Voorstel inkoop faciliteiten opvang

Voorstel Aan: Van: Zaaknummer: Documentnummer: Portefeuillehouder: Team: Datum vaststelling college: Vertrouwelijk: Fase BOB-cyclus:

gemeenteraad college van burgemeester en wethouders Z/23/192820 DOC-23718792 burgemeester Aptroot kernteam asielzoekers/Oekraïners/statushouders 9 mei 2023 nee beeldvormend, oordeelsvormend en besluitvormend

Onderwerp Gunning opdracht uitbreiding opvangplekken Oekraïne Beslispunten: 1. Geen wensen en bedenkingen te uiten op het voorgenomen besluit van het college om opdracht te geven aan de Maatschap producties voor de uitbreiding van de Oekraïne opvang met units Samenvatting voorstel Op 9 mei besloten het college het voornemen uit te spreken voor het verstrekken van bovenstaande opdracht. Wij maakten dit aan u kenbaar via een brief waarin wij u vroegen eventuele wensen en bedenkingen te uiten. U behandelde de brief op 16 mei in de oordeelsvormende vergadering. De uitkomst is dat u geen wensen of bedenkingen indient. Via dit voorstel vragen wij u om dit besluit formeel te nemen in uw vergadering van 23 mei 2023. Inleiding Wij bereiden de uitbreiding voor van het aantal opvangplekken voor Oekraïners. De opdracht voor de werkzaamheden en aanschaf van de benodigde units is hoger dan € 2.5 miljoen. Opdrachten vanaf deze waarde geeft de gemeente na een collegebesluit. Het voornemen tot dit besluit leggen wij vooraf voor wensen en bedenkingen aan u voor. Beoogd effect Het voldoen aan de opgave om Oekraïners te kunnen opvangen. Argumenten 1.1 Huidige contractpartij kan snel leveren Wij werken met een marktpartij - Maatschap producties - die naar tevredenheid onze opvanglocaties beheert. Voor de opening verbouwden zij beide opvanglocaties inclusief de inrichting.

Na de opening zorgen zij dat de gebouwen geschikt blijven of alsnog worden gemaakt voor opvang. Ter duiding: in Strijen zijn problemen met zowel riolering als mechanische ventilatie. Deze partij pakt dit voor ons op en zorgt voor herstel of vernieuwing. Hiervoor gebruiken zij doorgaans lokale vakmensen.

1/3

Het heeft onze voorkeur de goede samenwerking voort te zetten. Naast de goede ervaring kan deze partij binnen afzienbare tijd units plaatsen en inrichten. Vanwege spoed bij het inrichten van de opvanglocaties in 2022 is opdracht aan deze partij onder de hieronder beschreven uitzonderingsgrond ‘dwingende spoed’ gegeven. 1.2 vanuit inkoop doorlopen we een zorgvuldig traject Bij de hierboven genoemde opdrachtwaarde besteden we de opdracht in beginsel Europees aan. Er zijn hierop uitzonderingen mogelijk. Vanwege de snelheid waarmee we de opvangplekken nodig hebben kunnen we een beroep doen op de uitzonderingsgrond 'dwingende spoed". De regels voor deze uitzonderingsgrond moeten restrictief worden toegepast. Wij hebben ons daarom vooraf laten adviseren door onze advocaat. Na dit advies kozen we voor publicatie van een vrijwillig voornemen tot gunning op TenderNed. Belanghebbenden kunnen hier tot en met 16 mei bezwaar tegen maken. Door deze tussenstap verliezen wij enige tijd, maar minimaliseren we de risico’s. 1.3 er zijn geen formele bezwaren ingediend Belanghebbenden konden binnen 20 dagen bezwaar maken tegen ons voornemen tot opdracht verstrekking. Deze termijn liep 16 mei af. Er zijn twee reacties ontvangen, maar er zijn geen formele bezwaren ingediend. Kanttekeningen 1.1 Eén partij heeft laten weten mee te willen dingen Zoals aangegeven zijn er twee reacties ontvangen.

Eén partij heeft zich kenbaar gemaakt voor toekomstige opdrachten. De andere partij heeft aangegeven mee te willen dingen met deze opdrachten. Wij hebben met deze marktpartij contact gehad. Beide partijen hebben vervolgens gekozen om geen formeel bezwaar in te dienen. Binnenkort gaan we met elkaar in gesprek om elkaar te leren kennen en te bezien of er eventueel toekomstige, andere kansen liggen voor tijdelijke (woon)units. Duurzaamheid Bij de uitbreiding van de opvang maken we gebruik van units die voldoen aan het bouwbesluit en ‘all-electric’ zijn. We maken nog de afweging of zonnepanelen mogelijk zijn. Financiën Op het moment van schrijven van dit voorstel zijn er 2 mogelijkheden om de werkzaamheden en aanschaf van de units te dekken. In beide gevallen is dit vanuit de bijdrage die het rijk uitkeert aan de gemeenten. De voornaamste onderdelen van de regeling die dit mogelijk maakt zijn als eerste de zogeheten transitievergoeding voor een aantal specifieke kosten voor verbouwen/verplaatsen/realiseren van extra opvangplekken. Als tweede de zogeheten normvergoeding van € 83,- per plek per dag1. Uit deze bijdrage betalen wij leefgeld, beveiliging, (vervangende)inhuur, taalles, vervoer, huur douches of toiletten enzovoorts.

Dit is € 83,- x 281 x 365 = € 8.512.895,- voor een jaar opvang Strijen/Piershil. Aanvullende bijdrage bij opening uitbreiding Strijen per uiterlijk 1 oktober € 83,- x 100 x 90 = € 747.000,1

2/3

Mogelijkheid 1 is vergoeding van de kosten deels vanuit de transitievergoeding en deels vanuit de normvergoeding voor alle Hoeksche Waardse opvangplekken. Voor de zekerheid is deze mogelijkheid ter controle bij het Rijk voorgelegd. De regeling is niet altijd duidelijk. We willen het risico uitsluiten dat volgens het rijk de kosten voor uitbreiding volledig gedekt moeten worden uit de transitiekosten en normvergoeding van de uitbreiding zelf in plaats van vanuit het totaal. In dat geval duurt het circa 1 ½ jaar om de kosten voor de units en werkzaamheden te dekken. Dit vinden wij een risico omdat als de opgave plotseling stopt of de vergoedingen lager worden de gemeente met de financiële gevolgen wordt geconfronteerd. Ons voorstel voor dekking vanuit het totaal ligt nu ter goedkeuring voor. Mogelijkheid 2 is om het positieve resultaat van 2022 in te zetten als dekking. In 2022 hadden wij een resultaat van afgerond € 2.500.000,- op ‘opvang Oekraïne. Dit is bij de jaarrekening vrijgevallen in de algemene reserve. Indien nodig kunnen we de gemeenteraad vragen om dit geld weer terug te brengen in de opgave opvang Oekraïne. Deze mogelijkheid kost meer tijd. In de voorgesprekken en mailwisselingen lijkt het Rijk akkoord te gaan met de eerste mogelijkheid. In dat geval vindt de uitbreiding van de opvang voor de gemeente kostenneutraal plaats.

Communicatie Er vindt geen aanvullende communicatie plaats over dit voorstel. Uitvoering U liet ons binnen de door ons gevraagd snelle termijn weten geen wensen en bedenkingen te uiten. Vooruitlopend op uw besluitvorming op 23 mei in uw vergadering, hebben wij in de collegevergadering van 23 mei besloten opdracht te verstrekken. Wij werken dan door aan de realisatie van de extra opvangplekken en verwachten op korte termijn de vergunningaanvraag in behandeling te nemen. Na controle en verlening van de vergunning starten de werkzaamheden. Bijlagen - geen Aangeboden door, burgemeester en wethouders van gemeente Hoeksche Waard C. Rijnberg secretaris a.i. {{esl:Signer1:Signature:size(200,50)}}

Ch.B. Aptroot burgemeester {{esl:Signer2:Signature:size(200,50)}}

3/3