6.d Stadsbank Jaarstukken 2021.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2021
STADSBANK OOST NEDERLAND – JAARSTUKKEN 2021
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ..................................................................................................... 2 Voorwoord ............................................................................................................ 4 1. Jaarverslag ........................................................................................................ 5 1.1. Verslag over 2021............................................................................................... 5 1.2. Samenvatting Dienstverlening 2021 ................................................................ 8 1.3. Programmaverantwoording ............................................................................. 9 1.3.1. Programma: Algemeen Bestuur ......................................................................... 9 1.3.2. Programma: Financieel-maatschappelijk dienstverlening en voorzieningen10
1.4. Verplichte paragrafen ..................................................................................... 17 1.4.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing ..................................................... 17 1.4.2. Onderhoud kapitaalgoederen ......................................................................... 22 1.4.3. Financiering ...................................................................................................... 22 1.4.4. Verbonden partijen ........................................................................................... 23 1.4.5. Bedrijfsvoering.................................................................................................. 24
2. Jaarrekening ................................................................................................... 33 2.1. Balans per 31 december ................................................................................. 33 2.2. Overzicht van baten en lasten ........................................................................ 34 2.3. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling..................................... 34 2.3.1. Activa ................................................................................................................. 35
2.4. Toelichting op de balans ................................................................................. 38 2.4.2 Passiva ............................................................................................................... 42 2.4.3. Niet uit de balans blijkende verplichtingen .................................................... 46 2.4.4. Gebeurtenissen na balansdatum ..................................................................... 47
2.5. Toelichting op de baten en lasten .................................................................. 47 2.5.1. Algemeen Bestuur ............................................................................................ 47 2.5.2. Financieel-maatschappelijke dienstverlening en voorzieningen .................. 49
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
2.3.2. Passiva .............................................................................................................. 36
2.5.3. Incidentele baten en lasten .............................................................................. 50 2.5.4. Toelichting resultaat voor en na bestemming ................................................ 50
2.6. Sisa ................................................................................................................... 51 2
3. Overige gegevens ............................................................................................ 52 3.1. Controleverklaring .......................................................................................... 52 3.2. Voorstel tot vaststelling van de jaarrekening en resultaatbestemming ...... 53
4. Bijlagen ............................................................................................................ 54 Categoriale indeling rekening ............................................................................... 54 Programmarekening .............................................................................................. 55 Mutaties Algemene Reserve ................................................................................... 55 Berekening van de afrekening met de deelnemende gemeenten ...................... 56 Afrekening Bestaanskosten 2021 .......................................................................... 57 Statistische gegevens ............................................................................................ 58
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
3
Voorwoord Voor u liggen de jaarstukken 2021 over de uitvoering van schulddienstverlening van de Gemeenschappelijke Regeling Stadsbank Oost Nederland (SON). De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag 2021, de jaarrekening 2021 en een aantal bijlagen. Het gemeentelijk beleid met betrekking tot de schulddienstverlening is - in lijn met de WGS (Wet Gemeentelijke Schuldhulpverlening) de bevoegdheid van de 22 in de SON deelnemende gemeenten. Ook in 2021 heeft het corona-virus een forse impact gehad op de schulddienstverlening. Ondanks beperkende corona maatregelen is de SON erin geslaagd ook afgelopen jaar het aanbod van dienstverlening over de volle breedte aan te bieden. Wel was de instroom van nieuwe klanten lager, zoals elders in het land. Enerzijds mogelijk doordat hulpverleningsnetwerken ook een lager bereik hadden, anderzijds mogelijk doordat het aantal mensen met problematische schulden lager is. Dit onder meer door de steunmaatregelen van het kabinet en de inmiddels aantrekkende economie. We hebben in 2021 gewerkt aan de doorontwikkeling van onze dienstverlening, bijvoorbeeld door de implementatie van collectief schuldregelen en het inzetten van saneringskredieten voor snellere schuldenrust voor onze klanten. Voor beschermingsbewind hebben we vanuit een nieuw profiel de slag ingezet naar een kwalitatieve en kostendekkende uitvoering met een genormeerde omvang.
Samen met onze gemeenten werken we aan een gezamenlijke, vernieuwde ambitie voor de Stadsbank. In de verbinding van de gemeentelijke regie met excellente regionale expertise zit de essentie voor de doorontwikkeling van onze dienstverlening. Dit vraagt een adaptieve samenwerking tussen gemeenten en Stadsbank waarbij de menselijke maat en vertrouwen voorop staat.
Enschede, april 2022
Dhr. A. Kampman
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Samenhangend met het lagere beroep op onze dienstverlening sluiten we 2021 af met een saldotekort van € 117.200, dat opgevangen wordt door een bijdrage uit het eigen vermogen.
Voorzitter Dagelijks Bestuur
4
1. Jaarverslag 1.1. Verslag over 2021 Autonome ontwikkeling dienstverlening De standaard dienstverlening had in 2021 nog steeds te maken met een dalende autonome trend die corona-gerelateerd is. Deze ontwikkeling zien we bij alle Nederlandse schuldhulpverlenende organisaties. De corona maatregelen waren erop gericht om de contactmomenten tussen mensen te beperken. Ook veel hulpverlenings- en wijknetwerken bij gemeenten en partners zagen minder mensen. Hoewel we zoveel als mogelijk klantgesprekken op locatie hebben gevoerd, wanneer de klant en de gemeente dit wilde en faciliteerde, was daarmee de instroom van nieuwe klanten lager. Dit terwijl de uitstroom wel op hetzelfde niveau lag. De vraag is of er mensen met problematische schulden zijn die niet zijn bereikt of dat deze mensen er niet zijn, gezien onder meer de steunmaatregelen van het kabinet maar ook de inmiddels aantrekkende economie. Ondanks de scenario’s uit het sociaal domein dat het slechter zou gaan, blijkt de economie enorm aan te trekken, en is er ook sprake van veel werkgelegenheid en daarmee lage werkloosheid. De verwachte stijging van de hulpvraag bleef uit. De daling van de dienstverlening is, als incidentele maatregel in deze jaarrekening, niet vertaald in een lagere bijdrage van gemeenten. Bij de begroting 2022 zijn de kosten en baten weer in evenwicht gebracht.
Vanuit de gemeentelijke uitdagingen en wensen hebben we de contouren van de nieuwe strategie verkend, verrijkt en getoetst. In de verbinding van de gemeentelijke regie met excellente regionale expertise zit de essentie voor de doorontwikkeling van onze dienstverlening. Dit vraagt een adaptieve samenwerking tussen gemeenten en Stadsbank waarbij de menselijke maat en vertrouwen voorop staat. De uitwerking hiervan in een concreet voorstel op inhoud, samenwerking en financiering volgt in het voorjaar van 2022.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Naar een nieuwe strategie voor de toekomst Samen met het platform en het Dagelijks bestuur hebben we de eerste stappen gezet naar een gezamenlijke, vernieuwde strategie voor de toekomst van de Stadsbank. Meer klantgerichte en resultaatgerichte dienstverlening en intensievere samenwerking met gemeenten is hiervan de kern.
5
Nieuwe initiatieven en innovaties In 2021 zijn we gestart met collectief schuldregelen, bleven we volop inzetten op saneringskredieten en zijn we aangesloten bij het Schuldenknooppunt. Hiermee willen we sneller schuldenrust voor de klant realiseren door de doorlooptijden te verkorten en de uitval van klanten in het traject te verminderen. Met een groot aantal Twentse gemeenten is een aanpak ontwikkeld voor het financieel ontzorgen van inburgeraars. Met het nieuwe inburgeringsstelsel dat per 1 januari 2022 is ingegaan krijgen gemeenten onder meer de taak de financiële zelfredzaamheid van inburgeraars te stimuleren. Gemeenten krijgen de verplichting om alle (bijstandsgerechtigde) inburgeraars financieel te ontzorgen gedurende 6 maanden. Vanuit haar expertise draagt de Stadsbank zorg voor financieel beheer om inburgeraars op weg te helpen naar een duurzaam financieel gezond leven. In het kader van preventie zijn we met de gemeente Enschede een pilot Budgetveilig gestart, waarmee we inwoners ondersteunen die stress rondom het betalen van vaste lasten ervaren of het lastig vinden om hierin overzicht te houden. Vanuit de inzet op het verbeteren van de aansluiting bij gemeenten en lokale netwerkpartners en het vergroten van de effectiviteit van de dienstverlening zijn vanuit de Stadsbank diverse gesprekken gevoerd.
Met de gemeenten Almelo en Hengelo heeft dit al geleid tot hernieuwde samenwerking, vanuit de wens van deze gemeenten om meer zicht en waar nodig beter aansluiting te hebben op trajecten bewind. Dit met als inzet om trajecten te verkorten of te vereenvoudigen.
Beschermingsbewind Voor beschermingsbewind hebben we vanuit een nieuw profiel de slag ingezet naar een kwalitatieve en kostendekkende uitvoering met een genormeerde omvang. En daarmee lopen we op koers. In een businessplan is neergezet hoe beschermingsbewind kwalitatief, adequaat en kostendekkend wordt uitgevoerd bij een genormeerde omvang van 1100 klanten.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
In onze dienstverlening budgetbeheer verkennen en draaien we proef met een nieuwe applicatie in combinatie met de inrichting van automatische incasso’s om zo meer focus op de klant en zijn weg naar zelfredzaamheid te realiseren (BBR 2.0). Als dit succesvol is, leggen we het bestuur een businesscase voor met daarin de verwachte opbrengsten in kwaliteit en in geld en welke investering dat vraagt.
Met betrekking tot de kwaliteit van de klantbegeleiding is gestart met het opstellen van klantplannen waarbij samen met de klant een doel, aanpak en afspraken over ieders inzet worden gemaakt met als doel vergroten van eigenaarschap van de klant als opmaat naar (meer) zelfstandigheid en door- of uitstroom. De volgende stap is begeleiding naar
6
(versnelde) uitstroom door coaching en/of inzet van hulpstructuren, waaronder gemeenten. Het schuldenprofiel wordt geleidelijk opgebouwd door aanmeldingen met schulden voorrang te geven. De in het businessplan beoogde aanname van instroom met tenminste 70% schulden profiel wordt gehaald. Van de klanten die zijn aangenomen in 2021 heeft 80% een schuldenprofiel, waarmee de verschuiving naar meer klanten met een schuldenprofiel is ingezet. Van Najaarsnota naar Jaarrekening 2021 In de Najaarsnota 2021 was nog sprake van een saldotekort van € 486.800. Dit saldotekort hield verband met een terugval in de dienstverlening door de corona-crisis, met als gevolg minder inkomsten van de deelnemende gemeenten. In de jaarrekening wordt deze terugval in inkomsten – conform het bestuursbesluit in de Najaarsnota – gecompenseerd door een incidentele bijdrage ad € 438.900 van de gemeenten, ter hoogte van de lager gerealiseerde standaard dienstverlening per ultimo 2021 ten opzichte van de Primaire begroting 2021. Het saldotekort in de Jaarrekening 2021 komt daardoor uit op € 117.200 na reeds door het bestuur geaccordeerde mutaties in de Algemene Reserve. Dit tekort wordt veroorzaakt door de effecten van de nieuwe Cao 2021-2022, met name de eenmalige te verstrekken uitkeringen in 2021.
Voorgesteld wordt om dit jaarresultaat op te vangen met een bijdrage uit de Algemene Reserve, die daardoor uitkomt op €!971.100. Dit correspondeert met een weerstandsratio van 1.11 (niveau voldoende).
Er komen echter situaties voor, waarin SON gebruik moet maken van direct ingewerkte gekwalificeerde mensen in de schuldhulpverlening, die de raamcontractanten niet op korte termijn op het gewenste niveau voorhanden hebben. In die gevallen is SON genoodzaakt uit te wijken naar detacheringsbureaus, die snel gekwalificeerde medewerkers beschikbaar kunnen stellen. Zodra deze medewerkers eenmaal bij SON zijn gedetacheerd, wordt vrijwel maandelijks nagegaan of verlenging nog noodzakelijk is.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Invloed noodzakelijke inhuur op accountantsverklaring Mede vanwege corona heeft SON te maken gehad met veel zwangerschappen en langdurig zieken. Vanwege de huidige arbeidsmarktkrapte is het lastig om goede gekwalificeerde (tijdelijke) medewerkers op korte termijn binnen te halen, om de dienstverlening permanent te kunnen blijven leveren. De insteek hierbij is altijd om onverwachte tijdelijke inhuur van budgetconsulenten, schuldregelaars en procesondersteuners via de vaste raamcontracten te doen bij Start People en Tempoteam, die Europees zijn aanbesteed. Daar wordt in de basis niet vanaf geweken.
7
Daardoor zijn de ingehuurde medewerkers langer dan oorspronkelijk gepland bij SON werkzaam gebleven, mede om de reden dat ze al goed zijn ingewerkt. De afgelopen periode zijn in een aantal tijdvakken telkens verschillende mensen ingehuurd bij hetzelfde detacheringsbureau, waardoor SON bij deze organisatie in een periode van 4 jaar meer besteed heeft dan de Europese aanbestedingsgrens toelaat. De accountant is voornemens om bij de jaarrekening 2021 van de SON een goedkeurende controleverklaring te verstrekken, zowel op het gebied van getrouwheid als van rechtmatigheid, maar voor wat betreft de rechtmatigheid op de naleving van de Europese aanbestedingsregels wordt een oordeel met beperking afgegeven. Het oordeel ten aanzien van de verplichte WNT-verantwoording die in de jaarrekening is opgenomen, is goedkeurend. Vooruitblik naar 2022 Het Algemeen Bestuur heeft voor het begrotingsjaar 2022 (Primaire begroting 2022) besloten om € 79.000 uit de Algemene Reserve beschikbaar te houden voor de uitvoering van het businessplan bewind. Met deze onttrekking uit de Algemene Reserve komt de weerstandsratio uit op 1.02, hetgeen als ‘voldoende’ wordt gekwalificeerd.
1.2. Samenvatting Dienstverlening 2021 Het aantal indicatiestellingen is dit jaar gedaald met 20% ten opzichte van het voorgaande jaar. Ook het aantal geopende budgetbeheerrekeningen is met 8 % afgenomen ten opzichte van 2020.
Het aantal cliënten beschermingsbewind is in 2021 conform het nieuwe businessplan en de daarin vastgestelde genormeerde omvang. Na een aantal jaren met een dalende tendens is het aantal verstrekte kredieten in 2021 toegenomen. Er is daarbij zoveel mogelijk ingezet op het verstrekken van saneringskredieten. Dit aantal is ten opzichte van 2020 met 48% gestegen (van 249 in 2020 naar 368 in 2021). Ook het aantal verstrekte sociale leningen is met 15% toegenomen.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Het aantal bemiddelingen schuldregeling is in vergelijking met 2020 gedaald met 6%. Deze dalende lijn in aanvragen schuldregelen is minder sterk dan die van de indicatiestellingen. Dit is te verklaren door verwijzingen van externe partijen.
8
1.3. Programmaverantwoording 1.3.1. Programma: Algemeen Bestuur Resultaten Het programma Algemeen Bestuur omvat de bestuursproducten: bestuursorganen en bestuursondersteuning. Ook behoren tot het programma Algemeen Bestuur de niet product-/ dienstverlening-specifieke activiteiten en voorzieningen gericht op een effectief en efficiënt beheer van de bedrijfsvoering. Bestuursorganen Het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur geven sturing aan- en reageren op de bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen. Deze sturing is steeds gericht op een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering bij de bank. Bestuursondersteuning Het management legt door middel van de Voorjaarsnota 2021 en de Najaarsnota 2021 periodiek verantwoording af aan het bestuur over het gevoerde beleid en de verzorgde dienstverlening.
Gerealiseerde activiteiten Communicatie 1. Bestuur Het Algemeen Bestuur heeft in 2021 twee keer vergaderd. Het Dagelijks Bestuur heeft in 2021 acht keer vergaderd.
Het Platform heeft in 2021 zeven keer vergaderd. Het Platform is een permanente ambtelijke adviescommissie aan zowel het bestuur als de directeur van de bank. Het Platform geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur en de directie inzake het beleid en de bedrijfsvoering van de bank. 3. Informatievoorziening De in de Stadsbank deelnemende gemeenten worden via hun vertegenwoordiger in het Algemeen Bestuur tussentijds geïnformeerd door middel van de Voorjaarsnota 2021 en de Najaarsnota 2021, inclusief de wijziging van de begroting.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
2. Platform
9
Bedrijfsvoering De focus ligt op het ‘werken in het zicht van de deelnemende gemeenten’ en de deelname aan de lokale netwerkstructuren binnen een gemeente, die bijdragen aan de nieuwe antwoorden die gemeenten formuleren voor de opgaven in het sociale domein en de schuldhulpverlening. De werkprocessen zijn gericht op klantvriendelijkheid, snelle doorlooptijden, één aanspreekpunt voor de klant en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening op basis van maatwerk, zoveel mogelijk op locatie in de nabijheid van de klant. Kosten Programma 1 (bedragen in €) Algemeen Bestuur Lasten Baten Saldo
2021 Begroting na Realisatie wijziging 4.466.700 4.157.300 4.426.700 4.117.300 - 40.000 - 40.000
2020 Realisatie 3.836.300 3.836.300 -
1.3.2. Programma: Financieel-maatschappelijk dienstverlening en voorzieningen
Het programma Financieel-maatschappelijke dienstverlening en voorzieningen heeft betrekking op alle dienstverlening van de Stadsbank, ter ondersteuning van het beleid van de aangesloten gemeenten. Het dienstenaanbod van de bank wordt vanuit de vestiging in Enschede, op werkpleinen en op diverse gemeentelijke locaties verzorgd. Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Onze dienstverlening in één oogopslag:
10
Informatie & Advies STABILISATIE (inkomsten en uitgaven) Budgetcoaching bij schulden oplossen Start (Stabilisatie)
Beheer (-Basis, -Totaal) Inkomsten en uitgaven
Uitgaven en inkomsten INTAKE
Beeindiging Afwikkelen beheerafspraken
Budgetcoaching bij budgetbeheer Nazorg
Integrale indicatie-stelling Regulier
Beschermingsbewind
Integrale indicatie stelling Crisis
Uitstroom Begeleiding naar reguliere bank
SCHULDEN OPLOSSEN Bemiddelingstraject Schulden oplossen
Krediet-aanvraag
PLAN VAN AANPAK
Betalingsregelingen
Herfinanciering
Schuldbemiddeling
Saneringskrediet
Faillissementswet Voorlopige voorziening
Dwangakkoord
Moratorium
Verklarng 285
Budgetcoaching bij schulden oplossen
Begeleide verwijzing
Kredietbeoordeling
Resultaten en gerealiseerde activiteiten
Indicatiestelling Om een optimale dienstverlening te kunnen leveren wordt samen met de klant een inventarisatie van de schuldenproblematiek in de vorm van een Intake gedaan en op basis van hiervan opgesteld rapport wordt bekeken welke bankproducten het beste kunnen worden ingezet voor de beantwoording van de door de klant gestelde hulpvraag. Onder andere door de toepassing van de telefonische scan kan doelmatig worden geïndiceerd en/of doorverwezen.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Schuldpreventie Schuldpreventie is een mix van maatregelen, activiteiten en voorzieningen, die erop gericht zijn dat mensen financieel vaardig worden en zich zo gedragen dat zij hun financiën op orde houden. Ook in 2021 hebben we voorlichting gegeven op scholen en aan vrijwilligersorganisaties over financieel fit zijn en de risico’s en de gevolgen van het in schulden raken.
11
De gemeenten Rijssen-Holten, Aalten, Oude IJsselstreek en Hengelo verzorgen de intake zelf. Stabilisatie en herstel financiële huishouding (budgetbeheer) De meeste financiële problemen van klanten zijn het gevolg van een structurele onbalans tussen inkomsten en uitgaven. Als rekeningen niet meer betaald kunnen worden, stapelen de problemen zich snel op, van aanmaning tot deurwaarder. Met alle negatieve gevolgen van dien, zoals dreigende huisuitzetting, afsluiting van energie. Deze financiële onbalans vraagt om overzicht en inzicht. Door de inzet van budgetbeheer zijn de betaling van de primaire lasten en overige financiële verplichtingen van de klant gewaarborgd. In het geval van betalingsachterstanden kan in overleg met de klant een betalingsregeling worden getroffen. Daartoe wordt een budgetplan opgesteld, waarin balans wordt aangebracht tussen de inkomsten en uitgaven, waardoor weer financieel evenwicht ontstaat. De klant wordt ondersteund bij de uitvoering van het budgetplan en geadviseerd over aanvullende voorzieningen. Fysieke klantgesprekken zijn noodgedwongen vaak ingeruild voor digitale gesprekken, een andere manier van informatie-uitwisseling en daardoor een extra drempel voor de klant. Contracten en documenten die voorheen fysiek aan tafel met de klant werden getekend worden nu digitaal afgehandeld en waar nodig per post verzonden.
Het digitaal werken is in een sneltreinvaart ingevoerd en medewerkers zijn opgeleid om onze klanten optimaal te bedienen. Desondanks is de ervaring dat het werken op afstand in veel gevallen een grotere druk neerlegt bij de klant en een grotere mate van zelfredzaamheid vraagt, waar sommige klanten niet over beschikken.
Het aantal actieve BBR-rekeningen per ultimo 2021 was 4.243. Eind 2020 waren er 4.599 actieve BBR-rekeningen. Er is sprake van een daling van 356. Het verschil tussen opstart en beëindiging van BBR-rekeningen in 2021 bedraagt 296 en verklaart grotendeels het verschil. Klanten die niet in staat zijn hun financiële huishouding zelfstandig en verantwoord te voeren kunnen in aanmerking komen voor beschermingsbewind.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Er zijn in 2021 651 budgetbeheerrekeningen geopend. Het aantal beëindigde budgetbeheerrekeningen bedroeg 947 en is ten opzichte van 2020 met 17% gedaald.
Schulden oplossen Met het regelen van de schulden van de klant waarbij we met alle schuldeisers bemiddelen proberen we de schuldensituatie van de klant op te lossen. Vaak is de volledige betaling van de schuldenlast door bijvoorbeeld betalingsregelingen of herfinanciering niet mogelijk. In een minnelijk traject kijken we of een saneringskrediet of een 12
schuldbemiddeling dan een oplossing biedt en verzorgen en monitoren dit vervolgens. Zoals al eerder in dit verslag benoemd focussen we op het saneringskrediet als instrument, omdat dit voor een snellere schuldenrust bij klanten zorgt en duidelijkheid biedt voor de schuldeisers. Van de 834 in 2021 nieuw opgestarte schuldbemiddelingstrajecten is er sprake van 248 gerealiseerde bemiddelingen, 43 herfinancieringen en 368 verstrekte saneringskredieten. Een saneringskrediet en een schuldbemiddeling hebben een looptijd van drie jaar. Bij onwillige schuldeisers kan de klant een beroep doen op de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen (WSNP, het wettelijke traject). De Stadsbank ondersteunt de klant hierbij en geeft een verklaring af aan de rechtbank voor toelating tot de WSNP. In 2021 zijn er 169 verklaringen voor toelating tot de WSNP opgesteld. Kredietverlening De kredietverlening is ten opzichte van commerciële banken aan de onderkant van de markt gepositioneerd. Als gemeentelijke kredietbank streven we niet naar een zo groot mogelijke kredietportefeuille, maar richten ons uit maatschappelijk oogpunt op een specifieke doelgroep. Uitgangspunt voor de tarieven is om deze onder de tarieven van de commerciële banken te positioneren. Het aantal verstrekte leningen is in 2021 ten opzichte van 2020 met 23% toegenomen. De totaal verstrekte netto kredietsom kwam uit op € 2,2 miljoen.
In 2020 was dit € 1,8 miljoen. Het saldo achterstand op leningen is in 2021 met € 19.100 gedaald ten opzichte van 2020 en bedroeg € 183.600. Het percentage van de achterstand ten opzichte van het uitstaande saldo op leningen is verder afgenomen van 5,3% naar 4,7% per december 2021.
Nazorg Voor alle klanten die een traject stabilisatie en/of schulden Oplossen succesvol hebben afgerond, biedt de Stadsbank nazorg aan. Het doel van nazorg is om de recidive te voorkomen. Binnen een jaar na de beëindiging van de aangeboden dienstverlening tracht de bank inzicht te krijgen in de financiële situatie van de klant na het succesvol uitstromen naar het zelfstandig beheren van de financiën. Als er sprake is van disbalans in de inkomsten en uitgaven, wijst de bank de klant op de mogelijkheden om de financiële situatie in evenwicht te brengen.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Het totaalbedrag dat als oninbaar afgeschreven moest worden is ook gedaald van € 61.800 in 2020 naar €!52.700 in 2021.
13
Additionele dienstverlening Dienstverlening op locatie In 2021 hebben de medewerkers van de Stadsbank zoveel mogelijk op locatie gewerkt in de deelnemende gemeenten. Door corona was dat niet altijd mogelijk het afgelopen jaar. Additionele dienstverlening (maatwerk) Naast de standaard dienstverlening verzorgt Stadsbank Oost Nederland voor een aantal gemeenten de dienstverlening op maat, vaak op locatie en met name in de vorm van een inloopspreekuur en werkzaamheden gericht op preventie. Inloopspreekuren vinden in de gemeenten Aalten, Dinkelland, Lochem, Montferland, Oldenzaal, Oude IJsselstreek, Tubbergen en Winterswijk plaats. In de gemeente Twenterand wordt op locatie schulddienstverlening op maat aangeboden. Voor de gemeente Tubbergen zijn activiteiten verricht met betrekking tot preventie en voorlichting; voor de gemeenten Enschede en Almelo zijn er projecten met betrekking tot jongeren opgestart en uitgevoerd. Het opzetten van de samenwerking in het financieel ontzorgen van inburgeraars voor een groot aantal Twentse gemeenten valt ook ander deze additionele dienstverlening.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
14
Resultaat Product
2021 Begroot Realisatie
2020 Realisatie
Stand. Stand. Add. Add.
1.478 28 4
1.389 20 6
1.732 41 2 7
Stand. Stand. Stand. Stand.
1.615 527 45 352
1.622 528 43 368
1.583 458 58 249
Stand. Stand.
636 1.010 4.388 203 1.090 1.092 88
651 947 4.243 215 1.082 1.083 80
715 1.146 4.599 180 1.100 1.127 33
Stand. Stand. Stand. Stand. Stand.
859 11 1.000 185 25 1
834 10 248 1.000 169 18 1
891 14 386 1.107 226 27 -
Stand.
243
220
301
Add. Stand. Stand. Stand. Stand. Stand.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Indicatiestelling Reguliere indicatiestelling Crisis-interventie Huisbezoek Multidisciplinair overleg Kredietverlening Kredietbeoordeling Verstrekte Sociale leningen Verstrekte Herfinancieringen Verstrekte Saneringskredieten Stabilisatie en Herstel Financiële Huishouding Opstart budgetbeheer Beëindiging budgetbeheer Actieve BBR per 31/12* Waarvan Budgetzorg Waarvan zelfbetalers Meerderjarigenbewind lopend* Meerderjarigenbewind nieuw Minnelijk schuldregelen Bemiddeling schuldregeling Beh. Standaard bet. Regeling* Gerealiseerde schuldbemiddeling* Beh. Standaard schuldbemiddeling* Voorlopige voorziening art. 284 Verklaring & Verzoekschrift art. 285 Dwangakkoord art. 287 a Moratorium art. 287 b Nazorg Nazorg * 'Begroot' - gemiddeld over 2021 'Realisatie' - actueel per 31-12
Soort dienst
15
Indicatoren dienstverlening Prestatie indicatoren
2017
2018
2019
2020
2021
PI-1: Percentage klanten dat binnen 4 weken (3 dagen bij een crisissituatie) op het eerste gesprek is geweest.
89%
82%
73%
88%
82%
PI-2: Percentage succesvol afgehandelde crisisinterventies.
83%
88%
89%
86%
85%
PI-3: Percentage minnelijke trajecten waarbij akkoord is bereikt met de schuldeisers.
51%
61%
71%
75%
74%
PI-4: Percentage klanten dat door middel van BBR binnen termijn van 3 jaar zelfstandig hun financiën kunnen beheren.
60%
56%
52%
50%
46%
PI-5: Percentage succesvol afgeronde minnelijke schuldregelingen.
92%
94%
92%
95%
95%
PI-6a: Recidieven: percentage klanten dat na een tussentijdse beëindiging van een minnelijke regeling binnen 1 jaar terug komt .
0,1%
0,1%
0,1%
0,0%
0,1%
PI-6b: Recidieven: percentage klanten dat na succesvol afronden van een minnelijke regeling terug binnen 3 jaar komt.
0,1%
0,2%
0,4%
0,1%
0,1%
In de bijlage onder Statistieken zijn de indicatoren per gemeente weergegeven. Bij de eerste indicator moet rekening worden gehouden met situaties waarin de Stadsbank wel de voorwaarden schept voor het houden van een gesprek binnen 4 weken, maar dat de termijn toch wordt overschreden door afzegging of niet verschijnen van de klant. Dit verklaart dat het percentage onder de 100% ligt. In samenhang met een nieuwe strategie voor de toekomst van de Stadsbank wordt samen met gemeenten bekeken welke meest relevante indicatoren hierbij horen. Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Samen met de deelnemende gemeenten is een aantal relevante prestatie-indicatoren ontwikkeld. De prestatie-indicatoren worden vanaf 2017 gemeten. In de tabel hierboven is het resultaat hiervan opgenomen. In de Bijlagen onder Statistieken zijn de prestatieindicatoren per gemeente weergegeven. De prestatie-indicatoren zijn nu over een periode van 5 jaar gemonitord. Het komende jaar vindt een evaluatie plaats met betrekking tot de relevantie van de indicatoren en mogelijke wijzigingen hierin.
16
Kosten
Programma 2 (bedragen in €) Financieel- maatschappelijke dienstverlening en voorzieningen Lasten Baten Saldo
2021 Begroting na Realisatie wijziging 6.985.400 6.827.700 6.813.200 6.380.900 - 172.200 - 446.800
2020 Realisatie 7.172.700 6.659.900 - 512.800
1.4. Verplichte paragrafen 1.4.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Weerstandsvermogen
Vanuit deze context is het essentieel dat de Stadsbank ook in de toekomst een Algemene Reserve heeft en houdt, die voldoende omvang heeft om de verschillende functies op adequate wijze te kunnen invullen. De omvang van de Algemene Reserve bij de Stadsbank moet dan uiteraard ook minimaal toereikend zijn om risico’s af te dekken. Het Algemeen Bestuur heeft besloten dat de weerstandsratio structureel het niveau ‘voldoende’ (1.0 1.4) moet hebben voor de dekking van mogelijke risico’s in de bedrijfsvoering. Dat houdt in dat het beschikbare weerstandsvermogen structureel een minimaal niveau moet hebben van €!875.000, op basis van de jaarlijkse integrale risico-analyse.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Het Algemeen Bestuur heeft op 18 november 2020 de Beleidsnota Weerstandsvermogen en Risicobeheersing 2020 – 2023 vastgesteld. Hierin zijn de kaders en het beleid ten aanzien van weerstandsvermogen en risicobeheersing van de Stadsbank geactualiseerd voor de periode 2020 - 2023. Daarbij is rekening gehouden met de op 20 november 2019 vastgestelde Nota Reserves en Voorzieningen 2019. De Algemene Reserve vervult voor de Stadsbank de functie van beschikbare weerstandscapaciteit (bufferfunctie). Door deze opschoning wint de Algemene Reserve aan belangrijkheid voor de Stadsbank. De Algemene Reserve vervult naast de functie van buffer ook de financierings- en bestedingsfunctie voor incidentele uitgaven.
Het Algemeen Bestuur ziet in dat SON te maken heeft met de gevolgen van corona en heeft daarom in de Najaarsnota 2021 besloten om de daling van de dienstverlening door corona niet voor rekening van de SON zelf te laten komen. In lijn met het bestuursbesluit in de 17
Najaarsnota wordt de daling van de gemeentelijke bijdrage in de standaard dienstverlening als gevolg van corona bij de Stadsbank niet verrekend met de gemeenten. De totale terugval van de gemeentelijke bijdrage in de standaard dienstverlening ten opzichte van de Primaire Begroting 2021 (laatste raming exclusief de corona-effecten) bedraagt bij de jaarafsluiting afgerond €!438.900 (zie specificatie per gemeente in de bijlage). Door het achterwege laten van de verrekening van dit bedrag met de gemeenten komt de Algemene Reserve - na verwerking van het jaarresultaat - uit op € 971.100 en blijft de weerstandsratio met 1.11 binnen de bandbreedte ‘voldoende’. In de Primaire Begroting 2022 is besloten om het nadelig saldo van € 79.000 als gevolg van de uitvoering van het Businessplan Bewind ten laste te brengen van de Algemene Reserve, conform de gemaakte afspraken in het Businessplan. De Algemene Reserve komt daarmee uit op € 892.100. Hiermee correspondeert een weerstandsratio van 1.02, die in de bandbreedte ‘voldoende’ ligt. Fraude en fraudepreventie Fraude en fraudepreferentie staan op de agenda van de directie en het managementteam. De Stadsbank heeft een integriteitsbeleid, een klokkenluidersregeling en functiescheiding in het betalingsverkeer geïmplementeerd.
Er wordt continue aandacht besteed aan het vergroten van de bewustwording rondom fraudepreventie bij de medewerkers binnen de organisatie, waarbij gedrag en cultuur nadrukkelijk aan de orde komen. In de bedrijfs- en gedragscode, waaraan elke medewerker bij de Stadsbank zich moet conformeren, is een passage opgenomen over integriteit en het omgaan met vertrouwelijke informatie. Op basis van de interne frauderisicoanalyse zijn frauderisico’s geïdentificeerd en relevante interne controlemaatregelen gedefinieerd om deze frauderisico’s te mitigeren. Het gaat hierbij met name om de volgende frauderisicofactoren:
• • •
Het management doorbreekt maatregelen van interne beheersing; Corruptierisico’s in zakelijke relaties met klanten, leveranciers en tussenpersonen; Onrechtmatige betalingen naar/van/door klanten, leveranciers of eigen medewerkers; Onrechtmatige declaraties; Kosten worden doorgeschoven; Europese en interne aanbestedingsrichtlijnen worden niet nageleefd om gunning aan een bevriende partij over te maken.
Ter voorkoming van de hierboven vermelde frauderisicofactoren zijn in de bedrijfsvoering onder meer de volgende maatregelen genomen: • •
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
• • •
Integriteit is een absolute voorwaarde in het aannamebeleid van personeel en is opgenomen in de bedrijfs- en gedragscode; Meldplicht voor nevenactiviteiten van directie, management en/of werknemers; 18
• • •
• • •
•
•
•
Zero-tolerance beleid ten aanzien van bewuste niet-naleving van wet- en regelgeving; Voorlichting over fraude-awareness aan personeel in team-overleggen, bankbijeenkomsten en in praktijksimulaties; Faciliteren van mogelijkheden voor medewerkers om veilig en anoniem integriteitsmeldingen of klachten te melden bij een onafhankelijk vertrouwenspersoon; Controle en functiescheiding in de geautomatiseerde verwerking van declaraties door personeel; Hanteren van 2-factor authenticatie voor toegang tot de werkomgeving van de Stadsbank (waaronder systemen en applicaties); Controle op de toepassing van functiescheiding in processen met de (grootste) integriteitsrisico’s, waaronder het betalingsverkeer en inkoopproces en het hierbij hanteren van het 4-ogen principe; Beperkingen in het delegatie- en mandaatbesluit en het proces van het betalingsverkeer waarborgen dat niet zelfstandig (grote) bedragen naar derden of zichzelf kunnen worden overgemaakt; Hanteren van een inkoopdossier per inkoop/aanbesteding en het volgen van een checklist met bijbehorende documenten op basis van de geldende wet- en regelgeving en toepassen van interne controle hierop; Functiescheiding in het contractenbeheer, de geautomatiseerde verwerking van facturen en de matching hiertussen.
Informatiebeveiliging en privacy
Actuele ontwikkelingen met risico’s Een aantal actuele ontwikkelingen in de organisatie brengen mogelijk kosten met zich mee die nu nog niet kwantificeerbaar zijn, omdat het onzeker is of en in welke mate deze kosten optreden:
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Voor de beheersing van de informatiebeveiliging en privacy wordt structurele capaciteit ingezet voor de functies Chief Information Security Officer (CISO), de Security Officer (SO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De Stadsbank voldoet aan de relevante wet- en regelgeving op deze terreinen, waaronder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en implementeert de BIO maatregelen vanaf de invoering. De maatregelen worden doorlopend gemonitord in een beheerstool (ISMS) en jaarlijks door de CISO verantwoord aan het Dagelijks Bestuur.
19
•
•
•
•
•
•
Overige risico’s •
•
Er zouden financiële risico’s kunnen optreden, als de Stadsbank voor een deel van haar activiteiten vennootschapsbelasting moet afdragen op de hiermee behaalde ‘winst’. De Stadsbank is in de huidige situatie voor haar activiteiten vrijgesteld van vennootschapsbelasting. Vanaf 2019 wordt bij de Belastingdienst formeel bezwaar aangetekend tegen de btw-heffing op beschermingsbewind om de rechten van de Stadsbank in dit kader zeker te stellen. Dit gebeurt onder begeleiding van een gespecialiseerd fiscaal
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Aansluitend bij de nieuwe strategische koers zijn er binnen de organisatie managementontwikkelingen die er mogelijk toe leiden dat er voor een komende periode wordt gezocht naar interim-oplossingen; Er is op dit moment sprake van forse onzekerheid in de aantallen af te nemen diensten door gemeenten. De gevolgen van corona blijven tot nu toe moeilijk te voorspellen; Bij het vormgeven van de samenwerking met de markt is in de voortgangsrapportage over het Businessplan Bewind aangegeven dat er gewerkt wordt met een flexibele schil van zzp’ers bij langdurige ziekte en opvang van zwangerschap. Met name het personeelstekort in de bewindvoeringsmarkt is een belemmering om snel op een adequate wijze tijdelijke vervanging te realiseren. Mocht er geen beroep worden gedaan op deze pool, dan is er in enige mate sprake van beperkte kosten; Onzeker is de omvang van het aantal zwangerschappen, ouderschapsverloven en langdurig zieken in 2022, waardoor niet ingeschat kan worden of het interne SONflexteam -bestaande uit medewerkers die op diverse onderdelen inzetbaar zijn- dit verlies van beschikbare capaciteit kan opvangen; Er is momenteel sprake van een flinke krapte in de arbeidsmarkt. Ook de Stadsbank merkt de gevolgen hiervan.
Medewerkers die een andere baan elders krijgen kunnen al binnen een maand vertrekken maar het vervullen van de betreffende vacature duurt vaak veel langer en dan is er ook nog eens vaak sprake van een inwerkperiode, waardoor de nieuwe medewerker niet gelijk inzetbaar is. Dit brengt o.a. extra kosten met zich mee; In het Businessplan Bewind is een reductie van personeel opgenomen. Met de reductie kunnen mogelijk frictiekosten optreden. We houden rekening met de uitstroom van medewerkers die onvoldoende aansluiten bij de benodigde kwaliteitsontwikkeling. Door te sturen heeft een groot deel van deze reductie al plaatsgevondenzonder frictiekosten. Eventuele toekomstige frictiekosten worden verwerkt in de rekening van het jaar waarin ze daadwerkelijk optreden.
20
adviesbureau, op basis van de uitgevoerde btw-scan bij de Stadsbank. Uit voorzichtigheidsoverwegingen wordt het huidige regime voortgezet, waarbij btwheffing op beschermingsbewind wordt gecontinueerd. De uitkomsten van het bezwaar en de financiële consequenties hiervan zijn nog onzeker. Bestemmingsreserves Het Algemeen Bestuur heeft bij de vaststelling van de ‘Nota Reserves en Voorzieningen 2019’ besloten om bestemmingsreserves op te heffen en de Algemene Reserve als enige reserve te handhaven. De Algemene Reserve vervult naast de functie van buffer ook de financierings- en bestedingsfunctie voor incidentele uitgaven. Voorzieningen De bank heeft een aantal voorzieningen opgenomen. Voorzieningen worden opgenomen als er sprake is van een te kwantificeren financiële verplichting of financieel risico. Daarnaast kunnen tot voorzieningen ook gerekend worden de van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Financiële kengetallen In het gewijzigde artikel 11 van het BBV zijn er onder het tweede lid twee onderdelen toegevoegd: kengetallen en beoordeling van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie. De financiële kengetallen zijn een uniforme set van gegevens die een beter inzicht geven in de financiële posities van de gemeenten en provincies, en daarmee ook informatie over de weer- en wendbaarheid van hun begrotingen.
De volgende vijf kengetallen worden in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing opgenomen: Netto schuldquote en Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
De eerste twee kengetallen zijn in dit jaarverslag gepresenteerd. De overige kengetallen zijn niet van toepassing voor de Stadsbank, als gemeenschappelijke regeling voor schulddienstverlening. De berekening van de kengetallen is conform de ministeriële richtlijnen voor de wijze waarop kengetallen worden vastgesteld en opgenomen in de begroting en het jaarverslag van provincies en gemeenten (Stct. 2015, 20619).
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
-
21
Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio
begroting 2021
2020
2021
5%
2%
2%
40%
38%
35%
7%
7%
6%
1.4.2. Onderhoud kapitaalgoederen Eén van de basiselementen voor de financiële positie van de bank zijn de kapitaalgoederen en de onderhoudsstaat. Tot de kapitaalgoederen worden gerekend de gebouwen en de terreinen die in eigendom van de bank zijn. Het onderhoudsplan wordt jaarlijks geactualiseerd. De kosten kunnen worden gedekt uit de Voorziening Onderhoud gebouwen en installaties. Ook zijn voor de komende jaren noodzakelijke vervangingsinvesteringen in beeld gebracht. Deze zullen jaarlijks worden opgenomen in de Meerjarenbegroting.
1.4.3. Financiering Treasurybeleid In 2021 zijn er voor een totaalbedrag van € 107,7 miljoen aan ontvangen bedragen verwerkt en is er voor een totaalbedrag van € 103,2 miljoen aan uitgaande betalingen verricht.
Verslagjaar 2021 (bedragen x € 1000) Drempelbedrag 250 250 250 250 Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist 177 204 161 169 aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag 73 46 89 81 Overschrijding van het drempelbedrag -
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
De verplichting tot schatkistbankieren geldt alleen voor de overtollige middelen van de bank. In de onderstaande tabel worden per kwartaal de buiten ’s Rijksschatkist aangehouden middelen en de ruimte onder het drempelbedrag weergegeven.
22
De overtollige middelen van klanten zijn in een deposito gezet met een rente typische looptijd van 3 maanden, dan wel op rekening-courant gehouden. Het bedrag dat gemiddeld in deposito is aangehouden bedroeg in 2021 € 750.000. Vanwege negatieve rente is er getracht zoveel mogelijk de overtollige middelen van klanten te spreiden over verschillende rekeningen-courant. Per ultimo 2021 bedragen de totale liquide middelen van de klanten € 9 miljoen. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet voor het jaar 2021 is op basis van de werkelijke cijfers vastgesteld op € 861 duizend. Dit betreft het berekende bedrag conform Modelstaat A over het 4e kwartaal van 2021. Er is sprake van een gemiddeld overschot aan vlottende middelen van € 4,4 miljoen. Renterisiconorm Het renterisico wordt getoetst op de renterisiconorm. Voor het berekenen van het renterisico wordt gebruik gemaakt van de Modelstaat B zoals die in de regeling Fido is vastgesteld. Op basis van de modelstaat B is het renterisico van de bank in het begrotingsjaar ruim onder de renterisiconorm. Renteschema Renteschema 2021 (bedragen in €) a. b.
de externe rentelasten over de korte en lange financiering de externe rentebaten over de korte en lange financiering Saldo rentelasten en rentebaten
d1. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente e. f.
De aan taakvelden toe te rekenen rente (renteomslag) Renteresultaat op het taakveld treasury
54.700 n.v.t. n.v.t. 54.700 54.700 n.v.t. n.v.t. -
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
c1. De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend c2. De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden doorberekend c3. De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken, die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend Aan taakvelden toe te rekenen externe rente
54.700
1.4.4. Verbonden partijen De Stadsbank heeft geen verbonden partijen, maar is wel verbonden partij van de aangesloten gemeenten.
23
1.4.5. Bedrijfsvoering De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsverantwoording rond de bedrijfsvoering van de Stadsbank. Dit betreffen zowel de beleidsmatige (primaire) processen als de ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing ervan. De bedrijfsvoering vindt plaats onder eindverantwoordelijkheid van de directeur, die wordt bijgestaan door een managementteam. De focus ligt op het ‘werken in het zicht van de deelnemende gemeenten’ en de deelname aan de lokale netwerkstructuren binnen een gemeente, die bijdragen aan de nieuwe antwoorden die gemeenten formuleren voor de opgaven in het sociale domein en de schuldhulpverlening. De primaire werkprocessen zijn gericht op klantvriendelijkheid, snelle doorlooptijden, één aanspreekpunt voor de klant en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening op basis van maatwerk, zoveel mogelijk op locatie en dichtbij de klant De ondersteunende werkprocessen zijn o.a. gericht op investeringen in ICT (bijvoorbeeld het permanent bewaken van een veilige ICT-omgeving), het creëren en borgen van een prettige en plezierige werkomgeving en de uitvoering van adequaat Planning en Control en HR-beleid. Personeelsbeleid
Hybride werken In oktober 2021 is binnen de Stadsbank “hybride werken” geintroduceerd. Hybride werken vloeit voort uit de gevolgen van de coronapandemie waarbij thuiswerken veel meer gemeengoed werd en zelfs in bepaalde periodes noodgedwongen de boventoon voerde. Het uitgangspunt dat de Stadsbank heeft gekozen is dat er in de basis 50% op kantoor wordt gewerkt en de rest van de inzet elders (thuis of op locatie) plaats kan vinden. Dit zorgt voor een vermindering van noodzakelijke werkplekken (van 160 naar 89) op ons kantoor in Enschede waardoor er een ruimere opzet binnen de kantoorruimtes
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Algemeen Het personeelsbeleid van de Stadsbank is gericht op vakmanschap, vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid. Dit is vertaald naar vijf speerpunten: duurzame inzetbaarheid, verzuimreductie, vakmanschap, medewerker aan zet en P&O als strategisch partner. Naast diverse reguliere werkzaamheden is in 2021 is ondermeer gewerkt aan; − Invoering van Hybride werken − Afronding van de implementatie van een nieuwe personeels- en salarisverwerker. − Instroom-, doorstroom en uitstroom van (nieuwe) medewerkers.
24
gerealiseerd wordt. Daardoor zijn er meer mogelijkheden om goede geventileerde overleg- en ontmoetingsruimten in te richten. Afronding implementatie invoering nieuwe personeels- en salarisverwerker De implementatie van de personeelssystemen van Raet-Visma is in de eerste helft van 2021 afgerond. Instroom-, doorstroom- en uitstroom van nieuwe medewerkers In 2021 zijn er bij de Stadsbank 14 nieuwe medewerkers gestart waarvan 5 in dienst. Daarnaast is sprake van het vertrek van 21 medewerkers. De redenen van het vertrek zijn divers (o.a. andere baan, contracten die niet zijn verlengd of door vermindering van dienstverlening niet zijn voortgezet). Formatie Op 31 december 2021 bedraagt de formatie in totaal 137,17 fte (166 medewerkers) met een flexibele schil van afgerond 11%. Dit percentage ligt boven de vastgestelde norm van 10%. Het aantal fte’s vertaalt zich in 147 medewerkers met een dienstverband (47 mannen en 100 vrouwen) en 19 medewerkers op inhuurbasis (uitzend/payrollbasis of detacheringsovereenkomst).
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Leeftijdsopbouw In 2021 is de leeftijdscategorie 30-35 jaar het grootst. Er is hierbij gekeken naar medewerkers met een tijdelijk- en vast dienstverband. Tevens is gekeken naar payroll/uitzend en detachering. De gemiddelde leeftijd van alle medewerkers bij de Stadsbank is 38,5 jaar.
25
Leeftijd
Leeftijdsverdeling indienst bij SON 65 jaar en ouder 60 tot 65 jaar 55 tot 60 jaar 50 tot 55 jaar 45 tot 50 jaar 40 tot 45 jaar 35 tot 40 jaar 30 tot 35 jaar 25 tot 30 jaar 20 tot 25 jaar < 20 jaar 0
5
10
15
20
25
30
Aantal medewerkers
Leeftijdsverdeling inhuur/ZZP 60 tot 65 jaar
Leeftijd
40 tot 45 jaar 35 tot 40 jaar Man
30 tot 35 jaar
Vrouw 25 tot 30 jaar
0
1
2
3
4
5
6
Aantal medewerkers
Ziekteverzuim medewerkers met een vaste aanstelling Het gemiddelde verzuimcijfer van 2021 is 7,28%. Dit is hoger dan het gemiddelde verzuim over 2020, 6,33%. Er is bij een aantal medewerkers sprake van een langdurige verzuimsituatie, die niet arbeidsgerelateerd is. De stadsbank rekent in de begrote capaciteitsplanning met een verzuimpercentage van 5%.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
20 tot 25 jaar
In 2021 was de gemiddelde meldingsfrequentie per medewerker 0,77% ten opzichte van 0.69% in 2020. Mogelijk is dit een gevolg van de versoepelingen van de COVID-19 maatregelen in bepaalde periodes in 2021, waardoor thuiswerken niet meer de norm was. 26
Klachten en Verzoeken tot heroverweging Het aantal klachten over de dienstverlening van de bank bedraagt 19 in 2021 en het aantal heroverwegingen is 5. In 2021 is er sprake van een daling van het aantal klachten en een gelijkblijvend aantal heroverwegingen ten opzichte van 2020. Het aantal gegronde- en gedeeltelijk gegronde klachten is ook gedaald ten opzichte van 2020. Over de afgelopen jaren is het beeld als volgt:
Klachten en heroverwegingen (aantallen) 2017 Klachten 45 waarvan gegrond en gedeeltelijk gegrond 11 Heroverwegingen 17 Totaal 62
2018 41 11 13 54
2019 58 19 14 72
2020 47 19 5 52
2021 19 10 5 24
Realisatie van doelmatigheid en rechtmatigheid Om de doelmatigheid en de rechtmatigheid te borgen zijn door de organisatie de volgende maatregelen getroffen: 1. Doelmatig aanwenden financiële middelen Afsluiten van kortlopende inkoopcontracten en verdergaande digitalisering en automatisering van processen. Bij het afsluiten van flexibele arbeidscontracten rekening houden met de autonome ontwikkelingen van de dienstenafname.
3. Doelmatige verkrijging van middelen Er is momenteel geen sprake meer van overtollige liquide middelen. De deposito’s die in het verleden bij de ABN- AMRO werden aangehouden zijn zoveel mogelijk ingezet voor het borgen van een solide liquiditeitspositie. Volledig aanhouden in deposito zou leiden tot negatieve rente.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
2. Inzicht in de doelmatigheid Koppeling van het dienstenaanbod aan formatie en exploitatie. Door middel van een dashboard op medewerkersniveau inzicht geven in de ontwikkelingen van de sturingsindicatoren van de primaire processen. Tweemaandelijks op managementniveau rapporteren over de formatieve en financiële situatie en ontwikkeling van de Stadsbank.
27
4. Inzicht in de rechtmatigheid De interne controle is uitgewerkt, conform het door het Algemeen Bestuur vastgestelde Controleprotocol van de bank. Op basis hiervan verricht de accountant een interimcontrole in het najaar en rapporteert hierover in de Managementletter aan het management en het Dagelijks Bestuur. Daarnaast maakt de accountant een Verslag van Bevindingen, naar aanleiding van de controle van de jaarrekening.
Rechtmatigheid- en kwaliteitscontrole Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs controles verricht door het team Interne Controle van de afdeling Bedrijfsvoering & Advies. Alle bedrijfsprocessen worden zo efficiënt mogelijk en volgens de voorschriften uitgevoerd. De medewerkers van de bank maken hierbij gebruik van diverse instructies en handleidingen. De kwaliteitscontrole vindt op verschillende inputgegevens en sturingsindicatoren plaats. Afwijkingen van de norm worden geregistreerd en hierover wordt gerapporteerd naar de betrokkenen. Naar aanleiding hiervan kunnen herstelacties plaatsvinden. Indien van toepassing worden de (werk)processen hierop aangepast.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Er zijn in 2021 in totaal 1015 rechtmatigheidscontroles uitgevoerd. Het foutenpercentage is gezakt van 6,7% naar 2,9%. Er zijn geen onrechtmatigheden aangetroffen die niet te herstellen zijn door de organisatie. In 29 gevallen zijn onrechtmatigheden geconstateerd, die inmiddels zijn hersteld. Vaak voorkomende bevindingen zijn documenten die niet goed worden opgeslagen of het ontbreken van een handtekening op het document. Dit heeft voornamelijk een relatie met het ook in 2021 weer regelmatig op afstand werken als gevolg van de corona-crisis.
28
Aanvullende btw-aftrek periode 2014 - 2020 In de vorige jaarrekening hebben we uitgebreid verslag gedaan over de aanvullende btwaftrek over de periode 2014-2020. Inmiddels zijn de definitieve beschikkingen van de Belastingdienst over de jaren 2014-2018 binnen en zijn de ingediende btw-aangiftes gehonoreerd. Over de jaren 2019-2020 wordt vooralsnog geen beschikking afgegeven door de Belastingdienst; dit in afwachting van de uitspraak over het formeel aangetekende bezwaar tegen de btw-heffing op beschermingsbewind. De Stadsbank zal evenwel geen risico lopen op een mogelijke naheffing, mocht de Belastingdienst uiteindelijk besluiten tot een vrijstelling. Het bedrag van de vrijstelling is immers hoger dan de aanvullende btwaftrek.
Overige Bedrijfsvoeringaspecten a. Kostenbewustzijn Door werkprocessen te innoveren, digitaliseren en automatiseren slaagt de Stadsbank erin de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren, waarbij het personeel efficiënter kan worden ingezet. De klanten worden gestimuleerd zoveel mogelijk gebruik te maken van de portal ‘Mijn Stadsbank’. Door effectieve inkoop worden de materiële kosten teruggedrongen. Hierbij wordt in voorkomende gevallen gebruik gemaakt van externe expertise en de mogelijkheden bij de deelnemende gemeenten. b. Investeringsbeleid De Stadsbank zet in op duurzame investeringen, gericht op innovatie, verdergaande digitalisering van processen en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Videobellen De applicatie Idiligo is de oplossing om op een digitale manier via videobellen klantengesprekken te kunnen voeren. Naast videobellen kan de medewerker van de Stadsbank het scherm delen met de klant, documenten doornemen met de klant en deze digitaal samen ondertekenen.
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
Berichtenbox Met de Berichtenbox heeft de Stadsbank een veilige, gebruiksvriendelijke berichtenuitwisseling geïntroduceerd tussen klant en consulent. De Berichtenbox is geïntegreerd in Mijnstadsbank, zowel op de website als in de app.
Financieel beheer Met de financieel beheer applicatie Smart FMS is in 2021 een pilot-fase gestart om budgetbeheer en budgetzorg te innoveren. Hierbij krijgt iedere klant een eigen 29
beheerrekening via de Rabobank en worden aanzienlijk de administratieve taken verminderd voor de budgetconsulenten zodat er meer tijd beschikbaar komt voor persoonlijke aandacht voor de klant. Aan de hand van slimme signalen in Smart FMS kan de consulent nu proactief reageren op financiële veranderingen in de situatie van de klant. Schuldenknooppunt In 2021 is de Stadbank aangesloten op het Schuldenknooppunt (SKP). Het schuldenknooppunt is de nieuwe standaard in digitaal communiceren tussen de Stadsbank en schuldeisers. Via het Schuldenknooppunt wisselen schuldhulpverleners en schuldeisers standaard berichten uit. Er zijn minder handmatige handelingen nodig. Dit maakt schuldregelen sneller en efficiënter. Het systeem is veilig en de AVG is geborgd. Digitale handtekening ValidSign is de tool die is aangeschaft voor de digitale handtekening, maar deze wordt pas in 2022 in gebruik genomen (in combinatie met Join). Hetzelfde geldt voor de Budgetscan en Buddy app. c. Organisatiestructuur
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
30
De organisatie van de Stadsbank is integraal rondom de klant georganiseerd. Er zijn integrale klantteams met klantmanagers gevormd, waarin de verschillende disciplines van de dienstverlening zijn gebundeld. Meerdere klantteams vormen samen een gebiedsteam, die per regio zijn ingedeeld. Deze gebiedsteams worden aangestuurd door twee managers. Daarnaast is er een afdeling beschermingsbewind, die ook wordt aangestuurd door een manager. De gebiedsteams en afdeling beschermingsbewind worden ondersteund door een stafafdeling bedrijfsvoering. d. Administratieve organisatie en interne controle De (werk)processen zijn ingericht op basis van het actuele dienstverleningsmodel en het actuele handboek Administratieve Organisatie. De interne controle is geïntensiveerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van automatisering van zowel processen als controles. e. Informatie en automatisering Het technisch beheer en de infrastructuur zijn voor het grootste gedeelte bij externe partners ondergebracht. Het applicatiebeheer vindt plaats in eigen beheer. Er zijn in de overeenkomsten met partners afspraken gemaakt over het beschermen van data en gegevens tegen cybercriminaliteit en datalekken. Daarbij zijn ook de alle dragers van persoons- en bedrijfsgegevens beschermd tegen datalekken (denk aan mobiele telefoons en laptops).
g. Informatiebeveiligingsbeleid en privacy De Stadsbank voldoet aan de wijzigingen in de relevante landelijke en Europese wet- en regelgeving op deze terreinen. Hierbij wordt aangesloten bij de modellen die in het kader van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zijn opgesteld. Er wordt een digitale tool ingezet om de maatregelen in de informatiebeveiliging en privacy permanent te kunnen beheersen, monitoren, evalueren en aan te passen/actualiseren. De Stadsbank past vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) toe. In het verwerkingsregister worden de overeenkomsten geregistreerd met afspraken over de verwerking van persoonsgegevens door leveranciers/partners (verwerkingsovereenkomsten). Ook wordt een procedure gehanteerd voor het melden van incidenten en datalekken. Voor de beheersing van de informatiebeveiliging en privacy
Stadsbank Oost Nederland – Jaarstukken 2021
f. (Management)informatievoorziening In 2021 zijn tweemaandelijkse managementrapportages opgesteld, waarbij in één oogopslag de ontwikkeling van de belangrijkste stuurindicatoren is weergegeven, met daarachter toelichtende overzichten. Ook heeft een verdere digitalisering van de informatievoorziening plaatsgevonden. De managementinformatie en inrichting van dashboards worden in 2022 doorontwikkeld.
31
wordt structurele capaciteit ingezet voor de functies Chief Information Security Officer (CISO), de Security Officer (SO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Bestaanskosten De Bestaanskosten zijn opgesteld conform de uitgangspunten en afspraken in het financiële model die in de nota “Vormgeving gemeenschappelijke basis & solidariteit binnen de GR SON” (2015) zijn vastgesteld. De verdeling van de Bestaanskosten over de gemeenten vindt plaats op basis van de bestaande criteria huishoudens en dienstverlening in de verhouding 25% huishoudens en 75% standaard dienstverlening. Deze verhouding tussen de gemeenten wordt in principe voor 4 jaar ‘bevroren’. Jaarlijks vindt achteraf met de gemeenten een verrekening plaats met betrekking tot de behaalde voordelen/nadelen op de gerealiseerde bestaanskosten. Deze stijgen met € 286.500 ten opzichte van de begroting, met name door de hogere kosten om de voorzieningen op peil te houden per ultimo 2021. Totaal bijdrage Bestaanskosten Jaarrekening 2021