8. Bijlage 2 bij VNG met Ledenbrief model instructie voor de griffier 2025 (880383).pdf

Implementatiehandeling Model Instructie voor de griffier (nieuw model, februari 2025) Inleiding en achtergrond vernieuwing De Model Instructie voor de griffier (hierna: Model Instructie) is vernieuwd. Deze implementatiehandleiding gaat nader op de wijzigingen in. Eerst wordt echter op de achtergrond van de vernieuwing ingegaan. De huidige Model Instructie is in 2019 vastgesteld. Drie ontwikkelingen hebben de VNG aanleiding gegeven om na te gaan of deze Model Instructie nog aansluit op de invulling die aan de functie wordt gegeven. In de eerste plaats heeft ook de Vereniging van Griffiers (VvG) een Model Instructie ontwikkeld. In juni 2023 is deze Model Instructie vernieuwd en daarbij is nog meer nadruk gelegd op de eigenstandige positie van de griffier, met meer gewicht in de driehoek met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Ten tweede is er binnen de VNG een discussie gevoerd over het functieprofiel voor de griffier in relatie tot andere functies binnen een gemeente. Het resultaat van die discussie is een gezamenlijk advies van de VNG en de VvG met de titel ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’. Het advies bevat een generiek functieprofiel voor de griffier en is onderschreven door het bestuur van de VNG. In het verlengde daarvan heeft het bestuur van de VNG in maart 2024 steun uitgesproken voor de door de VvG voorgestane invulling van de functie.

Tot slot heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties onderzoek laten doen naar de juridische mogelijkheden om de functie van griffier te versterken. Dat onderzoek gaat ook in op de taken van de griffier. Dit rapport, Eigenstandig en (on)afhankelijk, vindt u hier: www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2023/05/31/rapporteigenstandig-en-on-afhankelijk.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

vng.nl

Als uitgangspunt voor de vernieuwing van de Model Instructie is ervoor gekozen om zoveel mogelijk aan te sluiten bij het generieke functieprofiel van de griffier dat in het VNG advies ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’ is gegeven. Daarbij heeft de VNG ervoor gekozen de taak en bevoegdheden van de griffier op een wat hoger abstractieniveau te omschrijven zodat zoveel mogelijk recht wordt gegaan aan de praktijk bij alle griffies. In de Model Instructie van de Vereniging van Griffiers (VvG) zijn de taken en bevoegdheden van de griffier meer in detail uitgewerkt. Daardoor vullen de beide modellen elkaar aan. Artikelsgewijze toelichting Enkel die bepalingen die bij de implementatie verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht. Artikel 1. Definities Aan de definitie van college moet de naam van de gemeente worden toegevoegd. Afhankelijk van de vraag of een gemeente een presidium, fractievoorzittersoverleg of seniorenconvent heeft, wordt er verder in die definitiebepaling verwezen naar het desbetreffende artikel van het Reglement van Orde. Verder is voor gemeenten met meer griffiemedewerkers dan alleen de griffier in de definitiebepaling van werkgeverscommissie als facultatieve tekst opgenomen dat dit een commissie betreft waaraan niet alleen de werkgeversfunctie voor de griffier maar ook de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd. Artikel 3.

Taken besluitvorming Dit artikel bevat de taken van de griffier als het op de besluitvorming in de gemeenteraad aankomt. Daarbij is er in de leden 1 tot en met 4 een facultatieve tekst opgenomen voor gemeenten waarin de griffier deze taken ook ten aanzien van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen uitvoert. Die facultatieve tekst voorziet erin dat de griffier ten aanzien van die commissies en werkgroepen dezelfde taken heeft als ten aanzien van de gemeenteraad. Tot slot regelt het facultatieve vijfde lid dat als er voor de commissies en werkgroepen andere griffiers zijn aangewezen, de griffier ervoor zorgt dat die aangewezen griffiers deze taken ten aanzien van deze commissies en werkgroepen uitvoeren.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

2/3

Artikel 4. Taken presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent In zowel de titel van de bepaling, als het eerste en tweede lid moet een keuze gemaakt worden tussen presidium, fractievoorzittersoverleg of seniorenconvent. Artikelen 5, 6, 7, 9 en 10 Deze artikelen bevat een aantal facultatieve leden. Bijvoorbeeld als het gaat om de ondersteuning die de griffier aan de individuele leden van de gemeenteraad biedt (artikel 5, eerste en tweede lid), maar ook als het gaat om het functioneren van de lokale democratie (artikel 7, onder c en d) en het management van de griffie (artikel 9, vijfde en zesde lid). Het is aan gemeenten om aan de hand van het door hen opgestelde functieprofiel van de griffier na te gaan of er aanleiding is deze taken inderdaad bij de griffier te beleggen. Artikel 11. Verhindering en vervanging In het eerste lid moet een keuze gemaakt worden bij hoeveel weken verzuim de griffier een mededeling moet doen. Een suggestie daarbij is om bijvoorbeeld te kiezen voor vier of acht weken. Daarnaast moet een keuze gemaakt worden bij wie de griffier deze mededeling moet doen. In de regel gaat het daarbij om de keuze tussen de gemeenteraad of de werkgeverscommissie. Artikel 12. Slotbepalingen In het eerste lid moet kenbaar gemaakt worden met wie de griffier overlegt als er sprake is van een geval waarin de instructie niet voorziet.

Als opties zijn de voorzitter van de gemeenteraad, de voorzitter van de werkgeverscommissie en de vicevoorzitter genoemd. Het ligt voor de hand bij de keuze ook te betrekken welke keuze er in artikel 11 is gemaakt. Tot slot moeten gemeenten in de slotbepalingen nog invullen wat de citeertitel van de oude instructie is, wanneer de instructie in werking treedt en wat de citeertitel van de nieuwe instructie is.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3/3