4.a Samenvatting Omgevingsdienst Twente.pdf

Samenvatting Datum Aan Kopie aan Van Onderwerp

15 mei 2024 Gemeenteraad Jan Pijffers Omgevingsdienst Twente: Samenvatting jaarstukken 2023 en begroting 2025

Jaarstukken 2023 De Omgevingsdienst Twente (ODT) is een samenwerking tussen de 14 Twentse gemeenten en de provincie Overijssel voor de uitvoering van milieutaken. De ODT biedt aan gemeenten, inwoners en bedrijven specialistisch advies over de wettelijke milieutaken, zoals vergunningen, toezicht en handhaving (de VTH-taken) en is gespecialiseerd in toezicht en handhaving op het gebied van veiligheid, lucht, geluid, energie, afval en bodem. 2023 was een intensief jaar waarin verschillende ontwikkelingen zijn geweest. Hierbij kan gedacht worden aan de voorbereiding op de Omgevingswet, intensivering van het toezicht op energiebesparing, de versterking van het VTH-stelsel, de robuustheid van de organisatie en de arbeidsmarktcampagne. De voorbereiding op de Omgevingswet richtte zich zowel op aanpassingen binnen de ODT, als op samenwerkingsafspraken met bevoegd gezagen en ketenpartners. Processen en ICT-systemen zijn afgestemd en specifieke werkprocessen, werkafspraken en sjablonen zijn intern aangepast. In 2023 is de pilot van de Omgevingstafel Twente (OTT) voortgezet om ervaring op te doen met de nieuwe integrale werkwijze onder de Omgevingswet. Ook is in 2023 gestart met een omvangrijke wervingscampagne. De noodzaak om voldoende gekwalificeerd personeel binnen te halen is voor de ODT van groot belang. Tot slot blijft de aanpak rondom de stikstofproblematiek constant in beweging.

Wetgeving, jurisprudentie en rapporten met betrekking tot stikstof veranderen het werkveld regelmatig. Over heel 2023 is een toename van de productie geweest. De ODT heeft over 2023 een positief saldo gerealiseerd van € 454.030. Voorgestelde bestemming van het rekeningresultaat 2023 ad € 454.030: • € 256.000 - bestemmen met een toevoeging aan de algemene reserve (opbouw tot hoogte berekende weerstandsvermogen). • Restant ad € 198.030 - bestemmen voor teruggaaf aan de deelnemers. De ODT is nog in afwachting van de goedkeurende controleverklaring van Brouwers Accountants uit Zwolle. Dit vanwege de onduidelijkheid omtrent de rechtmatigheidsverantwoording en het standpunt van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) hierin. Begroting 2025 De financiële begroting 2025 is gebaseerd op de herijkte begroting van 2024. De belangrijkste ontwikkelingen met een financiële consequentie voor de begroting 2025 zijn: • De eventuele gevolgen voor de tijdsbesteding in het primaire proces, als gevolg van de Omgevingswet, zijn niet in deze begroting opgenomen omdat deze bij het opmaken van de begroting nog niet inzichtelijk zijn. In de voor- en najaarsrapportage van 2024 besteden we hier aandacht aan.

•

•

•

Eén van de KPI’s uit het toetsingskader robuustheid omgevingsdiensten is dat het opleidingsbudget moet voldoen aan de norm van 3% van de loonsom. We hanteerden in de vorige begrotingen een percentage van 2%. In het Plan van Aanpak Robuustheid is daarom opgenomen dat het opleidingsbudget in twee jaar wordt verhoogd naar 3%. Voor de begroting 2025 betekent dat een opleidingsbudget van 2,5%. Vanaf 2026 wordt dit structureel verhoogd naar 3%. Op basis van onze daadwerkelijk gemaakte uren wordt aan het einde van het jaar per deelnemer afgerekend. Na deze individuele afrekening vindt bij overschotten of tekorten nog een collectieve afrekening plaats op basis van het percentage van de deelnemersbijdrage. In de Cao SGO 2024-2025 is het aantal bovenwettelijk verlofuren verhoogd met 7,2 uren. Dit resulteert in een lager aantal productieve uren. Het aantal productieve uren blijft voor 2025 op 1.360 uren doordat een aantal feestdagen in het weekend valt.

Overige ontwikkelingen zijn: • Robuustheid: het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat het algemeen bestuur verzocht te toetsen in hoeverre de OD Twente voldoet aan de robuustheidscriteria. Deze toets is uitgevoerd en daaruit volgt dat niet aan alle robuustheidscriteria wordt voldaan. Als gevolg is een plan van aanpak opgesteld waarin staat hoe ODT denkt robuust te kunnen worden per 1 april 2026. In het plan van aanpak worden de volgende financiële consequenties voorzien: o Verhogen opleidingsbudget o Inbreng taken • Risico- & branchegericht werken: samen met Omgevingsdienst IJsselland werkt ODT aan een model waarmee bedrijven geselecteerd worden op basis van een risicoscore. Deze risicoscore komt tot stand aan de hand van gegevens uit het zaaksysteem die iets zeggen over de negatieve milieueffecten en het naleefgedrag van het bedrijf. Vervolgens wordt het toezicht op een branchegerichte manier gepland. Dit betekent dat bedrijven die behoren tot een bepaalde branche op een projectmatige manier worden gecontroleerd. Door het toezicht op een branchegerichte manier te organiseren zet de ODT de capaciteit efficiënter in. Dit is een verandering van de werkwijze. Tot nu toe selecteerde de ODT bedrijven bij het plannen van periodieke milieucontroles op basis van controlefrequentie.

• Energie en duurzaamheid: het project is opgestart met toezichthouders die gespecialiseerd zijn in energie- en duurzaamheidscontroles. De ODT ligt op koers om de doelstelling in 2026 te behalen. In de begroting is voor de jaren 2025 en 2026 een bedrag opgenomen voor gemeenten om te participeren in de specifieke uitkering Toezicht & Handhaving op de Energiebesparingsplicht (SPUK THE). • Organisatieontwikkeling: de ODT is in een nieuwe ontwikkelfase als organisatie terecht gekomen. Dit gaat gepaard met het aannemen van meer personeel, het opschalen van de productie en het verlenen van nieuwe diensten. Efficiëntie en optimalisatie van processen, systemen en structuren worden belangrijk om opgavegericht te kunnen werken en om aan de verwachtingen te blijven voldoen. In 2024 is een aantal functies herijkt als gevolg van de groei. Door gewijzigde werkzaamheden en het inpassen van nieuwe functies was het noodzakelijk om de functiebeschrijvingen opnieuw, conform de HR21 methodiek, te wegen. Zeven functies zijn in een hogere schaal terecht gekomen. De financiële gevolgen hiervan zijn in de begroting van 2025 meegenomen. • Data: datakwaliteit is een gevolg van proceskwaliteit. De primaire verantwoordelijkheid om de interne datakwaliteit te verhogen ligt bij de zaakbehandelaars.

Aangezien de Omgevingswet en beleidswensen leiden tot nieuwe inzichten en prioriteiten, zijn nieuwe afspraken en criteria opgesteld. Ook zal ODT meer externe bronnen ontsluiten om onze rol als informatiepunt te versterken. Dit draagt bij aan het risicogestuurd -2-

•

werken. Naast de versterking van de rol van het primaire proces, voert ODT projectmatig inhaalacties uit. Denk aan projecten als ‘actualisatie veehouderijen’ en ‘actualisatie installaties en opslagen’. Archief: op basis van de nulmeting in 2023 wordt door middel van het Projectplan informatiebeheer 2024 – 2026 invulling gegeven aan het ontwerpen, implementeren en ten uitvoer brengen van de interne informatiebeheerregels. Dit plan zorgt voor het opstellen en uitvoeren van een vernietigingsbeleid en -protocol. Daarnaast worden bedrijfsvoeringprocessen en hun archiefruimte geïnventariseerd. Aan de hand van interne audits meten we de kwaliteit van archivering.

Bijdrage deelnemers De bijdrage van de deelnemers is vanaf 2024 op een andere wijze opgebouwd. Tot de begroting van 2024 was de bijdrage gebaseerd op de inbreng van fte en uren bij de oprichting van de ODT. Dit betekent dat de bijdrage vanaf 2024 wordt gebaseerd op de verwachte afname van uren per deelnemer. Na afloop van het boekjaar wordt het gerealiseerde aantal uren per deelnemer afgerekend. De totale begroting 2025 heeft een omvang van € 19,4 mln. Het aandeel vanuit de gemeenten daarin is geraamd op € 19,1 mln. De deelnemersbijdrage stijgt van € 1.735.000 in 2024 naar € 1.951.000 in 2025. Voor de Hof van Twente betekent dit een extra bijdrage van € 198.000. Voor een groot deel betreft dit loon- en prijs ontwikkeling conform gemaakte afspraken over de te hanteren uitgangspunten (€ 99.000). Daarnaast is er een extra deelnemersbijdrage voor incidentele energieprojecten (€ 5.000) in de jaren 2025 en 2026 en een stijging van het uurtarief van € 100,99 in 2024 naar € 110,98 in 2025. Absoluut gezien betekent dit een hogere bijdrage van circa € 99.000 voor de jaren 2025 en 2026 en vanaf 2027 € 94.000. Risico’s In de eerste paragraaf van de Ontwerp Programmabegroting ODT 2025 zijn de belangrijkste risico’s opgenomen. Risico’s kunnen een externe of interne oorzaak hebben. Externe risico’s zijn toe te schrijven aan de ontwikkelingen op regionaal, provinciaal of landelijk niveau.

De interne risico’s hangen hiermee samen of kunnen gericht zijn op de bedrijfsvoering. De ratio weerstandsvermogen is op basis van de omvang van de geïnventariseerde risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit berekend. De weerstandsratio komt uit op 1,20 dat volgens de waarderingstabel weerstandsvermogen (Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement), als “voldoende” wordt aangemerkt. Tevens voldoet de weerstandsratio hiermee aan het streven van de ODT. De ODT streeft naar een minimaal risico voor de deelnemers. Dit betekent dat een weerstandsratio wordt beoogd van tussen de 1,0 en 1,4. Kernpunten QuickScan Gemeenschappelijke Regelingen Twente • Zorg voor inzicht in het takenpakket en de prioriteiten in de begroting Beantwoording: De begroting van 2024 is volledig herijkt tijdens het traject met Seinstra & Partners. Tijdens dit traject is per gemeente gekeken naar het bedrijvenbestand, het actuele VTH beleid en de kengetallen. Deze onderdelen hebben geleid tot de begroting 2024 die specifiek op productniveau is opgebouwd. Door deze integrale herijking is het voor 2025 niet nodig om de begroting opnieuw te herijken. •

ODT heeft nog een taakstelling (€ 336.000) die niet is ingevuld en waar geen toelichting op is gegeven. Beantwoording: -3-

De taakstelling is ingevuld door herschikking van alle budgetten binnen de bedrijfsvoering. Zie hiervoor ook de ambtelijke memo van Seinstra & Partners (Memo uitgangspunten en voorlopige uitwerking uurtarief 2024). In dit memo wordt een besparing van € 525.100 voorgesteld. Deze structurele bezuinigingen zijn in de begroting van 2024 ingeboekt, waardoor de taakstelling vanaf 2024 en verder is gerealiseerd. •

De kosten voor ICT zijn in 2025 bijna € 200.000 lager dan de werkelijke lasten 2023, terwijl de tekst daarover suggereert dat de meerkosten 2023 structureel zijn.

Beantwoording: De kosten voor ICT in de Jaarrekening 2023 bedragen € 928.000. Deze kosten bestaan uit ICT-exploitatiekosten (€ 598.000) en de regel ‘ICT (DVO en externe leveranciers)’ (€ 330.000) als onderdeel van de post Bedrijfsvoeringkosten. De kosten voor ICT in de Begroting 2025 bedragen € 1.007.000. Deze kosten bestaan uit de begrotingsposten Automatisering (€ 600.000) en ICT DVO (€ 407.000). De kosten voor automatisering hebben een directe relatie met het aantal medewerkers. Gezien de groei van het aantal medewerkers, nemen de kosten voor automatisering en ICT structureel toe. •

Het bedrag voor personeel van derden is bijna 20% van het totale personeelsbudget, terwijl de toelichting weinig inzicht geeft in beschikbare personele capaciteit. Beantwoording: Het formatieplan is gebaseerd op alle overeengekomen uitvoeringsprogramma’s van de deelnemers. Binnen de formatie is vrije ruimte ontstaan die moeilijk in te vullen is met vaste dienstverbanden. Door middel van de extra inzet door inhuur en de arbeidsmarktcampagne hebben we alle uitvoeringsprogramma’s gerealiseerd en blijven we streven naar meer medewerkers in vaste dienstverbanden, waardoor het percentage van 20% zal dalen. Daarnaast hebben incidentele bijdragen op grote projecten, bijvoorbeeld op het gebied van energie en duurzaamheid, een opwaarts effect op het percentage inhuur. Deze incidentele baten (korter dan vier jaar) kunnen niet met vaste dienstverbanden (structurele kosten) ingevuld worden. In tegenstelling tot wat vermeld staat op pagina 13 in de Quick scan, heeft de OD Twente wel rekening gehouden met de loonkostenontwikkeling als gevolg van Cao-aanpassing. De OD Twente heeft hier proactief op gereageerd door in vroegtijdig stadium deze kosten in een begrotingswijziging te verwerken. Deze wijziging is ter zienswijze aangeboden aan raden en staten van de deelnemers en door het algemeen bestuur vastgesteld. •

Juist omdat een aantal taken door hogere besluitvorming niet tot uitvoering komen is een analyse van structurele en incidentele lasten noodzakelijk. Beantwoording: In het Jaarverslag 2023 is de toelichting op de structurele exploitatieruimte (pagina 21) opgenomen. De incidentele baten en lasten bestaan uit incidentele projecten, welke in het overzicht van baten en lasten zijn opgenomen onder de posten Projectopbrengsten en Projectkosten. In de Begroting 2025 is deze structurele exploitatieruimte ook berekend. Daarnaast geeft de meerjarenraming in bijlage 3 inzicht in de incidentele en structurele begrotingsposten.

-4-