1. Bijlage 2 bij VNG met Ledenbrief nieuwe versie Model Reglement van orde voor vergaderingen en andere vh college (1049753).pdf

Implementatiehandleiding Model Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college (nieuw model, december 2025) Inleiding en achtergrond actualisatie Het Model Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college is geactualiseerd. De vorige versie van het model dateerde uit 2005 en was aan een update toe. Onder andere in verband met de inwerkingtreding van de Wet open overheid en de wijziging van de artikelen inzake geheimhouding in de Gemeentewet. In het nieuwe model is gekozen voor een meer concrete en gestructureerde opzet. Zo zijn nu expliciet de dag en het tijdstip van collegevergaderingen benoemd. Verder is de volgorde van de artikelen aangepast, zodat deze beter aansluit bij het chronologische verloop van de besluitvorming. Daarnaast zijn enkele bepalingen toegevoegd die in veel recente gemeentelijke reglementen terugkeren, zoals afspraken over het tijdig aanleveren en afstemmen van stukken voorafgaand aan de vergadering. Tot slot zijn de artikelen, waar mogelijk, eenvoudiger en toegankelijker geformuleerd. Wettelijke termen zijn alleen gebruikt waar dit noodzakelijk is, zoals bij de term ontstentenis uit de Gemeentewet. Deze implementatiehandleiding gaat tegen die achtergrond in op de keuzes die het college bij het vaststellen van het reglement nog kan maken.

Voor elk artikel waarbij dat aan orde is, wordt kenbaar gemaakt wat er nog moet worden ingevuld of wat facultatief is en waarom. Daarbij wordt overigens opgemerkt dat de bepaling die het mogelijk maakt om de vergaderingen van het college in het openbaar te laten plaatsvinden is geschrapt. Hoofdregel in artikel 54 van de Gemeentewet is dat de vergaderingen van het college met gesloten deuren plaatsvinden en er zijn geen gevallen bekend waarin het college in het openbaar te vergaderen. Als het college de wens heeft wel in het openbaar te vergaderen, dan moet daartoe alsnog een bepaling aan het reglement van orde worden toegevoegd. Anders staat de Gemeentewet vergaderingen in het openbaar niet toe. Als een vergadering van het college openbaar is, dan staat verder in artikel 53, tweede lid, van de Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken. Artikelsgewijs Artikel 1. Definities Aan de definities van college, gemeentesecretaris, raad en voorzitter moet het college de naam van de gemeente toevoegen. Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen Dit artikel geeft de procedurele kaders voor het organiseren van de collegevergaderingen. In het eerste lid moet het college een keuze maken op welke dag, hoe laat en waar de vergadering in beginsel plaatsvindt. Dit kan bijvoorbeeld zijn: elke dinsdag om 10:00 uur in het gemeentehuis. Artikel 5.

Opnieuw beleggen vergaderingen Dit artikel geeft het college kaders voor het plannen van een nieuwe vergadering wanneer bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten

vng.nl

oorspronkelijke vergadering onvoldoende leden aanwezig zijn. Om misbruik van de regeling te voorkomen, is daarbij geregeld dat er sinds de oorspronkelijke vergadering een bepaald aantal uur verstreken moet zijn. Het is aan het college om een keuze te maken hoeveel uur dit is. Een suggestie is om te kiezen voor 24 uur. De nieuwe vergadering is dan op de volgende dag op hetzelfde tijdstip. Daarnaast moet het college een keuze maken hoeveel uur vóór de nieuwe vergadering de oproep wordt verstuurd. Bij het bepalen van dit laatste tijdstip is het van belang om dat de leden voldoende tijd moeten hebben om ervoor te zorgen dat zij aanwezig kunnen zijn en dat zij zich kunnen voorbereiden. Stel dat de oorspronkelijke vergadering gepland stond op dinsdag om 10:00 uur en er wordt een nieuwe vergadering belegd op woensdag om 10:00 uur, dan ligt het voor de hand ervoor te zorgen dat de oproep voor de nieuwe vergadering uiterlijk dinsdag aan het eind van de middag wordt verstuurd. Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken Dit facultatief op te nemen artikel geeft het college de mogelijkheid om te bepalen binnen welke termijn de ambtenaren voorstellen en stukken bij de gemeentesecretaris moeten aanleveren, waarbij de dag en het tijdstip moet worden opgenomen (artikel 8, eerste lid).

Een suggestie is om een termijn te hanteren waarbij de stukken uiterlijk drie werkdagen vóór de vergadering worden aangeleverd. Hiermee is er voldoende tijd voor het voorbereiden en verwerken van de stukken voor de vergadering. Het ligt voor de hand bij de keuze ook te betrekken welke keuze er in artikel 3, eerste lid, is gemaakt. Daarnaast bevat dit artikel twee andere leden, waarmee het college kan voorschrijven dat voorstellen en stukken eerst afgestemd moeten worden met het verantwoordelijke lid van het college (artikel 8, tweede lid) en dat deze via het daarvoor bestemde zaakssysteem moeten worden ingediend (artikel 8, derde lid). Dit biedt het college de mogelijkheid het ambtelijke werkproces goed op de besluitvorming in het college te laten aansluiten. Artikel 9. Agenda In het eerste lid moet het college vastleggen op welke dag vóór de vergadering de gemeentesecretaris de agenda en de bijbehorende stukken aan de leden van het college verstuurt. Afhankelijk van de gemaakte keuze in artikel 3 is de suggestie om een termijn van twee werkdagen vóór de vergadering te hanteren. Dit biedt doorgaans voldoende tijd om de vergadering voor te bereiden. Verder moeten gemeenten bepalen of het hier om een definitieve of een voorlopige agenda gaat. In sommige gem Daarnaast moet het college bepalen waar de vergaderstukken ter inzage liggen.

In de regel zal het daarbij om een digitaal vergaderplatform gaan, maar het is ook mogelijk dat de stukken fysiek beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld als het om de stukken gaat waarop het college wordt verzocht geheimhouding op te leggen. Tot slot biedt dit artikel de mogelijkheid om expliciet te maken dat het college aan het begin van een vergadering pas de definitieve agenda voor die vergadering vaststelt. Daartoe kan het college aan het eerste lid van dit artikel toevoegen dat de gemeentesecretaris een voorlopige agenda opstelt. Verder kan er dan in het vierde lid voor worden gekozen te bepalen dat de door het college vastgestelde agenda zo spoedig mogelijk openbaar wordt gemaakt. Denkbaar is ook dat gemeenten vanuit oogpunt van transparantie wel al voor de vergadering een (voorlopige) agenda openbaar maken. Artikel 11. Parafenbesluit Dit facultatief op te nemen artikel geeft het college de mogelijkheid om ook buiten de reguliere vergaderingen van het college besluiten te nemen. Deze bevoegdheid is echter beperkt tot Vereniging van Nederlandse Gemeenten

spoedeisende situaties waarbij het niet mogelijk is te wachten tot de volgende geplande vergadering. Dit sluit aan bij het uitgangspunt van de Gemeentewet dat besluitvorming tijdens de vergaderingen plaatsvindt. Het is aan het college om te bepalen of het college deze mogelijkheid wil opnemen of bijvoorbeeld wil volstaan met de mogelijkheid die artikel 3, tweede lid, biedt om digitaal te vergaderen. Artikelen 16 en 17. Slotbepalingen Het college moet in de slotbepalingen nog invullen wat de citeertitel van het oude reglement is, wanneer het nieuwe reglement in werking treedt en wat de citeertitel van het nieuwe reglement is door de naam van de gemeente toe te voegen. Tot slot moet de datum van vaststelling en van mededeling van het nieuwe reglement worden opgenomen.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten