RK HW - Startnotitie quick scan leges DEF

Aan:

Van: Betreft: Datum:

De leden van de gemeenteraad De griffier Het college van B&W De gemeentesecretaris De controller (vaste contactpersoon van de rekenkamer) Rekenkamer Hoeksche Waard (RK HW) Startnotitie Rekenkameronderzoek ‘Quick scan leges’. 9 september 2022

In haar jaarplan heeft de RK HW aangegeven dat zij onderzoek gaat doen naar leges. Middels deze startnotitie informeren wij de raad, college en ambtelijke organisatie van de start van dit onderzoek.

1. Aanleiding Leges is het bedrag dat een inwoner moet betalen aan de gemeente voor het gebruik van haar diensten of producten. Het bedrag dat de gemeente vraagt mag maximaal 100% kostendekkend zijn. Er mag door de gemeente geen ‘winst’ op leges worden gemaakt, ook niet om een ander belangrijk doel van de gemeente uit te betalen. De gemeenteraad kan bepalen dat de kostendekkendheid lager is dan 100%, bijvoorbeeld door inzet van de algemene middelen. Dat is een bestuurlijke keuze. Met de start van de nieuwe gemeente Hoeksche Waard per 1 januari 2019 zijn de leges uit de voormalige gemeenten geharmoniseerd. Het harmoniseren is gedaan op basis van een voorstel vanuit de “Werkgroep harmonisatie gemeentelijke heffingen”. Daarna is de verordening, sinds 2019, nog een aantal keren geactualiseerd. Via een quick scan wil de RK HW de actuele situatie rondom de leges bekijken, daarbij onder andere ingaand op de transparantie van de gemaakte en de te maken keuzes.

2. Achtergrondinformatie Om leges te mogen heffen dient de gemeenteraad een legesverordening vast te stellen. In de verordening staan bepalingen over:1  De activiteiten waarvoor de gemeente leges in rekening brengt;  De tarieven die de gemeente hiervoor hanteert;  De grondslagen die de gemeente hanteert bij het heffen van de leges. Daarnaast moet de gemeente een onderbouwing geven van de kosten die aan de dienstverlening zijn verbonden. Ondanks diverse wettelijke bepalingen heeft de gemeenteraad nog invloed op diverse aspecten van de leges. Zie onderstaande inzet.

1

Bron: https://vng.nl/artikelen/leges

Rekenkamer Hoeksche Waard

Wat valt er te kiezen voor de gemeenteraad bij het heffen van leges? De gemeenteraad heeft een aantal keuzemogelijkheden met betrekking tot de heffing van leges. Zo is het uiteindelijk aan de gemeenteraad om te bepalen: • Welke leges worden geheven • Wat de hoogte is van de tarieven die worden gehanteerd • Hoe de kosten worden toegerekend. Belangrijk hierbij is dat de gemeenteraad weet dat er bepaalde kaders zijn waarbinnen de legesheffing zich afspeelt. Naast de eis dat de opbrengsten de kosten niet mogen overstijgen, zijn er voor bepaalde diensten van de gemeente ook maximumtarieven vastgesteld door het Rijk. Gemeenten dienen zich bij vaststelling van de tarieven te houden aan deze maximale tarieven. Bron: Letterlijk overgenomen van https://vng.nl/artikelen/leges, benaderd op 9 september 2022

In de allereerste raadsvergadering van de gemeente Hoeksche Waard op 2 januari 2019 werd de legesverordening 2019 voor de nieuwe gemeente vastgesteld. Daarna werd de legesverordening een aantal keer geactualiseerd. Voor een overzicht verwijzen we naar de onderstaande tabel. Elk jaar in december is een legesverordening voor het daaropvolgend kalenderjaar vastgesteld. De afgelopen jaren is de legesverordening tweemaal tussentijds aangepast. Eenmaal de tarieventabel in verband met de aanpassing van de wettelijke tarieven voor paspoorten en rijbewijzen en eenmaal werd de verordening tussentijds gewijzigd om financiële verlichting te geven aan horeca-ondernemers in het kader van Covid-19. Raadsbesluit

Naam

Toelichting

Looptijd (volgens Overheid.nl)

2 januari 2019

Legesverordening 2019

Eerste legesverordening

11/1/2019 tot en met 31/12/2019

17 december 2019

Legesverordening 2020

Verhoging met 1,4% o.b.v. de

01/01/2020 tot en met 26/02/2020

begroting (collegebesluit)

Legesverordening 2020

Aanpassing wettelijke tarieven

27/02/2020 tot en met 31/12/2020

voor paspoorten en rijbewijzen 15 december 2020

Legesverordening 2021

Verhoging met 1,8% o.b.v.

1/1/2021 tot en met 29/06/2021

Perspectiefnota 15 juni 2021

1e wijziging

Financiële verlichting horeca

30/06/2021 tot en met 31/12/2021

Verhoging met 1,6% o.b.v.

1/1/2022 tot en met heden

legesverordening 2021 14 december 2021

Legesverordening 2022

Perspectiefnota

Rekenkamer Hoeksche Waard

3. Doelstelling, onderzoeksvraag en afbakening onderzoek De doelstelling van deze quick scan is om inzicht te geven in welke veranderingen in de leges hebben plaatsgevonden (vanaf de start van Hoeksche Waard tot aan nu), wat de overwegingen waren van deze wijzigingen en hoe dit alles uiteindelijk tot stand zijn gekomen. Er wordt hierbij gekeken naar beleid, proces en organisatie. Vooraf merken we op dat dit geen uitgebreid onderzoek is naar kostendekkendheid van leges. Mochten de bevindingen uit de quick scan daar aanleiding toe geven dan kan mogelijk op een later moment een diepgaander onderzoek hiernaar worden gedaan door de RK HW. Ook merkt de RK HW op dat wordt gekeken naar de leges van de gemeente Hoeksche Waard en niet naar de gemeenten van voor de herindeling. De centrale vraag van de quick scan luidt: “Welke ontwikkelingen hebben de leges doorgemaakt in Hoeksche Waard, welke keuzes liggen daaraan ten grondslag en op welke manier heeft de raad haar rol vervuld?” Dit kan worden gesplitst in de volgende deelvragen: 1. Heeft de gemeente een legesbeleid geformuleerd? 2. Hoe is de opbouw van de leges en hoe wordt dit onderbouwd? 3. Zijn er diensten waarvoor geen leges worden geheven (vrijstellingenbeleid) en zo ja, welke? Wat zijn de overwegingen voor deze keuze? 4.

Hoe verhoudt zich de hoogte van de huidige leges van de gemeente Hoeksche Waard zich ten opzichte van andere gemeenten? 5. Welke ontwikkelingen hebben de leges doorgemaakt in Hoeksche Waard sinds 2019? 6. Wie bepaalt wanneer welke leges aangepast worden en welke ruimte heeft de raad danwel het college hierin? 7. Welke rol vervult de raad met betrekking tot leges vanuit haar kaderstellende en controlerende rol en op welke wijze komt de volksvertegenwoordigende rol tot uitdrukking? 8. In hoeverre heeft de raad randvoorwaarden of criteria geformuleerd ten aanzien van leges? De RK HW zal deze quick scan in eigen beheer uitvoeren. De RK HW voelt zich betrokken bij de gemeente en is intrinsiek gemotiveerd om dit onderzoek uit te voeren.

4. Onderzoeksaanpak Voor het uitvoeren van deze quick scan worden de volgende stappen genomen. Stap 1: Introductiegesprek ambtelijke organisatie In het introductiegesprek gaat de RK HW in gesprek met voor dit onderzoek relevante personen uit de ambtelijke organisatie. De RK HW licht de quick scan toe en maakt afspraken over bijvoorbeeld hoe de communicatie plaatsvindt. Daarnaast vraagt de RK HW om suggesties voor de te interviewen personen. Verder vindt overleg plaats over welke documenten relevant zijn voor deze quick scan. Stap 2: Documentstudie Relevante documenten ten aanzien van de leges zullen worden bestudeerd, zoals bijvoorbeeld de legesverordeningen en bijbehorende raadsvoorstellen.

Rekenkamer Hoeksche Waard

Stap 3: Interviews Interviews zullen plaatsvinden met portefeuillehouders, betrokken ambtenaren en eventuele derden. Stap 4: Analyse en opstellen rapport De bevindingen vanuit de documenten en de interviews worden geanalyseerd. De RK HW stelt een conceptnota van bevindingen op. Stap 5: Ambtelijke check De nota van bevindingen wordt voorgelegd aan de ambtelijke organisatie voor ambtelijk wederhoor. Hierbij wordt de ambtelijke organisatie gevraagd of de feiten in de concept-nota van bevindingen correct zijn. Indien de ambtelijke organisatie constateert dat iets niet correct is dan dient zij dit te onderbouwen met bronnen, zoals documentatie. De RK HW verifieert deze bronnen en past indien nodig de nota van bevindingen hierop aan. Stap 6: Bestuurlijke nota De RK HW vult de nota van bevindingen aan met een bestuurlijke nota, waarin de conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen. Stap 7: Publicatie van het eindrapport Het definitieve rapport wordt aangeboden aan de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Hierna maakt de RK HW het rapport openbaar. De RK HW licht het rapport graag in een raadsbijeenkomst verder toe.

5. Planning van het onderzoek De RK HW zal deze quick scan in 2022 uitvoeren.