Rekenkamer Hoeksche waard - Evaluatie doorwerking rekenkameronderzoek - 6 december 2023
Tekst van het document
Evaluatie
Doorwerking van rekenkameronderzoek
Aan: Rekenkamer Hoeksche Waard Sandra van Breugel en Jelle Stelpstra 6 december 2023 Van: Bart Litjens en Igno Pröpper
Vooraf: rekenkamerwerk is mensenwerk Er zijn veel beelden over rekenkameronderzoek in Hoeksche Waard. Positief en negatief. Als je met helikopterperspectief uitstijgt boven de ‘microkosmos’ zien we goede bedoelingen. Iedereen vindt de rekenkamer belangrijk en het doel is nobel: een bijdrage leveren aan de kwaliteit van het lokaal bestuur en de samenleving. Overal gaan ook wel eens zaken minder goed. Dat horen we ook. Het is mensenwerk. We zien in gesprekken dat iedereen wil bijdragen aan het succes van het rekenkamerwerk. Ook dát is mensenwerk.
2
Foto: Bert Knot – via Flickr.com
Inhoud
1
Doel- en vraagstelling, opzet en aanpak
4
2
Werkt rekenkameronderzoek door?
8
3
Hoe receptief is de gemeenteraad?
10
4
Goede inbedding rekenkameronderzoek in het politiek-bestuurlijke proces?
14
5
Kwaliteit van onderzoek?
16
6
Samenspel binnen de Rekenkamer?
29
7
Conclusie
31
8
Aanbevelingen
33
Bijlage 1: Overzicht doorwerking aanbevelingen van de ambtelijke organisatie
41
Bijlage 2: Ambtelijke reactie
43
3
Foto: Bert Knot – via Flickr.com
(1) Doel- en vraagstelling, opzet en aanpak van de evaluatie
4
Doel- en vraagstelling Doelstelling
Vraagstelling
• Inzicht in de doorwerking van rekenkameronderzoek. • Lessen en aanbevelingen om doorwerking verder te vergroten.
1. Wat is de doorwerking van rekenkameronderzoek? 2. Hoe kunnen we doorwerking verklaren? 3. Wat zijn wensen en leerpunten om doorwerking verder te vergroten?
5
Aanpak Aanpak
Realisatiegerichte evaluatie
1.
• Evalueren in dienst van realiseren.
2.
3. 4.
Negen individuele gesprekken met vertegenwoordigers vanuit het college, de ambtelijke organisatie, griffie en leden van de rekenkamer. Drie groepsgesprekken.
Wat is de gewenste situatie voor het rekenkamerwerk in Hoeksche Waard? Terug-redenerend vanuit de gewenste situatie: waar staan we nu? Wat staat ons te doen om de afstand tussen huidige en gewenste situatie te overbruggen?
– Vertegenwoordigers vanuit de ambtelijke organisatie. – Vertegenwoordigers vanuit de raad. – Leden van de Rekenkamer.
• Interactief / gezamenlijk leren met alle betrokkenen.
Bestuderen schriftelijk materiaal. Bestuderen raadsbehandeling rekenkameronderzoeken (via online videoregistratie).
• Expertoordeel van de onderzoekers en ‘peer review’.
6
Doorwerking rekenkameronderzoeken
1. Energieneutraal/ duurzaamheid
November 2020
Extern bureau
2. 100% Dienstverlenend
Februari 2021
Rekenkamer
3. Quick scan externe inhuur
December 2021
Extern bureau
4. Informatiebeveiliging en privacy
Februari 2022
Extern bureau in samenwerking met een ethische hacker
5. Verbonden partijen
December 2022
Extern bureau
6. Rollen van de raad
Oktober 2022
Extern bureau
7. Quick scan leges
Januari 2023
Rekenkamer
8. Gebiedsmarketing (brief)
Februari 2023
Rekenkamer
Zie: https://www.gemeentehw.nl/bestuur-organisatie/gemeenteraad/documenten-en-rapporten
7
(2) Werkt rekenkameronderzoek door?
8
Rekenkameronderzoek werkt door 1. 2.
De ambtelijke organisatie houdt de stand van zaken nauwgezet bij en rapporteert hierover periodiek aan directie en college (zie bijlage 1). 55 aanbevelingen uit zes van de acht onderzoeken zijn in beeld (exclusief ‘Rollen van de raad’ en ‘Gebiedsmarketing’). Volgens opgave van de ambtelijke organisatie is de stand van zaken: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
3. 4.
9 aanbevelingen zijn ‘gerealiseerd’. 8 aanbevelingen krijgen continue aandacht (‘doorlopend proces’). 32 aanbevelingen zijn ‘onder handen’. 3 aanbevelingen gaan ‘nog starten’. (van 3 aanbevelingen is de status onbekend).
Doorwerking vindt in bijzonder plaats rond ‘Externe inhuur’ en ‘Informatiebeveiliging en privacy’. Het recente hoofdlijnenakkoord “Samen doordacht doen” biedt de griffier een goede aanleiding en aangrijpingspunten om concreet met de aanbevelingen uit het rapport ‘Rollen van de raad’ aan de slag te gaan.
Afbeelding: opgesteld aan de hand van het overzicht (Excel) van de ambtelijke organisatie (bijlage 1): 55 aanbevelingen uit de onderzoeken naar duurzaamheid, dienstverlening, informatiebeveiliging en privacy, inhuur, leges en verbonden partijen. 9
(3) Hoe receptief is de gemeenteraad?
10
De houding van de raad is beperkt receptief
1. In gesprekken komt aan de orde dat vooral oppositiepartijen de rekenkameronderzoeken benutten om zich te profileren. Dit is een barrière voor gezamenlijk leren (tussen fracties én tussen raad en college/ ambtelijke organisatie) om samen de kwaliteit van het bestuur en beleid te verbeteren. 2. Vanuit het college/ ambtelijke organisatie is een wens dat je ook meer als gemeentebestuur als geheel kunt leren. Een dialoog over de vraagstelling en de lessen van onderzoek met het college wordt gemist.
11
De houding van de raad is beperkt receptief 3.
Net als in veel andere raden gaat veel aandacht uit naar beleid en besluitvorming en veel minder naar evaluatie en controle. ➢
➢
4.
De frequentie van rekenkameronderzoek is hoog en de agenda van de raad is overvol. Door tijdsgebrek is er weinig ruimte voor evaluatie, leren en zelfreflectie op de eigen rol en het aandeel van de raad. Tijdens gesprekken en observatie van de videoregistratie is het beeld dat raadsbehandeling vooral in het teken staat van het ‘afdoen’ van rekenkamerrapporten en de aanbevelingen vervolgens opgedragen worden aan het college.
De raad heeft geen beeld van de opvolging van aanbevelingen. Het overzicht van de ambtelijke organisatie over de opvolging van aanbevelingen (zie de bijlage) wordt niet gedeeld met de raad, griffie en de Rekenkamer. Afbeelding: Evaluatiekader ‘receptief en lerend vermogen van de raad’. 12
De houding van de raad is beperkt receptief 5. De begeleidingscommissie uit de raad is vooral aan de ‘achterkant’ betrokken. De commissie is niet betrokken bij het richten van onderwerpen, vraagstelling en aansluiting op politiek-bestuurlijke agenda en proces (+ timing). De raad is via de commissie onvoldoende receptief.
▪ De begeleidingscommissie is vooral aan het einde betrokken als een rapport wordt opgeleverd. De ‘scharnier-/ en antennefunctie’ ontbreekt tijdens het gehele proces. ▪ De commissie neemt regie op de begeleidende raadsvoorstellen. Deze leggen vooral focus op besluitvorming (‘overnemen van aanbevelingen’) in plaats van het organiseren van een ‘goed gesprek’ in het teken van gezamenlijk leren en (zelf)reflectie. ▪ In gesprekken komt ook naar voren dat het binnen de commissie niet altijd lukt om de politiek buiten de deur te houden bij de doorgeleiding van de rekenkameronderzoeken. ▪ De ervaring is ook dat raadsvoorstellen nogal eens ‘loszingen’ van de rekenkameronderzoeken – onder meer door het herformuleren van conclusies en aanbevelingen. 13
(4) Goede inbedding rekenkameronderzoek in het politiek-bestuurlijke proces?
14
Aparte behandeling – los van primaire proces van de raad 1. Rekenkameronderzoek wordt vaak apart behandeld. Zonder dat het onderdeel is van politiek bestuurlijk werkproces waarbij je uit meerdere bronnen put (en rekenkameronderzoek één van de bronnen is). Kun je het onderzoek naar Leges bijvoorbeeld zinvol verbinden aan een ander onderwerp op de politiek-bestuurlijke agenda? Bijvoorbeeld: ‘Indirecte subsidieverlening’ van de samenleving via leges als apart onderwerp, of koppelen aan (‘directe’) subsidieverlening voor maatschappelijke doelen via gesubsidieerde organisaties/ verenigingen? Tijdens gesprekken noemen betrokkenen ook voorbeelden waarbij een betere inbedding en timing kan bijdragen aan doorwerking, zoals bij het onderzoek naar duurzaamheid.
2. De langetermijnplanning van de raad is een ontwikkelpunt. Dat leidt tot extra moeite om met onderzoek goed aan te sluiten op de politiek-bestuurlijke actualiteit. – De Begeleidingscommissie kan juist hier aan de voorkant veel meerwaarde bieden. – Tijdens gesprekken wordt ook gewezen op de huidige rol van de Agendacommissie bij de termijnplanning. 15
(5) Kwaliteit van onderzoek?
16
Raadsleden zijn zeer tevreden • Raadsleden zijn raadsbreed zeer tevreden over de kwaliteit van rekenkamer-onderzoek. Dat horen we in gesprekken terug. • Raadsleden beoordelen de kwaliteit van onderzoek veel positiever dan het college en ambtenaren.
Hoe kunnen we dit verschil duiden? 1. Uit bestuurskundig onderzoek is bekend dat gemeenten na herindeling vaak jaren ‘wat in zichzelf gekeerd’ zijn – en daarmee extra ‘kopschuw voor kritiek’. – – –
Er wordt heel hard gewerkt aan de opbouw van de interne organisatie en processen. Realisatie van een herindeling is op zichzelf een grote opgave met veel extra werkdruk. Dat gaat ten koste gaat van andere zaken, zoals voldoende ruimte voor evaluatie en zelfreflectie.
2. De gemeenteraad is beperkt receptief. – –
Grote waardering voor rekenkameronderzoek, maar gering lerend vermogen. Aanbevelingen worden zonder veel discussie overgenomen en landen dan vooral bij het college (en ambtelijke organisatie).
3. Beperkte inbedding van rekenkameronderzoek in het politiek-bestuurlijke proces – wat betreft gezamenlijke werkwijze, inhoud en timing. – –
Rekenkameronderzoek komt er als ‘apart spoor of wereld’ bij – en concurreert met veel andere zaken die ook aandacht vragen. Onderwerpen en timing sluiten onvoldoende aan op de politiek-bestuurlijke agenda van raad (en college). Dit leidt ook tot wrijving in het samenspel tussen met name Rekenkamer en college/ ambtelijke organisatie.
4. ‘De oppositie’ maakt meer gebruik van onderzoek dan ‘de coalitie’. Dat heeft niet met de rekenkameronderzoeken te maken. Hierdoor ontstaat wel het beeld dat rekenkameronderzoek de oppositie ‘in de kaart speelt’. 17
Oordeel onderzoekers: positieve punten om verder te versterken
✓ In korte tijd een goede basiskwaliteit aan onderzoek neergezet. ✓ Zelfwerkzaamheid door zelf uitvoeren van onderzoek is een kracht: ▪ Aansluiting zoeken bij wat leeft en speelt in de gemeente. ▪ Kwaliteit van eigen onderzoeken doet niet onder voor onderzoek door externe bureaus, integendeel!
✓ Moeite doen om aan te sluiten op wensen/ behoeften raad.
✓ Onafhankelijke opstelling als basisattitude: in gesprekken bestaat hierover geen twijfel. ✓ Educatieve waarde van onderzoek. Zie bijvoorbeeld: Verbonden partijen (H2) en Rollen van de raad (H3). ✓ Goede zorg voor beknopte rapportages (zoals ‘externe inhuur’) en toegankelijke vormgeving (zoals de infographics in rapportage ‘duurzaamheid’).
18
Oordeel onderzoekers: aandachtspunten ➢ Maatschappelijke effecten blijven onderbelicht. – Positieve uitschieter is het onderzoek ‘duurzaamheid’ met een inzicht in doelbereiking - nog los van precieze effecten. – Bij verbonden partijen bestaat veel aandacht voor zaken zoals ‘governance’ en financiële en juridische risico’s. Bij de casus is nauwelijks aandacht voor de doelen en resultaten voor de samenleving (ook in termen van verlengd lokaal bestuur). Dat is een gemiste kans.
➢ Wat nog ontbreekt is onafhankelijkheid door meervoudig perspectief. Naast één perspectief spelen vaak meerdere perspectieven waarlangs je naar een situatie kunt kijken. Zelden is er één waarheid.
➢ Aanbevelingen zijn vaak algemeen. De gemeenteraad ontleent daaraan geen eigen visie.
19
Kwaliteit van onderzoeken: expertoordeel van de onderzoekers
Goed: bovengrens • • • •
Goede basiskwaliteit die verder kan toenemen:
In 2040 energieneutraal/ duurzaamheid Quick scan leges Informatiebeveiliging & Privacy Externe inhuur
Voldoende • 100% Dienstverlenend • Gebiedsmarketing
Matig: ondergrens • Verbonden Partijen • Rollen van de Raad 20
In 2040 energieneutraal/ duurzaamheid Algemeen beeld: goede kwaliteit Positieve punten ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
Actuele opgave voor de komende jaren/ sluit aan bij de kennisbehoefte van de raad. Beknopt en hanteerbaar. Technisch goed uitgevoerd en gedegen onderzoek. Heldere en toegankelijke samenvatting onder meer via een infographic. Duidelijke (hoofd)conclusie.
Aandachtspunten ➢ Algemene aanbevelingen: De uitdagingen zijn heel groot en de tijd dringt. De gemeente ‘ligt niet op koers’. Dat vraagt om het fundamenteel versterken van de werkwijze en aanpak. ➢ Bijdrage van concrete beleidsmaatregelen aan resultaten zijn onbepaald. Voorbeeld: ‘Zakelijk energieloket’. Status: ‘Groen – wordt uitgevoerd’. De concrete bijdrage aan de opgave: ‘forse energiebesparing bij bedrijven’ is niet helder. Wat is bijvoorbeeld het concrete potentieel van bedrijven om bij te dragen aan de algemene beleidsopgave voor energie? ➢ Doorwerking: vooralsnog beperkt. In het ambtelijke overzicht: ‘Aanbevelingen zijn onder handen’. 21
Quick scan leges Algemeen beeld: goede kwaliteit Positieve punten ➢ Beknopt en hanteerbaar. ➢ Technisch goed uitgevoerd en gedegen onderzoek. ➢ Duidelijke conclusies en concrete aanbevelingen met heldere keuzevraagstukken voor de raad. Onder meer over gewenste kostendekkendheid van leges.
Aandachtspunten Doorwerking: vooralsnog beperkt. In het ambtelijke overzicht: ‘Aanbevelingen zijn onder handen’. Het ontbreekt aan regie op aanbevelingen die aan de raad zijn gericht: deze ‘landen’ tijdens de behandeling bij het college.
22
Informatiebeveiliging en privacy Algemeen beeld: goede kwaliteit Positieve punten ✓ Aansluiting op actualiteit en belang: ‘informatiebeveiliging en privacy’ is een faciliterende opgave voor nagenoeg alle maatschappelijke en dienstverleningsopgaven. ✓ Technisch goed uitgevoerd en gedegen onderzoek; en ook – –
Innovatieve onderzoeksmethode: ethische hacker met praktische toets. Op goede manier aanvullende kennis ingeroepen: twee bureaus met complementaire expertise.
✓ Heldere conclusies en aanbevelingen (met name aan het college). ✓ Goede doorwerking – dit blijkt uit het ambtelijke overzicht.
Aandachtspunten ➢ Dit onderwerp is een belangrijk ‘punt’ binnen een veel bredere ICT-opgave. Hoe kan de raad vanuit een bredere focus goed in positie komen in een snel veranderde wereld (digitale revolutie door zaken als artificiële intelligentie) waarbij nu een zeer groot deel van de ICT-capaciteit en expertise uitgaat naar het voldoen aan de eisen voor beveiliging van rijksoverheid en de EU? Niet alleen als controleur (zie de aanbevelingen), maar ook door visievorming: Krijgt ICT de positie die het verdient? Is ICT in Hoeksche Waard een strategische hulpbron of een ‘kostenpost’? ➢ Alert zijn op het delen van gevoelige informatie waar ‘kwaadwillende derden’ hun voordeel mee kunnen. Dit was ook een thema tijdens het groepsgesprek met ambtenaren.
23
Quick scan externe inhuur Algemeen beeld: goede kwaliteit Positieve punten ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
Aansluiting op de raad: op verzoek van meerdere fracties. Technisch goed uitgevoerd en gedegen onderzoek. Beknopt en hanteerbaar. Heldere en concrete conclusies en aanbevelingen. Veel doorwerking: dat blijkt uit het ambtelijke overzicht en ook uit diverse gesprekken.
Aandachtspunten ➢ Tegenover kosten van inhuur staan ook baten. Heeft de gemeente door meer inhuur bijvoorbeeld een hoger ambitieniveau, betere kwaliteit of meer maatschappelijke effecten gerealiseerd? Dit blijft onderbelicht in het onderzoek. ➢ Van vergelijking met andere gemeenten kan je leren. Dit biedt een zinvol perspectief. We zien ook dat veel moeite is gedaan om vergelijkbare gemeenten te vinden – ook wat betreft de factor ‘herindelingsgemeente’. Verdieping is meestal nodig om de context in termen van overeenkomsten en verschillen preciezer te kunnen duiden – ook in het verlengde van het voorgaande punt. 24
100% dienstverlenend? Algemeen beeld: voldoende kwaliteit Positieve punten ✓ ✓ ✓ ✓
Aansluiting op de raad: op verzoek van meerdere fracties. Goede balans bij focus: zowel brede verkenning als verdieping op onderdelen. Beknopt en hanteerbaar. Grote mate aan doorwerking – dit blijkt onder meer uit het ambtelijke overzicht.
Aandachtspunten ➢
➢
➢
Houding en gedrag zijn een belangrijke component van dienstverlening. Dit komt terug in het onderzoek, maar wordt onvoldoende concreet. Denk bijvoorbeeld aan een ‘hoe kan ik het mogelijk maken-houding’. Wat vraagt dit aan voorwaarden, houding en werkwijzen? Waar is dit bij uitstek nodig – bijvoorbeeld in het sociaal domein en bij vergunningverlening voor duurzame initiatieven door burgers en ondernemers? De Rekenkamer doet zelf veldonderzoek bij een servicepunt. Dit is positief: vanuit de zelfwerkzame houding van de Rekenkamer en vanuit het belang van frontlijnwerkers voor de dienstverlening. Los van bepaalde gebeurtenissen tijdens dit veldonderzoek is de gekozen onderzoeksmethodiek echter onvoldoende betrouwbaar. Medewerkers zullen als ‘object van onderzoek’ tijdens de observatie waarschijnlijk anders handelen of ander gedrag vertonen. De conclusies en aanbevelingen blijven grotendeels algemeen – mede in relatie tot het eerste punt (zie hiervoor). 25
Gebiedsmarketing Algemeen beeld: voldoende kwaliteit Positieve punten ✓ Aansluiting op de raad: onderzoek op verzoek van meerdere fracties. ✓ Technisch goed uitgevoerd en gedegen onderzoek. ✓ Heldere conclusies en concrete aanbevelingen.
Aandachtspunten ➢ Goed richten en inbedden in het politiek-bestuurlijke proces lukt niet. Dat is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de Rekenkamer, raad en college/ ambtelijke organisatie. Dit werkt ook door op de informatievoorziening van het college aan de Rekenkamer. ▪ De goede bedoeling is dat de raad en het college met het onderzoek een goed gesprek kunnen voeren. Een goed gesprek vraagt van twee kanten goede voorwaarden. Als het college het beeld heeft dat zij met dit onderzoek op achterstand raakt, blokkeert het goede gesprek. Dan is nodig om eerst op een veilige manier de voorwaarden voor dit gesprek in te vullen. In de huidige samenwerkingscultuur ontbreken hiervoor de vaardigheden. ▪ Het proces ontaardt vervolgens in allerlei methodische/technische en procedurele zaken, zoals over de ‘betrouwbaarheid’ van het onderzoek en de procedure voor hoor en wederhoor. Deze zaken gaan voorbij aan het doel van het goede gesprek. ➢ In het onderzoek wordt regelmatig in algemene zin verwezen naar ‘de gemeente’: “De gemeente kondigt aan dat …”, “De gemeente wil …” (et cetera). Welke organen of functies betreft het hier? 26
Verbonden Partijen Algemeen beeld: matige kwaliteit Positieve punten ✓ Aansluiting op de behoefte van de raad: op verzoek van meerdere fracties (vooral de casus Bres). ✓ Gedegen indruk ook door het uitgebreide evaluatiekader. ✓ Grote educatieve waarde, zie hoofdstuk 2.
Aandachtspunten ➢
Het gaat om ‘grip’ door de raad. In het onderzoek staat vooral “de gemeente” centraal. Het onderscheid raad – college raak uit beeld. Zie bijvoorbeeld: “Dit onderzoek laat zien dat zowel de verbonden partij als de gemeente (lees college en ambtelijke organisatie) meer grip wil op het functioneren van de verbonden partij.” (…) De gemeente en verbonden partijen ervaren spanning tussen grip van de gemeente versus zelfstandigheid van de verbonden partij. Kies je als gemeente ervoor om grip te houden op een verbonden partij of juist om afstand te bewaren door de verbonden partij ruimte te geven voor het stellen van kaders en/of de uitvoering van beleid?” (Et cetera)
➢
Bij de balansen in de bestuurlijke nota staat “bestuurlijke belang” centraal. De politieke functie van de raad is uit beeld. De introductie van deze balansen in de bestuurlijke nota sluit bovendien onvoldoende aan op het onderzoeksrapport . De balansen geven een beperkte focus op “bestuurlijk belang” – “(financiële) risico’s” en “vertrouwen” – “controle”. De kern van de zaak wordt niet geraakt: wat ontbreekt is een balans tussen doelen en motieven voor samenwerking in verbonden partijen en de resultaten. Draagt samenwerking in verbonden partijen bij aan goede resultaten? Realiseren we de beoogde doelen? Heeft samenwerking meerwaarde voor Hoeksche Waard (en de bredere regio)?
➢ ➢
➢
Conclusies zijn grotendeels gebaseerd op ‘wat raadsleden van belang vinden’. Het (expert)oordeel van de onderzoeker ontbreekt. Aanbevelingen richten zich eenzijdig op de ‘governance’ en bijvoorbeeld niet op benodigde werkwijzen en sturen op resultaten. Voor grip en het realiseren van verlengd lokaal bestuur (in plaats van verlegd lokaal bestuur) is veel meer nodig dan een eenzijdige focus op de structuur en vormgeving van verbonden partijen. Doorwerking: vooralsnog beperkt. Uit het ambtelijke overzicht: ‘aanbevelingen zijn onder handen’. 27
Rollen van de raad Algemeen beeld: matige kwaliteit Positieve punten ✓ De Rekenkamer wil met dit onderzoek de ‘nieuwe’ raad ondersteunen. ✓ Verdieping aan de hand van drie casus. ✓ Organisatie van een interactieve sessie met prof. Elzinga voor het stimuleren van een grote betrokkenheid van raadsleden bij dit onderzoek. ✓ Grote educatieve waarde, zie hoofdstuk 3.
Aandachtspunten ➢
De rollen van de raad zijn het onderwerp. De definities van de drie kernrollen zijn onvoldoende precies en dragen bij aan verwarring. Zo wordt de politieke functie van de gemeenteraad onterecht verengd tot de volksvertegenwoordigende rol en functioneert de raad blijkbaar als een ‘symbolisch systeem’ (onduidelijk blijft wat dit is of betekent – zie ook het derde punt hieronder). De kaderstellende rol wordt eenzijdig omschreven als ‘het benoemen van doelen en bepalen van middelen’.
➢ ➢
➢
De ‘onderzoeksbril’ is daarmee niet scherp en levert onvoldoende inzicht in de praktijk. Dat zien we ook terug bij de algemene conclusies. Goed democratisch samenspel en sterke lokale democratie blijfven onderbelicht. Een goede rolinvulling door de raad en constructief samenspel met college staan hieraan ten dienste: zorgvuldige afweging én bundeling van belangen, door maatschappelijke partijen onderling en/of via politiek-bestuurlijke besluitvorming, op basis van een transparant en fair proces. Er is nog geen concrete doorwerking.
28
(6) Samenspel binnen de Rekenkamer?
29
Samenspel binnen de Rekenkamer • De rekenkamer is zeer productief en zelfwerkzaam. • Zelf onderzoek doen is een kracht van deze Rekenkamer. Tegelijkertijd vraagt dit veel van de beschikbare capaciteit en inzet. • In de huidige rol en taakverdeling heeft vooral de voorzitter veel hooi op de vork –vooral omdat zij vanuit korte lijnen en nabijheid veel relaties onderhoudt met raad, college en organisatie. • Afscheid door de secretaris- onderzoeker vergroot overbelasting van de rekenkamer (en de voorzitter). Er is behoefte aan logistieke ondersteuning en meewerkkracht bij de organisatie en uitvoering van onderzoeken.
• Rekenkamerwerk is mensenwerk: ‘op afstand nabij zijn’ is een opgave – Op basis van de gesprekken bestaat bij college en ambtenaren behoefte aan persoonlijk contact en nabijheid – passend bij de onafhankelijke rol van de Rekenkamer. – Investeren in persoonlijk contact en nabijheid ‘verdient’ zich volgens gesprekspartners terug in het onderlinge samenspel tussen Rekenkamer-raadcollege/ ambtelijke organisatie bij de uitvoering van onderzoek. – In gesprekken wordt gewezen op ‘nabijheid’ en ‘aanwezigheid’ ook buiten de strikte invulling van rekenkamerwerk, bijvoorbeeld, regelmatig bezoeken van een raadsvergadering of informatiebijeenkomst om goed voeling te houden en relatie te vestigen.
30
(7) Conclusie
31
Conclusie 1.
2.
3. 4.
5.
Kernconclusie is dat rekenkameronderzoek doorwerkt – en doorwerking verder kan toenemen. Voortgang van aanbevelingen wordt door de ambtelijke organisatie nauwgezet bijgehouden en afgestemd met college en directie. De doorwerking kan versterken door dit overzicht te delen met de raad (en griffie) en de Rekenkamer. De Rekenkamer realiseert een goede basiskwaliteit wat betreft de uitvoering van onderzoek. Deze basiskwaliteit komt mede tot stand door de grote productiviteit en zelfwerkzaamheid: ook door zelf onderzoek uit te voeren (in plaats van ‘op afstand’ uitbesteden aan derden). Dit is een stimulans voor doorwerking. De gemeenteraad is zeer tevreden over de Rekenkamer. De raad gebruikt het onderzoek nog onvoldoende om de eigen rol te versterken. De doorwerking van onderzoek kan op dit punt versterkt worden. Rekenkameronderzoek is onvoldoende in het politiek-bestuurlijke proces ingebed. Door goede aansluiting op de politiek-bestuurlijke termijnagenda en passende timing en tempo. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de Rekenkamer, de raad en het college plus de ambtelijke organisatie. De doorwerking van onderzoek kan op dit punt versterkt worden. Er is onvoldoende voedingsbodem voor samenwerking in een politieke context. Doorwerking kan op dit punt versterkt worden door dit klimaat gezamenlijk te creëren.
Ook door vaardigheden te ontwikkelen om verschillende beelden bij Rekenkamer, raadsleden, college en ambtenaren bij elkaar te brengen. Zowel positieve als negatieve beelden, zoals “vertrouwen”, “moeizaam”, “afstand” maar ook “gedegen”, “onafhankelijk” en “stof tot nadenken”. 32
(8) Aanbevelingen Het onderzoek leidt tot vijf aanbevelingen. De eerste aanbeveling is een voorstel om gezamenlijk invulling te geven aan een ontwikkeltraject door Rekenkamer, Raad, College en Ambtelijke organisatie. Dat vraagt bijdragen van alle betrokkenen: vertrouwen, vaardigheden om het goede gesprek te voeren en elkaar vanuit ieders rol ‘wat gunnen’. Inzet is doorwerking van rekenkameronderzoek voor een goed bestuur en samenleving. Dit kan versterken door rekenkameronderzoeken te integreren in het politiek-bestuurlijke proces – in plaats van apart behandelen. Doorwerking kan ook toenemen als de raad met rekenkameronderzoek zijn rol versterkt: aan de voorkant met invoer voor het richten van focus en vraagstelling en een goed proces van politieke beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming als sluitstuk.
33
1. Voorstel voor een gezamenlijk ontwikkelingstraject Gezamenlijke inzet op een termijn van drie tot vijf jaar: ➢ Samen bouwen aan goed functionerende en succesvolle Rekenkamer: een succesvolle Rekenkamer draagt bij aan een goed bestuur (‘de Rekenkamer is een middel’). ▪ Goede inbedding van rekenkameronderzoek in het politiek-bestuurlijke proces is hier de kern: Zie de binnenring in de onderstaande figuur.
➢ Samen bouwen aan goede voorwaarden: een goed bestuur biedt omgekeerd voorwaarden voor het goed functioneren van de Rekenkamer. Beiden versterken elkaar. ▪ Zie de buitenring in de onderstaande figuur.
34
Samen bouwen aan een goed functionerende en succesvolle Rekenkamer die kan bijdragen aan goed bestuur
Maatschappelijke opgaven Vaardigheden Opgaven gestuurd werken
Rekenkamer
Gemeentebestuur (Raad, College en Organisatie)
Sociale verbinding Communicatieve vaardigheden ‘Het goede gesprek’
Goede inbedding in het politiek-bestuurlijke proces Aansluitend bij de inhoudelijke agenda én de ontwikkelagenda
✓ Goed en relevant onderzoek ✓ Goede rapportage en verspreiding
✓ Receptief en lerend vermogen ✓ Doorwerking met maatschappelijke impact
Politiek-bestuurlijke cultuur Samenwerkingsvaardigheden in dienst van de samenleving
Politieke uitdagingen Vaardigheden Constructieve Politiek 35
Uitwerking: voorstel voor een ontwikkelingstraject a. Organiseer goede inbedding van onderzoek in het politiek-bestuurlijke proces: ▪ Aansluiten op de (lange) termijnagenda (politiek-bestuurlijk): inhoudelijke en ontwikkelagenda. ▪ Passende timing, tempo en diepgang van het onderzoek. ▪ Overzicht ‘status aanbevelingen’ delen met de raad: zicht op doorwerking.
b. Grijp rekenkameronderzoek aan om gezamenlijk (raad, college/ ambtelijke organisatie) op een hoger plan te komen: bijdragen aan kwaliteit lokaal bestuur en samenleving – met aandacht voor: ▪ Oog voor meerdere perspectieven: er is nooit ‘één waarheid in een wereld vol tegenstellingen’.
▪ Didactische kwaliteit: goede balans tussen ‘waarderen wat goed gaat’ en zaken die anders kunnen of moeten.
c. Starten vanuit goed vertrouwen via een gezamenlijk experiment: goede inbedding ‘van start tot doorwerking’ voor een concreet onderzoek. Met vertrouwen meer en sneller realiseren (‘de snelheid van vertrouwen’). 36
Uitwerking: voorstel voor een ontwikkelingstraject d. Investeer via deze inbedding in ‘sociale binding’, het goede gesprek en bouwen aan vertrouwen. ▪ Het goede gesprek als voorwaarde voor gezamenlijk leren: vooraf samen richten en achteraf samen lessen trekken.
▪ Via goede inbedding investeren in relaties, vertrouwen en nabijheid. ▪ Voor alle partijen passende vorm van hoor en wederhoor als onderdeel van goede inbedding en ‘het goede gesprek’ .
e. Beproef opgaven gestuurd of realisatiegericht onderzoek rond een maatschappelijke opgave waar de raad en het college mee aan de slag willen of moeten. f. Versterken van de faciliterende rol van de begeleidingscommissie in samenspel met griffie: vooral door een meer actieve rol aan de voorkant. g. Het ‘overzicht doorwerking aanbevelingen’ actief delen met alle spelers: raad (en griffie), college/ ambtelijke organisatie, Rekenkamer. 37
Uitwerking: voorstel voor een ontwikkelingstraject h. Bereid het experiment samen voor met aandacht voor het benutten van evaluatie- en leermomenten en het formuleren van lessen.
i.
j.
Oefen tijdens het experiment een aantal vaardigheden (uit de buitenring, zie de figuur): juist om het lerende vermogen van de raad te versterken, bijvoorbeeld: ▪
Hoe kun je samenwerken om politieke keuzevraagstukken te inventariseren?
▪
Hoe kun je samen bouwen aan een goede formulering van maatschappelijke effecten?
▪
Hoe organiseer je een goed proces van beeldvorming, oordeelsvorming tot besluitvorming (BOB) als rekenkameronderzoek één van de bronnen is – naast bronnen van het college en vanuit de samenleving?
▪
Hoe kom je tot een goed raadsvoorstel voor behandeling van rekenkameronderzoek met aandacht voor het doel van behandeling, de inhoud, het proces en de doorwerking?
Op basis van de resultaten van het experiment de meerwaarde van de Rekenkamer voor de kwaliteit van het bestuur evalueren – met doorwerking op de hoogte van het budget voor de Rekenkamer (‘Wat vraagt dit en wat heb je er voor over?’).
38
Specifieke aanbevelingen aan de Rekenkamer 2. Organiseer meer focus op maatschappelijke effecten/ maatschappelijke impact. Als effecten niet helder zijn: grijp realisatiegericht onderzoek aan om daar samen met raadsleden, college/ ambtelijke organisatie aan te bouwen (zie aanbeveling 1). 3. Behoud en versterk de kracht van deze Rekenkamer: zelf onderzoek uitvoeren– aangevuld met gerichte externe expertise waar nodig en wenselijk.
4. Werf op korte termijn een nieuwe secretaris / onderzoeker. Profiel: Goed bekend met de praktijk van lokale politiek en bestuur. Goed inzicht in het politiek-bestuurlijk proces om onderzoek slagvaardig en creatief in te kunnen bedden (en ook doorgronden dat dit bijdraagt aan doorwerking). Goede affiniteit met zingevend onderzoek: ondersteuning kunnen bieden aan opgaven gestuurd / realisatiegericht onderzoek. Interesse in de maatschappelijke opgaven van gemeente Hoeksche Waard.
5. Werf op korte termijn een nieuw lid/ onderzoeker van de Rekenkamer. Profiel: ambassadeur met concrete inzet voor het gezamenlijk ontwikkelingstraject. Actieve rol en meerwaarde bij het uitvoeren van onderzoek door de Rekenkamer. Goede relationele vaardigheden om vanuit goede inbedding in het politiek-bestuurlijke proces bij te dragen aan sociale binding en het ‘goede gesprek’ met alle betrokken partijen. Nabijheid om op locatie in Hoeksche Waard verder te bouwen aan relaties en vertrouwen. 39
Bijlagen
40
Bijlage 1: impressie overzicht ‘opvolging aanbevelingen’
41
Voorbeelden: informatie aan de raad over opvolging van aanbevelingen
Informatiebeveiliging en privacy
42
Bijlage 2: ambtelijke reactie op de evaluatie
43