Raadsvoorstel verbeterde versie

Raadsvoorstel Aan: Raad Van: College van Burgemeester en Wethouders Zaaknummer: Z/23/225386 Documentnummer: DOC-796524_1 Portefeuillehouder: wethouder Heij Datum: 9 januari 2024 Vertrouwelijkheid: Openbaar Onderwerp Wensen en bedenkingen inzake nieuwe raamovereenkomsten complexe & werkplek hardware en software Beslispunten: 1. Geen wensen en bedenkingen kenbaar te maken ten aanzien van de nieuwe raamovereenkomsten complexe & werkplek hardware en standaardsoftware Inleiding De gemeente Hoeksche Waard heeft samen met Syntrophos - ICT samenwerkingsorganisatie voor Nissewaard en Voorne aan Zee – drie Europese aanbestedingen uitgevoerd met als doel drie nieuwe raamovereenkomsten af te sluiten voor: • Werkplek hardware, bijv. ;(laptops, schermen, mobiele telefoons) • Complexe hardware, bijv. ;(Routers en switches) • Standaardsoftware, bijv. (Microsoft-licenties.) De raamovereenkomsten worden aangegaan voor een periode van drie jaar. Na deze periode kunnen deze raamovereenkomsten twee (2) keer worden verlengd met een periode van één (1) jaar. Het kenmerkende van de raamovereenkomsten is dat zij geen afnamegarantie kennen. Gemeente Hoeksche Waard is dus niet verplicht iets af te nemen. Met deze raamovereenkomsten worden de voorwaarden overeengekomen (zoals leveranciers tarieven, ondersteuning en responstijden) waaronder de opdrachten (nadere overeenkomsten) zullen worden gegund.

Waarom raamovereenkomsten? Zowel de gemeente Hoekse Waard als Syntrophos streven met deze raamovereenkomsten ten behoeve van hun dienstverlening aan deelnemers en/of gebruikers het volgende na: • Continuïteit en stabiliteit voor de bestaande ICT-hardware en software; • Flexibiliteit voor vernieuwing van de ICT-hardware en software; • Doelmatig en rechtmatig verwerven en laten onderhouden van ICT-hardware/software; • Waarborgen beschikbaarheid van specialistische kennis over ICT-hardware en software. Deze raamovereenkomsten worden (grotendeels) toegepast voor de aanschaf van huidige software en hardware. De noodzaak voor vervangingen en nieuwe aanschaf zal uiteraard kritisch worden bekeken. Opdrachtwaarde raamovereenkomsten De verwachte opdrachtwaarde van de betreffende individuele raamovereenkomsten is hoger dan 2,5 miljoen euro. Opdrachten vanaf deze waarde geeft de gemeente na een collegebesluit. Het voornemen tot dit besluit leggen wij vooraf voor wensen en bedenkingen aan u voor conform de regeling budgethouderschap. Argumenten 1.1 De raamovereenkomsten betreft (grotendeels) de aanschaf en vervanging van bestaande hardware en software 1/2

De raamovereenkomsten vervangen veel kleine contracten die de komende periode aflopen. Hierdoor hoeft de gemeente Hoeksche Waard niet voor elke aanschaf de markt te consulteren en losse aanbestedingen op te starten. 1.2 Aanschaf via een broker zorgt voor scherpere tarieven en schaalvoordelen Door regionaal, samen met Syntrophos raamovereenkomsten te sluiten, behaalt gemeente Hoeksche Waard schaalvoordelen en wordt een scherpe aanbesteding uitgezet in de markt. Hierdoor betalen we minder aan broker diensten. Daarmee is het mogelijk om binnen het budget noodzakelijke apparatuur te vervangen, ondanks enorm gestegen prijzen van de laatste jaren. 1.3 Efficiency en kennis en expertise Met deze raamovereenkomsten hoeft de gemeente Hoeksche Waard niet voor elke aanschaf de markt te consulteren en losse aanbestedingen op te starten. Daarnaast kunnen we de kennis en expertise van de leverancier hanteren voor o.a. prijsonderhandelingen en voorwaarden. Kanttekeningen 1.1 Het college is voornemens om de raamovereenkomsten op 2 februari 2024 te ondertekenen De eventueel door u geuite wensen of bedenkingen neemt het college in overweging alvorens de raamovereenkomsten te ondertekenen. Communicatie We hebben u nog niet eerder geïnformeerd over deze drie EU aanbestedingen. In eerste instantie was namelijk de gedachten dat dit door het DT kon worden afgedaan.

Echter door de check bij team inkoop werd duidelijk dat de opdrachtwaarde boven het mandaat van het DT lag en er een collegebesluit moest volgen, waarbij het voorgenomen collegebesluit aan u voorgelegd dient te worden voor het uiten van eventuele wensen en bedenkingen. Na overleg is er toen snel afgestemd met zowel de inkoop adviseur als de raadsadviseur en zijn de benodigde documenten opgesteld. Bijlagen Raadsbesluit Raamovereenkomsten (mobiele diensten, complexe hardware, software)

Aangeboden door, burgemeester en wethouders van gemeente Hoeksche Waard D.E. Koops secretaris {{esl:Signer1:Signature:size(200,50)}}

F.D. van Heijningen burgemeester {{esl:Signer2:Signature:size(200,50)}}

2/2