Addendum raadsvoorstel Personele inzet OSA 2025-2027.pdf

Addendum Datum Onderwerp

4 april 2024 Aanvulling op raadsvoorstel ‘’Personele inzet bestuurlijk project OSA 2025-2027’’

Doel Dit document dient ter aanvulling op het raadsvoorstel ‘Personele inzet bestuurlijk project OSA 2025-2027’, meningvormend besproken in de raadsvergadering op 26 maart 2024. In deze raadsvergadering is gevraagd om een verdere verdieping op het voorstel om een bijdrage beschikbaar te stellen uit de reserve "OSA en urgente doelgroepen" ten behoeve van personele kosten die benodigd zijn om uitvoering te geven aan opvang van ontheemden uit Oekraïne, statushouders, asielzoekers en andere urgente doelgroepen (OSA) in 2025 tot en met 2027. Argumenten In gemeente Hof van Twente is project OSA (opvang Oekraïne, Statushouders en Asielzoekers) opgericht waar de initiatieven rondom ontwikkeling en alle zaken rondom beheer en uitvoering van opvang en huisvesting worden samengebracht. Bij de aanvang van het project was er sprake van een crisissituatie en op dat moment was veel personele inzet op korte termijn noodzakelijk. Dit ging met name om de praktische uitvoering van de taken die op ons afkwamen. Omdat dit niet altijd binnen de gemeentelijke organisatie voor handen was, heeft hier op diverse onderdelen inhuur plaatsgevonden. Project OSA bevindt zich twee jaar na de oprichting in een andere fase.

Sinds de recent in werking getreden Spreidingswet is opvang van asielzoekers een wettelijke taak en ook de opvang van ontheemden uit Oekraïne zal de komende jaren belasting blijven geven op de gemeentelijke organisatie. Hierdoor is het reëel om uit te gaan van een projectperiode van vijf tot tien jaar. Dit maakt dat de projectaanpak ook veranderd in een structurele aanpak met een projectorganisatie die de uitdagingen van deze fase aan kan. Hierbij staat centraal hoe we kwalitatief goede opvang kunnen bieden waarbij we ook voldoende aandacht hebben voor onderwijs, zorg, werk en integratie in de samenleving. Dekking personeelskosten project OSA Personele kosten worden, samen met de overige kosten ten behoeve van de opvang- en huisvesting in project OSA, gedekt uit de opbrengsten uit de ‘bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne’. De hoogte van deze opbrengsten zijn afhankelijk van het aantal opvangplekken voor ontheemden uit Oekraïne en het vastgestelde normbedrag dat hieraan is gekoppeld. Tot op heden is het normbedrag 2 keer naar beneden bijgesteld. Dit maakt dat deze opbrengsten niet alleen fluctuerend maar ook niet goed voorspelbaar zijn. Voor 2024 is het aantal opvangplekken voor ontheemden uit Oekraïne in Hof van Twente bekend en naar verwachting blijft het normbedrag dit jaar ongewijzigd.

Hierdoor kunnen we een goede inschatting maken van de verwachte opbrengsten uit de bekostigingsregeling in 2024. Vanaf 2025 is dit echter onzeker.

Gezien de genomen conclusie dat opvang- en huisvesting van OSA doelgroepen een structurele aanpak behoeft streven wij naar structurele personele bezetting vanuit uitgangspunt van kwaliteit, continuïteit en kosten. De ontvangen middelen van het Rijk, opgenomen in de bestemmingsreserve, zijn voldoende om voor de komende jaren de personele inzet te dekken. Om deze voor dit doel in te kunnen zetten is een raadsbesluit benodigd. Door de gevraagde middelen ter beschikking te stellen kan voor de inzet van personeel structurele dekking worden geboden in het kader van de rechtmatigheid. Personele inzet project OSA Vrijwel alle teams binnen de gemeentelijke organisatie leveren personele inzet in project OSA. Er zijn medewerkers volledig werkzaam binnen project OSA, zoals in de functies projectleider OSA, beleidsmedewerker OSA, projectmedewerker, locatiemanager en woonbegeleider gemeentelijke opvanglocaties Oekraïne. Dit is een mix van medewerkers in dienst van gemeente Hof van Twente en inhuur via een uitzendbureau. Daarnaast zijn er medewerkers die deels zijn vrijgespeeld om hun inzet voor project OSA te kunnen leveren. Betrokken functies zijn consulenten Werk & Inkomen, Burgerzaken, communicatiemedewerkers, financiële medewerkers, beleid Sociaal Domein, gebouwbeheerders, vergunningverleners, maar ook backoffice medewerkers.

In sommige gevallen vindt inhuur via een uitzendbureau plaats om deze inzet binnen diverse teams mogelijk te maken. Door de gevraagde bijdrage beschikbaar te stellen ontstaat zekerheid in het beschikbare budget voor personele inzet in de jaren 2025 tot en met 2027. Dit geeft mogelijkheden om personeel voor een langere termijn te verbinden aan de opgaven van project OSA. Met een reële projectperiode van vijf tot tien jaar is het wenselijk om medewerkers te binden en niet via een uitzendbureau in te huren. Dit geeft perspectief voor de betrokken medewerkers en verkleind de risico’s op personele verloop en kennisverlies in de projectorganisatie. Bestuursopdracht project OSA Als bijlagen bij dit voorstel zijn gevoegd ‘Bestuursopdracht Opvang vluchtelingen Hof van Twente’’ en ‘’Adviesrapport project Opvang Vluchtelingen’’. Deze documenten zijn in de zomer/najaar 2023 opgesteld om structuur aan te brengen in de aanpak van project OSA. In de bestuursopdracht is de bestuurlijke opgave rondom opvang vluchtelingen vastgesteld en is richting gegeven aan de uitvoering. Het adviesrapport is opgesteld over de inrichting van een projectstructuur met de opmaat naar de langere termijn en doelgerichte aanpak van deze opgave.