Aanwijzings- en delegatiebesluit digitale kanalen Hof van Twente 2025.pdf

Besluit Onderwerp Zaaknummer

Aanwijzings- en delegatiebesluit digitale kanalen Hof van Twente 2025 1042693

Datum

Burgemeester en wethouders van de gemeente Hof van Twente, de burgemeester van de gemeente Hof van Twente en de gemeenteraad van de gemeente Hof van Twente ieder voor zover het de eigen bevoegdheid betreft, gelet op artikel 2:13, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) besluiten: vast te stellen het navolgende AANWIJZINGS- EN DELEGATIEBESLUIT DIGITALE KANALEN GEMEENTE HOF VAN TWENTE 2025. Artikel 1 Definities Dit besluit verstaat onder: a. bericht: een bericht als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht; b. kanaal: een aangegeven manier van elektronisch (digitaal) verzenden van berichten als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht. c. Inwoner(s): inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen, (keten)partners en overige betrokkenen die bij de gemeente iets (aan)vragen of indienen. d. verzender: inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen, (keten)partners en overige betrokkenen die bij de gemeente iets (aan)vragen of indienen. e. digitaal verkeer: digitale berichten uitwisseling (communicatie) tussen inwoners, bedrijven en andere (overheids)organen met de gemeente. Artikel 2 Aanwijzing kanalen 1. Voor formele producten en diensten van de gemeente Hof van Twente die de verzender zelf indient, zijn door het college van B&W specifieke kanalen aangewezen in de bijlage van dit besluit. 2.

In de gevallen waarin geen specifiek kanaal gebruikt wordt, dan is er een generiek webformulier. Dit is ook aangewezen beschreven in de bijlage bij dit besluit. 3. Als de eerste twee kanalen niet tot een passend kanaal leiden dan gebruiken we het algemene e-mailadres van de gemeente. Dit is info@hofvantwente.nl. 4. Voor berichten die op verzoek van de gemeente worden ingediend, wordt in de uitnodiging en/of informatie aangegeven welke manier van digitaal verzenden gebruikt wordt. 5. De raad delegeert aan het college de bevoegdheid tot het aanwijzen van de kanalen zoals in dit artikel beschreven, dit gelet op artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht. 6. Het college mandateert de bevoegdheid, genoemd in het eerste lid, aan de teamleider Serviceteam, burgerzaken en communicatie

Artikel 3 Kanaal omgevingswet In afwijking van artikel 2 gebruiken we het Omgevingsloket als kanaal voor berichten van producten en diensten die vallen onder de Omgevingswet (als bedoeld in artikel 20.21 van die wet). Artikel 4 Kanaal Dienstenwet In afwijking van artikel 2 gebruiken we de Berichtenbox voor Bedrijven als kanaal voor berichten die onderdeel zijn van een procedure of formaliteit die valt onder de Dienstenwet (als bedoeld in artikel 5 van de Dienstenwet). Artikel 5 Initiatief gemeente De gemeente Hof van Twente kan een bericht dat aan één of meer geadresseerden is gericht, digitaal verzenden. Dit kan als de geadresseerde duidelijk heeft aangegeven dat diegene langs deze weg bereikbaar is voor het bericht of berichten waar het om gaat. Het uitgangspunt is dat wat digitaal binnenkomt, ook digitaal beantwoord (verzonden) wordt naar de verzender, tenzij. Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel besluit 1. Dit besluit treedt in werking (met terugwerkende kracht) per 1 januari 2026. 2. Dit besluit wordt aangehaald als “Aanwijzings- en delegatiebesluit digitale kanalen Hof van Twente 2025”. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van d.d. 16 december 2025.

Burgemeester en wethouders van Hof van Twente, de secretaris, de burgemeester

mr. ing. J. Eshuis

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel

De burgemeester,

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van … De raad van Hof van Twente, de griffier, de voorzitter,

H.M. Meerman

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM

Toelichting Algemeen Op 1 januari 2026 treedt de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (hierna: Wmebv) in werking. Een uitzondering hierop is zorgplicht (voor het bieden van passende ondersteuning bij digitaal verkeer met de gemeente), omdat die al op 1 januari 2024 voor gemeenten geldt. Met deze wet wordt onder andere afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) gewijzigd. De Wmebv geeft iedereen het recht om zogenoemde formele berichten – dat wil zeggen berichten die deel uitmaken van een procedure over een besluit, klachten, of andere volgens wettelijk voorschrift voorgeschreven berichten – elektronisch (wij geven de voorkeur aan het gebruik van het meer dagelijks gebruikte woord: ‘digitaal’) naar een bestuursorgaan te sturen. Hierna wordt steeds over inwoners en bedrijven gesproken, maar ook anderen (zoals verenigingen en stichtingen) hebben dit recht. Gemeentelijke bestuursorganen waarvoor dit in elk geval geldt, zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Deze bestuursorganen moeten daarom de digitale kanalen aanwijzen die inwoners, bedrijven en anderen voor deze officiële berichten moeten gebruiken. Artikelsgewijs Alleen de artikelen die verdere toelichting nodig hebben, zijn hieronder toegelicht. Artikel 1 Definities De definitie van ‘bericht’ en ‘kanaal’ is gelijk aan hoe het in de Awb staat.

Als aanvulling geldt het volgende. Het recht om digitaal berichten aan een bestuursorgaan te sturen gaat over de volgende typen officiële berichten: 1. Een bericht dat deel uitmaakt van een procedure over een besluit. Dit gaat in ieder geval over: • Aanvraag voor een besluit van een bestuursorgaan (artikel 4:1 Awb); • Een aanvulling (artikel 4:5 Awb); • Een ingebrekestelling (artikel 4:17 Awb); • Een zienswijze en bedenkingen (artikel 3:15, 4:7, 4:8 Awb); • Een bezwaarschrift (artikel 6:4 Awb); • Verzoek om informatie bij of vraag aan een bestuursorgaan over een lopende procedure over een besluit. 2. Een klacht. Dit gaat over klachten tegen gemeentelijke bestuursorganen volgens hoofdstuk 9 van de Awb, inclusief verzoeken aan de gemeentelijke ombudsman. Ook klachtenprocedures volgens bijzondere wetten vallen hier onder. 3. Een ander volgens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht. Dit gaat in ieder geval over wettelijk verplichte meldingen, zoals in de Omgevingswet of de Participatiewet. De wet schrijft voor dat voor elk type bericht een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke wijze van verzenden wordt aangewezen (artikel 2:13, tweede lid Awb). Welke wijze dat in een concreet geval is, is afhankelijk van de aard en de inhoud van het type bericht en het doel waarvoor het bericht wordt gebruikt.

De volgende kanalen worden als ‘voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk’ gezien: • specifiek webformulier; • generiek (algemeen) webformulier; • ingevuld (geprint of gedownload) formulier dat geüpload kan worden • e-mail; • mijnomgevingen. Daarbij is het voor sommige type berichten gezien hun aard en inhoud nodig om authenticatie op bepaalde betrouwbaarheidsniveaus mogelijk te maken. In dit besluit wordt voor de te bepalen betrouwbaarheidsniveaus aangesloten bij de Wet digitale overheid (Wdo) en de regels die op basis daarvan zijn gesteld.

Artikel 2 Aanwijzing kanalen Voor de aanwijzing van kanalen gebruikt gemeente Hof van Twente de formele producten en diensten naar inwoners. Een overzicht van deze producten en diensten is beschreven in de bijlage. Omdat het overzicht aan formele producten en diensten een dynamisch karakter heeft, heeft de gemeente Hof van Twente de opsomming van deze producten en diensten niet in de regeling zelf opgenomen maar in een bijlage. De gemeente Hof van Twente begint met een korte lijst. Deze lijst wordt twee keer per jaar (en alleen als er aanpassingen zijn) aangevuld met meer producten en diensten. Deze bijlage wordt geactualiseerd door de ambtelijke organisatie die daarvoor het mandaat heeft gekregen (zie artikel 2, lid 5). Eén keer per jaar zal de actuele lijst ter kennisgeving aan het college worden voorgelegd. We hanteren deze volgorde in digitale kanalen: 1. Webformulier (specifiek) 2. Algemeen webformulier (dat kan een generiek formulier, afsprakenformulier of contactformulier zijn) 3. E-mailadres, met als uitgangspunt info@hofvantwente.nl. Onderscheid is gemaakt in berichten die inwoners en bedrijven: • Op eigen initiatief verzenden (eerste lid). Dus berichten zoals aanvragen, ingebrekestellingen, en meldingen. Voor alle berichten over producten en diensten die op eigen initiatief worden ingediend, wordt een specifiek webformulier gebouwd.

Uitgangspunt is dat een specifiek webformulier helpend is bij de aanvraag (en het niet onnodig complexer maakt). • Op verzoek van de gemeente sturen (vierde lid). Dus berichten zoals aanvullingen op grond van artikel 4:5 Awb, een zienswijze, en een reactie op de uitnodiging voor een hoorzitting. Bij berichten die op verzoek van de gemeente worden ingediend, is het contact al tot stand gebracht tussen de gemeente en de betrokken inwoner of het bedrijf. Daarom is het voor de kanaalaanwijzing voldoende in de bijbehorende uitnodiging van de gemeente aan te geven hoe de digitale communicatie plaatsvindt. Het tweede lid is ervoor om vragen binnen te krijgen al er voor een product of dienst nog geen webformulier is gebouwd. Of dat de benodigde informatie zo universeel is dat een specifiek webformulier te groot of te uitgebreid is. Volstaan kan dan worden met een contactformulier of afsprakenformulier. Met het derde lid zorgen we ervoor dat de verzender als er geen gebruik gemaakt kan worden van het eerste lid of het tweede lid, in ieder geval het juiste (eenduidige) e-mailadres van de gemeente kan gebruiken. Artikel 3 Kanaal Omgevingswet Voor sommige typen berichten geldt dat de wetgever het gebruik van een bepaald kanaal door inwoners en bedrijven voorschrijft. Dat geldt voor bepaalde berichten in de op 1 januari 2024 inwerking getreden Omgevingswet.

In artikel 16.1, eerste lid, van de Omgevingswet staat dat een digitale (elektronische) aanvraag om een besluit of een melding op grond van de Omgevingswet in (bij algemene maatregel van bestuur - AMvB) via de landelijke voorziening wordt ingediend of gedaan (als bedoeld in artikel 20.21 van de wet). Die landelijke voorziening is het Omgevingsloket dat onderdeel is van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). In artikel 16.1, tweede lid, van de Omgevingswet staat dat via een AMvB je kan regelen hoe je digitaal aan andere informatieverplichtingen kunt voldoen, anders dan meldingen en berichten volgens de Omgevingswet. Daarvoor is in artikel 14.1 en 14.2 van het Omgevingsbesluit aangegeven dat de indiening van de volgende berichten via het Omgevingsloket verloopt: a. een aanvraag om een omgevingsvergunning; b. een aanvraag om een maatwerkvoorschrift; c. een aanvraag om toestemming tot het regelen van een gelijkwaardige maatregel; d. een melding als bedoeld in artikel 4.4, eerste lid, van de Omgevingswet;

e. een andere informatieverplichting dan een melding, tenzij bij wettelijk voorschrift een. f. de bij de onder a t/m e te verstrekken gegevens, tenzij het bevoegd gezag instemt meteen andere manier van verstrekken. In de artikelen 14.1, derde lid en 14.2, tweede lid, van het Omgevingsbesluit is aangegeven voor welke type berichten en daarbij de te verstrekken gegevens en bescheiden uit de eerdere artikelleden de landelijke voorziening niet beschikbaar is. Aangezien het Omgevingsloket op grond van de Omgevingswet al als verplicht te gebruiken kanaal is aangewezen, hoeft dat niet nog een keer te gebeuren in dit aanwijzingsbesluit. In dit artikellid is daarom niet geregeld dat dit kanaal wordt ‘aangewezen’. Voor de volledigheid is wel geregeld dat het Omgevingsloket voor deze berichten als kanaal wordt ‘gebruikt’. Het Omgevingsloket is niet voor alle berichten in de fysieke leefomgeving aangewezen als verplicht te gebruiken kanaal. Voor de berichten waarvoor het gebruik van het Omgevingsloket niet verplicht is, is in de bijlage alsnog een kanaal aangewezen. Artikel 4 Kanaal Dienstenwet Artikel 5 van de Dienstenwet bepaalt dat de minister van Binnenlandse Zaken een centraal digitaal loket moet inrichten. Dit loket, het Dienstenloket, bevat de Berichtenbox voor Bedrijven. Dienstverleners zijn niet verplicht de Berichtenbox te gebruiken voor procedures volgens de Dienstenwet.

Gemeenten moeten wel aansluiten op het Dienstenloket en de Berichtenbox gebruiken voor berichten over Dienstenwet-procedures. Dit geldt als de ondernemer aangeeft via de Berichtenbox bereikbaar te zijn. Gemeenten moeten ook zorgen dat ze via de Berichtenbox bereikbaar zijn voor ondernemers. Omdat er al een digitaal systeem is voor berichten tussen gemeenten en ondernemers, is de Berichtenbox nu verplicht. Artikel 5 Initiatief gemeente Volgens artikel 2:14, lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht kan gemeente Hof van Twente een bericht digitaal versturen als de geadresseerde aangeeft bereikbaar te zijn via deze weg. Deze regeling was eerder al van kracht en we willen deze optie in de toekomst blijven gebruiken. De toevoeging is dat we meer digitaal willen versturen vanuit de gemeente. Met name dat wat digitaal binnenkomt, ook digitaal beantwoord (verzonden) wordt naar de verzender, tenzij. De tenzij is waar dit wettelijk niet kan of waar dit niet logisch is om te doen. Het kan ook voorkomen dat we digitaal en niet-digitaal beantwoorden omdat het beter past bij de situatie (of het product). Het aanpassen van het digitaal beantwoorden kost tijd. Dit wordt stap voor stap ingevoerd. Hiervoor is geen wettelijke ingangsdatum per 1 januari 2026.

Bijlage 1: overzicht digitale kanalen per product/dienst Product/dienst

Aangewezen kanaal

Aangifte begrafenis, urn bijzetting of asverstrooiing

Webformulier

Aangifte doen van overlijden

Webformulier

Aanmelding Hofwaakt (veilige buurt)

Webformulier

Aanvraag bijdrage regeling voor gezinnen met kinderen

Webformulier

Aanvraag erfgoedsubsidie

Webformulier

Aanvraag gehandicaptenparkeerkaart

Webformulier

Aanvraag gehandicaptenparkeerplaats

Webformulier

Aanvraag jeugdhulp

Webformulier

Aanvraag koop of huur restgrond

Webformulier

Aanvraag leerlingenvervoer

Webformulier

Aanvraag milieupas

Webformulier

Aanvraag NEE-JA NEE-NEE sticker

Webformulier

Aanvraag nieuwe rioolaansluiting

Webformulier

Aanvraag ontheffing snoeihout verbranden (stookontheffing)

Webformulier

Aanvraag openbare laadpalen

Webformulier

Aanvraag opruimpakket (zelf zwerfval opruimen)

Webformulier

Aanvraag regiotaxipas

Webformulier

Aanvraag sloopvoucher

Webformulier

Aanvraag subsidie asbestdak laten verwijderen

Webformulier

Aanvraag tegemoetkoming nadeelcompensatie (planschade)

Webformulier

Aanvraag vaststelling jaarlijks terugkerende subsidie

Webformulier

Aanvraag vergoeding als kinderopvang

Webformulier

Aanvraag vergoeding medisch afval

Webformulier

Belasting voor afval inzien

Webformulier

Belasting voor het riool inzien

Webformulier

Bezwaar maken

Webformulier

Bezwaar maken belasting

Webformulier

Bijstand

Webformulier

Bijzondere bijstandsuitkering Machtiging voor automatische incasso geven (gemeentelijke belastingen)

Webformulier

Doelgroepverklaring aanvragen (loonsubsidie)

Webformulier

Gevonden en verloren voorwerpen

Webformulier

Gezondheidsverklaring en medische keuring rijbewijs

Webformulier

Individuele inkomenstoeslag

Webformulier

Ioaw-uitkering

Webformulier

Ioaz-uitkering

Webformulier

Klachten indienen

Webformulier

Meedoenregeling

Webformulier

Melden (ver)bouwwerkzaamheden

Webformulier

Melden hulp bij geldzorgen

Webformulier

Melding begeleiding

Webformulier

Melding bijstand

Webformulier

Melding bodemenergiesystemen

Webformulier

Melding doen (openbare ruimte)

Webformulier

Melding grondverzet en tijdelijke grond opslag

Webformulier

Melding huishoudelijke hulp

Webformulier

Melding problemen rondom huurwoning

Webformulier

Melding riool en water

Webformulier

Melding Wmo

Webformulier

Melding woningaanpassing

Webformulier

Melding woonoverlast

Webformulier

OZB en WOZ

Webformulier

Peuteropvangtoeslag

Webformulier

Rijbewijs aanvragen

Webformulier

Rolstoel aanvragen

Webformulier

Taxatieverslag van uw woning bekijken

Webformulier

Uittreksel Basisregistratie Personen (BRP)

Webformulier

Uittreksel burgerlijke stand

Webformulier

Verhuizing doorgeven

Webformulier

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Webformulier

Verzoek om informatie

Webformulier

Wijzigen naamgebruik

Webformulier

WOO-verzoek

Webformulier