap worden zeker kleine stappen gezet, maar voor de doorontwikkeling zal hiervoor meer capaciteit vereist zijn. 4. Innovatie in Bedrijfsvoering
Status
Wat hebben we bereikt? Op dit onderdeel ervaart de afdeling teveel hinder van de beperkte capaciteit in de formatie. De aanwezige capaciteit is volledig nodig op de primaire uitvoering en ondersteuning. Uiteraard wordt daar waar mogelijk wel geïnnoveerd en is die creativiteit ook wel vereist voor verbetering van de processen, maar het doel is wel om dit tempo te verhogen in de toekomsten specifieker te maken. De meeste energie zit nu vooral in het meer digitaal werken binnen SamenTwente en alle vervolgacties die daaruitvolgen. Voortschrijdend inzicht heeft wel tot nieuwe vragen en acties geleid waardoor de overstap naar volledig digitaal werken is vertraagd. Maar deze tussenstap moet juist aanpassingen op een later moment voorkomen.
○ ● ○
Wat hebben we hiervoor gedaan? Onderzoek gedaan naar toepassing van robotisering bij de financiëleadministratie. Hiervoor is samen opgetrokken met het GBT. Dit wordt samen verder onderzocht, maar is nog niet concreet geïmplementeerd. Projectgroep geformeerd die bezig is met SamenDigitaal waar meerdere projecten onder vallen. Eind 2023 is een groot deel van de organisatie opgeleidom in 2024 volledig over te gaan naar een digitale manier van werken.
◄Inhoudsopgave
31
Programmaverantwoording Uitgevoerde of voorbereideaanbestedingen om de vervolgprojecten in 2024 te kunnen oppakken. Denk aan een nieuw Digitaal Platform (Intranet), Wifi en Telefonie. Indicatoren Periodieke rapportage in de P&C 1. cyclus over Informatieveiligheid & Privacy Volledige beschrijvingen en 2. implementeren van processen Inkoop en Contractbeheer Ontwikkeling en actief gebruik van BI tool, bijdragend aan verder 3. datagericht werken in de
Werkelijk Onvoldoende, onderdeel van de nieuwe P&C cyclus.
Volledig beschreven en tot diep in de organisatie geïmplementeerd Organisatie breed management werkt actief met dashboards en acteert vanuit integraal management
Uitgevoerd waarop nu medewerkers worden getraind.
organisatie
Begroot Periodiek agenderen in CMT
Uitgevoerd in de basis wat nu doorontwikkeling gaat vragen.
Wat heeft het gekost? Overzicht van baten en lasten Bestuur & Ondersteuning Bedragen in x € 1. 000 Programma excl. Overhead
Overhead Subtotaal incl. Overhead Treasury
Gemeentelijke bijdrag Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves
◄Inhoudsopgave
Realisatie
Begroting na wijziging
Begroting voor wijziging
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Baten
LastenSaldo
201 991 1. 193 491 8. 521 10. 204 36 10. 240
382 9. 535 9. 917 60 0 9. 977 0 9. 977
-181 -8. 543 -8. 724 430 8. 521 227 36 263
211 894 1. 105 27 8. 521 9. 652 103 9. 756
436 9. 259 9. 695 60 0 9. 756 0 9. 756
-225 -8. 365 -8. 590 -34 8. 521 -103 103 0
211 385 596 27 8. 272 8. 894 45 8. 939
541 8. 337 8. 879 60 0 8. 939 0 8. 939
-331 -7. 953 -8. 283 -34 8. 272 -45 45 0
32
Programmaverantwoording 3.4.1
Overzicht
van
de kosten
van
overhead
Hieronder treft u een overzicht aan van alle overheadkosten in de jaarrekening. De overhead is zowel centraal opgenomen in het programma bestuur & ondersteuning (generieke overhead PIOFJACH) als decentraal opgenomen in de verschillende programma’s (specifieke overhead =
=
Programmaoverhead{ondersteuning). Omschrijving (bedragen
x
Totaal taakveld overhead
realisatie
Totaal baten
en
€
1.000)
Baten
lasten realisatie
3.4.2 Overzicht
van
wettelijk verplichte
Lasten
Saldo
6.088
19.482
-13.394
75.395
75.128
267
indicatoren
Diar
Indicator Formatie
(begroot)
ed 0,55
-
Bezetting
0,76
Apparaatskosten Hi
in kosten
Externe inhuur
als % kosten
Overhead
van
in %
0,
per inwoner van
totale lasten
totale loonsom
€
plus kosten
-
92
€
67
27%
7%
18%
28%
Toelichting De bezetting is hoger dan de begrote formatie. Dit komt vooral door het toegenomen aantal intensiveringen en uitvoering van projecten (waaronder de coronabestrijding, versterking pandemische paraatheid, uitvoering Rijksvaccinatieprogramma, dienstverlening aan Oekraïense ontheemden etc.). Hiervoor hebben wij gedurende het jaar veelal incidentele projectgelden ontvangen van het Rijk ter bekostiging. Ook de apparaatskosten zijn hoger dan begroot en ook dit komt vanwege het toegenomen aantal intensiveringen. De externe inhuur is fors hoger in verband met coronabestrijding. Bijna al het personeel hiervoor wordt extern ingehuurd. Halen we de coronabestrijding uit de berekening voor de indicator externe inhuur, dan komen we uit op een percentage van 11%. Dit komt dichter in de buurt van de begroting maar is voornamelijk hoger in verband met meer externe inhuur dan begroot voor onder meer de forensische met in verband dienstverlening en meer externe inhuur bij (geanonimiseerd) uitvoering diverse projecten en | voorbereidingen voor de nieuwe aanbesteding. Indicator overhead is lager dan begroot in verband met toename van onze lasten die niet evenredig heeft geleid tot toename van de overhead.
<Alnhoudsopgave
Programmaverantwoording 3. 5 Veranderopdracht Regio Twente In overeenstemming met afspraken met het algemeen bestuur worden alle werkzaamheden en financiële effecten van de veranderopdracht verantwoord in dit programma. In 2023 is verder uitvoering gegeven aan deze opdracht. Hieronder treft u een verantwoording aan overhetjaar 2023. Wat hebben we bereikt? Doelstelling van dit programma is uitvoering geven aan de besluitvorming van de veranderopdrachtRegio Twente. De transitie van Regio Twente is uiteengezet in het eindplandie in de vergadering van het algemeen bestuurvan juni 2021is vastgesteld. In 2023 is uitvoering gegeven aan de laatste grote opdracht, het positioneren van het Innovatiefonds Twente(IFT). Per december 2023 is het IFT samengevoegd met Innovatiefonds Overijssel van de provincie Overijssel. Daarnaast isin2023 ook bereikt dat we voor de laatste medewerker waarvan de werkzaamheden door de transitievan Regio Twente vervielen, een nieuwe definitieve werkplek hebben gevonden. Ten slotte zijn we in 2023 gestart met het opstellen van het strategisch programma SamenTwente.
Status
Wat hebben we hiervoor gedaan? Intensief (bestuurlijk) proces doorlopen om voor het IFT een best mogelijke oplossing te vinden. Hiervoor is het Bestuurlijk Overleg SociaaleconomischeStructuurversterking(BOSS)als adviesorgaan van het dagelijks bestuur ingesteld op het dossier van het IFT. Na verkenningmet het BOSSvan diverse mogelijkheden voor positionering van het IFT, heeftin oktober 2023 het algemeen bestuur van SamenTwente ingestemd met het samenvoegen van het IFT met het IFO. Vervolgens zijn de benodigde juridische en fiscale stappen doorlopen en per 22 december 2023 was de samenvoeging gereed. Met de samenvoeging van het IFT met het IFO kunnen de Twentse gemeenten de doelstellingen die beoogd werden met het IFT voortzetten met het IFO. Voor SamenTwente betekent het dat wij ons nog meer kunnen focussen op een gezond, veilig en vitaal Twente. Ook het ene aandeel wat SamenTwente had in Oost NL is in verband met de samenvoegingvan IFT met IFOingekocht door Oost NL. In december 2023 heeft het algemeen bestuur de begrotingswijziging vastgesteld waarin de verkoop van aandelen in IFT en Oost NL boekhoudkundig zijn verwerkt. Voor het opstellen van het strategisch programma SamenTwente is een adviesbureau ingehuurd als procesbegeleider. Erzijn ambtelijke kopgroepen ingesteld enerzijnsamen met Centraal Management Teamverschillende sessies georganiseerd.
In deze sessies is gesproken over de grote maatschappelijke opgaven die voor ons liggen. Daarnaast is verkend hoe SamenTwente haar rol kan pakken zowel intern, met gemeenten als met samenwerkingspartners. In verband met de besluitvorming van het algemeen bestuur van 14 februari 2024 over de kerntakendiscussie is een pas op de plaats gemaakt in het traject van het strategisch programma. In 2022 zijn we gestart met het aanpassen van de signing in het Twentehuis, in 2023 is dit afgerond door onder meer het laten maken en plaatsen van een nieuw SamenTwente signing bord buiten het Twentehuis. Ook in 2023 is uitvoering gegeven aan het MKB-fonds door deleningenportefeuille te beheren. In de toelichting op de balans treft u hierover meer informatie.
○
● ○
Wat heeft het gekost? Bedragen in x € 1. 000
Realisatie
Begroting na wijziging
Begroting voor wijziging
Overzicht van baten en lasten Veranderopdracht Regio Twente
BatenLastenSaldoBatenLastenSaldoBatenLastenSaldo
Programma excl. Overhead Overhead Subtotaal incl. Overhead Treasury Gemeentelijke bijdrag Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves
71 35 106 0 0 106 8. 322 8. 428
◄Inhoudsopgave
151 238 388 8. 040 0 8. 428 0 8. 428
-79 0 -203 24 -282 24 -8. 040 0 0 0 -8. 322 24 8. 322 8. 280 0 8. 303
0 263 263 8. 040 0 8. 303 0 8. 303
0 -240 -240 -8. 040 0 -8. 280 8. 280 0
0 579 579 0 -777
-198 198 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 579 579 0 -777
-198 198 0
34
Programmaverantwoording 3. 6Coalitions of the Willing Gemeenten kunnen ervoor kiezen om onze organisatie te gebruiken om samenwerking aan op te hangen, als een gastheerschap. SamenTwente heeft ook de mogelijkheid om werkgeverschap en rechtspersoonlijkheid te bieden aan vrijwillige samenwerking (niet overgedragen aan SamenTwente) waar twee of meer gemeenten aan mee doen. Wij noemen dit ‘coalitions of the willing’ of ‘coalities’. De coalities Samen14, Kennispunt Twente en Twentse Koers hebben op dit moment onderdak bij SamenTwente. Deze samenwerkingen hebben eeneigen bestuur. Het algemeen en dagelijks bestuur van SamenTwente hebben geen verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de besturing van de genoemde samenwerkingen. Zowel de beleidsbegroting als de verantwoording worden behandeld en vastgesteld in de besturen van deze coalities. Vanuit de rol van gastheerschap, dit gaat voornamelijk om het bieden van rechtspersoonlijkheid en bedrijfsvoeringsdiensten aan de coalities, treft u hieronder een gecomprimeerd overzicht aan van de begrote en gerealiseerde kosten. Overzicht van baten en lasten CoW
Realisatie
Bedragen in x € 1. 000
Lasten 3. 013 377 3. 389 0 0 3. 389 0 3. 389
Programma excl. Overhead Overhead Subtotaal incl. Overhead Treasury Gemeentelijke bijdrag Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves
Totaal incl. mutaties reserves
Baten 3. 273 0 3. 273 0 0 3. 273 116 3. 389
Begroting na wijziging Saldo 261 -377 -116 0 0 -116 116 0
3. 7 Algemene dekkingsmiddelen Gemeentelijke bijdrage (bedragen x € 1. 000) Baten Lasten Saldo
Treasury (bedragen x € 1. 000) Baten Lasten Saldo
Realisatie begrotingsjaar 34. 482 0 34. 482 Realisatie begrotingsjaar 491 8. 100 -7. 610
Baten 3. 064 0 3. 064 0 0 3. 064 0 3. 064
Lasten 2. 723 341 3. 064 0 0 3. 064 0 3. 064
Saldo 341 -341 0 0 0 0 0 0
Begroting voor wijziging Baten 2. 214 0 2. 214 0 0 2. 214 0 2. 214
Lasten Saldo 1. 885 329 329 -329 2. 214 0 0 0 0 0 2. 214 0 0 0 2. 214 0
Raming begrotingsjaar na wijziging 34. 482 0 34. 482
Raming begrotingsjaar voor wijziging 33. 091 0 33. 091
Raming begrotingsjaar na wijziging 27 8. 100 -8. 074
Raming begrotingsjaar voor wijziging 27 60 -34
Treasury De gerealiseerde baten van€ 491. 000 ontstaanvolledig door renteopbrengsten van de rekeningcourantverhouding schatkistbankieren met het ministerie van Financiën. De rentestanden zijn relatief hoog geweestin 2023als gevolg van de aantrekkendeeconomie na afloop van de coronacrisisen de rente is hoog geweest vanwege de inflatie. Verkoop Innovatiefonds Twente De gerealiseerde lasten van € 8,1 miljoen hebben te maken met het verkopen van het Innovatiefonds Twente. Ten tijde van de veranderopdracht Regio Twente heeft het algemeen bestuur(op 7 april 2021)al besloten om voor hetInnovatiefondsTwenteeen nieuwe plek te vinden. Een samenvoeging met het fonds van de provincie Overijsselis de beste optie. Op 11 oktober 2023 heeft het algemeen bestuur besloten om dit fonds te verkopen en te laten fuseren met InnovatiefondsOverijssel. Op deze wijze kan het Innovatiefonds Twente haar doelstellingen continueren en zelfs versterken, omdathet nu gebruik kan maken van het kapitaal van Innovatiefonds Overijssel. De Twentse gemeenten hebben op deze wijze efficiënte voortzetting gevonden van het Innovatiefonds en voor SamenTwente betekent het dat we nog meer kunnen focussen op een gezond, veilig en vitaal Twente. De verkoop en fusie van het Innovatiefonds Twente heeftin december 2023 juridisch plaatsgevonden.
De boekhoudkundige balanswaarde van het fondsvan € 8,04 miljoenis per einde boekjaar 2023afgeboekt. Deze last wordtvollediggedekt door het laten vrijvallen van de bestemmingsreserve waardering Innovatiefonds Twente. Met deze boekhoudkundige transactieis geen echt geldgemoeidendeze transactieheeft geen effect op de financiële positie van SamenTwente. Volgens de nota reserves en voorzieningen is het algemeen bestuur bevoegd om reserves in te stellen/op te heffen en is het muteren een bevoegdheid van het dagelijks
◄Inhoudsopgave
35
Programmaverantwoording bestuur. Het algemeen bestuur heeft op 11 december 2023 de technische begrotingswijziging die naar aanleiding van de verkoop van het Innovatiefonds Twente is opgesteld,vastgesteld. Het dagelijks bestuur heeft vervolgens de reserves gemuteerd.
◄Inhoudsopgave
36
| Paragrafen | Paragrafen
4.
Inleiding In het hoofdstuk
paragrafen komen een aantal belangrijke beheersmatige onderwerpen aan de orde die belang zijn om inzicht te krijgen in onze financiële positie. De programma’s in de vorige hoofdstukken zijn grotendeels direct gericht op het primair proces en de Twentse burgers. De paragrafen zijn indirect daarop gericht en geven kaders voor het beheer en de uitvoering van onze programma’s. van
Op grond van artikel 9 van het BBV komen de volgende paragrafen _weerstandsvermogen en risicobeheersing; onderhoud kapitaalgoederen; bedrijfsvoering; verbonden partijen; financiering; openbaarheidsparagraaf.
aan
de orde:
e
Aanvullend hierop: e _COVID-19
(tijdelijke paragraaf);
Gezien
de impact van COVID-19 op onze organisatie is ook in deze jaarstukken een extra COVID-19 paragraaf opgenomen. Hierin wordt alle relevante informatie over COVID-19 beschreven en in deze paragraaf is, in lijn met de afspraken met het Rijk, de verantwoording opgenomen van de kosten. 4.1
Weerstandsvermogen
en
risicobeheersing
Beleidskader risicomanagement De wetgeving en het beleid voor het weerstandsvermogen zijn vastgelegd in: e Het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV art. 9, 11 e De financiële verordening: e De ‘Nota van risicomanagement tot reserves en voorzieningen”.
en
26);
Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is het vermogen van de organisatie om tegenvallers op te vangen zonder dat dit leidt tot een verhoging van de gemeentelijke bijdrage dan wel tot noodzakelijke ombuigingen in het bestaand beleid. Om het weerstandsvermogen te berekenen, dient de beschikbare weerstandscapaciteit afgezet te worden tegen de benodigde weerstandscapaciteit. Hieronder treft u de uitkomst van deze excercitie aan. In de alinea's hieronder worden zowel de beschikbare als de benodigde weerstandscapaciteit uiteengezet. Berekening
weerstandsvermogen
excl. resultaatbestemming
weerstandscapaciteit
Benodigde weerstandscapaciteit
per eind 2023 1.360 160
per eind 2023 1.345 330
Veilig Thuis Twente Bestuur Ondersteuning &
255
480
1,01 0,48 0,53
308
330
4.00 k
Algemene
131
338
82
82
0,39 1,00
EA
SEE ed
zee
dd),
5
GGD
Twente
(geanonimiseerd)
Beschikbare
(Bedrijfsvoering)
reserve
Modernisering Twentehuis
Totaal
2.354
(A)
2.905
Weerstands-ratio
(B)
0,82 (A/B)
Als
we de beschikbare weerstandscapaciteit (reserves per einde 2023) afzetten tegen de benodigde weerstandscapaciteit (geïnventariseerde risico’s van het opvolgende jaar), komen we eind 2023 uit op een ratio van afgerond 0,82. De ratio bevindt zich hiermee binnen de door het algemeen bestuur gestelde norm van
0,8
—
1,0.
Vergelijking
met 2022
In relatie met de
<Alnhoudsopgave
jaarrekening
van
2022 is ons
weerstandsvermogen
eind 2023
ongewijzigd.
| Paragrafen | Ontwikkeling beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit is als volgt opgebouwd:
Oms
En
Algemene Reserve
desde
rss
Saldo
31-12-2023
0)
Bestemmingsreserve waardering
onderdeel
uit van
weerstandscapaciteit? Ja
82
Ja
Fonds
182 582
Nee. Beklemd
Innovatiefonds Twente
0
Nee. Beklemd
61
Nee. Beklemd
Twentehuis
Totaal reserves algemeen Risicoreserve Agenda van Twente
Maakt
131
reserve
Modernisering
per
/ MKB
frictiekosten
veranderopdracht Bestemmingsreserve reserves veranderopdracht Regio Twente Egalisatiereserve GGD Twente
1.238
Ja
Reserve Reserve
45 400
Nee. Beklemd Nee. Beklemd Ja
Totaal
afwikkeling
GGID aanbesteding nieuw
digitaal dossier
643
Egalisatiereserve SOA
Poli
122
Totaal
Twente
1.804
reserves
GGD
Egalisatiereserve (geanonimiseerd) BN
160
Ja
Bestemmingsreserve Projecten/werkbudget (geanonimiseerd) BM
223
Nee. Beklemd
Totaal
reserves
MN (geanonimiseerd) Egalisatiereserve Veilig Thuis Twente
383
Totaal
reserve
Veilig Egalisatiereserve Bedrijfsvoering
255 398
Ja
Reserve
weerbaarheid
73
Nee. Beklemd
Ondersteuning
470
Totaal Reserve
|T-kwetsbaarheid reserves
en
Bestuur &
Kennispunt Twente
Totaal
reserves
Totaal
Reserves
Tabel 1
Thuis Twente
Coalitions of the Willing
255
68
Ja
Nee. Beklemd
68 3.837
Samenvatting beschikbare weerstandscapaciteit
Ontwikkeling benodigde weerstandscapaciteit In overeenstemming met de ‘Nota van risicomanagement tot reserves en voorzieningen” wordt voor het becijferen van de benodigde weerstandscapaciteit gebruik gemaakt van de actuele vastgestelde risicoinventarisatie. Dit is de risico-inventarisatie van de begroting van 2024. In deze begroting zijn risico’s geïnventariseerd van in totaal € 2,83 miljoen. Deze risico’s worden verhoogd met € 82.000 daarmee komt het benodigde weerstandscapaciteit uit op € 2,90 miljoen. Verhoging betreft: -_In de Bestuursrapportage 2023 hebben wij het algemeen bestuur geïnformeerd dat er voor de huisvesting in het Twentehuis nog een risico resteert van € 82.000 in verband met het invullen van een resterende taakstelling vanuit de veranderopdracht Regio Twente. Dit heeft te maken met het vertrek van Twente Board uit het Twentehuis en daarmee is een taakstelling uit de veranderopdracht niet meer structureel ingevuld. Opgetreden risico’s Het grootste risico dat zich ook werkelijk heeft voorgedaan, is dat er extra personeelskosten moeten worden gemaakt door een forse stijging van het aantal meldingen bij Veilig Thuis Twente. Hoeveelheid werk dat uitgevoerd moet worden door Veilig Thuis Twente is grotendeels het gevolg van door ons nauwelijks op korte termijn te beïnvloeden ontwikkelingen (meer meldingen).
Veilig Thuis Twente moet acteren op deze meldingen en moet daarom weerbaar zijn om snel te kunnen handelen als dat nodig is. Voor dit risico wordt weerstandscapaciteit aangehouden. Risico contractuele afwikkeling GGID Op het moment van schrijven wordt onderhandeld met de leverancier over contractafwikkeling van het GGD. Het risico bestaat dat we er onderling niet uitkomen en dat er een rechtszaak volgt. Dit soort procedures kunnen veel tijd en geld kosten. Als beheersmaatregel voor dit risico wordt onderhandeld in zorgvuldige afstemming met de twee andere GGD-en. Daarnaast vindt er inzet plaats van gespecialiseerde advocaten om te zorgen dat we in een zo sterk mogelijke juridische positie zitten. Claim ICAM (Initiatieven Collectieve Acties Massaschade) In onze jaarstukken van vorig jaar hebben wij u geïnformeerd over de juridisch op dit moment nog steeds, maar inmiddels is wel duidelijk dat het staat voor mogelijke financiële consequenties die hieruit voortvloeien.
<Alnhoudsopgave
ICAM claim. Deze claim speelt Rijk (ministerie van VWS) garant
Paragrafen 4. 1. 1 Financiële kengetallen Het BBV verplicht het opnemen van een uniforme set aan financiële kengetallen door gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Hieronder treft u een overzicht aan van de kengetallen die voor ons van toepassing zijn: Kengetallen Solvabiliteit Netto-schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor uitgeleend geld Structurele exploitatieruimte
Jaarrekening 2023 16% -2% -2% -0,1%
Begroting 2023 26% -4% -4% 0%
Jaarrekening 2022 50,1% -1,9% -2,3% 0,2%
Toelichting Solvabiliteit (16%) Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin SamenTwente in staat is aan de financiële verplichtingenop de langere termijnte voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Met het kengetal solvabiliteit beoordeel je in hoeverre het bezit op de balans schuldenvrij is. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de organisatie. Ultimo 2023komt de solvabiliteit uit op afgerond 16%. Deforsedaling in ratio ten opzichte van de jaarrekening 2022heeft te maken met het verkopen van het Innovatiefonds Twente en het laten vrijvallen van de waarderingsreserve die hiervoor werd aangehouden. Dit was ook begrootvoor 2023. De solvabiliteit is lager dan begrootvanwege toename van het balanstotaal omdat er een fors bedrag aan kort vreemd vermogen wordt aangehouden voor de afwikkeling van de SPUK Twentse Koers(ca. € 5 miljoen) en de SPUK bestrijding coronavirus (ca. € 3,5 miljoen). Deze twee ontwikkelingen zorgen ten opzichte van de begroting voor een relatief hoog bedrag aan vreemd vermogenmaar leiden niet tot even hoge toename van (financierings)risico’s en daarmee evenredige toename van het eigen vermogen. Gecorrigeerd voor deze twee ontwikkelingen komen we uit op een solvabiliteit van afgerond 24%.
Netto schuldquote (-2%) Dezeratio weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van SamenTwente ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een laag percentage is veelal gunstig. Omdatbij leningen onzekerheid kan bestaan of ze allemaal worden terugbetaald, wordt dit kengetal zowel berekend inclusief (gecorrigeerd) als exclusief de doorgeleende gelden. Samen met de solvabiliteitsratio is de netto schuldquote het meest bepalend voor de financiële gezondheid. Onze netto schuldquote laat zien dat de druk van rentelasten en de aflossingen op de exploitatie erg laag is. Volgens de signaleringswaarden zit dit percentage logischerwijs in de minst < risicovolle klasse (90%). Onze organisatie heeft één langlopende geldlening, afgesloten door één van de rechtsvoorgangers van Regio Twente. Verder zijn er ook geen kortlopende geldleningen en wordt voor financiering zowel voor de korte termijn als de lange termijn gebruik gemaakt van interne middelen. Netto schuldquote gecorrigeerd voor uitgeleend geld (-2%) Om inzicht te verkrijgen in hoeverre sprake is van doorlenen, wordt de netto schuldquote zowel in-als exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Op die manier wordt duidelijk in beeld gebracht wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast.
De verwachting is immers dat deze middelen op termijn terugvloeien. De wijze waarop de netto schuldquote gecorrigeerd voor de uitgeleende gelden wordt berekend, is gelijk aan de netto schuldquote, met dien verstande dat bij de financiële activa (cf. art. 36 BBV lid b, c, d, e en f) ook alle verstrekte leningen aan verbonden partijen en andere verstrekte leningen worden opgenomen. De netto schuldquote is nu gecorrigeerd voor de verstrekte geldleningen in het kader van het MKB-fonds (oude Agenda van Twente). De netto schuldquote inclusief uitgeleend geld laat zien dat de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie nogsteeds erg laag is. Het verschil met de netto schuldquote (exclusief doorgeleende gelden) vertegenwoordigt het mogelijke risico dat onze organisatie loopt als alle verstrekte leningen niet terugbetaald zouden worden. Bij de jaarrekening 2023is dit verschil verwaarloosbaar(0,3%). Structurele exploitatieruimte (-0,1%) Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte wij hebben om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten en structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Bij de jaarrekening zien we dit jaar dat er geen structurele exploitatieruimte is.
◄Inhoudsopgave
39
Paragrafen Beschouwing kengetallen en financiële positie in samenhang Een afzonderlijk kengetal zegt weinig over hoe de financiële positie moet worden beoordeeld. De kengetallen zullen daarom altijd in samenhang moeten worden bezien. De solvabiliteit is lager dan de < signaleringswaarde (20%).Solvabiliteitkijkt alleen naar de verhouding eigen en vreemd vermogen. Indien we twee incidentele ontwikkelingen die hierboven onder de toelichting van de solvabiliteit worden genoemd buiten beschouwing laten,zou de solvabiliteit boven de signaleringswaarde uitkomen. Dit betekent dat de weerbaarheid van de organisatie om eigenstandig negatieve ontwikkelingen op te pakken, voldoende is. De netto schuldquote is laag en dit geeft aan,datde organisatie goed in staat is om schulden te kunnen betalen (de schuldenlast in relatie tot de baten is erg laag). De structurele exploitatieruimte laat zien dat wij niet zelfstandig in staat zijn om structurele ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden zonder in gesprek te gaan met ons algemeen bestuur over de begroting en eventuele aanpassingenhiervan. 4. 2 Onderhoud kapitaalgoederen Wij streven ernaar om de onderhoudstoestand van al onze kapitaalgoederen optimaal te houden. Hierbij gaat het vooral om onderhoud aan: • Gebouwen • Hard-en software • Medische apparatuur Het beleidskader hiervoor is opgenomen in onze nota activa.
Gebouwen Onze organisatie heeft geen gebouwen in eigendom. De hoofdvestiging in Enschede (Twentehuis) en de nevenvestigingen van de JGZ (consultatiebureaus) worden gehuurd. Met betrekking tot onderhoud zijn met de eigenaren van de panden afspraken gemaakt en dit komtvoor de rekening van de verhuurders. Een aantal jaren geleden is het Twentehuis van binnen volledig vernieuwd. Daarnaast is in 2023 één verdieping die bij de vorige investering niet was vernieuwd, alsnog vernieuwd. De totale investering in het Twentehuis inclusief de kantine heeft geleid tot afschrijvingslasten van € 231. 000. Deze lasten zijn ook geraamd. De inrichting van de consultatiebureaus heeft in 2023geleid tot afschrijvingslasten van ongeveer € 76. 000. Ook dit is geraamd. Hard-en software Voor het onderhoud aan hard-en software wordt geen voorziening gevormd,maar worden de kosten in de en exploitatie genomen. De bedrijfsmiddelen worden regelmatig vervangen hiervoor zijn afschrijvingskosten geraamd. In 2023is de afschrijvingslast op de ICT-hardware € 86. 000geweest. Medische apparatuur Voor onderhoud van de medische apparatuur van de jeugdgezondheid en algemene gezondheidszorg zijn onderhoudscontracten afgesloten. Voor vervanging zijn afschrijvingskosten geraamd. De afschrijvingslasten op het röntgenapparaat, audiometers en overige apparatuur heeft geleid tot een afschrijvingslast van € 27. 000.
◄Inhoudsopgave
40
Paragrafen 4. 3 Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering gaat over de ondersteunende bedrijfsprocessen waarmee de beleidsdoelstellingen worden gerealiseerd en de sturing en beheersing daarvan. Bedrijfsvoering processenzorgen ervoor dat de beleidsprogramma’s efficiënt, effectief en conform de geldende wetgeving worden uitgevoerd. Voor de realisatie van onze plannen en activiteiten op het gebied van bedrijfsvoering verwijzen wij u naar de programma verantwoording van hetonderdeel Bestuur en Ondersteuning hoofdstuk 3. 5. Personeel en organisatie Hieronder een overzicht van de totale bezetting in fte per de bezetting in fte per 31-12-2023. Dit betreft een overzicht van medewerkers in dienst (tijdelijk en/of vast) van SamenTwente. Programma GGD Twente OZJT Veilig Thuis Twente Bestuur & Ondersteuning Coalition of the Willing Eindtotaal
Tabel 2Overzicht aantal medewerkers enfte’sper programma
Aantal medewerkers 417 20 79 88 43 649
Bezetting in fte 299 16 65 73 34 488
Ziekteverzuim Programma GGD Twente OZJT Veilig Thuis Twente Bestuur en Ondersteuning Totaal SamenTwente
Ziekteverzuim 2023 5,9% 4,2% 7,9% 5,8% 5,94%
Het ziekteverzuim in 2023 was voor heel SamenTwente gemiddeld 5,94%. Dit is een daling ten opzichte van 2022 toen het verzuim gemiddeld 7% bedroeg. De uitschieter was toen Veilig Thuis Twente met verzuim van 14%. In 2023 is fors geïnvesteerdom het verzuim naar beneden te krijgen. Het resultaat hiervanzien we nu terug in de cijfers. Het verzuim van Veilig Thuis Twente is bijna gehalveerd ten opzichte van vorig jaar. Arbeidsomstandigheden Arbodienst Net zoals voorgaand jaar is in 2023structureel overleg geweest tussen de bedrijfsarts, leidinggevenden en HR-medewerkers. De ambitie is om de komende tijd deze samenwerking nog verder te versterken. Medewerkers kunnen ook zelfstandig contact opnemen met de Arbodienst. Thuiswerken Sinds het uitbreken van COVID-19 wordt er nog met regelmaat thuisgewerkt. Als werkgever faciliteren wij dit ook door onder meer budget beschikbaar te stellen om thuis een ergonomische werkplek te creëren. Als er nog maatwerk nodig is, wordt deze toegepast. In 2022 isonze thuiswerkregeling in werking getreden. Op basis van deze regeling hebben medewerkers in 2023 ongeveer € 8. 000 aan kosten gedeclareerdvoor het inrichten van een thuiswerkplek en zijn er € 39. 000 aan thuiswerkvergoedingen gedeclareerd.
Kwaliteitsmanagementsysteem Binnen GGD Twente en Bestuur & Ondersteuning beschikken wij over een integraal kwaliteitsmanagementsysteem waarbij het HKZ-model het kader vormt. Belangrijke instrumenten daarbinnen zijn: externe en interne audits, risicomanagement, klantervaringenonderzoeken, incidentanalyses, de klachtenregeling, het leer-en ontwikkelprogramma voor medewerkers en het werken volgens diverse landelijke richtlijnen en professionele standaarden. Ook in 2023is de GGD HKZ gecertificeerd. Hiermee is aantoonbaar dat GGD Twente kwaliteit van zorg-en dienstverlening hoog in het vaandel heeft staan. Continu werken wij aan de verdere ontwikkeling en verbetering van onze dienstverlening. Veilig Thuis Twente heeft in verband met de forse toename van het aantal meldingen en adviezen een pas op de plaats moeten maken voor het implementeren van een kwaliteitssysteem. In 2024 wordt dit opgepakt.
◄Inhoudsopgave
41
| Paragrafen | Verantwoording
archiefwet Archiefwet 1995 wordt gemoderniseerd waarbij de focus ligt op digitale duurzaamheid van archiefbescheiden, zodat digitale informatie ook in de toekomst goed bewaard en leesbaar blijft. De nieuwe archiefwet (Archiefwet 2021) brengt de overbrengingstermijn terug van twintig naar tien jaar. Hierdoor zijn overheidsdocumenten eerder openbaar voor publiek. Het beleidsarchief van SamenTwente is in 2018 gedigitaliseerd en digitale dossiers moeten tien jaar na afhandeling worden overgebracht naar een e-depot. Echter, bij belangrijke redenen, zoals privacy, kan sommige informatie een bepaalde tijd alleen onder voorwaarden worden ingezien. De overheid moet straks duidelijker uitleggen wanneer ze de openbaarheid willen beperken. Archiefwet 2021 verplicht verder dat alle overheidsorganen een archiefdienst aanwijzen voor het houden van toezicht. Als gemeenschappelijke regeling dient SamenTwente de archiefdienst aan te wijzen van één van de deelnemende gemeenten. In regionaal verband is er een onderzoek gaande voor keuze van een e-depot ten behoeve van overbrenging van het digitaal archief. Al deze extra maatregelen brengen extra kosten met zich mee. Daarnaast wordt het archief toezicht uitgebreid naar de overgedragen archieven. De inwerkingtreding van de wet is mogelijk op 1 januari 2025. De
oude
Webarchivering Websites worden door de overheid gebruikt als het primaire communicatiemiddel met burgers, bedrijven en medeoverheden. Dat betekent dat websites net zo goed output zijn van overheidshandelen als alle andere vormen van informatie die de overheid produceert. De verplichting om websites te archiveren vloeit voort uit de Archiefwet en de Wet open overheid. De websites van SamenTwente, GGD Twente, Thuis Twente en worden Twente, Kennispunt Veilig dagelijks gearchiveerd op (geanonimiseerd) http://www.archiefweb.eu. De websites van samen14, Twentse gezondheidsverkenning, Recreatieschap Twentse Koers en Routenetwerken Twente worden Twente, wekelijks gearchiveerd.
|
Hotspot In 2023
is het
Hotspot SamenTwente vastgesteld door het dagelijks bestuur van SamenTwente. hotspot-monitor worden opgesteld om vast te stellen welke gebeurtenissen bijzondere betekenis hadden en waarover meer informatie moet worden bewaard conform de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. In 2023 is Covid-19 aangewezen als hotspot. In het zaaksysteem zijn alle dossiers vallend onder het corona derhalve als zaaktype gelabeld hotspot. Jaarlijks zal
er
Beleid
een
Statistieken Totaal aantal in 2023 geregistreerde ingekomen analoge en digitale stukken (incl. mails): 2328 documenten. Totaal aantal in 2023 geregistreerde verzonden analoge en digitale stukken (incl. interne documenten): 2500 documenten. Totaal aantal in 2023 nieuw geregistreerde digitale dossiers: 1650. Vooruitblik De implementatie van de nieuwe archiefwet en de Wet open overheid zal de nodige aandacht vragen. Ook zal eind 2024 een aanbesteding worden gestart voor een nieuw zaaksysteem. Om de Woo te kunnen uitvoeren dient de informatiehuishouding op orde te zijn. Een aantal stappen zijn hiervoor al gezet waaronder hotspotbeleid en webarchivering. 4.3.1