Raadsvoorstel Raamovereenkomst Inhuur

Voorstel Aan: Van: Zaaknummer: Documentnummer: Portefeuillehouder: Team: Datum vaststelling college: Vertrouwelijk: Fase BOB-cyclus:

gemeenteraad college van burgemeester en wethouders Z/22/173144 DOC-22636081 burgemeester Aptroot Sandra van de Water, HRM 8 november 2022 Nee beeldvormend, oordeelsvormend en besluitvormend

Onderwerp Verlenging raamovereenkomst met De Combinatie Yacht BV & Randstad Uitzendbureau BV (inhuurdesk). Beslispunten: 1. Kennis nemen van het verlengen van de raamovereenkomst inhuur tijdelijk personeel met één jaar en hierover uw eventuele wensen en/of bedenkingen kenbaar maken. Samenvatting voorstel Informatie over verlenging van de raamovereenkomst inhuur tijdelijk personeel in verband met de mogelijkheid om eventuele wensen en/of bedenkingen kenbaar te maken. Inleiding Gemeente Hoeksche Waard heeft een raamovereenkomst met De Combinatie Yacht BV & Randstad Uitzendbureau BV voor de inhuur van tijdelijk personeel. De raamovereenkomst is het resultaat van de Europese aanbesteding “Inhuur tijdelijk personeel van regio Zuid-Holland-Zuid”. Dit betrof een aanbesteding met diverse deelnemers. De volgende organisaties hebben deelgenomen aan de aanbesteding: Avres, BAR-organisatie, Gemeente Albrandswaard, Gemeente Barendrecht en Gemeente Ridderkerk, Gemeente Brielle, Gemeente Gorinchem, Gemeente Hellevoetsluis, Gemeente Hoeksche Waard, Gemeente Molenlanden en Gemeente Westvoorne.

De uitvraag van de aanbesteding was gebaseerd op een aantal uitgangspunten: Beheersing en beperking kosten inhuur (door marktconforme prijs en transparante opbouw tarieven); Rechtmatigheid (beheersing juridische, fiscale en arbeidsrechtelijke risico’s); Efficiënt proces (100% voorziening); Ontzorging en kennis van de organisaties. De raamovereenkomst is gesloten voor een vaste periode van 3 jaar. Daarnaast kent de overeenkomst 2 keer een optie tot verlenging voor de duur van 1 jaar. Dit dient ten minste 6 maanden voor het aflopen van de vaste termijn of van de eerste verlenging van de overeenkomst aangegeven te worden. De vaste termijn loop af op 30 juni 2023. Daarom moet er nu een besluit genomen worden of er gebruik gemaakt wordt van de optie om te verlengen.

1/3

De verlenging van de raamovereenkomst is van belang voor de continuïteit van het inhuurproces. Dit proces staat los van aanpak van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek, waarbij duidelijk is gemaakt dat ons inhuurpercentage dient te worden verlaagd. Het college bewandeld separaat een proces om dit inhuurpercentage te verlagen. Beoogd effect Het beoogde effect van het verlengen van de raamovereenkomst is continuïteit in het proces van inhuur en rechtmatigheid van inhuur. Argumenten 1.1 De inhuurdesk van De Combinatie Yacht BV & Randstad Uitzendbureau BV ontzorgt de organisatie bij inhuur. Doordat gemeente Hoeksche Waard gebruik maakt van de inhuurdesk worden inhurende teammanagers ontzorgd bij een inhuuraanvraag. Zij hebben slechts één aanspreekpunt (de inhuurdesk) waar zij de inhuuraanvraag uitzetten. Vervolgens neemt de inhuurdesk de aanvraag in behandeling en legt contact met diverse partijen (binnen de eigen holding, maar ook met andere partijen voor inhuur van tijdelijk personeel) om de aanvraag te voorzien. Gedurende de looptijd van de raamovereenkomst heeft De Combinatie Yacht BV & Randstad Uitzendbureau BV 100% van de aanvragen voorzien.

1.2 Het verlengen van de raamovereenkomst sluit aan bij de meest recente aanpak van inhuur Naar aanleiding van de aanbevelingen in het rekenkameronderzoek inhuur is een aantal administratieve verbeteringen doorgevoerd/voorgesteld. Eén daarvan is aanscherping van de procesbeschrijving inhuur. De inhuurdesk van De Combinatie Yacht BV & Randstad Uitzendbureau BV is een belangrijke schakel in deze vernieuwde procesbeschrijving. Indien besloten wordt de overeenkomst niet te verlengen heeft dit grote impact op dit proces, maar ook op de administratieve processen van inhuur. 1.3 Andere deelnemers aan de aanbesteding zijn ook voornemens de raamovereenkomst te verlengen De aanbesteding is gezamenlijk met diverse organisaties opgepakt omdat een hoger inleenvolume door meerdere deelnemers een positieve invloed op de prijs heeft en de partij waarmee een overeenkomst wordt aangegaan met meerdere deelnemers eerder bereid is de inrichting van het werk/de werkwijze aan te passen aan de wensen van de deelnemers. 1.4 Klanttevredenheid Onlangs heeft De Combinatie Yacht BV & Randstad Uitzendbureau BV een klanttevredenheidsonderzoek gehouden. Daaruit blijkt dat de waardering voor hun dienstverlening door gemeente Hoeksche Waard gewaardeerd wordt met het cijfer 7.8.

Kanttekeningen 1.1 Niet verlengen levert risico’s op ten aanzien van rechtmatigheid en capaciteit Zonder raamovereenkomst moet er bij ieder inhuurvraagstuk, afhankelijk van de hoogte van het inkoopbedrag, een inkooptraject doorlopen worden. Dit vergt veel tijd van de inhurende manager. Borging van de rechtmatigheid en het voldoen aan geldende wet- en regelgeving is nu ondergebracht binnen de raamovereenkomst. Zonder raamovereenkomst moet dit intern opgepakt en geborgd worden. Inkooptrajecten bij iedere inhuurvraag en borgen dat aan rechtmatigheidseisen en geldende wet- en regelgeving voldaan wordt vergt capaciteit van inhurende teams. Hier is geen rekening mee gehouden. 1.2 Er is soms onduidelijkheid over de tarieven 2/3

In praktijk blijkt dat er soms bij inhurende managers onduidelijkheid is over de tarieven. Door meer in te zetten op communicatie kan dit voorkomen worden. Er zijn duidelijke en transparante afspraken gemaakt in de raamovereenkomst over de tarieven. De aanbesteding vond plaats in 2019/2020. In die tijd waren de gemiddelde tarieven van inhuur lager dan de huidige tarieven doordat krapte op de arbeidsmarkt de afgelopen jaren aanzienlijk is toegenomen. 1.3 Nieuwe raamovereenkomst Indien de wens bestaat om een nieuwe raamovereenkomst met een partij te sluiten voor de inhuur van extern personeel moet opnieuw een Europese aanbesteding plaatsvinden. Dit vergt veel tijd door de complexiteit van het vraagstuk. Naar verwachting is het niet mogelijk dit voor 30 juni 2023 te realiseren. Een bijkomend nadeel ten opzichte van de aanbesteding in 2019/2020 is dat het om een minder groot volume gaat als gemeente Hoeksche Waard zonder andere deelnemers aanbesteedt en de arbeidsmarkt aanzienlijk krapper is waardoor de tarieven naar verwachting hoger uitvallen. Duurzaamheid Niet van toepassing. Financiën Er zijn kosten aan de raamovereenkomst verbonden op het moment dat er wordt ingehuurd. De inhuur wordt bekostigd uit de daarvoor bestemde budgetten. Communicatie Via s@w leidinggevenden wordt gecommuniceerd over verlenging van het contract.

Uitvoering Na besluitvorming volgt een officiële brief aan De Combinatie Yacht BV & Randstad Uitzendbureau BV over de verlenging. De ondernemingsraad wordt na het besluit geïnformeerd. Bijlagen Aangeboden door, burgemeester en wethouders van gemeente Hoeksche Waard V.A.H. Martens Loco-secretaris {{esl:Signer1:Signature:size(200,50)}}

Ch.B. Aptroot burgemeester {{esl:Signer2:Signature:size(200,50)}}

3/3