RIB - processtappen plan van aanpak

Informatiebrief Aan: Van: Zaaknummer: Documentnummer: Portefeuillehouder: Team: Datum vaststelling college: Vertrouwelijk: Fase BOB-cyclus:

Gemeenteraad College van burgemeester en wethouders Z/22/174230 DOC-22636745 Burgemeester Aptroot HRM Nee Beeldvormend

Onderwerp Processtappen plan van aanpak over de opvolging van de aanbevelingen uit het rapport ‘Samenwerking en cultuur binnen de gemeente Hoeksche Waard’. 1. Inleiding Begin oktober 2022 is het onderzoeksrapport ‘Samenwerking en cultuur binnen de gemeente Hoeksche Waard’ opgeleverd. Het college en directieteam omarmen de aanbevelingen uit het rapport en willen met de opvolging hiervan de organisatieontwikkeling versterken, het samenspel tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie verbeteren en de sturingsfilosofie (zonodig) herijken. Met deze raadsinformatiebrief informeren we u over de stappen om te komen tot een gezamenlijk ontwikkeld en gedragen plan van aanpak. 2. Stappen tot nu toe Sinds het uitkomen van het rapport zijn er informatiebijeenkomsten gehouden. De tijdlijn van deze bijeenkomsten is de volgende: •

• • • •

Maandag 3 oktober toelichting van burgemeester en onderzoeker(s) en verzending rapport aan verschillende gremia (fractievoorzitters, college, directieteam, Ondernemingsraad (OR) en teammanagers) Dinsdag 4 oktober toelichting rapport aan medewerkers Woensdag 5 oktober persbericht Maandag 17 oktober vragenuurtjes voor medewerkers over het rapport Maandag 17 oktober informele raadsbijeenkomst over het rapport

3. Voorgenomen vervolgstappen De stappen uit punt 2 zien we als ‘informatiefase’. Vanaf nu willen we samen gevolg geven aan de aanbevelingen van het rapport. Met onderstaande bijeenkomsten willen we betekenis geven aan de aanbevelingen van het rapport door de vervolgstappen samen te concretiseren. Dit leidt tot een gedragen plan van aanpak. Dit willen we doen in samenspel met gemeenteraad, college, directieteam, OR en ambtelijke organisatie.

1/2

Ambtelijke organisatie: Na het uitkomen van het rapport zijn er in verschillende reguliere overleggen gesprekken gevoerd over de beleving en aanbevelingen van het rapport. Zo hebben directieteam en teammanagement het gesprek gevoerd en de teammanagers met hun eigen teams. Om verder opvolging te geven en te komen tot een plan van aanpak staan onder meerdere bijeenkomsten gepland met directie, teammanagers, OR en medewerkers. College – Directieteam: Datum nog vast te stellen: gesprek college – directieteam over de opvolging van de aanbevelingen van het rapport. Gemeenteraad: Uw raad bepaalt of u het rapport en de wijze waarop u bij de vervolgstappen betrokken wilt worden tijdens een openbare raadsvergadering (BOB-cyclus) wilt bespreken. Voorgesteld wordt een afvaardiging van uw raad, 3 leden van de coalitie en 3 leden van de oppositie, deel te laten nemen aan de raadadviesgroep. Het doel van deze raadadviesgroep is te adviseren over de aanpak van de opvolging van de aanbevelingen. De uitkomsten en resultaten van de bovenstaande bijeenkomsten worden gebundeld in een plan van aanpak, dat wordt opgeleverd in Q1 2023. Gedurende dit proces om te komen tot het plan van aanpak wordt naast de raadadviesgroep een werkgroep geformeerd met vertegenwoordiging uit de ambtelijke organisatie; burgemeester, loco burgemeester, loco gemeentesecretaris, DT, TM, HRM en OR.

De burgemeester is bestuurlijk opdrachtgever. De loco gemeentesecretaris is ambtelijk opdrachtnemer en daarmee verantwoordelijk voor de uitwerking en uitvoering van deze opdracht. 4. Communicatie We vinden het belangrijk om uw raad en alle medewerkers van de organisatie goed op de hoogte te houden van de stappen die we zetten. Ook willen we medewerkers op een snelle, tijdige en laagdrempelige manier uit kunnen nodigen om een bijdrage te leveren binnen deze processtappen. Daarom zijn we gestart met een interne nieuwsbrief, die zowel via intranet als via de teammanagers wordt verspreid. Uw raad informeren we via de dagmail (voor korte berichten) en raadsinformatiebrieven (bij belangrijke processtappen). Tot slot: College en directieteam nemen in november en december 2022 samen de tijd om tot een plan van aanpak voor de opvolging van de aanbevelingen van het rapport te komen. Verbeterstappen om het samenspel tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie te verbeteren (‘Hoe’) en de inhoudelijke organisatieontwikkeling naar een volgend niveau te brengen (‘Wat’). In het plan van aanpak worden de gekozen doelen en resultaten opgenomen en het plan wordt in Q1 2023 opgeleverd. Uw raad wordt geïnformeerd middels nieuwsbrief, dagmail en raadsinformatiebrieven. Voorgesteld wordt een afvaardiging van uw raad deel te laten nemen aan de raadadviesgroep.

Bijlage: onderzoeksrapport ‘Samenwerking en cultuur binnen de gemeente Hoeksche Waard’

2/2