Afweging aanbestedingsprocedure accountant 20231023.pdf

Motivering Aanbestedingsprocedure Accountantscontrole 2023-2024 De opdracht aan Stolwijk Kelderman had betrekking op de boekjaren 2020 t/m 2022. Er dient een keuze gemaakt te worden op welke wijze opdracht wordt verstrekt voor de accountscontrole 2023 (en verder). Bij die keuze spelen een aantal aspecten een rol. Dit wordt onderstaande toegelicht. Volgens het inkoopbeleid zou voor de opdracht voor de accountantscontrole een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure gevolgd moeten worden. Gezien de huidige situatie (naweeën hack, de werkdruk die zal toenemen ten gevolgen van het doorlopen van een uitgebreidere aanbestedingsprocedure en de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze aspecten zijn in de bijlage nader toegelicht) is het echter niet wenselijk te wisselen van accountant. De gronden hiervoor zijn dat de huidige accountant onze organisatie, met de naweeën van de hack, kent. Tevens wegen de kosten van een aanbesteding op dit moment niet op tegen de baten. Wij verwachten dat onze organisatie over 2 jaar weer voldoende op orde is. Wij willen op dat moment de accountantsdiensten weer aanbesteden. Gelet op het voorgaande en na ruggespraak met de auditcommissie is geen meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure gevolgd, maar is alleen aan Stolwijk Kelderman gevraagd een voorstel voor de accountantscontrole voor de boekjaren 2023 en 2024 in te dienen.

Geadviseerd wordt in afwijking van het aanbestedingsbeleid Stolwijk Kelderman de opdracht te gunnen voor de accountantscontrole 2023 en 2024 op basis van een onderhands enkelvoudige aanbestedingsprocedure. Nb. 1 Er is sprake is van krapte op de markt van accountants. Het zal daardoor waarschijnlijk lastig zijn een nieuwe accountant te vinden c.q. hierdoor zal een prijsopdrijvend effect ontstaan bij een meervoudig onderhandse of Europese aanbesteding. Dit negatieve effect wordt met de voorgestelde enkelvoudig onderhandse aanbestedingsprocedure voorkomen. Nb 2. Er is al overleg geweest met Stolwijk Kelderman waaruit blijkt dat het reëel is, uit te gaan van een offertebedrag van € 107.000 excl BTW per jaar. Daarbij is sprake van een vaste prijs voor boekjaar 2023. Voor boekjaar 2024 zal de prijs geïndexeerd worden op basis van de CBS-index 6920 ‘Accountants, boekhouders en belastingconsulenten’. De opdrachtwaarde blijft daarmee onder de drempelwaarde voor Europese aanbesteding (€215.000). Daardoor kan het college ontheffing verlenen om gemotiveerd af te wijken van het gemeentelijke aanbestedingsbeleid en geen meervoudig onderhandse, maar een enkelvoudig onderhandse aanbestedingsprocedure te doorlopen. Nb 3. Uiteraard starten we in 2024 met de noodzakelijke aanbestedingsprocedure, zodat we tijdig opdracht kunnen verstrekken voor de accountantscontrole 2025 en verder.

Bijlage motivering A. De aanbesteding vergt een extra inspanning van de organisatie. Een enkelvoudig onderhandse aanbesteding waarbij opdracht gegund wordt aan onze huidige accountant is het eenvoudigst en kost daarom de minste tijd en kent een relatief korte doorlooptijd. Een meervoudig onderhandse aanbesteding en een Europese aanbestedingsprocedure vergen meer inspanning en een langere doorlooptijd. Een keuze voor een onderhandse aanbesteding betekent wel dat de looptijd van het contract maximaal 2 jaar kan bedragen. Dit om te voorkomen dat de contractwaarde boven de drempelwaarde (€ 215.000) uitkomt, waarboven een Europese aanbestedingsprocedure verplicht is. Tot op heden zijn door zowel het team beleid en advies als de concernstaf extra inspanningen geleverd ten gevolge van de hack. De jaarstukken 2020 en 2021 zijn onder moeilijke omstandigheden opgesteld en buiten de wettelijke termijn (uiteindelijk pas in oktober 2022) vastgesteld door de raad. Daardoor is later dan gebruikelijk gestart met het opstellen van de jaarstukken 2023, waarbij we er in geslaagd zijn, deze tijdig (in juli 2023) te laten vaststellen. Daarbij komt dat de accountant in het najaar 2023 dient te starten met de interimcontrole. Door de eerdergenoemde omstandigheden was het niet mogelijk al in een eerder stadium te starten met de aanbesteding voor de accountantscontrole 2023 (en verder).

Het is ongewenst het team beleid en advies en de concernstaf de komende periode weer te belasten met een extra inspanning. Bij dit aspect heeft het de voorkeur te kiezen voor de enkelvoudig onderhandse aanbestedingsprocedure B. Het werken met een nieuwe accountant vergt een extra inspanning van de organisatie. Een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure of een Europese aanbestedingsprocedure kan leiden tot een keuze voor een andere accountant. In dat geval zal een extra inspanning geleverd moeten worden om de werkwijze van de nieuwe accountant af te stemmen op de werkwijze van de gemeente. Zoals al onder a. is aangegeven is het ongewenst om het team beleid en advies en de concernstaf de komende periode weer te belasten met een extra inspanning. Bij dit aspect heeft het de voorkeur te kiezen voor de enkelvoudig onderhandse aanbestedingsprocedure. Tussenconclusie op basis van de aspecten a. en b. Het is gewenst de opdracht voor de accountantscontrole op basis van een onderhands enkelvoudige aanbestedingsprocedure te gunnen aan Stolwijk Kelderman. C. De aanbestedingsprocedure valt samen met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Een belangrijke ontwikkeling die bij die keuze een rol speelt is de wijziging van de Gemeentewet die met ingang van het boekjaar 2023 van kracht is geworden.

Door deze wijziging moet het college, in plaats van de accountant, een rechtmatigheidsverantwoording afleggen bij de jaarstukken. Deze verandering heeft gevolgen voor de werkwijze van zowel

de accountant als de gemeente. Door de inspanningen rondom de vaststelling van de jaarstukken over de jaren 2021 t/m 2022 (zie bij de aspecten a. en b.) konden wij pas in de 2e helft van 2023 starten met de voorbereiding op de (gevolgen van) het afleggen van de rechtmatigheidsverantwoording. Zo moeten nog diverse verordeningen worden gewijzigd, welke nog in 2023 moeten worden vastgesteld door de gemeenteraad. Tijdens de controle over 2023, die afgerond zal worden in de eerste helft van 2024 zal hierover ongetwijfeld ook nadere afstemming met de accountant plaatsvinden ter invulling van de ‘grijze gebieden’ in de nieuwe regelgeving c.q. de daaruit voortvloeiende BBVvoorschriften en de daaruit voortvloeiende werkwijzen. De afstemming zal dus nog plaatsvinden tot medio 2024, het moment van vaststelling van de jaarstukken 2023. Dit maakt het ook lastig om een nauwkeurige omschrijving te geven van de door de accountant uit te voeren werkzaamheden. Maar dit speelt minder bij een onderhandse enkelvoudige aanbesteding met onze huidige accountant, omdat wij hierover al in gesprek zijn met onze huidige accountant. Zoals al eerder onder aspect a. aangegeven vergt een meervoudige, onderhandse aanbesteding een langere doorlooptijd, waardoor er stagnatie (en daaruit voortvloeiend extra werkdruk) kan ontstaan bij de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Ook kan zoals al eerder gemeld een meervoudige, onderhandse of een Europese aanbestedingsprocedure leiden tot een keuze voor een andere accountant. Dat kan er toe leiden dat de nieuwe accountant andere inzichten heeft over de (gevolgen van de) rechtmatigheidsverantwoording en of de daaruit voortvloeiende werkwijze van zowel de accountant en gemeente. Dit komt dan nog boven op de extra werkzaamheden die altijd al voortvloeien als voor een nieuwe accountant wordt gekozen (zie aspect b). Tussenconclusie vanuit het aspect c. Het is gewenst de opdracht voor de accountantscontrole op basis van een onderhandse, enkelvoudige aanbestedingsprocedure te gunnen aan Stolwijk Kelderman.