2 AB besluit wijziging gemeenschappelijke regeling SamenTwente.pdf

Adviesnota algemeen bestuur Registratienummer

2023-000033

Datum vergadering

7 juni 2023

Agendapunt

B-2

Onderdeel SamenTwente

Algemeen

Onderwerp: Wijziging gemeenschappelijke regeling SamenTwente Voorstel: 1. Het ontwerp voorstel voor de gewijzigde gemeenschappelijke regeling SamenTwente vast te stellen; 2. Dit ontwerp voorstel met bijgevoegde brief aan de colleges van de aan SamenTwente deelnemende gemeenten voor te leggen, ten behoeve van het vragen van zienswijzen aan hun raden. Inleiding: De gemeenschappelijke regeling SamenTwente moet worden gewijzigd. Hiervoor zijn verschillende redenen: de inwerkingtreding van de wet “Versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen”, het finetunen van de bestaande regeling na voltooiing van de veranderopdracht van Regio Twente, de tekortkoming die is geconstateerd bij de taken en bevoegdheden van het OZJT en de eerste ervaringen met de (bestuurlijke) inrichting van SamenTwente. Gelijktijdig grijpen we deze gelegenheid ook aan om de regeling waar nodig te actualiseren. Een eerder concept van de regeling is opiniërend besproken in de AB vergadering van 19 april 2023. De opbrengst van deze bespreking hebben we verwerkt in het voorliggende ontwerp. In de vergadering van 19 april heeft u ook de uitgangspunten en het proces voor de wijziging van de gemeenschappelijke regeling SamenTwente vastgesteld. Onderdeel van dat proces is dat de ontwerp regeling nu ter vaststelling voorligt.

Beoogd effect: Een door de colleges van de deelnemende gemeenten unaniem vastgestelde actuele gemeenschappelijke regeling SamenTwente, die bekend is gemaakt voor 1 juli 2024. Argumenten: 1.1 Voorgestelde wijzigingen zijn tot stand gekomen met betrokkenheid van gemeenten. In Twents verband is een werkgroep organisatierecht aan de slag gegaan met de uniforme bepalingen die gebruikt kunnen worden voor alle gemeenschappelijke regelingen in Twente. Voor OZJT is een kleine werkgroep gevormd die intensief gewerkt hebben aan de conceptteksten daar waar het gaat om taken van OZJT. Ook is op dit punt advies gevraagd aan extern adviseur R. de Greef. In diverse ambtelijke overleggen zijn de voorgestelde wijzigingen van de gemeenschappelijke regeling besproken. Op 11 januari 2023 is een kennissessie geweest met een afvaardiging van de raden over wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (verder: Wgr). Daar is van gedachten gewisseld over de thema’s gezamenlijke adviescommissie, inwonerparticipatie en zienswijzerecht. De opbrengst van deze bijeenkomst zijn waar mogelijk vertaald in deze regeling. De regionale werkgroep organisatierecht heeft hiervoor de tekstvoorstellen gedaan die zoveel als mogelijk zijn overgenomen. 1.2 De wijzigingen die voortvloeien vanuit de wet “Versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen” zijn doorgevoerd.

In de regeling zijn de wijzigingen vanuit de Wgr verwerkt (zienswijzen, inwonerparticipatie, uittredingsregeling, evaluatiebepaling). De voorgestelde tekst in de artikelen sluit zoveel mogelijk aan bij de uniforme bepalingen die in Twents verband zijn gemaakt. In de toelichting staat om welke wijzigingen gaat, of ze verplicht of facultatief zijn en waar ze in deze regeling verwerkt zijn. Bij de wetswijziging wordt naast de al bestaande informatiestromen tussen raad en algemeen bestuur de actieve informatieplicht toegevoegd. Daarmee moet het algemeen bestuur van de GR “aan de raden alle inlichtingen geven die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken.” Vanuit de werkgroep organisatierecht is een uniform artikel geformuleerd, dat gebruikt kan worden om de oude

Format AB Adviesnota versie: 1 mei 2022 Evaluatiedatum: 1 mei 2023

artikelen in de regeling te vervangen. De eerste verantwoordelijkheid voor het informeren van de raad blijft bij het AB-lid. Dit is ook schematisch weergegeven in de toelichting. 1.3 De nieuwe regeling is helderder geformuleerd en beter leesbaar. Diverse technische wijzigingen zijn doorgevoerd die de leesbaarheid, de transparantie, de eenduidigheid en de methodische opbouw van de regeling verbeteren of is in tekst aangesloten bij de bestuurspraktijk. De beschrijving en de ordening van de taken van de diverse onderdelen van SamenTwente is hiervan het meest sprekende voorbeeld. Zo zijn de taken van SamenTwente gecategoriseerd naar basistaken, plustaken, maatwerktaken en aanvullende dienstverlening. Met de bijhorende omschrijving en toelichting. Voor de duidelijkheid: het gaat hier om de al bestaande taken van SamenTwente. 1.4 Een DB van 5 leden sluit beter aan bij de nieuwe situatie van SamenTwente. In de opiniërende bespreking in het Algemene Bestuur op 19 april 2023 is de wens naar voren gekomen om de mogelijkheid te bieden het DB te vergroten van 3 naar 5 leden. Dit is om de werkdruk van het huidige DB van 3 personen beter op te kunnen vangen. Met deze verruiming van het DB is ook het risico op een bestuursvacuüm in de periode tussen gemeenteraadsverkiezingen en installaties van nieuwe colleges van B&W verkleind.

1.5 De insteek is nog steeds om onnodige bestuurlijke drukte te voorkomen. Het AB heeft gezegd de mogelijkheid te willen behouden om te werken met portefeuillehouder-overleggen, omdat dit behulpzaam kan zijn in bepaalde situaties. Dit is naar wens van het AB alleen op hoofdlijnen geregeld in de regeling. Vanuit de regeling is het vormen van een bestuurscommissie nog steeds mogelijk. Er zijn situaties denkbaar waarbij het instellen van een bestuurscommissie wenselijk is. Hiervoor is dan geen uitgebreide procedure voor wijziging van de regeling meer nodig. Maar het AB heeft uitdrukkelijk gezegd met het instellen van een bestuurscommissie zeer terughoudend om te willen gaan. De hiervoor gekozen insteek tijdens de veranderopdracht wordt nog steeds gesteund. Het doel blijft om onnodige bestuurlijke drukte te voorkomen. 1.6 Bevoegdheden en taken zijn duidelijk omschreven. Het moet klip en klaar zijn wat de bevoegdheden zijn van SamenTwente. De bevoegdheden moeten in evenwicht zijn met de uit te voeren taken. Het is van belang de verschillende bevoegdheden hierbij te onderscheiden, te weten: eigen bevoegdheden, overgedragen bevoegdheden en afgeleide bevoegdheden. Eigen bevoegdheden zijn bevoegdheden die het bestuur heeft op basis van de Wgr, zoals het vaststellen van de begroting en het sluiten van overeenkomsten.

In de Wgr is precies omschreven welke (eigen) bevoegdheden welk orgaan heeft. Overgedragen (gedelegeerde) bevoegdheden zijn de bevoegdheden die de deelnemers bij de gemeenschappelijke regeling neerleggen. Afgeleide bevoegdheden zijn bevoegdheden die niet expliciet bij de gemeenschappelijke regeling zijn gelegd, maar impliciet zijn meegegaan. Bijvoorbeeld het afhandelen van klachten, verzoeken in het kader van de Wet open overheid en bezwaarschriften. 1.7 Voor OZJT zijn de bevoegdheden beter juridisch verankerd. OZJT is in 2014 opgericht op basis van gemeentelijke besluitvorming over regionale samenwerking in het kader van de Jeugdwet. Met deze besluiten werd onder andere een overdracht van bevoegdheden beoogd. De besluiten uit 2014 zijn niet goed verankerd in de huidige gemeenschappelijke regeling SamenTwente. Uit de formulering in de huidige regeling volgt niet dat er bevoegdheden zijn overgedragen. Dit probleem is door een aantal gemeenten aangedragen. Daarnaast geven ook de gehanteerde (container)begrippen geen richting om welke concrete (college)bevoegdheden het zou kunnen gaan. Dit alles maakt dit artikellid juridisch gezien zinledig is. Voor de tijdelijkheid wordt aan het algemeen bestuur voorgesteld (vergadering 7 juni 2023) om het huidige artikel te interpreteren op de manier waarop het in 2014 is bedoeld.

De juridisch sluitende en structurele oplossing is in dit ontwerp meegenomen. Hierbij zijn de taken van OZJT in de rol van aankoopcentrale beter geduid, met daaraan gekoppeld de wettelijke bevoegdheid tot het sluiten van raamcontracten op grond van de aanbestedingswet. In het ontwerp is opgenomen dat de daarop betrekking hebbende bepaling inwerking treden met terugwerkende kracht. tot 7 juli 2021. Daarmee wordt de tekortkoming in de huidige tekst van de regeling met terugwerkende kracht hersteld. 2.1 De colleges moeten zienswijzen vragen aan hun raad op het ontwerp. In de Wgr staat dat bij wijziging van de gemeenschappelijke regeling de deelnemende colleges van burgemeester en wethouders het ontwerp van de regeling toe moeten zenden aan de raden van de deelnemende gemeenten. Deze brief is bedoeld om de colleges dit te vragen. De raden kunnen vervolgens bij de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van hun gemeente binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp hun zienswijze over het ontwerp van de regeling naar voren brengen. Om de colleges en raden voldoende tijd te geven het ontwerp te bespreken in hun gemeenten, staat in de brief dat zienswijzen uiterlijk 11 oktober 2023 bij het dagelijks bestuur moeten zijn ingediend.

Om colleges te faciliteren bij de behandeling van het ontwerp, wordt deze adviesnota en een opzet voor een presentatie bij de brief gevoegd (bijlage 4). Kanttekening: 1.1 Er zijn veel voorgestelde wijzigingen. De concept regeling is op meerdere punten aangepast. Dit resulteert in een flinke opsomming van wijzigingen. Er is een “transponeringstabel” toegevoegd. Het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling is een uitgebreide

Format AB Adviesnota versie: 1 mei 2022 Evaluatiedatum 1 mei 2023

procedure die veel tijd vraagt van de colleges van de deelnemende gemeenten, hun raden en de ambtelijke ondersteuning. Het is efficiënt om meerdere ontwikkelingen te combineren. 1.2 Toelichtingen per artikel worden nog samengevoegd in één toelichting op de regeling. In het ontwerp is onder de verschillende artikelen een toelichting opgenomen. Dit met het oog op de leesbaarheid. Deze toelichtingen zullen later in het proces worden samengevoegd in één toelichting op de regeling. 2.1 De doorlooptijd voor het proces van zienswijzen en besluitvorming geeft weinig ruimte voor uitloop. De gewijzigde regeling moet uiterlijk 1 juli 2024 bekend gemaakt zijn. In de planning gaan we nu uit van afronding in april 2024. Dat is realistisch. Er is wel enige ruimte voor uitloop, maar niet veel. Het vraagt een goede bewaking van de termijnen bij alle betrokkenen. 3.1 Niet alle wijzigingen van de Wgr komen in dit proces aan de orde. De Wgr is gewijzigd per 1 juli 2022. Een aantal wijzigingen vragen niet om een aanpassing van de gemeenschappelijke regelingen. Deze wijzigingen zijn rechtstreeks in de wet geregeld. Dit betreft de aanpassing van de regels rondom treffen en wijzigen van een gemeenschappelijke regeling, de begrotingscyclus, regionaal enquêterecht, bevoegdheden rekenkamercommissie en de regionale adviescommissie.

Deze wijzigingen gelden voor alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt, maar leiden niet tot aanpassing van de individuele gemeenschappelijke regelingen. Kosten, baten, dekking: Op dit moment gaan we ervan uit dat dit project binnen SamenTwente zoveel mogelijk binnen de bestaande kaders kan worden uitgevoerd. Communicatie: Het besluit van het AB wordt per brief gecommuniceerd aan de colleges. Vervolg: Bij de opiniërende bespreking in het AB is de planning voor de wijziging van de regeling vastgesteld. Daarvan is inmiddels een deel afgelegd. We zijn inmiddels toe aan fase 3. De planning is als volgt: Fase 3 Besluitvorming ontwerp Uiterlijk 20 juni 2023 Uiterlijk 20 juni – 10 oktober

Uiterlijk 11 oktober 2023 Rondom 1 november 2023

Juni 2023 – juni 2024 Collegebehandeling ontwerp voorstel GR i.v.m. zienswijzeprocedure raden Zienswijze Raden aan de colleges. Indien gewenst zoeken de raden elkaar in deze periode op voor een gemeenschappelijke zienswijze. Indien gewenst vragen de raden het college of SamenTwente om aanvullende informatie of gelegenheid om met elkaar in gesprek te gaan. Terugkoppeling n.a.v. zienswijzen raden op het ontwerp, met een reactie hierop van de colleges. Ambtelijke overleggen informeren over zienswijze en voorstel hoe ermee om te gaan. Bespreken definitief voorstel AB

Resultaat fase 3: Voorstel gewijzigde GR waarin de zienswijzen van de raden zijn meegenomen Fase 4: Definitieve besluitvorming December 2023 – april 2024 22 november 2023 DB definitieve voorstel voor AB 13 december 2023 AB vaststellen definitieve wijziging GR voor unanieme instemming colleges na toestemming raad 14 december 2023 Start collegebehandeling en procedure toestemming raad Uiterlijk 1 april 2024 Collegebesluiten Resultaat fase 4: door 14 colleges vastgestelde gewijzigde GR SamenTwente Fase 5: Implementatie Voor 1 juli 2024

mei 2024 – juli 2024 Indien unaniem: bekendmaking GR Werkprocessen (intern en extern) aanpassen

Resultaat fase 5: Gepubliceerde gemeenschappelijke regeling waarop de organisatie SamenTwente en de deelnemende gemeenten zijn ingericht. Bijlage(n): 1. concept gewijzigde gemeenschappelijke regeling SamenTwente 2. transponeringstabel 3. Concept brief van het DB aan de colleges voor verzoek om zienswijzen van de raden. 4. Opzet voor presentatie aan raden (volgt)

Format AB Adviesnota versie: 1 mei 2022 Evaluatiedatum 1 mei 2023

Enschede, 17 mei 2023 Dagelijks bestuur secretaris,

voorzitter,

drs. S. Dinsbach

drs. C.F.M. Bruggink

Besluit van het algemeen bestuur: Conform

Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 7 juni 2023 secretaris,

voorzitter,

drs. S. Dinsbach

drs. C.F.M. Bruggink

Format AB Adviesnota versie: 1 mei 2022 Evaluatiedatum 1 mei 2023