Samenvatting aanbestedingsdocumenten hulpmiddelen.docx - Bevroren versie-1. Samenvatting aanbest

Samenvatting Aan Onderwerp Datum Zaaknummer

gemeenteraad Uitgangspunten aanbesteding “hulpmiddelen” 10 februari 2026 Z/25/336487

Doelstelling van de overeenkomst Middels een Europese aanbesteding wenst de gemeente twee partijen te selecteren voor: • De levering en inname van de hulpmiddelen: de hulpmiddelen worden in bruikleen of in eigendom (losse woonvoorzieningen) verstrekt; • Het aanpassen van de hulpmiddelen aan de beperkingen/kenmerken van de gebruiker • Het onderhoud aan de hulpmiddelen; • De service aan de hulpmiddelen. Doel en inzet van de hulpmiddelen Met behulp van de geselecteerde opdrachtnemers wenst de gemeente verantwoorde hulpmiddelen te leveren. Verantwoorde hulpmiddelen zijn hulpmiddelen die veilig, doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht zijn. Dit is het geval wanneer: • Het hulpmiddel een passende bijdrage levert aan het realiseren van een situatie waarin de gebruiker in staat wordt gesteld tot zelfredzaamheid of participatie en zo lang mogelijk in de eigen leefomgeving kan blijven. • Het hulpmiddel is afgestemd op de omstandigheden, behoeften, persoonskenmerken en mogelijkheden van de gebruiker. • Het hulpmiddel is afgestemd op de reële behoefte van de gebruiker. • Het hulpmiddel wordt verstrekt in overeenstemming met de op de beroepskracht rustende verantwoordelijkheid, voortvloeiende uit de professionele standaard. • Het hulpmiddel wordt verstrekt met respect voor en inachtneming van de rechten van de gebruiker.

Wettelijk kader en aanbestedingsprocedure Er zal een openbare Europese aanbestedingsprocedure worden doorlopen. Dit conform de geldende wetgeving Aanbestedingswet 2012. Hierbij zal het richtsnoer Gids Proportionaliteit in acht worden genomen. De inkoop van de hulpmiddelen zal conform de Wmo 2015 zijn. Daarnaast zal er met de gecontracteerde opdrachtnemers overeenkomsten worden afgesloten in het kader van privacy, gegevensbescherming en AVG. Marktbenadering en marktonderzoek Voorafgaand aan het opstellen van de aanbestedingsdocumenten heeft er in september 2025 een marktconsultatie plaatsgevonden. Tijdens deze marktconsultatie zijn 4 partijen uitgenodigd bij de gemeente Hoeksche Waard. De uitkomsten van deze marktconsultatie zijn mee in overweging genomen bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten.

Meer dan waard.

1/4

Ingangsdatum van de nieuwe overeenkomst De ingangsdatum van de nieuwe overeenkomst is 01-07-2026. De overeenkomst heeft een vaste looptijd van vier (4) jaar. De vaste looptijd van de overeenkomst eindigt van rechtswege op 30-06-2030. De overeenkomst kan drie (3) keer worden verlengd voor de duur van één (1) jaar. Totstandkoming nadere opdrachten Gemeente Hoeksche Waard beoordeelt of een cliënt voor zijn zelfredzaamheid en participatie een maatwerkvoorziening in de vorm van een hulpmiddel toegewezen krijgt. De verdeling van de aanvragen geschiedt op basis van een eerlijke verdeling over beide opdrachtnemers. Aanvragen van nieuwe cliënten zullen verdeeld worden op basis van postcodegebied. Dit zal halfjaarlijks worden gewisseld. Dit zodat beide leveranciers werkzaam zijn binnen de gehele gemeente Hoeksche Waard. Wanneer er een nieuwe aanvraag komt voor een reeds bestaande cliënt, zal deze aanvraag gaan naar de leverancier die reeds deze cliënt in de portefeuille heeft. Kritische prestatie indicatoren (KPI) Gemeente Hoeksche Waard zal in deze overeenkomst sterk sturen op de stabiliteit en continuïteit van de kwaliteit van de dienstverlening. Dit doen we met de volgende KPI’s: Onderwerp Levertijden

Levertijden

Levertijden

Klanttevredenheid

Meer dan waard.

Omschrijving 1) De levering van een hulpmiddel al dan niet met standaard aanpassingen vindt binnen maximaal 10 (tien) werkdagen na opdracht plaats. 2) De levering van een hulpmiddel met extra opties vindt binnen maximaal 15 (vijftien) werkdagen na opdracht plaats.

KPI De levering van een hulpmiddel dient uiterlijk 10 (tien) werkdagen na opdracht tot levering van de opdrachtgever plaats te vinden. De levering van een hulpmiddel dient uiterlijk 15 (vijftien) werkdagen na opdracht tot levering van de opdrachtgever plaats te vinden.

3) De levering van een hulpmiddel met individuele maatwerkaanpassingen of van een hulpmiddel uit de buitencategorie vindt binnen maximaal 30 (dertig) werkdagen na opdracht plaats. Minimaal 90% scoort gemiddeld met het rapportcijfer 7 of hoger.

De levering van een hulpmiddel dient uiterlijk 30 (dertig) werkdagen na opdracht tot levering van de opdrachtgever plaats te vinden. Klanttevredenheid dient minimaal gemiddeld het rapportcijfer 7 te scoren voor 90% van de respondenten. De gevraagde onderdelen; personeel, passing, levering, levertijd, service & onderhoud, telefonische bereikbaarheid van de opdrachtnemer en afhandeling klachten.

2/4

Naast de gestelde KPI’s is er ook een algemene boetebepaling opgenomen: Indien opdrachtnemer zich aan een ‘toerekenbare tekortkoming’ schuldig maakt en er sprake is van een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, is de opdrachtgever bevoegd, nadat hij opdrachtnemer schriftelijk in gebreke heeft gesteld met een nader door de opdrachtgever te bepalen termijn voor nakoming, een direct opeisbare boete op te leggen van € 5000,- en vervolgens een boete van € 500,- per dag voor elke dag dat het verzuim voortduurt. Geschiktheidseisen Met geschiktheidseisen toetst de gemeente of een inschrijver geschikt is om de opdracht uit te voeren. Om in te kunnen schrijven voor deze opdrachten moeten inschrijvers voldoen aan de volgende eisen: • Referentie o Opdrachtnemer heeft ervaring in het selecteren, passen en leveren van minimaal 75 Wmohulpmiddelen in 12 maanden. o Opdrachtnemer heeft ervaring in het onderhouden van minimaal 500 Wmo- hulpmiddelen in 12 maanden. • Certificering o De inschrijver heeft een vastgelegd en gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001 (of gelijkwaardig), dat periodiek door een geaccrediteerde instelling wordt getoetst. o De inschrijver heeft een ISO 14001 certificering (of gelijkwaardig).

• Verzekering o De inschrijver dient gedurende de gehele periode van de overeenkomst verzekerd te zijn voor aansprakelijkheid voor een bedrag van minimaal € 1.000.000,- per gebeurtenis per jaar, tot een minimaal verzekerd bedrag van € 2.500.000,- per verzekeringsjaar. Gunningscriterium De inschrijvingen worden beoordeeld op basis van het gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitverhouding. De volgende subgunningscriteria zijn van toepassing: Gunningscriteria Prijs Kwaliteit 1 Communicatie en levertijden 2 Duurzaamheid

Maximaal te behalen punten 600

Totaal

1000

300 100

Aan inschrijvers wordt gevraagd om prijzen in te dienen voor de hulpmiddelen middels een inschrijfbiljet, welke ingedeeld zijn in diverse categorieën. Daarnaast wordt er een plan van aanpak gevraagd op communicatie en levertijden en duurzaamheid. De gemeente is voornemens om de opdracht te gunnen aan de twee partijen welke de inschrijving hebben gedaan met de beste-prijskwaliteit verhouding.

Meer dan waard.

3/4

Duurzaamheid In de aanbesteding is aandacht gevraagd voor duurzaamheid. • In het programma van eisen stelt de gemeente de opdrachtnemer in de gelegenheid om gebruikte hulpmiddelen in te zetten voor verhuur. • In de gunningscriteria is er een gunningscriteria duurzaamheid opgesteld: De inschrijver wordt gevraagd een plan van aanpak in te dienen, waarin hij beschrijft op welke wijze hij invulling geeft aan duurzaamheid. Op welke manier wordt duurzaamheid en circulariteit (m.b.t. hulpmiddelen) toegepast binnen de hele keten van dienstverlening, materialen en (vrijkomende) afval- en grondstoffen. SROI Gemeente Hoeksche Waard vindt maatschappelijk verantwoord ondernemen belangrijk. We willen opdrachtnemers stimuleren om mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt aan werk te helpen. Daarom legt de gemeente een verplichting op aan opdrachtnemers, om de kansen op (duurzaam) werk voor mensen met een afstand tot arbeidsmarkt te vergroten. Dat noemen we social return. Voor deze opdracht dient de opdrachtnemer ten minste 2% van de opdrachtwaarde in te zetten voor de social return verplichting.

Meer dan waard.

4/4