Rekenkameronderzoek vastgoed Hoeksche Waard - Conclusies

1. Bestuurlijke nota

1.1 Inleiding De Rekenkamercommissie Hoeksche Waard (RKHW) heeft een onderzoek verricht naar het gemeentelijk vastgoed van de vijf gemeenten in de Hoeksche Waard. Doelstelling van het onderzoek is de kennis over en het inzicht in de informatie over vastgoed, die aanwezig moet zijn voor de raad, te vergroten. Zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol goed kan uitvoeren en tevens oog kan hebben voor de vastgoedmatige consequenties van besluitvorming. De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: Welke informatie en in welke vorm hebben de afzonderlijke vijf gemeenteraden van Hoeksche Waard nodig om weloverwogen kaders te stellen en te controleren voor het gemeentelijk vastgoed(beleid)? Het onderzoek bestaat uit drie onderdelen. Ten eerste is de omvang en waarde van het totale gemeentelijk vastgoed (in bezit van de vijf gemeenten) onderzocht. Een verrijkte vorm van het antwoord op deze vraag is te vinden in het Vastgoedoverzicht dat als bijlage is toegevoegd. Ten tweede zijn de relevante beleidskaders per gemeente onderzocht. In de bijlagen per gemeente wordt een inzicht gegeven in de kaders die raad en college hebben vastgesteld ten aanzien van vastgoed, wat hiervan de status is en hoe deze zich verhouden tot het normenkader. Tot slot wordt aandacht besteed aan de rol van de gemeenteraad.

Hierbij is de vraag gesteld welke informatie aangaande vastgoed beschikbaar wordt gesteld aan de respectievelijke gemeenteraden en hoe dit beoordeeld wordt vanuit het oogpunt van professioneel vastgoedbeheer. De uitwerking van bovengenoemde onderzoeksvragen staat vermeld in de Nota van Bevindingen (deel 2 van deze rapportage). Een nadere onderbouwing van de onderzoeksresultaten per gemeente is separate bijlagen opgenomen.

1.2 Conclusies Uit de bevindingen van de Nota van Bevindingen en de specifieke bijlagen per gemeente volgen onderstaande conclusies. C.1. De totale omvang en waarde van de vastgoedportefeuille van de gemeenten in de Hoeksche Waard is inzichtelijk. Toelichting: Met de uitvoering van dit onderzoek is bekend wat de actuele omvang en waarde van het vastgoed van de vijf gemeenten is. Of dit beeld volledig en betrouwbaar is, is echter niet vastgesteld. Wel bevat het Vastgoedoverzicht een eenduidige indeling van de vastgoedportefeuille voor elke gemeente.

Onderzoek naar gemeentelijk vastgoed in de Hoeksche Waard | 13 november 2017 | Pagina 1/19

C.2. Afgezien van de gemeente Oud-Beijerland hebben de gemeenteraden in de Hoeksche Waard geen kaders vastgesteld die uitspraken doen over beheer en exploitatie van het eigen vastgoed. Toelichting: In vier van vijf gemeenten ontbreekt een vastgoedbeleid dat door de raad is vastgesteld. Oud-Beijerland beschikt sinds 2010 wel over vastgoedbeleid, maar dit bevat nog onvoldoende richtlijnen of instrumenten om op doeltreffendheid en doelmatigheid te sturen. Transparante spelregels over het in gebruik geven van gemeentelijke gebouwen, zoals uniforme richtlijnen voor verhuur, zijn in brede zin afwezig. C.3. Actueel in de gemeenten is de ontwikkeling van voorzieningenbeleid, met de ambitie om beleidskeuzen te maken die vraag naar (maatschappelijke) voorzieningen sturen. De aansluiting met het beleid over het aanbod van vastgoed ontbreekt over de gehele linie. Toelichting: Voor het kunnen werken met voorzieningenbeleid (of accommodatiebeleid) zijn ook uitspraken op het gebied van vastgoedbeheer en –exploitatie nodig. Deze koppeling ontbreekt bij alle gemeenten, omdat vastgoedbeleid nauwelijks aanwezig is en het voorzieningenbeleid nog niet is vastgesteld of concreet is gemaakt. C.4. De gemeenteraden van de vijf gemeenten ontvangen minimale informatie aangaande het gemeentelijk vastgoed. Het betreft daarbij vooral verantwoordingsinformatie.

Toelichting: De vastgoedinformatie die de colleges van B&W aan de gemeenteraden verstrekken is het minimaal vereiste, namelijk de verantwoordingsinformatie in de jaarstukken over de kosten van onderhoud. De raad van Oud-Beijerland kan in een specifiek programma gerichter zoeken naar doelen op het gebied van vastgoed, de andere raden moet dit in beleidsprogramma’s achterhalen. C.5. De vijf gemeenteraden wordt geen inzicht geboden in de kosten van vastgoed afgezet tegen de opbrengsten. Hierdoor is niet duidelijk welke ‘verkapte subsidie’ in vastgoed aanwezig is. Toelichting: Op basis van het Vastgoedoverzicht blijkt dat geen van de gemeenten over een volledig overzicht beschikt waarin de kosten per vastgoedobject (kapitaallasten en eigenaarslaten zoals onderhoud en verzekeringen) afgezet kunnen worden tegen de huurinkomsten. Deze informatie is ook de vijf gemeenteraden niet bekend. Hierdoor kan ook niet worden verantwoord uit welke gemeentelijke bron(nen) de kosten worden gedekt, wanneer de huurinkomsten van gebruikers niet toereikend zijn. De vorm en omvang van ‘verkapte subsidie’ is aldus niet inzichtelijk voor de raad. C.6. De vijf gemeenteraden beschikken niet over de informatiepositie om proactief te handelen in hun kaderstellende en controlerende taak ten aanzien van gemeentelijk vastgoed.

Toelichting: Door geringe informatie over het gemeentelijk vastgoed die de raden ontvangen en het ontbreken van aanvullende afspraken met de colleges van B&W hierover heeft de raad een positie waarin hij reactief

Onderzoek naar gemeentelijk vastgoed in de Hoeksche Waard | 13 november 2017 | Pagina 2/19

acteert en bij individuele ‘vastgoedbeslissingen’ het grotere geheel (de prestaties van de vastgoedportefeuille ten behoeve van gemeentelijke doelen) niet kan overzien. Bovendien is de kwaliteit van het vastgoedbeheer niet te controleren (op hoofdlijnen).

1.3 Aanbevelingen De aanbevelingen van dit onderzoek volgen enerzijds uit de constateringen en conclusies van dit onderzoek. Anderzijds zijn ze ook geplaatst in het licht van een andere vorm van samenwerking tussen de gemeente in de Hoeksche Waard. Het is dus goed denkbaar dat onderstaande aanbevelingen ter informatie worden meegegeven aan een werkgroep die de harmonisering op het gebied van vastgoed mede zal oppakken. A.1. Hanteer een voor alle gemeenten uniforme indeling van de vastgoedgegevens en zorg dat deze actueel, volledig en betrouwbaar blijft. Toelichting: Het gebruik van een uniforme indeling en definities van de belangrijkste vastgoedinformatie is cruciaal bij intensieve samenwerking tussen de gemeenten op het gebied van het vastgoed. Juist omdat binnen elke gemeente de informatie nog uit meerdere bronnen moet worden gehaald, is het actueel houden van de vastgoedinformatie die in het kader van dit onderzoek is verzameld, essentieel. Voor dit beheer van de informatie moet een persoon verantwoordelijk zijn of worden gemaakt. A.2. Geef als college, ongeacht eventuele gemeentelijke herindeling, de gemeenteraad een volledig en betrouwbaar inzicht in de eigen vastgoedportefeuille. Toelichting: De vastgoedinformatie zoals samengesteld in het kader van dit onderzoek is een goede basis voor het informeren van elke gemeenteraad.

De informatie is echter niet gecheckt op volledigheid en betrouwbaarheid; dat is een opgave voor iedere afzonderlijke ambtelijke organisatie. Wij bevelen aan om het college op te dragen deze vastgoedgegevens intern te valideren en de eigen raad hierover te informeren. - In het geval van gemeentelijke herindeling bevelen wij aan om deze gevalideerde vastgoedinformatie aan elke gemeenteraad te verstrekken. A.3. Laat het college jaarlijks verantwoorden over een aantal vastgoedprestaties, die ook bij de behandeling van individuele vastgoedbeslissingen door de raad betrokken kunnen worden. Toelichting: Om de controlerende rol adequaat in te vullen dient de raad zich een oordeel te kunnen vormen over de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gemeentelijk vastgoedbeheer. Hiertoe kan zij het college verzoeken om jaarlijks op hoofdlijnen inzicht te bieden in: - De kosten versus de opbrengsten - De bijdrage van gemeentelijke vastgoedobjecten aan beleidsdoelen - Mutaties (of voornemens daartoe): aan-/verkoop, aan-/verhuur, grote (vervangings)investeringen - Specifieke kengetallen zoals leegstand (of bezettingsgraad), energieprestatie

Onderzoek naar gemeentelijk vastgoed in de Hoeksche Waard | 13 november 2017 | Pagina 3/19

A.4. Laat het college een aantal spelregels ten aanzien van de exploitatie van vastgoed door de raad vaststellen. In geval van een gemeentelijke herindeling: stel vastgoedbeleid op. Toelichting: In de huidige situatie dient elke gemeente de eigen spelregels over het in gebruik geven van gemeentelijke gebouwen, zoals uniforme richtlijnen voor verhuur, transparanter te maken en de raad hier een standpunt in te laten nemen. Gezien de omvang van enkele gemeenten achten wij het niet efficiënt om hier een specifiek vastgoedbeleid voor op te stellen. Wanneer het echter tot een gemeentelijke herindeling komt, zullen de genoemde spelregels op elkaar moeten worden afgestemd. In combinatie met de omvang van de nieuwe vastgoedportefeuille bevelen wij wel aan om dan vastgoedbeleid op te stellen. A.5. Stel vast dat ‘gemeentelijk vastgoed’ een onderwerp is dat in het kader van harmonisering uitwerking vraagt, ook met het oog op de toekomst van de voorzieningen in de Hoeksche Waard. Toelichting: In het proces van harmonisering van beleid kan volgens de RKC het onderwerp gemeentelijk vastgoed niet ontbreken. Het dient een plek te krijgen in een hiervoor relevante werkgroep.

Omdat binnen de individuele gemeenten momenteel het (opstellen van) voorzieningenbeleid actueel is en dit in de toekomst hoe dan ook gemeentegrens overstijgende keuzen zal vragen, is het op orde brengen en houden van het gemeentelijk vastgoed (beleid en beheer) essentieel.

Onderzoek naar gemeentelijk vastgoed in de Hoeksche Waard | 13 november 2017 | Pagina 4/19