Rekenkamer HW - Quick scan externe inhuur - Eindrapportage
Tekst van het document
Yacht, KPI’s en klanttevredenheidsonderzoek, 2019. Gezamenlijk met 11 gemeenten/organisaties. Raadsbesluit ‘aanbesteding raamovereenkomst inhuur met één opdrachtnemer’, 27 mei 2020.
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
14
van beschikbare expertise van belang te vinden. Er leven zorgen over de kosten van inhuurkrachten, zowel door ambtenaren die voor zichzelf beginnen (‘draaideur’) als de hoge commerciële tariefstelling. Grip op de lasten voor externe inhuur wordt door de raad als problematisch ervaren. Kaders over de eigen organisatie zouden moeten worden gekoppeld aan het ambitieniveau waarbij eerst gekeken moet worden naar de mogelijkheden die de gemeentelijke organisatie heeft het ambitieniveau zonder inhuur te realiseren. Een bepaald niveau van externe inhuur wordt min of meer als een logisch onderdeel van de flexibele organisatieschil gezien, maar de risico’s lopen op naarmate inhuurkrachten langer binnen de organisatie blijven. Dit wordt gezien als een belangrijke reden voor de hoge inhuurlasten, evenals onvoldoende zicht op de inkoopmacht van de gemeente en geen zicht op de inhuurprocedure. Men is op zoek naar vuistregels om externe inhuur te kunnen koppelen aan vastgestelde ambitieniveaus. Informatievoorziening aan de raad De raad ontvangt vooral informatie over de omvang van de personeelslasten. Een overschrijding in de som van de personeelslasten, het totaal van de personeelskosten van medewerkers in dienst en inhuurkrachten, is in de basis de belangrijkste informatie.
Voor een aantal raadsleden is er zonder een overschrijding van het personeelsbudget eigenlijk geen reden om door te vragen. Voor de raad is het lastig te beoordelen of het huidige niveau van inhuur hoog of laag is en of dit zich naar normale maatstaven ontwikkelt. Ook de mate waarin de kwaliteit van de dienstverlening onder druk komt te staan door de ontwikkeling van externe inhuur is een vraag die de raad bezighoudt. Wat dat betreft is er behoefte aan een nadere normering. Het verschil tussen de begrote lasten voor externe inhuur en de realisatie is een aspect dat ook is genoemd. De communicerende vaten tussen de beschikbare vacatureruimte en de omvang van externe inhuur worden onderkend, maar men zou ook graag gedurende het jaar op de hoogte gehouden willen worden over de ontwikkeling. Het is duidelijk dat er voordelen zitten aan externe inhuur, bijvoorbeeld als expertises tijdelijk beschikbaar dienen te zijn in de organisatie. Het is echter onduidelijke op welke wijze wordt omgegaan met de nadelen: op welke wijze is nu de kennisoverdracht bij vertrek van de inhuurkracht georganiseerd? Op welke wijze leert de huidige formatie om externe inhuur in de toekomst te beperken? Er is weinig zicht op welke wijze het college inhoud wil geven aan de ambitie om de externe inhuur fors te verlagen.
Er wordt afgevraagd welke instrumenten worden ingezet en welke tijdshorizon men hierbij voor ogen heeft. Het ontbreekt de raad momenteel aan duidelijke kaders om het beleid te toetsen. In algemene zin wordt de wens om externe inhuur af te bouwen onderschreven maar heeft de raad geen (beoordelings)kader om het beleid te toetsen aan de uitgangspunten. Daarbij voelt de raad ook wel een zekere spanning; het is niet wenselijk als de raad zich bezighoudt met teveel details en organisatorische aangelegenheden, maar uiteindelijk voelt de raad zich wel verantwoordelijk voor de gemeentelijke organisatie. Vanuit haar rol is er een duidelijke behoefte om kaderstellend met het college in gesprek te gaan.
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
15
4
Beeld inhuurlasten Hoeksche Waard en referentiegemeenten In dit hoofdstuk worden de lasten aan externe inhuur voor de gemeente in beeld gebracht en vergeleken met een aantal referentiegemeenten.
4.1
Inhuurlasten Hoeksche Waard CBS – Informatie voor Derden (Iv3) Gemeenten dienen een aantal keren per jaar hun exploitatielasten en -baten op te geven bij het CBS ten behoeve van de ‘Informatie voor Derden’ (Iv3). Dit gebeurt op begrotingsbasis, na afloop van de kwartalen en op realisatiebasis. Bij het CBS wordt onder andere de kostensoort ‘ingeleend personeel’ (categorie 3.5.1) onderscheiden. Dat is het startpunt van de financiële analyse in het onderzoek geweest. Grootboek De financiële cijfers die aan het CBS worden geleverd kennen hun oorsprong in de financiële administratie van de gemeente. De gemeente heeft een ‘grootboek’ waarin de exploitatielasten van programma’s, producten en kostensoorten in beeld zijn gebracht. Binnen de afbakeningen van de Iv3-voorschriften kunnen gemeenten hun ‘grootboek’ zelf inrichten. Uit de jarenlange ervaringen met financiële administraties van gemeenten is bekend dat lasten en baten niet altijd door gemeenten op dezelfde wijze worden geregistreerd. Om een zuiver en volledig beeld te kunnen vormen van de lasten voor externe inhuur heeft er daarom een grootboekanalyse plaatsgevonden van de realisatiecijfers 2019 en 2020 plus de gewijzigde stand van de begroting van 2021 (stand per juni 2021). Ten behoeve van dit onderzoek zijn ook alle individuele boekingen (facturen) van 2019 en 2020 opgevraagd.
Aan de hand van deze boekingen heeft er een beoordeling plaatsgevonden of de lasten die zijn geboekt op de kostensoort ‘ingeleend personeel (personeel van derden)’ een volledig beeld geven van de inhuurlasten van de gemeente. Afstemming met gemeente De beoordeling van individuele boekingen is tot stand gekomen in nauwe afstemming met de gemeente (financiën en personeels-/salarisadministratie). Daarbij is naar voren gekomen dat niet alle inhuurlasten eenduidig in de financiële administratie worden verantwoord. Enerzijds heeft een deel van de lasten die zijn geboekt als inhuurlasten feitelijk geen betrekking op inhuur (circa 0,4 mln. euro in 2019 en ook in 2020). Dit komt overeen met een percentage van 3% à 4% van als Iv3-verantwoorde inhuurlasten. Anderzijds zijn er ook feitelijke inhuurlasten aangetroffen op andere kostensoorten. Het gaat om een bedrag van circa 0,7 mln. euro in 2019 en 2,0 mln. euro in 2020. Per saldo komen de inhuurlasten dan 0,3 mln. euro in 2019 en 1,5 mln. euro in 2020 hoger uit als zodanig geregistreerd op Iv3-categorie ‘ingeleend personeel’. Cebeon heeft de beoordeling van de feitelijke inhuurlasten gemaakt op basis van kostensoorten en omschrijvingen van boekingen. De gemeente heeft de analyse verrijkt door de boekingen op basis van crediteuren die voorkomen in de personeelsadministratie te inventariseren.
Beide analyses versterken elkaar om de feitelijke inhuurlasten zo goed mogelijk in beeld te brengen. Bij de gemeente wordt erkend dat in de financiële administratie de externe inhuurlasten niet eenduidig worden geregistreerd waardoor de Iv3-
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
16
totalen geen volledig beeld geven. Hoewel over het grootste deel van de aangemerkte inhuurlasten geen discussie is of deze valt binnen de afbakening van het onderzoek worden enkele specifieke posten (crediteuren) door de gemeente aangemerkt als inkoop of uitbesteding. Het gaat daarbij over personeel dat wordt ingezet als BOA in de openbare ruimte, beheerders van sporthallen (via een payrollconstructie), combinatiefunctionarissen, archeologen en als directiechauffeur. Dit personeel verloopt administratief niet via de personeelsadministratie, maar via inkoop. In de financiële analyse zijn deze inkoopconstructies als externe inhuur meegenomen. Absolute omvang inhuurlasten De uitkomst van de financiële analyse is in onderstaande tabel weergegeven. Tabel 4.1:
Omvang externe inhuurlasten Hoeksche Waard in euro’s per inwoner op basis van de realisatie 2019-2020
inhuurlasten
x mln. euro
euro per inwoner
2019
2020
2019
2020
Aangemerkt als inhuur (Iv3-kostensoort)
11,3
12,0
129
138
Feitelijke inhuur (grootboekanalyse)
11,6
13,5
132
155
Uit deze tabel blijkt dat de inhuurlasten in 2019 feitelijk 11,6 mln. bedroegen (circa 132 euro per inwoner) en in 2020 toenamen tot 13,5 mln. euro (155 euro per inwoner). Dit is een toename van ongeveer 17%. De feitelijke inhuurlasten waren in 2019 circa 0,3 mln. euro hoger dan de inhuurlasten zoals die zijn aangemerkt op basis van de Iv3-kostensoort ‘ingeleend personeel (personeel van derden). In 2020 was dit circa 1,5 mln. hoger. Relatieve omvang van de inhuurlasten De inhuurlasten kunnen worden uitgedrukt in de personele kosten (salarissen vast personeel plus inhuurlasten). Dit geeft het beslag aan van het personele budget dat wordt besteed aan ingehuurd personeel. Dit is ook een beleidsindicator die gemeenten dienen op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Uit de financiële analyse blijkt dat in 2019 en 2020 respectievelijk 21% en 23% van de personele kosten werd besteed aan ingehuurd personeel. Het percentage dat uit de financiële grootboekanalyse voortkomt is hoger dan is opgenomen in de verantwoording in 2019 en 2020 (namelijk 18% en 21%). Dit hangt ermee samen dat in de beleidsindicator alleen het structurele inhuurbudget (flexibel p-budget) is betrokken en niet een deel van de inhuur die samenhangt met projecten en opgaven alsmede inhuur met een incidenteel karakter.
Vanzelfsprekend is ook inhuur die in de financiële administratie niet als zodanig is geboekt in de berekening van de beleidsindicator buiten beschouwing gebleven. Samenstelling inhuurlasten In hoofdstuk 3 is al toegelicht dat er binnen de gemeente een onderscheid wordt gemaakt in het flexibele p-budget en het incidentele inhuurbudget. Het flexibel p-budget is bedoeld voor de vervanging bij ziekte22 en vacatures binnen het formatieplan. Het incidentele inhuurbudget is bedoeld voor het oplossen van
22
Op individueel niveau is vervanging vanwege ziekte niet structureel. Op concernniveau is er sprake van een bepaald structureel niveau van ziekte(verzuim).
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
17
tijdelijke knelpunten in de capaciteit (flankerend beleid), voor de inhuur van specialismen die niet binnen de organisatie aanwezig is of om diverse projecten of opgaven te realiseren. Het flexibele p-budget bedroeg in 2019 circa driekwart van de totale inhuurlasten. In 2020 is dit percentage lager (ruim 60%) terwijl de totale inhuurlasten wel toenemen (zie tabel 4.1)23. Tussentijds was er sprake van een beleidswijziging waarbij het flexibel p-budget is gedecentraliseerd naar de teammanager. De omvang van het structurele inhuurbudget per team is bepaald als percentage van de salarislasten. Vanaf 2020 worden in de financiële administratie ook de inhuurlasten als flankerend beleid afzonderlijk onderscheiden van andere inhuurlasten. Dit budget wordt beheerd door de directie en kan worden ingezet voor specifieke omstandigheden of bepaalde (brede) opgaven. Dit maakt in 2020 ruim een derde van de incidentele inhuurlasten uit. Overigens worden deze inhuurlasten niet verantwoord op de inhoudelijke taakvelden waar deze inhuur betrekking op heeft, maar als ‘overhead’ geboekt. De structurele inhuurlasten worden via een verdeelsleutel wel toebedeeld aan de inhoudelijke taakvelden. De overige incidentele inhuurlasten worden direct geboekt naar de inhoudelijke taakvelden.
Een onderscheid naar type inhuurlasten, zoals de inzet van uitzendkrachten, ZZP-ers, detacheringsovereenkomsten, payrollconstructies is in de registraties van de gemeente niet eenduidig aangebracht. Verschillen tussen teams Het invullen van capaciteitsvraagstukken met extern personeel kan een verschillende achtergrond hebben. Dit kan samenhangen met het niet kunnen invullen van vacatures met vast personeel, vervanging van personeel vanwege ziekte of calamiteiten (bijvoorbeeld zwangerschapsverlof), specifiek benodigde expertise of tijdelijk personeel in projecten. De arbeidsmarktsituatie van benodigde expertise loopt tussen teams uiteen. Zo is de arbeidsmarkt van ICT-expertise krap. Ook teams waar zich veel dynamiek voordoet waarbij specifieke expertise schaars is op de markt kunnen hierdoor een hogere vraag naar inhuur kennen. In onderstaande figuur is de omvang van de externe inhuur inzichtelijk gemaakt voor een aantal teams waar veel inhuur plaatsvindt. Hierbij is de inhuur beperkt tot het flexibel p-budget en inhuur vanuit flankerend beleid (in 2020), omdat de meer incidentele inhuur in de financiële administratie niet wordt geadministreerd naar team of op meerdere teams betrekking hebben (projecten). De staven geven het absolute niveau van inhuur aan (in euro’s) en de stippen de relatieve omvang van de inhuurlasten binnen het teambudget.
Bijvoorbeeld: bij de Buitendienst werd in 2020 ten opzichte van de andere teams het meest uitgegeven aan externe inhuur. Echter, het aandeel externe inhuur op de totale personeelslasten van de Buitendienst was relatief laag ten opzichte van de andere teams.
23
De inhuurlasten die niet herkenbaar als inhuur zijn geboekt in de financiële administratie zijn hierbij ook als incidenteel aangemerkt, omdat ze geen onderdeel uitmaken van het flexibele p-budget. In feite kan het hierbij ook gaan om meer structurele inzet van ingehuurd personeel, zoals bij de inzet van BOA’s en combinatiefunctionarissen.
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
18
Uit bovenstaande figuur blijkt dat de meeste inhuur in absolute zin plaatsvindt binnen de teams Buitendienst, WMO, Omgeving, ICT-beheer en Teammanagement. Binnen deze teams neemt de inhuur in 2020 veelal toe ten opzichte van 2019. Voor een deel hangt dit samen met de toekenning van de inhuur vanuit flankerend beleid. Bij een aantal van deze teams hangt de omvang van de externe inhuur vooral samen met de omvang van de teams, met name bij het team Buitendienst waarbij het relatieve aandeel van de inhuur laag is en sprake is van inhuur ingezet voor seizoenswerk. Bij andere teams is het relatieve aandeel van externe inhuur juist hoger terwijl dit om wat kleinere teams gaat. Hierbij springen ICT-beheer, Toezicht en Handhaving en teams binnen het sociaal domein (Inkomen, Wmo, Schulddienstverlening) eruit. Binnen deze teams is smeer sprake van het lastig kunnen invullen van vacatures en/of vraag naar specifieke expertise. Omvang externe inhuur in fte’s De formatie van de Hoeksche Waard kent een omvang van ongeveer 550 fte (eind 2020). Een deel van de formatie is niet ingevuld met vast personeel. In 2020 komt dit overeen met ongeveer 80 fte. Deze vacatureruimte wordt voor een deel gevuld met externe inhuur, maar voor een deel is dit ook ondercapaciteit. Het deel van de formatie dat wordt ingevuld met extern personeel wordt niet afzonderlijk geregistreerd.
Daarbij speelt het probleem dat ingehuurd personeel dat voor een deel van het jaar wordt ingezet lastig is uit te drukken in fte.
4.2
Vergelijking met vijf referentiegemeenten De gegevens van referentiegemeenten24 zijn op dezelfde wijze in beeld gebracht als bij Hoeksche Waard. Dit betekent dat ook bij de referentiegemeenten financiële grootboekoverzichten zijn opgevraagd. De inhuurlasten van de referentiegemeenten zijn daarbij nog gecorrigeerd voor de verschillen die resteren in de
24
De vijf referentiegemeenten zijn Altena, Goeree-Overflakkee, Meierijstad, Súdwest-Fryslân en Westland.
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
19
structuurkenmerken met de Hoeksche Waard (zie paragraaf 2.3). Net als bij Hoeksche Waard werd ook bij de referentiegemeenten inhuur aangetroffen op andere kostensoorten dan ‘ingeleend personeel’, met name bij ‘goederen en diensten’. Deze inhuurposten zijn dan ook, net als bij Hoeksche Waard, betrokken in de berekening. Vergelijking totaal inhuurlasten met referentiegemeenten In de vergelijking van de inhuurlasten met referentiegemeenten komt een duidelijk beeld naar voren van hogere inhuurlasten in Hoeksche Waard. Zowel in 2019 als in 2020 zijn de inhuurlasten in Hoeksche Waard gemiddeld ruim 70% hoger dan bij referentiegemeenten. Alle individuele referentiegemeenten, waaronder ook de gemeenten die afgelopen paar jaar zijn heringedeeld, hebben daarbij een lager niveau van inhuur dan Hoeksche Waard. Overigens zijn daarbij wel grote verschillen in de inhuurlasten geconstateerd tussen gemeenten. Ook bij vrijwel alle referentiegemeenten nemen de inhuurlasten in 2020 toe ten opzichte van 2019. Deze toename ligt op een vergelijkbaar niveau als bij Hoeksche Waard.
Aandeel inhuurlasten Wanneer de inhuurlasten worden afgezet tegen het totaal van de personele lasten (salarissen en inhuurlasten) dan is ook hierin het hogere kostenniveau bij de gemeente Hoeksche Waard terug te zien. In Hoeksche Waard wordt circa 21% in 2019 en 23% in 2020 van de personele lasten ingezet voor inhuur. Bij de referentiegemeenten is dit gemiddeld 14% in 2019 en 16% in 2020. Beleidskeuzes taakuitvoering Naast beleidskeuzes die worden gemaakt naar de inzet van vast personeel en ingehuurd personeel zijn ook beleidskeuzes over de uitvoering van gemeentelijke taken van invloed op de inhuurlasten. Het gaat daarbij onder andere om keuzes over het uitvoeren van taken binnen de gemeentelijke organisatie, in samenwerking met andere gemeenten of strategische partners of
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
20
door taken uit te besteden. Ook keuzes over het voorzieningenniveau van gemeentelijke taken, en de gevolgen daarvan voor de eigen inkomsten (zoals OZB), zijn daarbij van invloed. Uit een globale analyse van dergelijke beleidskeuzes blijkt dat Hoeksche Waard duidelijk een groter deel van de beschikbare middelen uitgeeft aan personeel (inclusief inhuur). Dit is ongeveer 15% hoger dan bij de referentiegemeenten. Uitgaande van een vergelijkbare efficiency kan daaruit worden afgeleid dat in Hoeksche Waard meer taken in eigen beheer worden uitgevoerd dan gemiddeld bij referentiegemeenten. Mogelijk hangt de hogere inzet van personeel ook gedeeltelijk samen met een hoger voorzieningenniveau, maar dat valt buiten de reikwijdte van deze quick scan.
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
21
5
Beantwoording onderzoeksvragen In dit afsluitende hoofdstuk worden de onderzoeksvragen beantwoord. 1.
Welk beleid hanteert de gemeente Hoeksche Waard op het gebied van de inhuur van externen? Wat is de procedure bij inhuur?
De gemeente wil terughoudend zijn met de inzet van externe inhuur, omdat dit niet bijdraagt aan de duurzame ontwikkeling van de organisatie. Er is geen visie vastgelegd op welke wijze externe inhuur bijdraagt aan de organisatie of hoe invulling gegeven kan worden aan het terugdringen van externe inhuur. De gemeente wil een beleidsarme, wendbare organisatie zijn. Wel zijn er richtlijnen afgesproken over de afweging en procedure van externe inhuur door teammanagers. Teammanagers maken de integrale afweging bij de inzet van personele budgetten waarbij er sprake is van communicerende vaten met de beschikbare vacatureruimte. De inzet van dit ‘flexibel p-budget’ is in 2020 gedecentraliseerd naar de verantwoordelijkheid van teammanagers zodat de gemeentelijke organisatie zich snel kan aanpassen aan veranderende omstandigheden. Bij een capaciteitsvraagstuk wordt altijd eerst geprobeerd om dit intern in te vullen. Wanneer dit niet mogelijk is wordt er extern ingehuurd. Deze procedure is uitbesteed aan de inhuurdesk (combinatie van Yacht en Randstad), die na vooroverleg de werving voor haar rekening neemt en kandidaten aanbiedt. De teammanager neemt uiteindelijk de beslissing. Verantwoording van keuzes over inhuur komt aan bod in driehoekgesprekken tussen de teammanager, HR en Financiën, en op directieniveau in een dashboard. 2.
Op welke wijze draagt externe inhuur bij aan het strategisch personeelsbeleid? Wat betekent de externe inhuur voor de continuïteit en de kwaliteit van de werkprocessen?
Externe inhuur zorgt ervoor dat de gemeente invulling kan geven aan haar taken, dienstverlening en opgaven. Bij het optimaliseren van het strategisch personeelsbeleid staan employer branding en strategische personeelsplanning centraal. Bij employer branding gaat het zowel om het boeien en binden van het huidige personeel als het aantrekken van nieuw personeel. De strategische personeelsplanning draagt bij aan een betere anticipatie op toekomstige capaciteitsvraagstukken en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. De bedoeling is dat beide instrumenten bijdragen aan het verlagen van de externe inhuur. Zowel in de ambtelijke organisatie als bij het bestuur leeft daarbij de gedachte dat het 5 à 7 jaar duurt om de organisatie op orde te krijgen na de herindeling waarbij de meeste vacatures structureel zijn ingevuld. Na die periode kan worden volstaan met een kleinere flexibele schil en beperktere externe inhuur. 3.
Welke doelstellingen heeft de gemeente Hoeksche Waard geformuleerd ten aanzien van externe inhuur? Hoe doeltreffend is het beleid? Welke middelen zet de gemeente in om de externe inhuur te verlagen van 18% in 2019 naar 5% in 2021?
Doelstelling van de gemeente Hoeksche Waard is om de externe inhuur laag te houden. In de begroting wordt als doelstelling genomen dat de externe inhuur 5% bedraagt. Deze doelstelling is gebaseerd op externe inhuur vanwege ziekte en calamiteiten. Inhuurkrachten worden ook aangetrokken om onbezette formatie in te vullen. Daarmee wordt externe inhuur bekostigd uit vacatureruimte (‘flexibel p-budget’). Daarnaast vindt inhuurplaats om projecten en opgaven te kunnen realiseren. Met deze aspecten wordt geen rekening gehouden in de begroting. Hierdoor loopt de realisatie van de feitelijke inhuur uit de pas met het uitgangspunt in de begroting.
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
22
De norm van 5% wordt door de organisatie pas als realistisch gezien als de organisatie structureel vorm is gegeven. Binnen de gemeentelijke organisatie leeft deze norm dan ook nog niet, maar bij Financiën is dit wel meer dan een stip op de horizon. Verantwoording van keuzes over inhuur komt aan bod in driehoekgesprekken tussen de teammanager, HR en Financiën, en op directieniveau in een dashboard. Het accent ligt hierbij op de ontwikkeling van de pbudgetten en voorliggende keuzes voor de korte termijn. Dit ligt vast in de werkwijze flexibele P-budgetten. Deze monitorinstrumenten liggen ook vast in de richtlijnen waarmee wordt gewerkt. Tussentijds is het beleid bijgesteld waarna de decentralisatie heeft plaatsgevonden. Er zijn verder geen periodieke evaluatiemomenten van de visie of het beleid. De instrumenten employer branding en strategische personeelsplanning staan centraal. Hiervoor is geen additionele bekostiging beschikbaar. 4.
Wat is de samenstelling van de externe inhuur in de gemeente Hoeksche Waard in de periode 2019-2020: Is de inhuur tijdelijk of structureel? Op welke disciplines? Wat zijn de redenen voor inhuur?
De externe inhuur bedraagt 11,6 mln. euro (2019) en 13,5 mln. euro (2020). Dit is 21% respectievelijk 23% van de personeelslasten op realisatiebasis. Het beeld van externe inhuur in de P&C-documenten is niet volledig, omdat externe inhuur in de financiële administratie niet altijd als zodanig wordt geregistreerd. De structurele inhuurlasten (inclusief ‘flexibel p-budget’) bedragen in 2019 circa driekwart van de totale inhuurlasten. In 2020 is dit percentage lager (ruim 60%) terwijl de totale inhuurlasten wel toenemen. De omvang van externe inhuur tussen teams verschillen veel van elkaar, door het niet kunnen invullen van vacatures doordat gevraagde expertise op de markt schaars is. Binnen de teams Buitendienst, WMO, Omgeving, ICT-beheer en Teammanagement vindt in absolute zin de meeste inhuur plaats. Daarnaast zijn er teams met relatief veel inhuurlasten. De samenstelling van de inhuurlasten naar typen inhuur (uitzendkrachten, ZZP, detachering, payroll) blijkt niet uit de financiële of personeelsadministratie. 5.
Hoe verhoudt externe inhuur in de gemeente Hoeksche Waard zich tot andere gemeenten? Zijn de gehanteerde tarieven marktconform?
De inhuurlasten zijn in de gemeente Hoeksche Waard duidelijk hoger dan bij vergelijkbare gemeenten. In absolute omvang is dit verschil ongeveer 70%. Alle individuele referentiegemeenten, waaronder ook de gemeenten die de afgelopen paar jaar zijn heringedeeld, hebben daarbij een lager niveau van inhuur. Uit een globale analyse van beleidskeuzes blijkt dat de Hoeksche Waard duidelijk een groter deel van de beschikbare middelen uitgeeft aan personeel (inclusief inhuur). Uit de benchmark volgt geen vergelijking van de inhuurtarieven, evenals of sprake is van kwalitatieve verschillen met referentiegemeenten. 6.
In hoeverre voldoet het beleid op het gebied van de inhuur van externen aan de verwachtingen van de raad?
Informatie voor de raad heeft met name betrekking op het totaal van de personeelsbudgetten. De achtergrond van het uitgangspunt van 5% in de begroting is niet helder, evenmin als de wijze hoe deze kan worden gerealiseerd. De raad heeft geen duidelijke houvast hoe het verschil tussen de begroting en de realisatie kan
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
23
worden geduid. Daarnaast spelen er vragen in hoeverre ambities kunnen worden gerealiseerd zonder een vorm van inhuur.
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
24
Bijlagen
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
25
A
Normenkader onderzoeksvraag
normen
1.
Welk beleid hanteert de gemeente Hoeksche Waard op het gebied van de inhuur van externen? Wat is de procedure bij inhuur?
-
Er is een visie op externe inhuur Deze visie heeft een relatie met het (strategisch) personeelsbeleid
documentstudie
2.
Op welke wijze draagt externe inhuur bij aan het strategisch personeelsbeleid? Wat betekent de externe inhuur voor de continuïteit en de kwaliteit van de werkprocessen?
-
Deze visie is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten. Deze visie is uitgewerkt in een beleidslijn en vastgelegd in een kaderstellend document. Het kaderstellend instrument gaat in elk geval in op alle voor gemeenten relevante typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn.
documentstudie, interviews
a) Welke doelstellingen heeft de gemeente Hoeksche Waard geformuleerd ten aanzien van externe inhuur?
-
Het kaderstellend instrument gaat in elk geval in op redenen, duur en verantwoording van voorkomende flexibele inzet. Dit document is openbaar, inzichtelijk en leesbaar. De voor- en nadelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend. De nadelen van flexibele inhuur staan niet op gespannen voet met de doelen ervan.
documentstudie, interviews
3.
-
-
b) Hoe doeltreffend is het beleid?
-
De feitelijke inhuur gebeurt aantoonbaar conform beleidslijn(en) en kaderstellend document. Er is toezicht op extern inhuurbeleid. Extern inhuurbeleid is intern zodanig georganiseerd en vastgelegd dat gezagslijnen duidelijk zijn. Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld (kwaliteit).
c) Welke middelen zet de gemeente in om de externe inhuur te verlagen van 18% in 2019 naar 5% in 2021?
geen norm, beschrijvend
Wat is de samenstelling van de externe inhuur in de gemeente Hoeksche Waard in de periode 20192020: Is de inhuur tijdelijk of structureel? Op welke disciplines? Wat zijn de redenen voor inhuur?
-
5.
Hoe verhoudt externe inhuur in de gemeente Hoeksche Waard zich tot andere gemeenten? Zijn de gehanteerde tarieven marktconform?
6.
In hoeverre voldoet het beleid op het gebied van de inhuur van externen aan de verwachtingen van de raad?
4.
Flexibele inzet van extern personeel wordt sluitend geregistreerd/gemonitord. Over alle typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn is adequate informatie beschikbaar. Deze registratie is afdoende voor het handhaven van de beleidslijn (tijdig, voldoende, maar niet te veel).
grootboekanalyse
-
Informatie over feitelijke inhuur is zodanig geregistreerd dat deze kan worden vergeleken met andere gemeenten.
grootboekanalyse
-
Informatie over feitelijke inhuur wordt tijdig gedeeld met gemeenteraad en/of raadscommissie om een goede afweging te kunnen maken. De gemeenteraad heeft de kaderstelling besproken en vastgesteld. De normering van externe inhuur is transparant
interviews
-
-
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
activiteit
26
B
Documenten • • • • • • • • • • • • • • • •
A&O Fonds Gemeenten, Gegevensdefinities & berekeningen personeelsmonitor gemeenten 2019; Besturingsfilosofie en hoofdstructuur, 5 maart 2018; Dashboard P-Budget, juli 2021; DT-voorstel ‘Uitvoering decentralisatie p-budgetten 2020’, besluit 19 maart 2020; HRM-kalender 2020-2021; Jaarstukken 2019 en 2020; Notitie P-begroting HW – 2019, 28 juni 2018; P-budgetten werkwijze – 2021; Programmabegroting 2020-2023 en 2021-2024; Raamovereenkomst tussen Gemeente Hoeksche Waard en De Combinatie Yacht BV & Randstad Uitzendbureau BV “inhuur tijdelijk personeel”, regio Zuid-Holland-Zuid, kenmerk Z/19/041730; Sociaal Jaarverslag 2020. Voorstel en Raadsbesluit ‘aanbesteding raamovereenkomst inhuur met één opdrachtnemer’, 27 mei 2020 (inclusief bijlagen); Visie op Human Resources in de Hoeksche Waard, januari 2018; Workflow gemeente HW – aanvragen, werving & selectie Yacht, KPI’s en klanttevredenheidsonderzoek, 2019. Yacht, Resultaten Q1 en Q2 inhuurdesk.
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
27
C
Interviews Met de volgende functionarissen hebben interviews plaatsgevonden: • DT-lid; • Vertegenwoordiger van het college; • Afvaardiging vanuit HR; • Afvaardiging vanuit financiën; • Afvaardiging van teammanagers; • Afvaardiging vanuit de OR; • Groepsgesprek met raadsleden en burgerleden.
Quick scan externe inhuur Hoeksche Waard
28