Accountantsverslag 2020 Hof van Twente (w.g.).pdf
Tekst van het document
Gemeente Hof van Twente Accountantsverslag 2020
Definitief 12 oktober 2022
Aan de Raad van de gemeente Hof van Twente De Höfte 7 7471 DK Goor
Inleiding
Doetinchem, 12 oktober 2022 523001/HJH/NK Geachte Raad, Dit is de eerste jaarrekening die we voor u gecontroleerd hebben. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van de uitkomsten van onze controle onder uw aandacht. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders. Wij geven er een controleverklaring bij. 2020 was het jaar van de hack. Deze gebeurtenis heeft een grote impact gehad op de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Ondanks dat er weinig brondocumenten aanwezig waren is het onze plicht geweest om zoveel mogelijk te controleren, wat we hebben gedaan. Wij bespreken deze rapportage graag tijdens de bijeenkomst met de auditcommissie op 24 oktober 2022 en beantwoorden dan ook uw eventuele vragen. Wij hebben het concept van dit accountantsverslag afgestemd met de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie. Mocht u vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}} w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
2
Inhoudsopgave
Waar bent u naar op zoek?
1. Kernpunten
2. Onderbouwing oordeel
3. Aandachtspunten Raad
3. Jaarrekening
4. Interne beheersing
5. SiSa
6. Onze verantwoordelijkheid
7. Afsluiting
3
Wij hebben controlewerkzaamheden verricht voor de jaarrekening 2020. Dit zijn de hoofdzaken.
1. Kernpunten
Een deel van de brondata in diverse applicaties is ten gevolge van de hack verloren gegaan. Hiernaast is brondocumentatie zoals inkoopfacturen, contracten, uitkeringsdossiers en onderbouwingen van prestatieleveringen na de hack niet meer of beperkt aanwezig.
Oordeelonthouding Wij hebben een oordeelonthouding voor de getrouwheid en voor de rechtmatigheid verstrekt
Interne beheersing opnieuw in te richten
De geconstateerde onzekerheden zijn zowel voor de getrouwheid als de rechtmatigheid groter dan 10% van de lasten. Het bedrag voor de onrechtmatigheid van de aanbestedingen bedraagt € 1.004.000.
Wij hebben tijdens de interimcontrole in 2020 de interne beheersing beoordeeld. Deze beoordeling was van voor de hack op 1 december 2020.
Uit onze controle kwamen aanpassingen in de jaarstukken voort. Deze zijn in de voorliggende versie zoveel als mogelijk verwerkt. Er resteren enkele controleverschillen die niet zijn verwerkt.
De hack op 1 december Op 1 december 2020 is de gemeente Hof van Twente getroffen door een hack. Na deze hack lag een groot deel van de gemeentelijke dienstverlenings- en bedrijfsvoeringsprocessen stil. De organisatie heeft zich flexibel opgesteld en de eerste processen op alternatieve wijzen in 2020 alweer hervat. De boekhouding is na de hack voor het resterende deel van 2020 allereerst gevoerd in Excel. De processen en het IT-landschap zijn in 2021 verder ingericht en in de loop van 2021 weer grotendeels hervat. De oude boekhouding in Key2Financiën is medio 2021 weer beschikbaar gekomen in een geïsoleerde omgeving. De boekhouding is in het najaar van 2021 door de gemeente verder afgemaakt op basis van de bekende informatie en de bankmutaties. Deze boekhouding is de basis voor de jaarrekening 2020. 4
Na de hack is alles anders. We hebben vanwege het niet meer aanwezig zijn van (voldoende) onderliggende controle-informatie niet voldoende zekerheid kunnen verkrijgen om een goedkeurend oordeel of een oordeel met beperking te kunnen verstrekken. De interne beheersing is vanaf oktober 2021 opnieuw ingericht met een nieuw financieel systeem. Voor 2023 verandert de rechtmatigheidscontrole. Het College neemt dan een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De inrichting en uitvoering van verbijzonderde interne controles bij uw gemeente vraagt hiervoor nog een aantal aanpassingen.
Wij hebben controlewerkzaamheden verricht voor de jaarrekening 2020. Dit zijn de hoofdzaken.
Controleproces goed verlopen Het controleproces was bijzonder en uniek. Wij hebben – gezien de omstandigheden – een aangepaste controle verricht. Ondanks dat sommige informatie niet of niet volledig aanwezig was, was het onze plicht om alle informatie die er wel was in onze controle te betrekken. Daartoe zijn wij verplicht en hebben we ook gedaan. Als gevolg van de hack en het opnieuw opbouwen en inrichten van de financiële administratie hebben wij intensief samengewerkt om te komen tot een jaarrekening. Dit heeft veel gevraagd van de organisatie en het controleteam. Omdat het soms moeilijk was grenzen te trekken over de diepgang van werkzaamheden was de spanning op het proces zeker aanwezig. In overleg zijn we er met elkaar op een goede wijze uitgekomen.
Jaarrekeningresultaat Het primitief begrote resultaat was € 1,6 miljoen negatief. Gedurende het jaar 2020 was het resultaat bijgesteld naar € 1,5 miljoen negatief (definitieve begroting). Het gerealiseerde resultaat over 2020 is ondanks de extra lasten als gevolg van de hack € 1 miljoen positief.
5
1. Kernpunten
Onderstaand hebben wij een overzicht opgenomen van de niet in de jaarrekening 2020 verwerkte controleverschillen en de resterende onzekerheden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen groter dan € 116.700 (= 10% van de materialiteit) aan u te rapporteren.
Getrouwheid Omschrijving (bedragen X € 1.000)
Fouten €
2. Onderbouwing oordeel
Rechtmatigheid
Onzekerheden €
Fouten €
Oordelen
Onzekerheden €
Onze controleverklaring heeft twee oordelen:
Lasten boekjaar
69.490
69.490
Baten boekjaar
29.669
29.669
Onttrekkingen voorzieningen
1.403
1.403
Investeringen grondexploitatie
372
372
Europese aanbestedingen
1.004
Vooruitontvangen Spoorpark
615
615
Grondexploitatie Noord II winstneming
124
124
Overige controleverschillen
163
163
Totaal
902
100.934
Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)
1.167
Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)
3.501
1.906
Getrouwheid Wij hebben voor de getrouwheid een oordeelonthouding verstrekt omdat de onzekerheden groter dan 10% zijn. De niet gecorrigeerde fouten in de jaarrekening zijn kleiner dan 1% van de totale lasten. Rechtmatigheid Wij hebben voor de rechtmatigheid ook een oordeelonthouding verstrekt, ook omdat de onzekerheden groter dan 10% zijn. De rechtmatigheidsfouten zijn groter dan 1%, maar kleiner dan 3% van de totale lasten.
100.934
WNT De WNT-verantwoording is met de beschikbare informatie ingevuld. Vanwege het niet volledig beschikbaar zijn van de informatie zijn er ook onzekerheden over de (volledigheid van de) verantwoorde bedragen.
6
Onderstaand geven wij een nadere toelichting op de geconstateerde fouten en onzekerheden •
Lasten en baten
2. Toelichting oordeel •
Balans
Lasten boekjaar
Onttrekkingen voorziening boekjaar
Wij hebben slechts voor een deel van de lasten in het boekjaar zekerheid kunnen verkrijgen, omdat een belangrijk deel van de brondocumentatie vanwege de cyberaanval niet meer beschikbaar is (onder meer inkoopfacturen, contracten en onderbouwingen van prestatieleveringen). Op basis hiervan zijn de totale lasten van het boekjaar (exclusief de stortingen in reserves) minus de lasten waarover wij wel zekerheid hebben kunnen verkrijgen, onzeker. De totale onzekerheid bedraagt € 69.490.000. De totale lasten inclusief dotaties aan de reserves, bedragen € 116.784.000. Wij hebben wel controle-informatie kunnen verkrijgen over de personeelslasten, de lasten voor verbonden partijen, de subsidieverstrekkingen en de TOZO bestedingen. Van de overige lasten hebben wij niet voldoende controle-informatie ontvangen.
Over de onttrekkingen aan de voorzieningen voor het groot onderhoud van gebouwen, riolering en afval hebben wij geen zekerheid kunnen verkrijgen, omdat ook de brondocumentatie niet beschikbaar is.
Baten boekjaar Wij hebben over een deel van de in het boekjaar verantwoorde baten zekerheid kunnen verkrijgen. Omdat een belangrijk deel van de brondocumentatie vanwege de cyberaanval niet meer beschikbaar is, is een deel onzeker. De onzekerheid bedraagt € 29.669.000. De totale baten inclusief onttrekkingen aan de reserves, bedragen € 117.752.000. Wij hebben wel zekerheid kunnen verkrijgen over de baten uit de algemene uitkering, de lokale heffingen, de TOZO, de leges voor omgevingsvergunningen en over de verhuurbaten. De overige baten zijn onzeker.
7
Op basis hiervan is het gehele bedrag van de onttrekkingen aan deze voorzieningen onzeker, het totaalbedrag is € 1.403.000. Investeringen in de grondexploitatie Wij hebben geen zekerheid kunnen verkrijgen over de investeringen in de grondexploitaties, omdat ook hiervan de brondocumentatie niet beschikbaar is. De investeringen bedroegen € 372.000.
Onderstaand geven wij een nadere toelichting op de geconstateerde fouten en onzekerheden
•
Europese aanbestedingen
Wij hebben de aanbestedingen in 2020 onderzocht op het juist toepassen van de Europese aanbestedingsregels. Uit onze controle-uitkomsten blijkt dat de inkopen bij 4 leveranciers niet conform de Europese aanbestedingsregels zijn verricht. Hierdoor is sprake van een rechtmatigheidsfout van € 1.004.000. Dit betreft 2x de inhuur van externen, 1x een IT-opdracht en 1x een verzekering.
Er moet nog een besluit worden genomen om een bestemmingsreserve te vormen, waarbij de kapitaallasten van de investeringen in materiële vaste activa uit deze reserve gedekt kunnen worden. De besluitvorming hierover in de Raad is in het najaar gepland. Per saldo zijn de materiële vaste activa € 71.000 te laag verantwoord, de overlopende passiva € 544.000 te hoog en het eigen vermogen € 615.000 te laag.
•
Bij de controle hebben we vastgesteld dat bij inhuur contracten worden afgesloten met een optie tot stilzwijgende verlenging. Bij de bepaling van de omvang moeten de verlengingsopties ook worden meegenomen. Door stilzwijgende verlenging wordt de totale omvang van het contract groot. Dit geeft een verhoogd risico tot overschrijding van de drempel voor Europese aanbestedingen. We adviseren in contracten geen opties tot stilzwijgende verlenging overeen te komen, maar de verlengingsperiode op te nemen.
•
2. Toelichting oordeel
Balanspost project Spoorpark
In 2020 is een kavel grond verkocht voor € 615.000. Deze kavel is ook in 2020 geleverd. Dit bedrag zou derhalve volgens de verslaggevingsregels in 2020 als bate moeten worden verwerkt, wat niet is gebeurd. Dit bedrag is ultimo 2020 op de balans als vooruitontvangen verantwoord, omdat u heeft besloten deze verkoopopbrengst aan te wenden voor de realisatie van het Spoorpark. 8
Grondexploitatie Noord II winstneming
Op basis van het verloop van de grondexploitatie Noord II in 2021 blijkt dat de nog te maken kosten per einde 2020 te ruim zijn ingeschat. De betreffende grondexploitatie is afgesloten in 2021 wat inmiddels dus is gebeurd. Het resultaat kon dus ook voor 2020 worden bepaald. De nog te maken kosten zijn ultimo 2020 € 124.000 te hoog ingeschat, waardoor de winstneming in 2020 € 124.000 te laag is.
3. Jaarrekening
Nadere toelichting jaarstukken
Financiële positie
Kwaliteit jaarstukken
Begrotingsrechtmatigheid
Overige bevindingen
9
3.1 Financiële positie
De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat over 2020 en de financiële positie van uw gemeente op 31 december 2020.
Saldo van baten en lasten Het jaar 2020 is gestart met een begrotingssaldo van € 1.564.000 negatief na verwerking van de mutaties in de reserves. Op basis van de begrotingswijzigingen kwam de definitieve begroting uit op € 1.451.000 negatief. Het saldo van de lasten en baten over het jaar 2020 bedraagt na verwerking van de mutaties in de reserves € 968.000 positief. Ter illustratie is de ontwikkeling van het resultaat in de tabel hiernaast weergegeven.
Verloop van het resultaat 2020 968.000 Realisatie
Het positieve resultaat van ruim € 2,4 miljoen – opgebouwd uit € 968.000 plus € 1.451.000 - is grotendeels ontstaan door: - Een hogere algemene uitkering van € 1,3 miljoen - Minder uitgaven voor overhead voor een bedrag van een € 0,5 miljoen - Minder bijstandsuitkeringen ten bedrage van € 1,1 miljoen - Minder WMO en Jeugd lasten ter hoogte van € 0,9 miljoen - Andere kleinere voordelen ten bedrage van in totaal € 1,5 miljoen. Hiertegenover staan extra lasten door de vorming van een verliesvoorziening voor de cyberaanval van € 2,9 miljoen. In de inleiding van de jaarstukken is een nadere toelichting gegeven.
10
-1.564.000 Primitieve begroting
-1.451.000 Definitieve begroting
3.1 Financiële positie
De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat over 2020 en de financiële positie van uw gemeente op 31 december 2020.
Financiële positie Het eigen vermogen van uw gemeente - na resultaatbestemming – bedraagt per eind 2020 € 79,7 miljoen (2019: € 83,8 miljoen). Hiervan is € 65,2 miljoen opgenomen in bestemmingsreserves (2019: € 69,9 miljoen). Daarnaast is € 2,3 miljoen opgenomen in een reserve grondexploitatie (2019: € 2,9 miljoen). In de tabel hiernaast tonen wij u het verloop van het eigen vermogen van de afgelopen jaren. Hierbij is een dalende trend van het eigen vermogen zichtbaar.
Verloop eigen vermogen (bedragen x € 1.000)
80.000 60.000 40.000 20.000
De solvabiliteit is 51,1% ten opzichte van vorig jaar 60,8%. Met 51,1% is dit hoger dan het gemiddelde van de Overijsselse gemeenten volgens ‘waar staat je gemeente.nl’ (28%).
0
11
2019
2020
totaal eigen vermogen
2018
resultaat boekjaar
Bestemmingsreserves
Voor de informatie over het weerstandsvermogen verwijzen we naar het accountantsverslag 2021.
Reserve grondexploitatie
Algemene reserve
Uw gemeente heeft per 31 december 2020 voor een bedrag van € 53 miljoen leningen opgenomen waarvan € 15 miljoen een kasgeldlening betreft. Exclusief kasgeldleningen stijgen de opgenomen leningen met € 13,6 miljoen ten opzichte van 2019.
Bij onze controle hebben wij de informatiewaarde, leesbaarheid en naleving wettelijke vereisten van de jaarstukken beoordeeld.
3.2 Kwaliteit jaarstukken
Kwaliteit van de jaarstukken
Naleving van de verslaggevingsregels
De jaarstukken bestaan normaliter uit 3 onderdelen: De programma’s, de paragrafen en de jaarrekening.
Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. Naast dat de programmaverantwoording en de paragrafen ontbreken hebben wij een aantal andere afwijkingen vastgesteld. Deze betreffen minder belangrijke verschillen.
Vanwege de cyberaanval heeft u ervoor gekozen om voor 2020 een jaarverslag light op te stellen, die medio 2021 reeds door de raad is vastgesteld. In dit jaarverslag missen de verplichte paragrafen. Hiermee voldoen de jaarstukken 2020 niet aan de wettelijke eisen die het BBV – de verslaggevingsregels - hieraan stellen. De jaarstukken 2020 hebben daarmee een lagere informatiewaarde. Wij vinden de structuur van de jaarstukken (bestaande uit de jaarrekening) duidelijk. Uw gemeente kent 5 inhoudelijke programma’s. Daarnaast worden de algemene dekkingsmiddelen en de overhead apart gepresenteerd. In de jaarrekening is in de inleiding een toelichting opgenomen op het gerealiseerde rekeningresultaat inclusief een analyse van de afwijkingen per programma. Het overzicht met incidentele baten en lasten is een opsomming van bedragen. De individuele posten zijn niet allemaal inhoudelijk toegelicht. We adviseren het College het overzicht op programmaniveau te maken en een minimumbedrag (bijvoorbeeld meer dan € 100.000) in te stellen en de toelichting uit te breiden.
12
Wij hebben het College geadviseerd de bepalingen uit het Besluit Begroting en Verantwoording vanaf de jaarstukken 2022 weer na te leven
Verloop van de controle Voor de vaststelling van de jaarstukken over 2020 is vanwege de cyberaanval uitstel van de provincie verkregen tot en met uiterlijk 31 oktober 2022. De huidige planning is zodanig opgesteld dat de Raad voor 31 oktober 2022 de jaarstukken over het boekjaar 2020 kan vaststellen. Het is een intensief proces van samenwerking geweest om uiteindelijk tot een balansdossier en conceptjaarstukken en een controledossier te kunnen komen. De concept jaarstukken zijn tijdens de accountantscontrole gereed gekomen. Na de controle zijn nog een aantal aanpassingen doorgevoerd. Deze waren grotendeels inherent aan de gevolgen van de hack.
Bij de controle van de rechtmatigheid gaan wij na of de lasten en baten en de balansmutaties juist, tijdig, volledig én met de geldende wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader in overeenstemming zijn geweest.
3.3 Begrotingsrechtmatigheid
Begrotingscriterium De Raad heeft besloten met 5 inhoudelijke programma’s en algemene dekkingsmiddelen en overhead te werken. Dit geeft een overzichtelijk beeld van de resultaten. U heeft het College toestemming gegeven om binnen de budgetten van de programma’s te opereren. Het College legt verantwoording af over de besteding op de programma’s. Op basis van de kadernota Rechtmatigheid 2018 telt een overschrijding niet mee in het oordeel van de accountant wanneer deze bij de behandeling van de jaarrekening alsnog door de Raad wordt geautoriseerd. •
Lasten Begroting
Lasten 2020
Overschrijding
1. Burger en bestuur
2.280
2.220
P
2. Veiligheid en Regels
6.188
6.087
P
3. Wonen en werken
12.276
11.633
P
4. Leefomgeving
18.025
23.903
O
5. Sociaal Domein
55.234
51.353
P
89
92
O
11.136
13.767
O
105.228
109.055
Lasten
Bij 3 programma’s is sprake van overschrijdingen van de werkelijke lasten ten opzichte van de begrote lasten. Daarnaast is er sprake van een overschrijding van de algemene dekkingsmiddelen vanwege de vennootschapsbelasting. De oorzaken hiervan zijn in de jaarrekening toegelicht onder de analyse begrotingsrechtmatigheid. De toelichting is voldoende en daarmee hebben de overschrijdingen geen invloed op ons oordeel over de begrotingsrechtmatigheid voor wat betreft de programma’s. •
Programma (*€ 1.000)
Algemene dekkingsmiddelen
Investeringen
In bijlage 3 bij de jaarrekening is inzage gegeven in de kredieten en de bestedingen. Voor alle overschrijdingen is een toelichting opgenomen. Op grond hiervan zijn er geen onrechtmatigheden die meetellen voor het oordeel van de accountant. Door de hack zijn niet alle raadsbesluiten meer aanwezig. We hebben dus niet kunnen vaststellen dat aan alle kredieten een raadsbesluit ten grondslag ligt. 13
Overhead Totaal
Hier informeren wij u over de bevindingen op het gebied van de getrouwheid.
•
Schattingen algemeen
Het opstellen van de jaarrekening vereist dat de organisatie oordelen vormt en schattingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van de grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en de verplichtingen en van de baten en lasten. De schattingen en de hiermee verbonden veronderstellingen zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden en verschillende andere factoren die, gegeven de omstandigheden, als redelijk worden beschouwd. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. Een goed inzicht in de jaarrekening vraagt kennis van de gemaakte schattingen. De grootste schattingsposten lichten wij hieronder kort toe:
•
Grondexploitaties
Er zijn 4 grondexploitaties. De berekeningen zijn gebaseerd op het prijsniveau van begin 2022. Voor de berekening van de verwachte resultaten heeft het College uitgangspunten geformuleerd. De toekomstige kosten zijn jaarlijks met 2,5% en de baten zijn met 1% geïndexeerd. Een externe deskundige heeft deze uitgangspunten getoetst. Wij hebben het College geadviseerd de ontwikkeling van de baten en lasten in 2022 nauwlettend te volgen. Omdat er een economische crisis kan komen, kunnen de geraamde baten en lasten plots afwijken van de gehanteerde percentages.
14
3.4 Overige bevindingen Eind 2020 zijn er 4 exploitaties met een verwacht positief eindresultaat van in totaal € 3,1 miljoen. Er zijn geen verliesgevende grondexploitaties. In 2020 is op de grondexploitaties tussentijdse winst verantwoord van in totaal € 550.000. Deze winst is berekend conform de voorgeschreven ‘Percentage of completion’ methode. Wij hebben het College geadviseerd de risicoanalyse te verdiepen door de projectrisico’s te beschrijven en te kwantificeren door per projectrisico de financiële impact bij optreden in te schatten en daarnaast de verwachte kans dat het risico zich voordoet in te schatten. Tevens adviseren wij om de project overstijgende risico’s te kwantificeren om conform de BBV-regels bij de berekening van de tussentijdse winstneming rekening te houden met de projectrisico’s. Daar is nu geen rekening mee gehouden. Over de waarde van de grondexploitaties worden maandelijks de rentekosten over de boekwaarde toegerekend. Het BBV schrijft voor dat de rentekosten berekend worden over de boekwaarde aan het begin van het jaar. Wij hebben het College geadviseerd de voorschriften van het BBV te volgen.
Hier informeren wij u over de bevindingen op het gebied van de getrouwheid.
•
De gehanteerde rekenrente van 0,082% is conform de circulaire van het Rijk.
Schattingen: Verliesvoorziening cyberaanval
Het herstel van de cyberaanval is geraamd op afgerond € 3,9 miljoen. Hiervan betreft circa € 0,3 miljoen investeringen en circa € 0,7 miljoen exploitatiekosten voor het boekjaar 2021. Voor het overige deel van circa € 2,9 miljoen is een verliesvoorziening voor de cyberaanval gevormd. Wij hebben vastgesteld dat de uitgangspunten voor de inschatting van de lasten verband houdend met de verliesvoorziening voor de cyberaanval aanvaardbaar zijn ingeschat. Wij hebben begrepen dat op basis van de huidige stand van zaken de kostenraming naar verwachting toereikend is om de kosten van het herstel van de cyberaanval te dekken. Op basis van de huidige berekeningen zijn de kosten € 4,2 miljoen en daarmee iets hoger dan geraamd. Dit zijn extra kosten die in 2022 gemaakt zijn.
•
• Schattingen: Voorziening riolering De voorziening Riolering is gevormd met het doel onderhoud en vervangingsinvesteringen te kunnen doen aan/voor het gemeentelijk rioolstelsel. Daarnaast is deze voorziening ter egalisatie van het riooltarief. In 2020 waren de lasten voor de aanpassing van de rioleringen hoger dan de ontvangen baten. Dit heeft geleid tot een onttrekking. De voorziening riolering bedraagt per 31 december 2020 € 1,2 miljoen en is onderbouwd met het “gemeentelijk rioleringsplan 2017-2020 tot en met 2024”. Wij kunnen instemmen met de uitgangspunten voor het berekenen van deze voorziening.
• Schattingen: Voorziening afval
Schattingen: Voorziening groot onderhoud gebouwen
Op de balans is een voorziening opgenomen voor groot onderhoud van gemeentelijke gebouwen. De voorziening is in 2019 volledig vrijgevallen vanwege het ontbreken van een actueel beheerplan. In 2020 is er een meerjaren onderhoudsplanning voor de gemeentelijke gebouwen van 2020-2029 door de Raad vastgesteld. De voorziening is hiermee onderbouwd met een actueel beheerplan.
•
3.4 Overige bevindingen
Schattingen: Voorziening pensioen en voormalig personeel
De voorziening pensioen voor wethouders is gebaseerd op actuariële berekeningen. Deze zijn door een derde partij opgesteld. 15
De voorziening Afval is gevormd ter egalisatie van de kosten voor het ophalen en verwerken van afval. Daarnaast is deze voorziening er ter egalisatie van het afvaltarief. In 2020 waren de lasten voor de afvalverwerking hoger dan de ontvangen baten. Dit heeft geleid tot een onttrekking. De voorziening Afval bedraagt per 31 december 2020 € 0. Wij kunnen instemmen met de uitgangspunten voor de berekening van deze voorziening. Dat de voorziening € 0 is, betekent dat de lasten voor het ophalen en verwerken van afval hoger zijn dan de baten uit afvalstoffenheffing.
Hier informeren wij u over onze bevindingen volgend uit de jaarrekening.
•
3.4 Overige bevindingen Wij hebben het College geadviseerd de berekening van de voorziening te baseren op de inbaarheid van de vorderingen in de afgelopen jaren.
Afschrijvingstermijnen
De huidige geldige afschrijvingstermijnen zoals deze zijn voorgeschreven in de geldende nota waarderen en afschrijven, zijn niet voor alle activa gevolgd. Dit betreffen activa van voor de herindeling. Soms zijn afwijkende afschrijvingstermijnen door de Raad geaccordeerd.
Wij kunnen instemmen met de uitgangspunten voor de berekening van deze voorzieningen.
• De van Europese en Nederlandse overheidslichamen nog te ontvangen voorschotbedragen
Wij hebben het College geadviseerd de nota Waarderen en afschrijven te actualiseren, de werkelijke afschrijvingen daar integraal op aan te passen inclusief de raadsbesluiten waarin afwijkende afschrijvingstermijnen zijn vermeld.
• Schattingen: Voorziening dubieuze debiteuren Ultimo 2020 heeft uw gemeente vorderingen op diverse partijen. Door de organisatie is een inschatting gemaakt van de oninbaarheid van deze vorderingen. Voor de algemene debiteuren is een voorziening gevormd van € 74.000. Uit de individuele beoordeling van de debiteuren blijkt dat deze toereikend is. Voor de belastingdebiteuren is er een voorziening van € 179.000. Deze voorziening is bepaald aan de hand van de inbaarheid van de individuele vorderingen. Dit ligt in lijn met het voorgaande jaar. Daarnaast is een voorziening voor de oninbaarheid van de uitkeringsdebiteuren getroffen van € 503.000. De gevolgde methodiek ligt in lijn met voorgaand jaar.
16
Conform artikel 52a lid 2 van het BBV dient er een verloopoverzicht van de uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel gedurende het jaar van de nog te ontvangen voorschotbedragen te worden opgenomen en te splitsen naar Europese overheidslichamen, Het Rijk en overige Nederlandse overheidslichamen conform artikel 40a lid 2.
Hier informeren wij u over onze bevindingen volgend uit de jaarrekening.
•
3.4 Overige bevindingen
Jeugdzorg en WMO
•
Wij hebben over het eerste deel van het jaar detailcontroles verricht. De dossiers uit de detailcontrole zijn niet in alle gevallen compleet. Wij hebben het College geadviseerd de vastleggingen in de dossiers bij de toekenningen en uitkeringen WMO en jeugd volledig te maken en hierin consistentie aan te brengen. Uw gemeente steunt alleen op de accountantsverklaringen van de zorgaanbieders. Net als voorgaande jaren zijn geen aanvullende werkzaamheden uitgevoerd om vast te stellen dat ook de prestaties door zorgaanbieders zijn geleverd waarvan geen gewaarmerkte productieverantwoordingen zijn ontvangen. Er is geen klachtenregister voor de WMO en Jeugd beschikbaar. Wij hebben het College geadviseerd vanaf 2022 zelf de prestatielevering vast te stellen voor in ieder geval de zorgaanbieders waarvan geen gecontroleerde productieverantwoording wordt ontvangen en een klachtenregister aan te leggen. Voor de persoonsgebonden budgetten wordt de prestatielevering een steekproef uitgevoerd door de gemeente. Door de hack is dit in 2020 niet gedaan.
17
Doelgroepenvervoer
Er kan geen zekerheid worden verkregen over de lasten van het doelgroepenvervoer (vraagafhankelijk vervoer en leerlingenvervoer). Tevens worden geen gewaarmerkte verantwoordingen vanuit de vervoerders ontvangen. De gemeente heeft aangegeven geen onderbouwing te kunnen geven om de getrouwheid en de rechtmatigheid van de lasten te kunnen controleren. Wij hebben het College geadviseerd vanaf 2022 klanttevredenheidsonderzoeken uit te voeren, gewaarmerkte verantwoordingen van de vervoerders te vragen en een klachtensysteem in te richten.
•
Participatiewet
Wij hebben over het eerste deel van het boekjaar detailcontroles verricht. Deze uitkomsten geven geen zekerheid over de lasten in het gehele jaar, omdat de uitkomsten als steekproef niet representatief zijn voor het gehele jaar. De dossiers uit de detailcontrole zijn vanwege de hack gedeeltelijk compleet. Wij hebben het College geadviseerd de dossiers voor de toekenningen van de uitkeringen vanuit de Participatiewet in de komende jaren weer te completeren.
Hier informeren wij u over onze bevindingen volgend uit de jaarrekening.
3.4 Overige bevindingen Tozo: Indentificatieplicht
• Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)
•
Het Rijk vergoedt voor deze ondersteuningsmaatregel de uitkeringen die de gemeente verstrekt voor 100% en de uitvoeringskosten (een vast bedrag per verstrekking). De Regionale Organisatie Zelfstandigen (ROZ) van de gemeente Hengelo heeft het recht op uitkering namens de gemeente Hof van Twente beoordeeld en geeft de beschikking voor de Tozo-regeling namens de gemeente af. De accountant van de gemeente Hengelo heeft een goedkeurende controleverklaring verstrekt met een gewaarmerkte SiSa-verantwoording voor deze lasten.
Artikel 17 derde lid van de Participatiewet schrijft voor dat de identiteit van aanvragers vastgesteld wordt aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
• Tozo: Misbruik en oneigenlijk gebruik Er zijn in algemene zin procedures aanwezig om misbruik en oneigenlijk gebruik te detecteren. Voor de Tozo is een beleidsnota voor misbruik en oneigenlijk gebruik opgesteld met daarbij een uitgewerkte risicoanalyse. Hierin zijn onder andere het opvolgen van IB-signalen (de signalen vanuit de Belastingdienst) opgenomen. De afwikkeling van de IB-signalen is nog onderhanden. De IB-signalen zullen naar verwachting in 2022 worden afgewikkeld.
18
Het ROZ heeft de identificatie van de aanvragers getoetst aan de hand van DigiD. Wij adviseren dat te doen volgens de regels.
• Bijstandsdebiteuren De gemeente heeft per ultimo 2020 vorderingen op bijstandsdebiteuren. De vorderingen uit hoofde van bijstandverlening aan zelfstandigen en de Tozo (€ 1.730.000), blijken afzonderlijk uit de toelichting. De overige bijstandsdebiteuren (€ 515.000) zijn niet afzonderlijk toegelicht en maken onderdeel uit van het saldo debiteuren algemeen. Om de informatiewaarde te vergroten, adviseren we u het totaal aan vorderingen op bijstandsdebiteuren inzichtelijk te maken.
Hier informeren wij u over onze bevindingen volgend uit de jaarrekening.
•
3.4 Overige bevindingen
IT omgeving
•
Artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek geeft aan dat de accountant rapporteert over de IT omgeving. Tijdens de interimcontrole die wij voor de hack hebben uitgevoerd hebben wij bevindingen en adviezen gedeeld die na de hack met elkaar zijn besproken. Omdat de hack een enorme inbreuk heeft gehad op de IT omgeving en uw organisatie de IT omgeving opnieuw heeft ingericht, hebben wij besloten in 2022 hieraan extra aandacht te schenken. Ook de audit commissie heeft ons dit verzoek meegegeven.
Wet normering Topinkomens
De WNT regelt de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector en stelt maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Voor uw gemeente zijn dat de griffier en de gemeentesecretaris. Op basis van de WNT is uw organisatie verplicht de beloningen van topfunctionarissen openbaar te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2020 van € 201.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Tenslotte stelt de WNT een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Wij hebben vanwege de oordeelonthouding niet met zekerheid kunnen vaststellen dat de WNT bedragen volledig zijn. Door de hack zijn niet alle inkoopfacturen aanwezig, zodat we niet weten of daar kosten bij zouden zitten die in de WNTverantwoording moeten worden opgenomen. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat het College de plicht heeft om de WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2020 via het internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken.
19
4. Interne beheersing
Als onderdeel van de controle van de jaarrekening hebben wij een interimcontrole uitgevoerd.
Interim controle, de hack en de gevolgen Tijdens de interimcontrole hebben wij de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Onze bevindingen hebben we na de hack met het financieel management besproken. Door de hack was de boekhouding weg. Deze kwam in 2021 weliswaar weer beschikbaar, maar was daardoor een bestand geworden dat niet meer was omgeven door interne beheersing.
Het College legt over het rechtmatig handelen verantwoording af in de jaarrekening aan de Raad. De kaderstellende en controlerende taak van de Raad op de financiële rechtmatigheid van transacties krijgt hierdoor extra aandacht. Daarnaast biedt de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording ook een kans om de kwaliteit van de interne beheersing te versterken. De wijziging van de gemeentewet met daarin de verplichting tot het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording is komende periode geagendeerd.
Het ontbreken van inkoopfacturen en uitkeringendossiers heeft er toe geleid dat we alle controlewerkzaamheden gegevensgericht hebben uitgevoerd. Enkele systemen en bestanden waren nog beschikbaar. Deze hebben we zoveel als mogelijk gebruikt in het uitvoeren van de controle. Naar aanleiding van de hack hebben wij als team en als kantoor diverse maatregelen genomen. Deze bestonden uit het opstellen van een zwaarder team, een interne reviewer, een externe OKB-er (Opdracht Gerichte Kwaliteitsbeoordeling) en extra overleg tijdens de controle met het NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants).
Landelijke ontwikkeling 2023 Het College was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van uw gemeente. Maar na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording over 2023, neemt het College heel expliciet de verantwoordelijkheid hiervoor.
20
Na de wetswijziging in het najaar is het mogelijk verdere stappen te ondernemen in het aanpassen van de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol per 1 januari 2023. Wij adviseren u dit te doen.
Normenkader De commissie BBV adviseert de door de Raad gedelegeerde bevoegdheden aan het College niet op te nemen in het normenkader voor de rechtmatigheid. De commissie BBV heeft daarnaast voorgeschreven dat dit normenkader jaarlijks geactualiseerd dient te worden en expliciet dient te worden vastgesteld door de Raad.
4. Interne beheersing
De rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023
Aanpassingen in financiële verordening
Uitvoering Verbijzonderde Interne Controle 2020
In de kadernota Rechtmatigheid 2023 worden de volgende aspecten aangehaald om in de financiële verordening op te nemen: • De kaderstelling op het gebied van rechtmatigheid vormgeven; • De verantwoordingsgrens – de grens tot waar onrechtmatigheden worden geaccepteerd - op basis van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves; • De rapportagegrens – de grens voor het melden van afwijkingen door het College - voor de rechtmatigheidsverantwoording; • De manier waarop wordt om gegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door de Raad; • De afspraken tussen de Raad en het College over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget.
In 2020 is vanwege de cyberaanval niet over het gehele jaar een verbijzonderde interne controle uitgevoerd en daarnaast is de verbijzonderde interne controle voor een deel van de processen door ons uitgevoerd.
21
Wij hebben het College geadviseerd de uitvoering van de verbijzonderde interne controle te verbeteren. Wij hebben het College tevens geadviseerd in 2023 voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole een recapitulatie van de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle op te stellen en deze te bespreken.
5. SiSa
SiSa-bijlage 2020
SiSa-bijlage In de jaarrekening 2020 is geen SiSa-bijlage opgenomen. Uw gemeente heeft in overleg met het Ministerie van Binnenlandse Zaken de SiSa-bijlage reeds in augustus 2021 ingediend. Wij hebben hierbij op 28 juli 2021 een rapport van feitelijke bevindingen afgegeven. Hierin hebben wij per SiSa-regeling opgeschreven welke werkzaamheden we hebben verricht. Wij hebben vastgesteld dat de verantwoorde bestedingen aansluiten met de gehackte administratie. Er was niet voldoende controle-informatie over alle baten en lasten uit de G2 regeling (Participatiewet), omdat de brongegevens van de verstrekte uitkeringen nog maar gedeeltelijk aanwezig zijn. Hierdoor kunnen we zowel over de getrouwheid als over de rechtmatigheid van de verstrekte uitkeringen en de baten geen zekerheid verstrekken. Het bedrag dat als onzekerheid is aangemerkt bestaat uit € 6.529.538 bestedingen en € 68.109 baten. Voor de overige SiSa-regelingen hebben wij geen fouten en/of onzekerheden in het rapport van feitelijke bevindingen opgenomen.
22
Wij hebben overeenkomstig de opdracht controlewerkzaamheden uitgevoerd. Dit in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.
6. Onze verantwoordelijkheid
Onze opdracht
Fraude
De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het College. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij onze controlewerkzaamheden uitgevoerd.
De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het College. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het College. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.
De SiSa bijlage is in tegenstelling tot voorgaande jaren geen onderdeel van de jaarstukken. Wij hebben bij de SiSa bijlage op 28 juli 2021 een rapport van feitelijke bevindingen afgegeven. Dit accountantsproduct is overeengekomen met het Rijk en wijkt af van voorgaande jaren als gevolg van de cyberaanval. Met deze bijlage legt het College verantwoording over de besteding van Rijksbijdragen af aan het Rijk. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor de accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 1.167.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 3.501.000 (3% van de lasten). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd.
Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Inzicht urenbesteding Vanuit het programma ‘In het publiek belang’ van de NBA dienen wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u te rapporteren. Voor uw inzicht verstrekken wij onderstaand een opgave van de tijdsbesteding (inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole).
Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. De voor uw organisatie in 2020 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.
23
Tekenend accountant
90
Controleteam
660
Dank u voor de samenwerking
7. Afsluiting
Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door de Raad, op de website van uw gemeente, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}} w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
24
Toegevoegde waarde
die bijdraagt aan uw duurzame succes
Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.
Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl