10. Raadsvoorstel - 202350 - visie regievoering I_A.pdf

&

S[

£

e'

Hof van eTwente °

° °…

Onderwerp

Visie Regievoering Informatisering &

Automatisering Hof van Twente

Datum col

14 september 2021

Zaaknummer Portefeuillehouder Medewerker

202305 Ellen Nauta Richard Klein Tank

Doel

Op 1 juni 2021 heeft de gemeenteraad gelijktijdig met de “Begroting cyberaanval” het “Verbeterplan ICT situatie” vastgesteld. Op basis van dat Verbeterplan wordt op uiteenlopende wijzen uitvoering gegeven aan de lessons learned uit de 3 onderzoeksrapporten die uitgebracht zijn na de cyberaanval van december 2020.

Over de follow up van al deze acties zullen wij de raad periodiek informeren. Eén van de acties uit het Verbeterplan betreft het formuleren van een visie op de organisatorische vormgeving van het taakveld informatisering en automatisering in onze gemeentelijke organisatie. Hiertoe is aan de externe leider van het programma “De Nieuwe Werkelijkheid”(DNW), die verantwoordelijk is voor en met vele betrokkenen gestaag werkt aan de huidige opbouw van de IT-organisatie, opdracht gegeven voor het schrijven van een visiedocument.

Bijgaande Visie Regievoering I&A is hiervan het resultaat. Ze biedt een stip aan de horizon waarbij drie ontwikkelingen samenkomen, namelijk ten eerste de maatschappelijke ontwikkelingen rondom digitalisering in gemeentelijke dienstverlening, ten tweede de stappen die

vóór 1 december 2020 al waren gezet op het gebied van de Agenda digitalisering (en de introductie van regievoering daarbij), en ten derde de belangrijke lessons learned uit de cyberaanval die onze organisatie heeft getroffen. Dit raadsvoorstel heeft tot doel om dit visiedocument, dat naar onze overtuiging een passende stap vormt in de ontwikkeling van onze organisatie, door de raad te laten bekrachtigen. Als college zullen wij vervolgens een organisatieplan uitwerken en de organisatieverandering die hieruit voortvloeit in gang zetten.

Voorstel

1.

De visie Regievoering I&A Hof van Twente, die door het bureau CLM

is uitgebracht en

door het college is overgenomen, vaststellen.

Argumenten Agenda digitalisering De gemeenteraad heeft bij de vaststelling van de programmabegroting 2020 incidentele middelen gealloceerd voor het starten van een Agenda digitalisering. Aanleiding voor deze agenda waren de Strategische visie op Informatisering en automatisering uit 2016 en de

constatering (mede o.b.v. benchmark) dat een extra impuls gewenst was op het gebied van “de basis op orde”, “vooruitstrevende dienstverlening” en ‘efficiënte en effectieve bedrijfsvoering”.

Landelijke en maatschappelijke ontwikkelingen vragen om steeds meer inspanning op het gebied van informatietechnologie. Onze inwoners en ondernemers verlangen dat wij met onze dienstverlening meegaan in de snelle digitale ontwikkelingen in de samenleving. De raad vraagt bovendien dat wij steeds meer onze beleidskeuzen baseren op (big) data en dit alles heeft ingrijpende gevolgen voor onze manier van werken. Wij willen hierin meekunnen

en toekomst bestendig zijn. De agenda digitalisering kent 3 pijlers: digitale dienstverlening, data-gestuurde overheid en informatieveiligheid. Voor de dienstverlening (pijler 1) is het doel dat deze maximaal digitaal, geïntegreerd, geautomatiseerd en klantgericht moet zijn ingericht. Met data-gestuurd werken (pijler 2) wordt beoogd de kwaliteit van de beleidsvorming en de doelmatigheid van de organisatie te verhogen en beter inzicht te bieden op basis van beleidsindicatoren. Het doel van vergroting informatieveiligheid (pijler 3) is om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van gemeentelijke informatie te borgen. De cyberaanval die zich in december 2020 voordeed, heeft het proces van de agenda digitalisering op twee manieren beïnvloed. Aan de ene kant zijn projecten vertraagd doordat

veel tijd en energie in de wederopbouw moest worden gestoken. Zo is bijvoorbeeld de verdere invoering van de ingebruikname van de persoonlijke internetpagina (PIP), die we in september 2020 hebben geïntroduceerd, noodgedwongen vertraagd. Aan de andere kant hebben de cyberaanval en de daaruit volgende inzichten het proces richting “de basis op orde” en “verdieping informatieveiligheid” duidelijk in een stroomversnelling gebracht. Programma De Nieuwe Werkelijkheid Onder leiding van de externe programmaleider wordt sinds begin van dit jaar gewerkt aan de programmatische aanpak van de wederopbouw van de ICT-infrastructuur, de inrichting van de bedrijf kritische processen en de reconstructie van data. Het doel van het programma is als volgt geformuleerd: “Herstel van de ICT-infrastructuur van de gemeente Hof van Twente en reconstructie van data, zodat de bedrijfsvoering is hersteld en dat het beheer van deze

omgeving is geborgd”. Met het programma wordt (mede) uitvoering gegeven aan een groot deel van de acties die staan benoemd in het Verbeterplan dat de raad op 1 juni jl. heeft vastgesteld. Zoals wij eerder naar de raad hebben gecommuniceerd, betreft de scope van het programma DNW drie onderdelen, namelijk 1) het herstel van dienstverlening door de hiervoor benodigde systemen en gegevens op orde te brengen, 2) het ontwikkelen van een visie op basis waarvan eind 2021 een gefundeerd bestuurlijk besluit kan worden genomen over de wijze waarop wij I&A op middellange termijn vorm en inhoud willen geven in onze organisatie en 3) het ontwikkelen van inzicht in ‘lessons learned’, het betrekken van deze lessen bij de gekozen oplossingen en het in- en extern actief en transparant uitdragen hiervan. Dit raadsvoorstel geeft invulling aan onderdeel 2 en heeft een directe relatie met onderdeel

3.

Visie op regievoering I&A Het Verbeterplan ICT-situatie, het programma DNW en de Agenda digitalisering: al deze richtinggevende documenten liggen ten grondslag aan de Visie Regievoering I&A die thans voorligt. Centraal hierin staat het uitgangspunt van regievoering. Als gevolg van de cyberaanval is namelijk het belang onderkend om de regievoering met betrekking tot de digitale informatievoorziening verder te professionaliseren. Voor de kwaliteit van de dienstverlening en de borging van eisen op het gebied van informatieveiligheid is dit cruciaal. Daarbij komt dat sprake is van een verschuiving van informatietechnologiediensten naar de Cloud, waardoor de dienstverlening verandert. Beide ontwikkelingen vragen om andere competenties en een andere inrichting van onze IT-organisatie.

De Visie Regievoering I&A schetst dat in de huidige organisatiestructuur, waarin het cluster I&A organisatorisch is ingebed in de afdeling Bedrijfsvoering, een aantal rollen (denk aan informatiemanagement of informatiearchitectuur) niet of onvoldoende zijn ingevuld. De verklaring hiervoor is, dat de focus momenteel meer op de technische- en ondersteunende ICT functies op operationeel vlak ligt.

De visie bevat het voorstel om de I&A functie in een onafhankelijk Regiebureau I&A onder te brengen, gepositioneerd rechtstreeks onder de gemeentesecretaris, die daarbij als ambtelijk opdrachtgever zal fungeren. Vanuit het regiebureau I&A zal een regiemanager verantwoordelijk worden voor onder meer servicemanagement en leverings- en contractmanagement in relatie tot externe IT-leveranciers. Enkele informatiemanagers zullen daarnaast verantwoordelijk worden voor zogeheten virtuele business teams, waarin zij met functioneel beheerders en externe leveranciers van applicaties samenwerken. Deze informatiemanagers hebben nadrukkelijk een intermediaire rol tussen interne klant en externe leverancier. Enkele belangrijke wijzigingen ten opzichte van de huidige situatie bij de invoering van een regie-organisatie |&A zijn, dat er meer nadruk komt op regievoering op strategisch en

tactisch niveau en minder op het zelf beheren van IT-componenten door eigen medewerkers, dat er een meer zakelijke klant-leverancier relatie(zowel intern als extern) komt waarbij de kwaliteit van de door externe partners geleverde dienstverlening wordt bewaakt en het huidige beheer (servicedesk en changemanagement) verder wordt geprofessionaliseerd. Wat niet wijzigt, is het feit dat de wettelijk verplichte rol van Chief Information Security Officer (CISO) gelet op de gewenste onafhankelijkheid onder de concernstaf blijft vallen en dus niet in het regiebureau I&A zal worden ondergebracht. Dit geldt eveneens voor de functionaris gegevensbescherming (FG), die om dezelfde reden in de concernstaf is gepositioneerd. Wel voorzien wij een formatieve verruiming van de inzet voor de CISO, om daarmee tegemoet te komen aan de steeds hogere eisen die aan de gemeentelijke CISO worden gesteld.

Vervolg Proces besluitvorming De visie is op 14 september door ons college besproken en akkoord bevonden. Wij stellen de

raad

voor

om

deze

vast te stellen als kaderstellend

document.

De

raad

zal dit voorstel

bespreken in zijn vergadering van 5 oktober a.s. Eventuele aanvullende, richtinggevende uitspraken die uit de meningvormende behandeling voortvloeien zullen wij betrekken bij de verdere uitwerking van de voorstellen. Uitwerking organisatieplan De visie geeft op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de toekomstige IT-organisatie weer. Zoals aangegeven zal deze een uitwerking krijgen in een apart organisatieplan. Na

besluitvorming over de visie zullen wij op basis van dat organisatieplan starten met het voorbereiden en realiseren van de overdracht van activiteiten van de programmaorganisatie DNW naar de staande organisatie. Daarbij zal sprake zijn van een organisatieverandering (reorganisatie), die leidt tot de invulling van het nieuwe regiebureau I&A op basis van werving en selectie. De transitie van de huidige naar de gewenste situatie benaderen we als een separaat veranderprogramma, waarvoor wij een kwartiermaker zullen aanstellen. Financiën

In de zomerbrief 2021 hebben wij een raming opgenomen voor een verwachte structurele lastenstijging voor de I&A organisatie van onze gemeente, ten bedrage van € 313.000 per jaar. Deze raming was gebaseerd op recente benchmarkgegevens over de kosten voor I&A bij gemeenten van vergelijkbare grootte als Hof van Twente.

In vervolg hierop is in de bijlage van de visie een indicatieve prognose opgenomen van de mogelijke financiële gevolgen die verbonden zijn aan de vorming van het regiebureau ICT. Op basis van huidige inzichten komt die prognose uit op een (structurele) lastenstijging van € 274.000 per jaar. Op basis van deze prognose zullen wij een stelpost opnemen in de ontwerp programmabegroting 2022, die de raad binnenkort zal ontvangen. Hierbij merken wij

op dat pas in het organisatieplan dat uitgewerkt gaat worden voor de invoering van de regieorganisatie I&A een meer definitieve financiële en personele uitwerking gemaakt kan gaan worden.

Burgemeester en wethouders van Hof van Twente, de secretaris,

(geanonimiseerd) — a drs. D. Lacroix

iegster,

(geanonimiseerd) - H.A.M.

Nauta-van

Moorsel

MPM