Startnotitie Verbonden partijen

Startnotitie Aan: Van: Zaaknummer: Documentnummer: Portefeuillehouder: Team: Datum vaststelling college: Vertrouwelijk: Fase BOB-cyclus:

gemeenteraad college van burgemeester en wethouders Z/21/081725 DOC-23721447 burgemeester Aptroot strategie/griffie 3 oktober 2023 openbaar beeldvormend, oordeelsvormend en besluitvormend

Onderwerp Startnotitie Verbonden partijen Wat zijn verbonden partijen? Een verbonden partij is volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft. Een financieel belang is:  een bedrag dat aan de verbonden partij ter beschikking is gesteld en niet verhaalbaar is als de verbonden partij failliet gaat;  of het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat als de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is zeggenschap door vertegenwoordiging in het bestuur of door stemrecht. Gemeente Hoeksche Waard kent verschillende soorten verbonden partijen:  Gemeenschappelijke regelingen  Stichtingen en verenigingen  Vennootschappen en coöperaties (deelnemingen) Voor een overzicht van onze verbonden partijen zie bijlage 1. Een nadere toelichting op deze verbonden partijen is opgenomen in de paragraaf Verbonden partijen van de gemeentelijke begroting en jaarrekening. Waarom deze startnotitie? De opdracht voor het opstellen van deze startnotitie komt voort uit de volgende zaken. Financiële verordening gemeente Hoeksche Waard 2021 Op grond van artikel 21 van deze verordening is het college gehouden tot het periodiek aanbieden aan de gemeenteraad van een Nota Verbonden partijen en stelt de raad deze nota vast.

Hoewel niet formeel door de gemeenteraad bekrachtigd, werd bij de start van de gemeente Hoeksche Waard de door de voormalige gemeenten in 2014/2015 vastgestelde en uitgewerkte “Nota Verbonden partijen gemeenten Hoeksche Waard” wel als richtlijn beschouwd voor het beleid ten aanzien van de verbonden partijen. Deze nota’s zijn als bijlage 2 bijgevoegd. Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022 In de loop van 2020 werd duidelijk dat naar verwachting in 2022 een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking zou treden. Deze wijziging heeft tot doel de democratische legitimatie 1/5

van gemeenschappelijke regelingen te versterken en de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden te versterken. Daarnaast worden de participatiemogelijkheden van burgers en belanghebbenden bij de besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen vergroot. De belangrijkste wijzigingen zijn:  Meer betrokkenheid gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen  Zienswijzen bij treffen/wijzigen college- en/of burgemeestersregeling  Reactie op zienswijzen ontwerpbegroting  Zienswijzen op andere besluiten dan ontwerpbegroting  Actieve informatieplicht bestuur samenwerkingsverband  Regionale raadsadviescommissie  Langere termijnen P&C-cyclus  Regionaal enquêterecht  Versterking positie rekenkamer(functie)  Betrokkenheid ingezetenen bij voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid  Verplichte afspraken rond evaluatie  Verplichte opneming van een uitgebreidere uittredingsregeling Gelet op deze impact heeft de auditcommissie in februari 2021 ingestemd met het voorstel om de actualisatie van het beleid ten aanzien van verbonden partijen (i.c. het opstellen van een nieuwe Nota verbonden partijen) pas op te pakken als de gewijzigde Wgr in werking zou zijn getreden. Dit is op 1 juli 2022 gebeurd.

Eind juni 2022 is in het driehoeksoverleg (burgemeester, griffier, gemeentesecretaris) afgesproken dat allereerst een Startnotitie verbonden partijen wordt opgesteld in samenwerking tussen griffie en ambtelijke organisatie. Raadsbesluit over rekenkameronderzoek “Grip op verbonden partijen! Balans bij drie verbonden partijen?” De Rekenkamer Hoeksche Waard is in mei 2022 het Casusonderzoek verbonden partijen gestart. De onderzoeksvraag luidt: hoe zijn de sturing, controle en verantwoording ten aanzien van de verbonden partijen georganiseerd en wat is de uitwerking hiervan in de praktijk. De Rekenkamer heeft het eindrapport aan de gemeenteraad aangeboden en dit is in de besluitvormende raadsvergadering van 7 maart 2023 vastgesteld (zie bijlage 3). Daarbij heeft de raad o.a. het college opgedragen een Startnotitie Verbonden partijen op te stellen en op basis daarvan een aangepaste Nota verbonden partijen ter besluitvorming aan de raad voor te leggen. De uitkomsten van dit Rekenkameronderzoek Verbonden Partijen worden vanzelfsprekend meegenomen bij het opstellen van de nieuwe nota.

Voor dit traject is van belang om aan te sluiten bij de planning: na behandeling van de startnotitie (in novembercyclus) een gezamenlijke bijeenkomst van raad en college waarbij de door de Rekenkamer benoemde “drie I’s” nader worden geduid en ingevuld: de mate en vorm van de informatievoorziening per verbonden partij, de gewenste mate van inspanning ambtelijk en bestuurlijk en de gewenste mate van invloed op iedere verbonden partij afzonderlijk. Deze werkwijze levert een toetsingskader voor het bepalen van de opstelling van de raad ten aanzien van ieder van de verbonden partijen. Startnotitie inhoudelijk De startnotitie wordt via het college aangeboden ter vaststelling in de gemeenteraad. De notitie is ten opzichte van het raadsbesluit van 7 maart jl. qua behandelplanning verder doorgezet in de tijd. De 2/5

agendadruk voor het zomerreces op de raadsleden lag hier voor de agendacommissie aan ten grondslag. Vooralsnog volgt in het eerste kwartaal van 2024 een raadsbesluit op een nieuwe nota Verbonden Partijen. Het kunnen beschikken over een actuele en adequate Nota verbonden partijen helpt de gemeenteraad bij het sturen op de kaders die aan de samenwerkingspartijen worden meegegeven bij het uitvoeren van hun respectievelijke taakstellingen en verantwoordelijkheden. De verbonden partijen verrichten, o.a. in naam van de gemeente Hoeksche Waard, belangrijke en complexe taken. De raad geeft de kaders aan, benoemt de gewenste effecten en bepaalt de financiële input daarvoor. Informeren, tussentijdse sturing, verantwoording en controle (governance), bijzondere afspraken en bestuurlijke betrokkenheid kunnen en moeten in de nota Verbonden partijen worden verankerd. Daarbij is maatwerk en aansluiting bij de lokale cultuur mogelijk, wenselijk en zelfs ook noodzakelijk. De raad kan zich daarover uitspreken. Het algemene kader krijgt voor iedere verbonden partij afzonderlijk een maatwerkinvulling die ook in de Nota Verbonden partijen wordt vastgelegd. De gemeenschappelijke regelingen hebben binnen hun eigen verantwoordelijkheid een zelfstandige rol in het toepassen van de wetswijzigingen.

Er zijn basaal 3 typen wijzigingen nodig: wijzigingen die geen afweging vergen, wijzigingen die wel en afweging vragen maar meer technisch van aard zijn, en tenslotte wijzigingen die wel om een afweging vragen en die direct aan de positie van de gemeenteraad raken. Voor deze laatste categorie is de nota Verbonden partijen met name bedoeld. De eerste twee vallen onder de ‘taakstelling’ voor de gemeenschappelijke regeling zelf. Uitgangspunten startnotitie 1. Bestuurlijk opdrachtgever: de burgemeester als portefeuillehouder Samenwerking andere overheden is opdrachtgever vanuit het college. Het ‘raadsdeel” van de opdracht komt vanuit de raad zelf, via de behandeling en besluitvorming van het Rekenkameronderzoek Verbonden Partijen: er is dus sprake van gedeeld opdrachtgeverschap. 2. Ambtelijk opdrachtgever: algemeen directeur (delegatie mogelijk). 3. Ambtelijk opdrachtnemer: directiesecretaris, in nauwe samenwerking met raadsadviseur. 4. Projectgroep: bestaat uit directiesecretaris en raadsadviseur, ad hoc aangevuld met relevante deskundigheid in ambtelijke organisatie en/of bij partners. 5. De verschillende partijen kennen op dit moment verschillende vormen van (ambtelijke) advisering. De vraag is of deze uniform en centraal zou moeten of dat hier diversiteit de voorkeur heeft. Regionale afstemming is wenselijk, maar niet gemakkelijk voor de hand liggend. 6.

Onze eigen ‘bestuurders’ in een van de verbonden partijen (collegeleden) zullen voorafgaand aan de nog te organiseren raadsbijeenkomst, worden bevraagd op hun visie op samenwerking en afstemming binnen de specifieke verbonden partij waarin zij de gemeente vertegenwoordigen. Ook tijdens de bijeenkomst zou een rol voor hen kunnen zijn weggelegd. 7. De nota Verbonden partijen moet ook aandacht geven aan de wijze van uittreding uit een gemeenschappelijke regeling in voorkomende gevallen en aan tussentijdse evaluatie-momenten.

3/5

8. Raadsbetrokkenheid (informatie, tussentijds oordeel) is belangrijk voor vlotte besluitvorming op de Planning en Control-momenten. 9. Afstemming met andere gemeenteraden, Provinciale Staten en het Algemeen Bestuur van het Waterschap is van evident belang; dit zijn immers onze partners in de regelingen. 10. Bij het opstellen van de Nota Verbonden partijen zullen de ambtelijk opdrachtnemers actief de huidige verbonden partijen benaderen voor afstemming en wederzijdse informatie-uitwisseling. 11. Met name voor de B.V.’s (Bres, RAD en OBHW) is gedegen aandacht voor Governance van belang, gezien de combinatie van ‘afstand’, financiële impact en relevantie in de samenleving. 12. Opdrachtnemers voor deze bestuurlijke opdracht betrekken waar nodig de ambtelijk, regionaal en/of politiek relevante partijen in, en buiten de organisatie. Ook de inhoud van de door de voormalige gemeenten vastgestelde “nota verbonden partijen” zal worden betrokken bij het opstellen van de nieuwe nota Verbonden partijen. 13. Voor de verwerking van de wettelijke wijzigingen vanuit de Wgr zoeken we zoveel mogelijk aansluiting bij voorstellen van de gemeenschappelijke regelingen zelf, en bezien deze kritisch op hun relevantie en wenselijkheid voor de gemeente Hoeksche Waard. Een concept indeling van de Nota Verbonden partijen is te vinden in bijlage 4. Planning november 2023

Vaststelling startnotitie in raad Projectgroep gaat aan de slag met voorbereiding nota en uitnodiging raad/college/externen t.b.v. bijeenkomst

november/december

Bijeenkomst raad/college/externen Organiseren bijeenkomst per verbonden partij richtinggevend voor de drie i’s

januari 2024

Verwerking input bijeenkomsten in concept nota Verbonden partijen, interne en externe afstemming Conceptnota ter eerste bespreking, daarna afronding nota en in procedure brengen

eerste kwartaal 2024

Besluitvorming Nota verbonden partijen

4/5

Bijlagen 1. Overzicht Verbonden Partijen biedt een compleet overzicht van de regelingen, de bestuurlijke betrokkenheid, de gezamenlijke partners, de juridische entiteit en het financieel beslag. 2. Door de voormalige gemeenten vastgestelde en uitgewerkte Nota’s verbonden partijen gemeenten Hoeksche Waard: a. Nota verbonden partijen gemeenten Hoeksche Waard (2014) b. Uitwerking Nota verbonden partijen gemeenten Hoeksche Waard (2015) c. Naar een goede wisselwerking tussen gemeenteraden en verbonden partijen in de Hoeksche Waard (2017) 3. Raadsbesluit 7 maart 2023 over Rekenkameronderzoek Grip op verbonden partijen! Balans bij drie verbonden partijen? 4. Concept indeling Nota Verbonden partijen Om een beeld te geven van de aard, omvang en strekking van de nota Verbonden partijen geeft deze bijlage een beeld van hetgeen van de nota inhoudelijk mag worden verwacht. Daarbij gaan compactheid, leesbaarheid en bruikbaarheid boven theoretisch/juridische volledigheid. De grondslagen zijn immers wettelijk al bepaald en hoeven we dus niet over te doen, en we starten bovendien niet vanuit een blanco situatie als het gaat om kennis, ervaring en sturing

5/5