RK HW - Onderzoek rollen van de raad startnotitie DEF

Aan:

Van: Betreft: Datum:

De leden van de gemeenteraad De griffier Het college van B&W De gemeentesecretaris De controller (vaste contactpersoon van de rekenkamer) Rekenkamer Hoeksche Waard Startnotitie Rekenkameronderzoek ‘Rollen van de raad’. 19 november 2021

1. Aanleiding Een gemeenteraadslid heeft drie rollen: kaderstellen, controleren en volksvertegenwoordiger zijn. Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 onderzoekt de Rekenkamer Hoeksche Waard (RK HW) op welke wijze gemeenteraden invulling geven aan deze rollen, om zo een inspirerende bijdrage en praktische tips te geven aan de gemeenteraad na de verkiezingen van 2022 in Hoeksche Waard. De RK HW heeft Stibabo de opdracht gegund vanwege de aanwezige expertise. Stibabo voert in opdracht van de RK HW het onderzoek uit. De RK HW blijft verantwoordelijk voor het onderzoek en de uiteindelijke rapportage. In onderstaande notitie vindt u meer informatie over dit onderzoek.

2. Achtergrondinformatie Kaders stellen en controleren zijn twee zaken die nauw met elkaar verweven zijn. Kaderstelling werkt vaak door in de controle: Goede kaders geven vooraf, maakt controle achteraf makkelijker. Door het steeds groter wordende takenpakket van de gemeente (bijvoorbeeld als gevolg van de decentralisaties in het sociaal domein, duurzaamheid en de Omgevingswet) neemt het belang van goede kaderstelling en controle toe. De gemeenteraad is het hoogste kaderstellende en controlerende orgaan binnen de gemeente. Uit een onderzoek onder raadsleden blijkt dat raadsleden dat in de praktijk niet zo ervaren1: Raadsleden vinden dat de gemeenteraad evenveel invloed heeft op de kaderstelling als wethouders (zie onderstaand figuur).

Bron: Onderzoek “Rol en positie van de gemeenteraad”, Nederlandse Vereniging voor Raadsleden (2020) 1

https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/publicatieversie_rapportage_rol_en_positie_gemeenteraad.pdf

1/4

Rekenkamer Hoeksche Waard

Er is een informatie-ongelijkheid tussen raadsleden enerzijds en het college anderzijds. Een college beschikt over een ambtenarenapparaat dat dagelijks met een onderwerp bezig is. Het college heeft uiteraard de taak om de raad zo goed als mogelijk te informeren en om aan de raad alle informatie te verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft. Voor de uitoefening van de drie rollen heeft een raadslid wettelijke instrumenten ter beschikking.2 In het geval van kaderstelling gaat het onder andere om moties, amendementen, het budgetrecht, etc. Bij controle gaat het bijvoorbeeld om schriftelijke vragen, het recht van enquête en onderzoek en de rekenkamer. Het goed uitoefenen van de drie rollen vraagt om een adequate inzet van dit instrumentarium. In dit onderzoek wil de RK HW onder andere kijken naar hoe de instrumenten het meest effectief kunnen worden ingezet.

3. Onderzoeksvraag en definities De doelstelling van dit onderzoek is om te kijken op welke wijze invulling kan worden gegeven aan de rollen die een raadslid heeft, om op basis van die uitkomsten inspirerende en praktische tips te geven voor het optimaliseren van de rollen. De RK HW kijkt dus vooral hoe andere gemeenten het doen of hebben gedaan en hoopt op die wijze de gemeenteraad van Hoeksche Waard te inspireren. Gelet op de jonge geschiedenis van de gemeenteraad kijkt de RK HW slechts beperkt hoe de gemeenteraad van Hoeksche Waard sinds 1 januari 2019 is gestart. Het onderzoek kijkt in die zin meer vooruit dan terug. De onderzoeksvraag luidt: “Op welke wijze hebben andere gemeenteraden hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol vormgegeven en wat kan dit betekenen voor de gemeente Hoeksche Waard? De onderzoeksvraag is op te splitsen in de volgende deelvragen: 1. Beleid en organisatie: Hoe kunnen processen rond kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging worden ingericht? Wat zijn randvoorwaarden voor een gemeenteraad om een goede invulling te geven aan de kaderstellende, controlerende en volksvertenwoordigende rol (ondersteuning vanuit de griffie, ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie t.a.v. informatievoorziening, eigen capaciteit)? 2.

Uitvoering: Hoe verlopen kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging in de praktijk? Welke ervaringen hebben andere gemeenten opgedaan hiermee? Op welke wijze (actief en passief) kan een gemeenteraad gebruikmaken van de ter beschikking staande instrumenten en mogelijkheden voor kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging? Hoe kunnen deze instrumenten het meest effectief toegepast worden? 3. Terugblik Hoeksche Waard: Hoe zijn de processen rond kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging ingericht in Hoeksche Waard? Welke visie hebben raadsleden op deze rollen? In hoeverre bestaat er duidelijkheid en overeenstemming tussen de gemeenteraad en het college over de onderlinge rol en taakverdeling met betrekking tot kaderstelling? Hoe waarderen betrokkenen de huidige praktijk van kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging? Op welke wijze wordt de gemeenteraad door het college in staat gesteld de kaderstellende en controlerende rol in te vullen? Ontvangt de gemeenteraad tijdige en relevante informatie van het college om (tussentijds) kaders te kunnen stellen en te controleren? Vinden kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging op hoofdlijnen plaats of meer op details en waarom? 2

Voor een overzicht ten aanzien van kaderstelling en controle, zie: https://kennisopenbaarbestuur.nl/media/256219/om-de-controle-door-de-raad.pdf

2/4

Rekenkamer Hoeksche Waard

4. Toekomst Hoeksche Waard: Welke praktische tips kan de RK HW aan de nieuwe gemeenteraad meegeven voor de mogelijke toekomstige invulling van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol? Welke ‘best practices’ ten aanzien van kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging die worden toegepast in andere gemeenten kunnen een inspiratie vormen voor Hoeksche Waard? “Kaderstelling” is geen vastomlijnd begrip: er wordt geen definitie gegeven in de Wet dualisering gemeentebestuur noch in de Gemeentewet. Vooralsnog houdt de RK HW de volgende definitie aan (gebaseerd op de 3 w’s: Wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen, wat mag dat kosten?): Kaderstelling is het benoemen van doelen die bereikt moeten worden op een bepaald tijdstip, met daarbij inhoudelijke randvoorwaarden voor de activiteiten die uitgevoerd moeten worden om de doelen te bereiken en het stellen van financiële randvoorwaarden. Op eenzelfde manier houdt de RK HW de volgende definitie aan voor controle: Controle is het onderzoeken of de gestelde doelen zijn bereikt en de uitvoering binnen de gestelde inhoudelijke en financiële randvoorwaarden is gebleven.

4. Onderzoeksaanpak Voor het uitvoeren van dit onderzoek worden de volgende stappen genomen. Stap 1: Startgesprek Gezien het onderwerp van het onderzoek houdt de RK HW tezamen met de externe onderzoekers een startgesprek met de griffie. Tijdens het startgesprek wordt het doel van het onderzoek besproken, de wederzijdse verwachtingen uitgesproken en worden nadere werk-afspraken gemaakt. Stap 2: Best practices andere gemeenten Met behulp van documentstudie wordt gekeken hoe processen rond kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging kunnen worden ingericht. Dit om te kijken hoe andere gemeenten deze processen hebben ingericht en ‘best practices’ zowel als leerervaringen van andere gemeenten op dit gebied te inventariseren. Hierbij wordt in eerste instantie gekeken naar referentiegemeenten met soortgelijke karakteristieken als de gemeente Hoeksche Waard. Mogelijk komt de RK HW andere voorbeelden op het spoor; de RK HW zal dit meenemen in de rapportage aan de gemeenteraad. Door middel van interviews met experts wordt duiding gegeven aan de gevonden resultaten in de documentstudie en kunnen verdere goede voorbeelden van kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging worden opgehaald, wellicht ook uit andere gemeenten. Te denken valt aan interviews met vertegenwoordigers van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, de Vereniging van Griffiers, e.d.

Stap 3: Terugblik Hoeksche Waard Er wordt gekeken naar documenten die de rollen van de gemeenteraad in de praktijk beschrijven, zoals beleidsdocumenten, begrotingen, moties, amendementen, initiatiefvoorstellen e.d. Hierbij wordt o.a. gekeken naar wanneer het college de gemeenteraad in de gelegenheid stelt om kaders te stellen, wanneer de gemeenteraad die rol zelf pakt en op welke manier er invulling aan wordt gegeven.

3/4

Rekenkamer Hoeksche Waard

Daarnaast wordt door middel van interviews onderzocht welke opvattingen, waardering en wensen de betrokken partijen in Hoeksche Waard hebben ten aanzien van de rollen van de gemeenteraad. De RK HW stelt voor interviews en groepsgesprekken te houden met o.a. raadsleden, wethouders, de burgemeester, vertegenwoordigers vanuit de griffie en de ambtelijke organisatie. Stap 4: Analyse en opstellen rapport In deze stap wordt de informatie uit stap 2 en 3 geanalyseerd en gekeken welke inzichten de RK HW de nieuwe gemeenteraad kan meegeven. Op deze manier wordt inzichtelijk welke mogelijkheden er zijn om de rollen van de gemeenteraad in Hoeksche Waard in de toekomst verder te optimaliseren. De RK HW heeft vooral voor ogen om een toegankelijk, handzaam en vooral praktisch rapport te schrijven. Stap 5: Feitencheck Nota van Bevindingen De Nota van Bevindingen wordt voorgelegd voor een feitencheck. Stap 6: Bestuurlijke nota De RK HW maakt de Bestuurlijke Nota, waarin de conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen. Stap 7: Publicatie van het eindrapport Het definitieve rapport wordt aangeboden aan de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Hierna maakt de RK HW het rapport openbaar.

5. Doorlooptijd onderzoek Het onderzoek start in het najaar van 2021 en de RK HW verwacht in het 2e kwartaal van 2022 het eindrapport aan de gemeenteraad te kunnen aanbieden.

4/4